Google Docs im Einsatz

Wer ein Office-Paket sucht, kommt an Google Docs – früher als „Text & Tabellen“ bezeichnet – nicht mehr vorbei, denn der einstmals bescheidene Funktionsumfang wurde deutlich aufgewertet. Mit Texten, Tabellen, Präsentationen und mehr beherrscht Google Docs die wichtigsten Office-Formate und bietet zudem Zeichnungen und Formulare. Die Entwickler arbeiten unaufhörlich an Verbesserungen und neuen Funktionen, von denen man automatisch profitiert.

Der große Unterschied zwischen Google Docs und den klassischen Office-Programmen ist zunächst, dass alle Dokumente automatisch in der Cloud auf Googles Servern statt auf der eigenen Festplatte liegen. Zwar ist auch der Im- und Export der üblichen Office-Dateiformate möglich, doch die zentrale Sammelstelle für Dokumente ist die Cloud. Das ist nicht jedermanns Sache, und für viele ein Grund, Google Docs nur privat zu verwenden. Der andere große Unterschied ist, dass es kein Programm zum Bearbeiten der Dateien gibt, sondern nur der Browser genutzt wird. Das hat Vor- und Nachteile: Die Browsersoftware sieht zwar schmucklos aus, ist aber leistungsfähig, und um Updates muss man sich nicht kümmern – die kommen automatisch. Und da die Dokumente schon im Netz liegen, lassen sie sich auch zur gemeinsamen Bearbeitung mit Anderen freigeben.

In der Gruppenarbeit liegt die eigentliche Stärke von Google Docs, denn man kann sogar gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten. Gibt man etwa die Telefonliste des Vereins frei, können die Mitglieder selbst ihre Adressen aktualisieren. Die Vorteile der einfachen Gruppenarbeit haben auch viele Unternehmen erkannt. Dokumente müssen nicht mehr auf eigenen Servern liegen, und um Backups und aktuelle Software kümmert sich Google. Nachteil ist die Frage der Datensicherheit, da das Unternehmen zwar dem Safe-Harbour-Programm angeschlossen ist, gespeicherte Daten aber ausdrücklich in den USA nach dort geltendem Recht verarbeitet.

Voraussetzung für die Nutzung von Google Docs ist ein Google-Account. Sobald Sie Google Docs aufrufen, werden Sie aufgefordert, diesen einzugeben oder einen neuen anzulegen. Sie können einen bereits für andere Google-Dienste wie Youtube oder Mail angelegten Account für Docs nutzen oder einen anlegen. Nach erfolgter Anmeldung, finden Sie den Punkt „Docs“ in der schwarzen Google-Menüleiste unter „Mehr“. Grundsätzlich läuft Google Docs auch mit Safari oder Firefox, doch direktes Drucken aus dem Browser klappt nur mit Google Chrome als Browser. Zudem funktionieren Präsentationen mit Safari nicht richtig. Es ist also sinnvoll, sich den Chrome-Browser hier unter http://www.google.com/chrome zu besorgen.

Zunächst sollte man sicherstellen, dass Deutsch als Programmsprache voreingestellt ist. Dazu wählen Sie über das Zahnradsymbol rechts oben die „Docs-Einstellungen“ und überprüfen Ihre Einstellungen. Die Nutzung von Google Docs ist für Privatleute grundsätzlich kostenlos. Sie können praktisch unbegrenzt Dokumente speichern. Nur wenn Sie Dokumententypen wie PDF, JPEGs oder andere, die Google Docs nicht selbst nutzt, speichern wollen, gehen diese von dem einen Gigabyte Online-Speicher ab, den Google kostenlos bereitstellt.

Der Startbildschirm zeigt eine Liste mit allen Dokumenten, auf die Sie Zugriff haben. Mit dem Menü auf der linken Seite können Sie die Auswahl auch eingrenzen. Wird ein Dokument angeklickt, erscheinen Menüsymbole zum Löschen, Freigeben oder zum Erzeugen einer Vorschau. Zum Ordnen der Dokumente sieht Google „Sammlungen“ vor, die zwar ein Ordnersymbol bekommen, aber keine sind, weil eine Datei in mehreren Sammlungen enthalten sein darf. Praktisch werden Sammlungen dadurch, dass sich alle darin enthaltenen Dokumente auf einen Schlag für andere Nutzer freigeben lassen.

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