Effektiver Arbeiten mit Mac-OS X 10.4

Manche halten sie für einen wahren Segen, andere für unausgereifte Betasoftware: Die Suchmaschine Spotlight verfügt zwar über ein sehr ausgeklügeltes Konzept, in der Praxis mangelt es ihr allerdings an Zuverlässigkeit und einer eindeutigen Verwendung von Metadaten. Insbesondere Letzteres macht es schwer, eine der größten Stärken von Mac-OS X 10.4 einzusetzen.

Gegenüber der Volltextsuche haben Metadaten einige entscheidende Vorteile: Auch wenn ein gesuchter Begriff gar nicht im Dokument vorkommt, lässt es sich auffinden. Bilder, Fotos, Tondateien, Filme und vieles mehr lassen sich anhand von Metadaten auffinden und kategorisieren – hier kommt man mit einer Volltextsuche nicht weiter. Metadaten enthalten zusätzliche Informationen zu Dateien, etwa das Datum der Erstellung, den Namen des Autors, die Zugehörigkeit zu anderen Daten und so weiter.

Allerdings haben Metadaten auch einen großen Nachteil: Man muss sie jedem Dokument einzeln hinzufügen und die Daten pflegen. Immerhin nimmt der Mac einem teilweise die Arbeit ab und versieht Dateien mit Datum, Größe, Erstellerprogramm und ähnlichem. Möchte man mit darüber hinausgehenden Daten arbeiten, muss man aber meist selbst Hand anlegen. Und hier kommt ein weiterer Nachteil ins Spiel: Für das Verwalten von Metadaten gibt es so gut wie keine Standards. Eine rühmliche Ausnahme sind digitale Fotos, die nach dem EXIF-Standard von der Kamera mit Metadaten versehen werden. Wer aber mit Word- und Excel-Dateien, mit PDFs und Indesign-Daten und so weiter arbeitet, der wird feststellen, dass jedes Programm eine andere Vorstellung davon hat, welche Metadaten wie verwaltet werden sollen.

Trotz fehlender Standards und umständlicher Handhabung kann man sich die Metadaten in Spotlight zunutze machen, um Dateien zu sortieren und anhand verschiedener Kriterien aufzufinden. Eine Übersicht der Spotlight bekannten Metadaten findet man, wenn man im Finder eine Suche anstößt (Befehlstaste-F) und das erste Aufklappmenü „Art“ öffnet. Hier stehen die gängigen Suchkriterien wie „Erstellt“, „Geändert“ und so weiter untereinander. Wählt man „Andere“ ganz unten im Menü aus, dann erhält man eine lange Liste der Spotlight bekannten Metadaten. Diese richtet sich nach den installierten Applikationen beziehungsweise den installierten Spotlight-Plug-ins. Manche der Suchkriterien sind selbsterklärend, andere eher kryptisch. Zudem gibt es Einträge doppelt, die aber zu unterschiedlichen Ergebnissen führen – eine Folge der Plug-in-Architektur. Immerhin ist es sinnvoll, ein wenig mit den verschiedenen Datenfiltern herumzuspielen, um einen Eindruck zu bekommen, welche Metadaten sich schon im eigenen System befinden.