iPhone mit Microsoft Outlook synchronisieren

Die Standardausstattung von Windows 7 ist aus Sicht eines iPhone-Besitzers etwas mager. Microsoft verzichtet bewusst auf Funktionen wie Terminverwaltung oder ein komfortables Adressbuch.

Wer das iPhone zum Synchronisieren anschließt und iTunes öffnet, kann daher im Bereich „Info“ nur die „Windows Contacts“ zum Abgleich auswählen. Die Systemfunktion zeigt Kontakte direkt im Explorer-Fens¬ter in den üblichen Ansichten und unterstützt Gruppen sowie einfache Möglichkeiten für den Im- und Export. Wer Kontakte aus anderen Programmen - auch aus dem Mac-OS-X-Adressbuch - übernehmen will, benutzt dafür am besten die Speicherung als vCard. Diese lassen sich anschließend in die Windows-7-Kontakte importieren.

Unter Windows ist das Office-Paket nicht nur wegen der bekannten Standardprogramme Word, Excel und Powerpoint eine gute Wahl. Das ebenfalls zum Paket gehörende Outlook schließt die Lücke als Personal Information Manager.

Sie können E-Mail-Accounts einrichten, abfragen und Nachrichten anzeigen. Dazu lassen sich die Daten Ihrer Kontakte deutlich komfortabler verwalten als mit der einfachen Kontaktsammlung des Systems. Hinzu kommen ein ausgewachsener Terminkalender mit allen wichtigen Ansichten, die Ver¬waltung von Aufgaben und auch noch kurze Notizen. Auf diese Weise vereint Outlook die wichtigsten Funktionen zur Organi¬sation des Arbeitsplatzes und der üblichen Abläufe übersichtlich unter einem Hut.

Nach der Installation von Office 2010 lässt sich beim Syn¬chronisieren mit iTunes das Programm Outlook als Quelle im Aufklappmenü der unterschiedlichen Punkte auswählen.

Für Kontakte können Sie entscheiden, ob Sie alle oder nur ausgewählte Gruppen auf das iPhone übertragen wollen. Außerdem können Sie für auf dem iPhone angelegte Kontakte ohne Gruppe eine solche auf dem PC wählen, der sie zugeordnet werden sollen.

Beim Synchronisieren von Kalendern hat man ebenfalls die Möglichkeit, alle oder nur bestimmte zu kopieren, die sich einzeln auswählen lassen. Dabei muss man in Outlook aufpassen, dass man nicht Kalender und Kategorien verwechselt.

Letztere lassen sich innerhalb der Kalender nutzen, um Termine unterschiedlich zu markieren. Die Kategorien lassen sich aber unter Windows nicht für den Abgleich mit dem iPhone auswählen.

Als Nächstes lassen sich unter „E-Mail-Accounts synchronisieren“ die gewünschten Postfächer auswählen.

Dabei werden keine Maildaten vom Rechner auf das iPhone kopiert, sondern nur die Einstellungen zum Abfragen der Konten, wie Server, Name und Kontotyp. Das Passwort wird ebenfalls nicht mit übertragen. Um es zu ergänzen, öffnen Sie am iPhone die Mail-Einstellungen und wählen den jeweiligen Account aus.

Ganz unten in der Liste der abzugleichenden Informationen finden Sie noch zwei weitere Bereiche. Unter „Andere“ können Sie das Synchronisieren von Lesezei-chen aktivieren. Dafür werden unter Windows Internet Explorer und Safari unterstützt. Im gleichen Feld finden Sie auch den Abgleich von Notizen. Diese werden direkt mit der App Notizen auf dem iPhone ausgetauscht. Letztere interpretiert im Test das von Outlook am Ende der Notiz eingefügte Steuerzeichen falsch, aber das schadet der Lesbarkeit nicht. Einkaufszettel oder kurze Notizen lassen sich trotzdem problemlos übertragen.

Zum Abschluss finden Sie unter „Erweitert“ noch die Möglichkeit, bereits auf dem iPhone vorhandene Daten durch die Informatio¬nen vom Rechner zu ersetzen. Das ist zum Beispiel nützlich, um zu verhindern, dass beim Synchronisieren unerwünschte Änderungen vom iPhone auf den Rechner kopiert werden. Die Option lässt sich für alle erwähnten Daten¬typen einzeln per Checkbox aktivieren. Die wirkt immer nur für den jeweils nächsten Synchronisierungsdurchgang und deakti-viert sich dann von selbst wieder.

Mit Office 2011 steht Outlook nun auch auf dem Mac zur Verfügung und übernimmt dort gleich die Aufgaben von mehreren Mac-OS-X-Programmen. Outlook überzeugt nicht nur als E-Mail-Client, sondern verwaltet auch Kontakte, dient als Kalender, sammelt Aufgaben und Notizen. All diese Jobs mit einem einzigen Programm erledigen zu können, hat durchaus seine Vorteile. Zudem bietet Outlook einen sehr großen Funktionsumfang.

Der lässt einen anfangs natürlich etwas mehr nach bestimmten Funktionen suchen, als bei Apples Standardsoftware nötig ist, aber nach kurzer Eingewöhnung kommt man auch als Durchschnittsanwender prima mit Outlook zurecht. Hinzu kommt für viele noch der Vorteil, dass sie im Büro ohnehin an der mittlerweile sehr ähnlichen Windows-Version des Office-Pakets sitzen. In diesem Fall bedeuten eher iCal und Mail am privaten Mac eine Umstellung.

Statt darauf zu hoffen, dass Apple direkten Outlook-Support für die iPhone-Synchronisierung in iTunes einbaut, geht Microsoft einen kleinen Umweg. Über die Outlook-Einstellungen oder den Menübefehl „Extras > Synchronisierungsdienste“ lässt sich der automatische Abgleich für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen mit den jeweiligen Mac-Programmen starten.

Microsoft nutzt für den automatischen Abgleich die Sync-Services des Systems. So lassen sich die Daten zwischen Outlook und den Mac-Programmen Adress-buch, iCal und Mail austauschen. Über das Programm iSync kann man zusätzlich noch Geräte via USB oder Bluetooth einbinden, falls neben dem iPhone auch noch ein normales Handy zum Einsatz kommt.

Durch den kleinen Trick lässt sich die mitgelieferte Software von Mac-OS X als Zwischenlager nutzen. So kann man mit Outlook arbeiten und dort alle Daten zentral sammeln. Dennoch können die verschiedenen Systemdienste auf Apples Programme zugreifen und deren Schnittstellen nutzen. Sie finden alle Daten dort, wo sie erwartet werden. Der nötige Abgleich läuft im Hintergrund, sodass man nicht zwei Daten¬bestände pflegen muss.

Es empfiehlt sich sogar, die Apple-Programme nur für den Transfer zu nutzen, um nicht versehentlich etwas durcheinanderzubringen. Die Termine aus Outlook landen in iCal-Kalendern und die Kontaktdaten im Adressbuch. Aufgaben und Notizen werden lokal in Mail gespeichert. Erstere sind bei Bedarf auch über iCal erreichbar.

Der Weg der Daten zum iPhone führt schließlich wie gewohnt über die Synchronisierung mit iTunes. Man schließt sein iPhone an und wählt es in der Medienspal-te aus. Danach wählt man unter „Info“ die Mac-Programme als Quelle für Kontakte, Kalender und Notizen. Sie lassen sich ganz normal auswählen, als würde man nicht mit Outlook, sondern mit Adressbuch, iCal und Kon¬sorten arbeiten. Die Synchronisierung funktioniert in beide Richtungen, wobei nur das Problem auftrat, dass ein testweise zusätzlich in iCal abonnierter Kalender plötzlich verschwunden war. Wir können also nur noch einmal empfehlen, die Mac-Programme nicht manuell zu nutzen, sondern alle benötigten Eingaben und Änderungen konsequent in Outlook vorzunehmen.