Praxis Effizienter arbeiten

An einer Reihe an Beispielen erklären wir, wie man tägliche Arbeitsschritte schnell und bequem durchführt. Den idealen Weg gibt es in der Regel nicht, bei den folgenden Tipps wollen wir eher eine Art Checkliste vorstellen, wie man mit bestimmten Methoden seine Arbeitsweise verbessern kann. Außerdem hat fast jeder eine Präferenz für Maus oder Tastatur, was wiederum eine Vorliebe für bestimmte Arbeitsweisen nach sich zieht.

Tools für die Produktivitätssteigerung stellen wir nur am Rande vor, dazu ist das Angebot auch zu groß. Schließlich gibt es Tausende an Mindmapping-Programmen, Taskmanager und Tools für das Verwalten von Dateien.

Vorlagen für Mail und Textedit sparen Zeit beim Erstellen von Dokumenten

Man verliert viel Zeit, wenn man beim Verfassen einer E-Mail oder eines Berichtes immer den gleichen Text neu eingibt.

Viel Aufwand spart man sich, wenn man gezielt Vorlagen nutzt. Apple Mail und Office-Programmen wie Word bieten eine integrierte Vorlagenverwaltung, darüber hinaus kann man aber fast jede Datei zu einer Vorlage umdefinieren: Im Finder öffnet man das Info-Fenster für diese Datei ("Ablage > Information" oder Befehlstaste-I). Hier sieht man im Info-Feld "Allgemein" die Option "Formularblock". Aktiviert man diese Option und öffnet das Dokument, wird automatisch eine Kopie der Datei erstellt und geöffnet. Das Original bleibt dabei unverändert - bis man das Häkchen entfernt. Das funktioniert auch mit Grafikdateien zum Beispiel dem Hintergrundbild für einen CD-Einleger.