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Adobe Acrobat XI Pro im Beta-Test

01.10.2012 | 12:56 Uhr |

Produktivität, Zusammenarbeit, Datenschutz und verschiedene Endgeräte standen bei der Entwicklung von Acrobat XI Pro im Fokus. Wir haben anhand der Beta-Version vorab getestet, wie gut sich die neue PDF-Komplettlösung in der Praxis bewährt.

PDF ist ein sehr vielseitiges Format, und so arbeitet jeder Anwender mit anderem Schwerpunkt in Acrobat. In Version XI reagiert Adobe darauf mit einer Benutzeroberfläche, die sich so einfach wie noch nie an den persönlichen Einsatzbereich anpassen lässt. Unter dem neuen „Anpassen“-Button steckt der Befehl „Neue Werkzeuggruppe erstellen...“. Hier klickt man seine häufig gebrauchten Tools aus verschiedenen Bereichen wie „Druckproduktion“ oder „Speichern und exportieren“ zu einer eigenen Palette zusammen, die alle häufig genutzten Befehle griffbereit hält. Firmen können sogar eine angepasste Version von Acrobat intern ausrollen. Jederzeit kann man zum Standardarbeitsbereich wieder zurückkehren, also ist ein sorgloser Einsatz sichergestellt.

Endlich Inhaltsbearbeitung

Bisher war es gar nicht so leicht, mal schnell eine Adresse, Telefonnummer oder ein Bild in einem PDF zu tauschen, außer man besitzt Zusatzsoftware für die PDF-Bearbeitung wie Enfocus Pitstop ( http://www.enfocus.com ). Da blieb oft nur der mühsame Weg, die Quelldateien wieder zusammenzusuchen und dann zum Beispiel aus Indesign ein neues PDF mit den Änderungen zu exportieren. Jetzt klappt es endlich, Inhalte direkt im PDF-Dokument zu bearbeiten – darauf haben viele sehnsüchtig gewartet. Der neue Werkzeugbereich „Inhaltsbearbeitung“ erweist sich als praktisch und unkompliziert. Einzelne Buchstaben, Wörter, Zeilen oder komplette Textblöcke lassen sich mit dem „Text und Bilder bearbeiten“-Werkzeug markieren und überschreiben. Bilder kann man beschneiden, skalieren oder verschieben. Intelligente Hilfslinien und Pixelangaben helfen beim Finden der neuen Position oder Größe. Objekte lassen sich ebenso leicht verschieben und neu einfärben. Verschieben klappt auch mit ganzen Seiten, so lassen sich mehrseitige Dokumente endlich ohne Kopfzerbrechen neu ordnen. Für aufwendigere Korrekturen kann man Bilder direkt an Vorschau oder Photoshop schicken und die Änderungen direkt übernehmen.
 
Richtig spannend wird es, sobald man die neuen Editierfunktionen mit „Suchen und Ersetzen“ kombiniert. So sind im Handumdrehen letzte Textkorrekturen auch in langen Dokumenten wie Geschäftsberichten, Handbüchern oder Katalogen mit Hunderten von Seiten erledigt – und man verhindert Flüchtigkeitsfehler. Die Editierfunktion stößt nur an ihre Grenzen, sobald man komplette Schriften im Dokument austauschen möchte. Das ist aber keine Enttäuschung: Acrobat XI ist viel flexibler und taugt schon als Mini-Layoutwerkzeug für Korrekturläufe, ist aber natürlich kein Ersatz für Indesign . Das wäre auch nicht sinnvoll, denn für tiefer gehende Änderungen muss und soll immer noch ein echtes Layoutprogramm mit Quelldateien ran.

Einfachere Korrekturläufe und Druckvorbereitung

Wer öfter PDFs für die Druckvorstufe mit Acrobat vorbereitet, kann die gesammelten Werkzeuge dafür in eine Gruppe legen und hat so alles für Preflight übersichtlich griffbereit. In diese Werkzeuggruppe rutschte in der neuen Version das Werkzeug „Objekt bearbeiten“, wo es auch besser aufgehoben ist und zum Beispiel minimale Positionsänderungen im Layout ermöglicht oder die Eigenschaften zu jedem Layoutelement aufrufen kann. Die Ausgabevorschau in Acrobat XI ist deutlich ausführlicher als beim Vorgänger, zeigt mehr Details, wie zum Beispiel, ob die Seite Transparenz aufweist, und macht das Überprüfen von PDFs vor dem Druck sicherer und einfacher.
Korrekturläufe werden durch die neue, jetzt schwebende Kommentarliste vereinfacht. Die Kommentarliste zeigt die gesammelten Korrekturen aller Teammitglieder und lässt sich jetzt dadurch vom Dokument lösen und beispielsweise auch auf einem anderen Bildschirm ablegen. So lassen sich Kommentare leicht sammeln. Bei der Umsetzung der Korrekturen hilft das neue Textwerkzeug, das alle Textkorrekturen ausführen kann.

PDFs für Office und Web aufbereiten

PDFs – oder einzelne Inhalte wie Grafiken, Tabellen, Textpassagen und mehr - sind häufig Rohmaterial oder Ausgangspunkt für Powerpoint-Präsentationen, Word-Dokumente oder HTML-Dateien fürs Web. Die Umwandlung einzelner Teile für Powerpoint & Co war bisher ziemlich störrisch: Oft war es so schwierig, Texte vernünftig zu transportieren, dass Abtippen die einfachste Lösung war. Wer öfter Teile aus PDF-Dokumenten für seine Powerpoint-Folien braucht, kann viel Zeit mit der neuen Version sparen. Statt Texte abzutippen oder mühsam Bilder aus PDFs zu exportieren, können jetzt komplette PDFs in wiederverwendbare Powerpoint-Dokumente gewandelt werden, ohne dass dabei Layout und Textformatierung verloren gehen. Tabellen, Aufzählungslisten, Vektorobjekte und Vorlagen bleiben dabei komplett erhalten. Zudem ist es möglich, einzelne Auszüge im PDF zu markieren und die Auswahl dann in die Formate Powerpoint, Word, Excel oder HTML zu exportieren. Mehrseitige PDFs können samt Links, Stylesheets und Lesezeichen in verknüpfte mehrseitige HTML-Dokumente verwandelt werden. Beides klappt einfach durch Markieren und den Befehl „Auswahl Exportieren als...“ im Kontextmenü.

Dateisammlungen einfacher verpacken

In den Vorgängerversionen von Acrobat gab es schon PDF-Portfolios, mit denen sich Dateisammlungen ansprechend und leicht navigierbar in ein Dokument verpacken ließen. Gedacht als Alternative zu E-Mails mit einem Wust aus Dateianhängen hatten die Portfolios jedoch den Nachteil, dass ihre Aufbereitung auch nicht ohne war. Weniger zeitaufwendig klappt das Verpacken jetzt mit Acrobat XI. Nun gibt es den Befehl „Dateien in einem einzigen PDF-Dokument zusammenführen...“. Er öffnet ein neues Fenster, in dem die Dateien einfach per Dateiauswahl oder Drag-and-Drop abgelegt werden können. Je nach deren Menge und Format braucht Acrobat einige Zeit, um Voransichten von Word- und Excel-Dateien, PDFs, Bildern und mehr zu erstellen. Mehrseitige Dokumente werden mit einem Pluszeichen dargestellt. Diese sind aufklappbar, und vor dem Verpacken lassen sich einzelne Seiten oder Bilder herauslöschen. Ein Klick auf „Dateien zusammenführen“ reicht, und Acrobat verpackt alles in ein handliches, gut navigierbares PDF, das sich dann zum Beispiel per E-Mail oder Cloud-Speicherdienst weiterreichen lässt. Das neue Zusammenführen klappt in unserem Test deutlich schneller und einfacher und dürfte jetzt mehr Beachtung finden als die aufwendigeren PDF-Portfolios, die es übrigens zum Glück auch in der neuen Version immer noch gibt.

Neue Helfer für Formulare & Co

Wer die Spezialfunktionen von Acrobat im Einsatz hat, wird die vielen Detailverbesserungen der neuen Version schätzen. Für das Erstellen und Bearbeiten wird die neue Air-Stand-alone-App „ Formscentral for Acrobat “ mitgeliefert, für die jedoch leider eine extra Monatsgebühr anfällt. Die App hält professionell gestaltete Formulare für verschiedene Bereiche wie etwa Marketing-Umfragen bereit – und erlaubt das schnelle Basteln eigener Formulare. Selbst komplexe Umfragen sind damit in Kürze zusammengestellt – komplett ohne Programmierung. Die App kümmert sich auch um den ganzen Rest: Formulare können direkt aus dem Programm per E-Mail verteilt oder per Webdienst (jeder User erhält ein kostenloses Formscentral-Konto beim Online-Dienst formscentral.adobe.com , das ein Formular zulässt) in die eigene Website eingebunden werden, wo die Antworten eingesammelt und ausgewertet werden. Formscentral verwandelt die Ergebnisse automatisch in hübsche Diagramme, die sich leicht anpassen und dann als Präsentation, PDF, Link, E-Mail oder in sozialen Kanälen veröffentlichen lassen. So sind Umfragen ohne Hilfe von Programmierern direkt vom Marketing-Team möglich.
Ebenfalls wesentlich einfacher wird in der neuen Version das Erstellen barrierefreier PDFs, das Archivieren von Dokumenten mit dem PDF-A-Standard – hier gibt es mehr Kontrolle sowie weniger Probleme und zusätzliche Entscheidungshilfen bei der Umwandlung von eventuell problematischen Multimedia-Dateien. Adobe verspricht, dass mit der neuen Version 99,9 Prozent aller PDFs für das Archivierungsformat wandelbar sind. Der Online-Dienst Acrobat.com wird künftig auch ein Online-Speicher und wartet mit einer deutlich ausgebauten Benutzeroberfläche auf. Jeder Besitzer einer Adobe-ID kann sich fünf Gigabyte Platz fürs Speichern seiner Dokumente kostenlos holen oder gegen Gebühr aufstocken. Auch per iPad-Daten kann der Dienst Daten weiterreichen, da die Oberfläche komplett auf HTML5 läuft.

Besser unterwegs und sicherer

Mit dem kostenlosen Reader ist das Ausfüllen von Formularen ausgebaut worden. Insgesamt sind Reader und Acrobat viel sicherer als je zuvor – hier reagiert Adobe auf die Hacker-Angriffe auf PDFs im Jahr 2009. Jetzt soll eine eingebaute Sandbox und ein Protected Mode den Reader und Acrobat zu den sichersten PDF-Werkzeugen machen. Da immer mehr PDFs auf Tablets angezeigt und gelesen werden, wurde die Kompatibilität zu Tablets und Smartphones verbessert. Von iPhone und iPad aus lassen sich Dokumente kommentieren und zum Beispiel per Acrobat.com weiterreichen.
Acrobat XI soll ab Mitte Oktober zu Preisen, die dem Vorgängermodell entsprechen, erhältlich sein, zum ersten Mal in allen Sprachen weltweit gleichzeitig. Erfreulich ist auch, dass es erstmals eine Gratis-Testversion für den Mac gibt.

Empfehlung

Die getestete Beta-Version von Acrobat XI Pro macht durch die Bank einen besseren Eindruck als alle Vorgänger. Allein die Editiermöglichkeiten für PDFs reichen als Argument für das Update, ganz abgesehen von der deutlich besseren Bedienbarkeit. Bei den vielen Detailverbesserungen dürfte für jeden etwas dabei sein – oder es eröffnen sich neue Möglichkeiten. So werden Formulare und Portfolios für alle wesentlich zugänglicher. Schade ist nur, dass bei intensiver Nutzung der neuen Cloud-Dienste schnell einiges an Monatsgebühren zusammenkommen kann.

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