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Exklusiv: Erster Blick auf Office 2001 (Teil 2)

31.08.2000 | 00:00 Uhr |

Im zweiten Teil unseres Tests werfen wir einen Blick auf die Neuerungen im Excel.

Datenverwaltung mit Listen

Weil viele Excel-Anwender die Tabellenkalkulation vor allem dazu einsetzen, Daten zu verwalten, haben die Entwickler von Microsoft ein Einsehen gehabt und Excel 2001 eine Listenfunktion spendiert, mit der sich diese Aufgabe deutlich einfacher erledigen lässt als bisher. Der Trick bei der Geschichte ist, dass Excel bei einer Liste jede Zeile als einen Datensatz betrachtet, so dass man schnell spaltenweise sortieren, auswählen oder auch rechnen kann.
Um diese Aktionen vorzunehmen, blendet man mit Hilfe der Palette des Listenmanagers die Steuerungselemente ein. Über ein Aufklappmenü am Kopf der Liste sortiert man die Datensätze, lässt nur bestimmte Werte anzeigen (etwa alle Datensätze, die zu einer Kategorie oder einer Firma gehören) und erstellt eigene Filter, um Daten auszuwählen. Für das untere Ende einer Liste stehen Formeln zur Verfügung, um Summen, Mittelwerte, Anzahl oder Maximal- und Minimalwerte zu berechnen. Auch sie wählt man über ein Aufklappmenü aus. Die Steuerungselemente und Aufklappmenüs lassen sich ausblenden, dann sieht die Liste wieder wie eine ganz normale Tabelle aus.
Um eine Liste zu erstellen, gibt es einen Listenassistenten, mit dem man eine Liste entweder aufbauend auf vorhandene Daten erstellt oder eine leere Liste erzeugt, in die man anschließend Daten eingibt. Dabei geht man fast wie bei einer Datenbank vor und wählt für jede Spalte einen Titel sowie einen Datentyp aus. Beim Import von Daten, die sich für eine Liste eignen, macht sich Excel auch selbständig daran, daraus eine Liste zu erzeugen.

Taschenrechner

Im Menü "Extras" findet man einen neuen Befehl mit der Bezeichnung "Rechner…". Was zuerst nach einem simplen Taschenrechner aussieht, entpuppt sich jedoch als einfach zu bedienendes Instrument, Formeln zu erzeugen. Neben den normalen Taschenrechnerfunktionen gibt es einfach zu bedienende Methoden für Wenn-Dann-Formeln und für Summen. Wer mehr braucht, hat über den Knopf "Mehr…" Zugriff auf alle in Excel vorhandenen Formeln und kann sie in seine Taschenrechnerfunktionen einbauen.

Filemaker-Import

Beim Zugriff auf externe Daten gibt es in Excel 2001 die Option "Aus FileMaker Pro importieren…". Wählt man eine Filemaker-Datei aus, startet einerseits die Datenbank und öffnet die Datei, andererseits macht sich der "FileMaker-Import-Assistent" von Excel an die Arbeit. Ist Filemaker nicht installiert, tut sich dagegen gar nichts. Im Fenster des Import-Assistenten wählt man das Filemaker-Layout, aus dem man Daten importieren möchte und bekommt die Liste mit den verfügbaren Feldern geliefert. Aus der Liste wählt man wiederum diejenigen Felder aus, die man benötigt, und startet den Import.

Web-Anbindung

Wie schon bei Word gibt es nun auch bei Excel die Option, ein Dokument als Web-Seite zu speichern, sich eine Web-Voransicht zeigen zu lassen (wozu Excel den Internet Explorer startet) sowie eine Datei als E-Mail-Anhang zu verschicken. Dann startet Excel Entourage, das eine neue Nachricht erzeugt und die Excel-Datei als Anhang anfügt. In Zusammenarbeit mit Entourage lässt sich eine Excel-Datei auch zur Wiedervorlage markieren, Entourage erinnert dann den Anwender und listet die Datei bei den Aufgaben auf.

Thomas Armbrüster

:Screenshots...

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