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PDF-Workflow in der Druckproduktion

18.12.2013 | 12:59 Uhr |

In eintägigen Workshops vermitteln Impressed und Callas Software Druckdienstleistern Kenntnisse über den Einsatz von PDF-Standards und Workflow-Werkzeugen im Produktionsalltag.

Auch wenn die Verkaufszahlen von Tablets, E-Book-Readern und Smartphones mit hochauflösenden Bildschirmen nur die Richtung nach oben kennen, sind gedruckte Werke wie Zeitschriften, Zeitungen, Bücher und Werbematerialen nicht in der Versenkung verschwunden. Druckdienstleister müssen aber nicht nur mit den digitalen Lesegeräten konkurrieren, sondern sich auch auf schnellere und weitgehend digitalisierte Produktionsprozesse einstellen. Besonders wichtig ist dabei eine möglichst standardisierte und automatisierte Verarbeitung der angelieferten Dokumente, um Fehler und damit unnötige Kosten zu vermeiden und um so auch sicher zu stellen, dass der Kunde wieder kommt. Unter dem Titel „Wieviel Standard braucht die grafische Industrie?“ bieten der Hamburger Dienstleister und Lösungsanbieter für die Bereiche Publishing und digitale Druckvorstufe Impressed in Zusammenarbeit mit dem Softwareentwickler Callas eintägige Workshops an, die den Dienstleistern dabei helfen sollen, die angelieferten Druckdaten möglichst effektiv und wirtschaftlich zu verarbeiten. Drei Workshops haben in diesem Jahr schon stattgefunden, drei weitere werden im Februar 2014 in Stuttgart, Köln und Berlin angeboten. Anmeldungen sind über die Webseite von Impressed möglich .

Mit einem Switch-Workflow lassen sich Druckdaten automatisch in fehlerfreie und fehlerhafte PDFs sortieren.
Vergrößern Mit einem Switch-Workflow lassen sich Druckdaten automatisch in fehlerfreie und fehlerhafte PDFs sortieren.

Den Standard PDF/X-4 einsetzen

In der Regel werden Druckdaten als PDF angeliefert und auch in diesem Format weiter verarbeitet, bis sie auf der Druckplatte landen. Analoge Zwischenschritte gibt es in der Produktion nicht mehr. Ein großer Vorteil von PDF sind die standardisierten Versionen, die sicher stellen sollen, dass bei Einhaltung der Kriterien sich die Daten auch entsprechend verarbeiten lassen. Für die Druckproduktion ist hierbei der zuletzt 2010 aktualisierte Standard PDF/X-4 die beste Basis, da mit diesem nicht nur alle denkbaren Farbräume abgedeckt sind, sondern es ist durch Regeln unter anderem auch festgelegt, dass in PDF/X-4-Dateien alle Bilder, Schriften und Grafiken eingebettet und die Farbangaben eindeutig sein müssen, dass keine interaktive Objekte enthalten sind und dass das PDF nicht verschlüsselt ist.

Das informative und kostenlose Handbuch von PDFX Ready zeigt, wie man PDF/X in der Praxis einsetzt.
Vergrößern Das informative und kostenlose Handbuch von PDFX Ready zeigt, wie man PDF/X in der Praxis einsetzt.

Desweiteren muss in einem PDF/X-4 sowohl das unbeschnittene als auch das beschnittene Seitenformat enthalten sowie beschrieben sein, für welchen Ausgabeprozess die Datei erstellt wurde und ob es schon überfüllt ist oder nicht. Besonders vorteilhaft ist PDF/X-4 bei transparenten Elementen, die bei der Ausgabe als PDF im Erstellungsprogramm wie Indesign oder Quark Xpress nicht mehr verflacht werden müssen, sondern erst im RIP durch die Adobe PDF Print Engine verarbeitet werden. Das macht die PDFs wesentlich kleiner, beschleunigt die Weiterverarbeitung und vereinfacht eventuell notwendige Korrekturen. Zudem sind diese PDFs aufgrund der nicht flach gerechneten Transparenzen medienneutral. Einen guten und zudem kostenlosen Leitfaden für die Erzeugung und die Verarbeitung von PDF/X-4-Dateien bietet der PDFX-ready-Leitfaden, den man hier herunter laden kann .

In Acrobat lassen sich eigene Profile einrichten um zu prüfen, ob die PDFs für den vorgesehenen Druckprozess geeignet sind.
Vergrößern In Acrobat lassen sich eigene Profile einrichten um zu prüfen, ob die PDFs für den vorgesehenen Druckprozess geeignet sind.

Nicht jeder kann PDF/X

Während man bei Druckvorstufen-Profis in vielen Fällen davon ausgehen kann, dass sie PDF-Standards wie PDF/X-4 einsetzen können, ist dies bei anderen Auftraggebern nicht der Fall. Diese sind mit der Erstellung von standardkonformen Druckdaten überfordert, da ihnen das notwendige Fachwissen fehlt. Als Druckdienstleister sollte man deshalb nur Mindestanforderungen setzen und die Aufträge deshalb nur auf solche Fehler hin überprüfen, die die Weiterverarbeitung eines Auftrags grundsätzlich verhindern und sich nicht durch den Dienstleister selbst beheben lassen. Dazu zählen unter anderem ein falscher Seitenumfang, beschädigte oder verschlüsselte Dokumente, zu niedrige Bildauflösungen oder zu dünne Linien bei einem mehrfarbigen Aufbau. Sinnvoll ist es, für diese Kriterien Prüfprofile zu erstellen, die gleich bei der Einlieferung der Druckdaten durch den Kunden die PDFs überprüfen und dem Kunden sofort eine Rückmeldung geben. Sinnvoll sind Profile, die auch Variablen entgegennehmen können, um zum Beispiel bei der Prüfung den Seitenumfang oder den Skalierungsfaktor bei Großformatdruckern festlegen zu können, ohne für jeden Job ein eigenes Profil erstellen zu müssen.  Solche Profile lassen sich beispielsweise mit der products:pdftoolbox:PDF Toolbox von Callas einrichten. Wichtig für den Dienstleister ist zudem, die Auftragsdaten des Kunden mit den Druckdateien zusammen zu bringen. Hierfür eignen sich beispielsweise Web-Portale für die Jobannahme oder Übergabepunkte innerhalb des Workflows des Druckdienstleisters, an denen der Kunde sowohl seine Daten digital übergibt als auch ein Webformular vorfindet, in das er seine Daten eingibt. Alternativ lassen sich Prüfanwendungen erstellen, die an die Kunden weiter gegeben werden. Mit diesen Anwendungen können diese schon vor Abgabe der Druckdaten die Auftragsdaten erfassen und die Druckdaten prüfen.

Um nicht für jeden Auftrag eigene Profile anzulegen, kann man in der PDF Toolbox Variablen definieren.
Vergrößern Um nicht für jeden Auftrag eigene Profile anzulegen, kann man in der PDF Toolbox Variablen definieren.

Automatisierung und Rückmeldung

Um wirtschaftlich zu arbeiten, muss ein Druckdienstleister die eingegangenen Aufträge soweit als möglich automatisch weiter verarbeiten. Wichtig ist beispielsweise, gleich zu Beginn die problemlosen Druckdaten von denjenigen zu trennen, die einer Korrektur oder gesonderten Prüfung bedürfen. Korrekturen, die sich automatisieren lassen, sollten dann auch automatisch erfolgen. So lassen sich beispielsweise überflüssige Profile entfernen, RGB-Daten zu CMYK umrechnen, ein mehrfarbiger Schwarzaufbau in reines Schwarz konvertieren oder eine fehlende Beschnittzugabe nachträglich hinzufügen. Ein Werkzeug für einen solchen automatischen Workflow ist Switch von Enfocus, das meist zusammen mit Korrekturwerkzeugen wie products:pdftoolboxserver:Callas PDF Toolbox Server oder Enfocus Pitstop Server eingesetzt wird. Nach Beendigung aller Korrekturen sollte das jeweilige PDF dann dem Standard PDF/X-4 entsprechen, um die problemlose Druckausgabe sicher zu stellen.

Für den Freigabeprozess kann man auch auf Web-basierte Lösungen zugreifen, die die Kommunikation vereinfachen.
Vergrößern Für den Freigabeprozess kann man auch auf Web-basierte Lösungen zugreifen, die die Kommunikation vereinfachen.

Wichtig ist zudem ein standardisiertes System, um vom Kunden die Freigabe zu erhalten, soweit diese erforderlich ist. Ein Problem dabei ist die visuelle Rückmeldung des zu erwartenden farbigen Druckergebnisses. Hier bietet sich neben einem Produktions-PDF beziehungsweise einer wegen des großen Datenvolumens herunter gerechneten Variante als ein praxistaugliches Format das als Bitmap im sRGB-Farbraum gerenderte PDF an, das – da schon gerendert – dem endgültigen Druckergebnis entspricht. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein hochwertiger PDF-Renderer. Ein weiteres Problem ist die zuverlässige Kommunikation mit dem Kunden, sodass der Freigabeprozess nachverfolgbar ist. Hierfür ist die Kommunikation beispielsweise über E-Mail nicht immer ausreichend. Alternativ kann man die Online-Kommentarfunktion von Acrobat Pro einsetzen, hierfür muss ein WebDAV-Server aufgesetzt werden, oder man bedient sich eines professionellen Freigabeportals wie beispielsweise Proof HQ.

Enthält das Prüfprofil eine Variable, legt man die Werte während der Prüfung über ein Dialogfenster fest.
Vergrößern Enthält das Prüfprofil eine Variable, legt man die Werte während der Prüfung über ein Dialogfenster fest.
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