Mail mit Extras nutzen

E-Mail ist eine der ältesten Funktionen im Internet: Text wandert von einem Unix-Computer zu einem anderen. Da man aber von Anfang auf "Komfort" setzt, erfinden die Informatiker dafür einige Tricks: Da sich in den Anfangszeiten mehrere Benutzer einen Computer teilen, muss man mit einem Namen klar machen, für welchen Benutzer die Nachricht bestimmt ist: "admin" am Computer "macwelt.de" wird zu "admin@macwelt.de".

Damit beide Computer nicht ständig eingeschaltet sein müssen, entstehen "Mail-Server" für beide Seiten: Der Absender braucht einen Server für den Postausgang: Wenn die Textnachricht auf diesen Server übertragen ist, kann man den Computer des Absenders ausschalten. Der Postausgangsserver kümmert sich um den weiteren Versand. Beim Empfänger dagegen gibt es den Server für den Posteingang. Dieser Server nimmt die Nachricht entgegen, auch wenn der Computer des Empfängers ausgeschaltet ist.

Wer mit einer Nachricht mehrere Personen erreichen will, sollte eine goldene Regel beachten: Erst testen, dann abschicken! Die besten Freunde verzeihen es vielleicht, wenn sie mehrmals leere oder falsch adressierte E-Mails bekommen. Im Business-Bereich aber sind falsch adressierte und unleserliche Nachrichten rufschädigend.

Für Massen-E-Mails in Mail startet man wie gewohnt mit dem Fenster für eine neue E-Mail. Doch dort blendet man zuerst das Feld "Blindkopie" ein ("Darstellung > Adressfeld ‚Blindkopie‘", "Befehl-Wahltaste-B"). In dieses zusätzliche Feld fügt man die Adressen der Empfänger ein - nicht in das Feld "An:". Nur so ist sicher gestellt, dass nicht jeder Empfänger die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger sieht - Stichwort: Datenschutz.

Bei "An:" trägt man stattdessen die eigene E-Mail-Adresse ein. Wer zusätzlich erreichen will, dass Antworten von einer anderen Person bearbeitet werden, sollte deren Adresse im entsprechenden Feld nennen ("Darstellung > Adressfeld ‚Antwort an‘", "Befehl-Wahltaste-R"). Moderne E-Mail-Software zeigt in der Regel beide Adressen ("Absender" und "Antwort an"), verwendet aber automatisch letztere für eine Antwort auf eine Massen-E-Mail.

Wer stets die gleichen Teilnehmer mit einer solchen Massen-E-Mail erreichen will, sollte sich deren Namen und E-Mail-Adresse im Programm Adressbuch notieren und dann damit eine Gruppe bilden. Wenn für eine Person mehrere E-Mail-Adressen eingetragen sind, empfehlen wir die Gruppe auszuwählen und mit dem Befehl "Bearbeiten > Verteilerliste bearbeiten" ein Zusatzfenster zu öffnen. Dort zeigt Adressbuch an, welche E-Mail-Adresse für Massen-E-Mails verwendet wird.

Sind im Adressbuch alle Daten korrekt, setzt man für die Massen-E-Mail einfach den Namen der Gruppe in das Feld "Blindkopie" ein. Mail holt sich die E-Mail-Adressen automatisch aus dem Adressbuch.

Doch einen Zwang zur Datenerfassung im Adressbuch gibt es nicht. Für Mail genügt es, wenn man die E-Mail-Adressen als Text (jede auf einer Zeile oder mit Komma getrennt) in das Feld "Blindkopie" kopiert. Sprich: Stehen die Adressen beispielsweise in der Spalte einer Tabelle in Excel, wählt man die Spalte aus (ohne Kopf- und Fußzeilen) und kopiert die Daten ("Bearbeiten > Kopieren" oder "Befehlstaste-C"). In Mail fügt man diese Daten direkt in das Feld "Blindkopie" ein und dann steht dem Versand nichts mehr im Wege.

Achtung: Dieser Trick funktioniert nur, wenn die E-Mail-Adressen alleine in den ausgewählten Zellen stehen. Zur Sicherheit sollte man vor dem Kopieren in den Einstellungen von Excel ("Excel > Einstellungen") unter "Autokorrektur" die Option "Internet- und Netzwerkpfade durch Links ersetzen" ausschalten.

E-Mail-Adressen lassen sich ohne Probleme auch aus den Programmen Bento und Filemaker kopieren und in Mail einsetzen.

Tipp: Bei manchen Firmen gibt es Obergrenzen für den Versand von E-Mails; T-Online zum Beispiel akzeptiert von einem Benutzer nur maximal 100 Nachrichten pro Tag und maximal 1000 Nachrichten pro Monat. Vor dem Massenversand von E-Mails sollte man solche Beschränkungen mit dem Kundendienst des E-Mail-Anbieters klären.