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Optibit Mailmanager: E-Mail-Verwaltungslösung

20.07.2015 | 06:28 Uhr |

Nutzer, die nach einem Urlaub auf ein überfülltes Postfach blicken, erhalten mit dem Mailmanager 5 eine Lösung.

Die E-Mail-Management-Lösung gibt Unternehmen Werkzeuge an die Hand , um das Abtragen von E-Mail-Bergen so einfach wie möglich zu machen, heißt es bei Optibit, dem Entwickler des webbasierten Tools. Das kann auch rechtlich relevant sein: Nachdem Gerichte geschäftliche E-Mails mit Briefpost gleichgestellt haben, gelten hier ebenfalls die Vorhaltezeiten, beschreibt der Anbieter die Bedeutung der eigenen Entwicklung für Nutzer. Denn Nutzer seien dazu gezwungen, dem Drang zum Löschen der E-Mail-Flut nach dem Urlaub zu widerstehen und den ”Berg” der elektronischen Post tatsächlich zu managen. Um dies zu umgehen, verweigern viele große Unternehmen mittlerweile die Annahme von Mails an Mitarbeiter, die sich im Urlaub befinden. Mit dem Optibit Mailmanager sei dieses Vorgehen ebenfalls einfach möglich: Der Absender kann vom System eine Rückmeldung erhalten, dass der betreffende Empfänger im Urlaub ist und würde über das Datum seiner Rückkehr informiert (keine übliche Abwesenheitsnotiz). Die Annahme der E-Mail werde dabei rechtskonform verweigert, die Mail nicht gespeichert und erreiche je nach Wunsch entweder nie oder verzögert das Postfach des Nutzers.

Im üblichen Verfahren fast das Programm automatisch Mailtexte zu sogenannten "Kerninformationen" zusammen und stellt diese dann in einer an Smartphones angelehnten Unterhaltungsansicht als Gesprächsverlauf dar, die schnell einen Überblick auch über komplexen Mailverkehr bieten soll. Aus dieser "Sprechblasensicht" heraus können E-Mails demnach im Detail geöffnet oder direkt klassifiziert, markiert oder gelöscht werden. Bereits bekannte Absender werden dabei eindeutig farbig markiert und können schnell ausfindig gemacht werden. Die Darstellung kann dabei auf einzelne Kriterien wie beispielsweise Gesprächsstränge oder Zusammenhänge eingeschränkt werden.

In der Listenansicht grenzen zusätzliche Filterfunktionen die Ansicht auf etliche Kriterien (wie beispielsweise "Nur Mails, in denen ich Hauptempfänger war") ein und können nahezu beliebig verschachtelt und kombiniert werden.

Mit dem Mailmanager benötigen Nutzer nicht zwingend unpraktische Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen. Neu eintreffende Mails werden mit wenigen Klicks für ihre Vertretungen freigegeben, beschreibt der Anbieter sein Tool weiter. Von da an werden neue E-Mails automatisch in deren Postfächern mit angezeigt. Über übersichtliche Aufrufprotokolle und die Möglichkeit, Mails zu kommentieren, werden zusammen mit der Gesprächsansicht immer sichergestellt, dass jede Mail die Information, ob sie bearbeitet wurde und was mit ihr geschah, mit sich trägt.

Zu den Kernfunktionen des Mailmanagers gehören laut Entwickler der gleichzeitige Zugriff mehrerer Mitarbeiter ein Postfach, Öffnungsprotokolle und Bearbeitungsstatusmitteilungen, übersichtliche Gesprächsverläufe, Serien-Mailfunktion, diverse Vorlagen für Text und Design, Kompatibilität mit nahezu allen anderen E-Mail-Programmen und die Integrierbarkeit in fast alle PC-, Netzwerkstrukturen und Systemumgebungen, und dies auch unternehmensübergreifend. Der Dienst sei hosterunabhängig und unterstütze auch eigene Mailserver, er arbeite als browserbasierte Webanwendung zudem plattformunabhängig und schnell. Weitere Zur Preisgestaltung des Mailmanagements bei Optibit findet sich auf dieser Website jedoch nichts. Bei Interesse lassen sich Anfragen direkt an das Unternehmen stellen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse finden sich am Ende der Produktseite.

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