Die Deutschen sind bekannt für ihre Ordentlichkeit und Präzision. Deswegen ist in unserem Land auch alles schön geregelt – möglichst sogar mit einer DIN-Norm. Dies widerfährt auch dem normalen (Geschäfts-)Briefbogen und -umschlag – denn wer schreibt heute noch mit der Hand? Doch die Zwänge haben durchaus einen Sinn: Die Adresse sollte genau ins Sichtfenster des Umschlags passen, die Passmarken zum Falzen dafür sorgen, dass der Brief auch ordentlich zu falten ist: Format und Platzierung der Kenndaten sollten so einheitlich sein, dass sich der Brief ohne manuelles Nacharbeiten einscannen und archivieren lässt. Eine individuelle Gestaltung wirkt zwar persönlich, doch man sollte die Standards einhalten, sonst riskiert man keine oder eine verspätete Beförderung und zusätzlichen Aufwand beim Empfänger, etwa bei der Ablage. Auch für die Postkarte hält die Deutsche Post ein ganzes Regelwerk zur Gestaltung bereit. Und die Visitenkarte soll schließlich in Ihre Geldbörse passen. Eine Untersuchung im typografischen Randgebiet bringt uns hier weiter.

Große Firmen verschicken täglich automatisiert eine große Anzahl an Briefen. Dies wird über entsprechende Geräte abgewickelt. Schon aus diesem Grund braucht ein Briefbogen eine Norm. Ein Briefbogen hat ein fest postioniertes Anschriftenfeld, einen Heftrand, Falzmarken und Raum für die eigentliche Mitteilung.

Der Heftrand (1), siehe Abbildung links, beginnt bei 20 mm von links. Das Anschriftenfeld beginnt demnach bei der Position 20 mm von links und 45 mm von oben. Es hat die Größe 85 x 45 mm (2). Das Feld muss keinen Rahmen oder ähnliches haben, sollte aber optisch markiert sein – beispielsweise durch kleine Punkte in allen vier Ecken (3). Das Anschriftenfeld kann in den oberen 5 mm die Absenderangaben klein enthalten. Werden diese im Briefbogen an anderer Stelle schon genannt, kann dies wegfallen. Die Falzmarken sitzen links auf den Positionen 105 mm (4) und 210 mm (5) von oben. Meistens markiert man sie mit dünnen Linien. Andere gestalterische Lösungen sind auch möglich. Die Mittelmarke auf Position 148,5 mm von oben (6) ermöglicht zusammen mit dem Heftrand, den Briefbogen zu lochen und abzuheften. Als noch auf der Schreibmaschine geschrieben wurde, war eine Warnmarke auf Position 257 mm (7) notwendig. Sie signalisierte, wann das Briefende erreicht und der Brief nicht weiter beschrieben werden konnte. Diese Marke ist heute nicht mehr notwendig. Die eigentliche Mitteilung auf dem Briefbogen hat einen linken Rand ab Position 24,1 mm (8) und im Textbereich 46,2 mm vom rechten Blattrand (9), sonst von 8,1 mm – etwa bei einem Brieffuß von oben beginnend unter dem Adressfeld bis zum Blattende.

Dies sind die Vorgaben für einen geschäftlichen Briefbogen für Fensterumschläge. Bei der Platzierung von Absender und Bankverbindung ist freies gestalterisches Wirken möglich. Es bietet sich die Möglichkeit, sie konservativ in die rechte obere Ecke zu setzen, verspielt auf den ganzen rechten Rand zu verteilen, oder sie zu splitten und weniger wichtige Daten in eine Fußzeile zu setzen. Denken Sie jedoch daran, der Brief soll eindeutig und klar gestaltet sein, um sofort den Absender ermitteln zu können. Er soll überzeugend sein und einen positiven Eindruck hinterlassen. Und die Gestaltung der Absenderangaben soll den eigentlichen Mitteilungsbereich nicht zu sehr einengen – sonst hätte der Briefbogen seinen Zweck verfehlt, wichtige Informationen auf einen Blick preiszugeben.

Geschäftliche Briefumschläge haben normalerweise das Format eines DIN-Lang-Umschlages, 188 x 218 Millimeter mit oder ohne Adressfenster. Hier sind vier Zonen zu beachten: Absenderangabe, Portobereich, Adresse und eine leer zu lassende Kodierzone. Die Adresse sollte in einer Schriftgröße von 9 bis 16 Punkt erfolgen, nicht in kursiv, Schreibschrift oder Fraktur. Zulässig ist dies natürlich schon – aber möglicherweise auf Kosten der Maschinenlesbarkeit, was eine längere Versanddauer bedeuten kann.

Wenn Sie die Idee haben, eine Postkarte in 4c zu gestalten – beidseitig bedruckt –, dann lassen Sie diesen Plan gleich wieder fallen. Gerade wenn die Postkarte als Werbeantwort für eine Direktmailing-Aktion konzipiert ist, sind penible Vorgaben zu beachten. Informieren Sie sich vorher bei der Deutschen Post über automatisationsfähige Briefsendungen und welche Postkarten maschinenlesbar sind. Es gibt – ähnlich dem Briefumschlag – drei vorgegebene Bereiche auf einer Postkarte, für Absender, Empfänger und Porto. Und einen Bereich, der nicht bedruckt sein darf. Sogar die Gestaltung der Linie in der Mitte der Postkarte ist vorgegeben. Sollten Sie die Postkarte nicht anhand der Vorgaben gestalten, haben Sie ein Problem: Entweder Sie – oder der Absender, der die Postkarte zurückschickt – zahlt einen Aufpreis auf das normale Postkartenporto. Denn eine maschinenlesbare Werbeanwort ist die Postkarte dann nicht mehr. Und bei einer Mailingaktion mit beigefügter Rückanwortkarte können dann schnell hohe Kosten anfallen. Aber freuen Sie sich: Wollen Sie eine Postkarte nur für persönliche Zwecke verwenden, können sie nach Herzenslust kreativ sein. Die Vorgaben der Deutschen Post müssen Sie dann nicht interessieren. Und eine geringfügig längere Versendezeit ist auch leichter zu verschmerzen.

Last but not least gibt es auch für die Gestaltung von Visitenkarten Normmaße. Eine Visitenkarte sollte Scheckkartenformat haben: 85 x 55 Millimeter. Andere Formate passen eventuell nicht in die Visitenkartenfächer von Geldbörse und Brieftasche oder in die Visitenkartensammelordner. Die Geschäftswelt orientiert sich an diesem Maß. Bei privaten Karten oder einer speziellen Gestaltung spricht aber nichts gegen andere Maße.

DIN-Normen und entsprechende Maße für Geschäftspapiere widersprechen der Kreativität des Designers. Sie sind konservativ. Da sich die Berufswelt jedoch auf Standards geeinigt hat, die einen Nutzen für die Kommunikation bringen, kann kein Gestalter die Augen davor verschließen, wenn er nicht Ärger mit der Post und seinen Kunden riskieren will.

Der Geschäftsbriefbogen wird in den deutschen DIN-Normen 676 und 5008 geregelt. Die Norm DIN 676 findet bei der eigentlichen Gestaltung eines Geschäftsbriefes Verwendung. Die DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest. Der Standardbriefbogen hat die Norm DIN A4 im Format 201 x 297 Millimeter. Dazu gehört die Norm DIN C4 mit den Maßen 229 x 324 Millimeter als Briefumschlagsformat. Und der Lang-DIN-Umschlag mit dem Maßen 188 x 218 Millimeter für gefalzte Briefe, mit oder ohne Adressfenster. Eine Zeitschrift wie die Macwelt kann sich ein geringfügig kleineres Format als DIN A4 leisten, nämlich 192 x 278 Millimeter – wir übersehen das jetzt einfach augenzwinkernd.

Die Post liest mittlerweile Postleitzahl, Bestimmungsort, Zustell- oder Abholangaben, Empfängerangaben und mehr mit Sortieranlagen ein. Damit diese Anlagen funktionieren, hat die Post folgende Anforderungen definiert. Sie sind vor allem für die Gestaltung von Werbe-Antwortkarten zu beachten, damit keine zusätzlichen Kosten entstehen.

1. Schriftgröße Die Buchstaben dürfen eine Versalhöhe zwischen 2,5 und 4,7 Millimeter haben.

2. Abstände Der Zeichenabstand muss mindestens 0,2 bis maximal 0,4 Millimeter betragen, als Wortabstand gibt die Post einen Bereich zwischen ein und vier Millimeter vor, der Zeilenabstand darf 1 bis 2,5 Millimeter groß sein.

3. Schriften Optimal sind Arial, Courier, Frutiger und Helvetica in den Punktgrößen zehn bis zwölf. Bei Schriften ohne einheitliche Grundlinie, Handblockschriften, Kursiv- und Zierschriften, Negativschriften, Fraktur, Schattenwurf und Konturschriften streiken die Maschinen, der Brief muss per Hand sortiert werden und kommt voraussichtlich später an.

4. Kontrast Die Anschrift soll in einer gleichmäßigen kräftigen Schrift auf einem möglichst einfarbigen, hellen Hintergrund stehen. Grafische und alfanummerische Darstellungen (etwa Strichcode) sind nicht zulässig.

5. Zusatzangaben Der Absender oder Angaben wie eine Bitte um Rücksendung, wenn das Schreiben unzustellbar ist, müssen deutlich kleiner als die Adresse und etwas abgesetzt auf dem Briefumschlag stehen.

6. Platzierung Die Anschrift muss genau im Fenster stehen und mindestens drei Millimeter vom Rand entfernt.

7. Reihenfolge Adressangaben müssen in der folgenden Reihenfolge kommen: Name, zusätzliche Angaben zum Empfänger, Ortsteil (falls nötig), Postleitzahl und Ort ohne vorangestellte Länderkennung. Bei Briefen ins Ausland sollte die Länderangabe in Großbuchstaben unterhalb des Ortes stehen (ITALIEN).

8. Freimachungsvermerk Er muss rechts oben stehen, optimal mit fünf Millimeter Abstand zum oberen Rand und 15 Millimeter Abstand zum rechten Rand. Der Vermerk muss von einer durchgehenden schwarzen Linie umgeben sein, der innerhalb der Linie platzierte Text darf den Rahmen nicht berühren.