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Office 2016 in der Praxis - Teil 1: Kauftipps & Installation

21.08.2015 | 11:00 Uhr |

Microsofts neues Office 2016 ist da. Zeit für einen ausführlichen Workshop zum neuen Officepaket. Teil 1: Kauftipps & Installation

Office 2016 für den Mac ist da, sogar erste Updates sind schon erschienen. Der Umstieg ist aber nicht frei von Hürden. Im ersten Teil unseres Workshops geben wir Tipps zu Kauf und Installation und zeigen, welche Probleme beim Umstieg auftreten können. In den nächsten Folgen gehen wir auf die einzelnen Programme Word, Excel und Power Point ein.

Welche Version soll man kaufen?

Office 2016 kann man aktuell nur im Rahmen eines Office 365-Abo erwerben - gegen eine Monats- oder Jahresgebühr. Die Version Home Personal ist für die meisten Anwender sicherlich ausreichend. Diese für Heimanwender günstigste Version des Abos ist auf einen Mac und ein Tablet begrenzt und kostet 69 Euro im Jahr oder verhältnismäßig teure 7 Euro im Monat. Für 99 Euro im Jahr ist Office 365 Home zu haben, das Installationen auf bis zu fünf Geräten erlaubt. Übrigens kann man als Abonnent auch Office 2011 benutzen - Office 2016 setzt OS X 10.10 voraus, während Office 2011 ab OS X 10.6 läuft. Ab September soll es Office 2016 als Dauerlizenz  geben. Nutzer dieser uneingeschränkt laufenden Version verzichten jedoch auf neue Funktionen, die Microsoft bei den Abo-Versionen kontinuierlich ergänzen will. Zusätzlich gibt es eine Reihe an Unternehmensversionen. Größter Unterschied sind Funktionen für Arbeitsgruppen wie das zugekaufte Yammer. Ebenfalls erhältlich sind Studenten-Abos und Non-Profit-Unternehmen.

Im Abo enthalten sind die iOS-Versionen von Office, Office für Android, sowie die Windows-Versionen für Desktop und Windows-Tablet. Ein Terabyte Webspeicher und 60 Minuten Skype pro Monat gehören ebenfalls dazu. Unter Windows ist Office noch auf dem Versionsstand 2013, bietet dafür aber die nicht für den Mac verfügbaren Programme Publisher (Layout) und Access (Datenbanken-Management). Tipp: Der Microsoft-Store ist nicht der einzige Anbieter: Man kann im Einzelhandel einen günstigen Lizenzcode für eine Jahreslizenz erwerben. So gibt es im Web beispielsweise eine Jahreslizenz Office 365 Personal schon ab 30 Euro. Die Lizenzen sind für Mac und PC identisch.

Hinweis : Für PC-Anwender gibt es Versionen für 32-Bit und 64-Bit, Mac-Anwender müssen mit einer 32-Bit-Ausgabe Vorlieb nehmen. Ein Nachteil ist dies für Anwender, die mit riesigen Datenmengen arbeiten, im Gegenzug bietet die 32-Bit-Version bessere Kompatibilität mit Add-ins und Anwendungen.

Über „Installieren“ lädt man ein Download-Paket der Größe 1,16 GB auf den Rechner, das die Apps Excel, One Note, Outlook, Power Point und Word enthält. Benötigt man nur einzelne Programme, muss man nicht benötigte Programme nach der Installation  manuell löschen. Wie bei der Vorversion kümmert sich das Tool Microsoft AutoUpdate um die Aktualität der Software.

Tipps zur Anpassung der Oberfläche

Nur zwei Designs stehen zur Wahl, die man über die Voreinstellung „Allgemein“ auswählt: „Farbig“ und „Klassisch“. Leider gilt diese Einstellung immer für alle Bestandteile des Office-Pakets, man kann also nicht das farbige Design für Word und das klassische für Excel wählen. Auffälligste Neuerung von Office 2016 ist aber das Menüband, auch Ribbon genannt. Es ist komfortabel, nimmt aber viel Platz ein. Über einen kleinen Pfeil auf der rechten Seite kann man es aber schnell ausblenden - oder man merkt sich die

Tastenkombination „Befehlstaste/Wahltaste/R“. Die Funktionen entsprechen dem Menüband von 2011 sind aber neu angeordnet. Ganz ohne Suchen wird man nach dem Umstieg nicht auskommen. Vorteile gegenüber der Vorversion sehen wir im Direktvergleich wenige, künftig soll auf allen Plattformen das Aussehen identisch sein - sowohl auf Mac, PC, iPad oder gar Android-Handy. Einige der Optionen sind vom Kontext abhängig. So sieht man in Word 2016 beispielsweise die Funktionsleiste Tabellen nur noch dann, wenn man im Dokument eine Tabelle bearbeitet. Als Standard sind außerdem die Entwicklertools nicht mit aufgelistet. Diese Registerkarte muss man über die Systemeinstellung „Ansicht“ eigens aktivieren.

Die Tastenkombination sind jetzt bei Mac- und PC-Version identisch - man muss eine Datei jetzt mit dem Befehl „Control/S“ speichern. Das Speichern mit „Befehl/S“ funktioniert ebenfalls noch. Das ist vor allem für Umsteiger von der Windows-Plattform praktisch, aber auch für Anwender, die abwechselnd an Mac und PC arbeiten. Allerdings funktionieren auf dem Mac nicht alle Office-Tastenbefehle: Manche Tastenbefehle sind nämlich bereits von Funktionen des Systems belegt.

Cloud oder No-Cloud

One Drive ist bei Office 2016 der Standardspeicherort für Dokumente. Öffnet man ein Programm, zeigt das Tool deshalb auch den Webordner des Microsoft-Dienstes. Automatisch wird außerdem der Dokumentkatalog beim Programmstart angezeigt. Will man beim Programmstart lieber ein neues Dokument öffnen, kann man dies unter der Systemeinstellung „Allgemein“ ändern. Dazu entfernt man das Häkchen vor „Word-Dokumentkatalog beim Starten von Word anzeigen“.

Möchte man auf Cloud-Anbindung und One-Drive-Synchronisierung verzichten, kann man sich einfach abmelden. Man hat dann bei der Arbeit nur noch lokale Ordner vor sich. Das behebt übrigens auch ein anderes Ärgernis. Öffnet man als angemeldeter Nutzer eine lokale Datei, gibt es beim Wechsel zu den lokalen Dateien im Finder immer einen kleinen Umschalt-Effekt. Arbeitet man nur mit Dateien auf der Mac-Festplatte, finden wir das auf Dauer etwas lästig.

Office 2016 für den Mac ist da

Autosave nur für Cloud-Dokumente

Ungewöhnlich für ein aktuelles Mac-Programm ist die fehlende Unterstützung für die Versionierung durch das System - bei lokalen Dateien. Man muss also wieder daran denken, sein Dokument regelmäßig zu sichern, sie werden nicht automatisch gesichert. Bearbeitet man eine auf dem Mac gespeicherte Datei, kann man keine alte Dateiversion aufrufen oder die Versionen auflisten. Offenbar geht Microsoft davon aus, dass man seine Dokumente nur noch in der Cloud aufbewahrt. Die Funktion „Datei/Wiederherstellen“ funktioniert nur bei Online-Dokumenten, die man per One Drive oder Sharepoint verwaltet. Die Versionen kann man dann über eine Webseite auflisten und auswählen.

Probleme mit Schriften und Schriftglättung

Vor allem bei Excel fällt es auf: Anscheinend ist die Textdarstellung auf Retina-Displays optimiert. Vor allem kleine Schrift wirkt bei unserem Standard-Display mit der Auflösung 1920x1080 überraschend unscharf und pixelig. Bei Word stellen wir ebenfalls seltsame Glättungsfehler fest, vor allem im Entwurfsmodus und je nach Zoom-Stufe. Bei Word kann man unter „Ansicht“ die Option „Drucklayout“ aktivieren. Offensichtlich wird dann eine hochwertigere Schriftglättung verwendet. Bei Excel führt die Ansicht Seitenlayout ebenfalls zu besserer Darstellungsqualität, allerdings ist dieser Modus nicht für große Tabellen geeignet. Verbessern können wir die Textdarstellung bei Excel durch Deaktivieren der „LCD-Schriftglättung“ unter der Systemeinstellung „Allgemein“ - diese Einstellung gilt dann aber leider für alle Programme auf dem Mac.

Aber auch einige Fonts machen Ärger, berichten Anwender: Manche Schriften werden offenbar ungewollt fett oder kursiv dargestellt. In unserem Test wird beispielsweise die Schrift „Lato“ immer fett dargestellt. In diesen Fällen hilft es nur, zu einer anderen Schrift zu wechseln. Vor allem bei Anwendern in Firmen, die eine unternehmenseigene Schrift verwenden, ist das ärgerlich. Bleibt zu hoffen, dass Microsoft diesen Fehler bald durch ein Udpate behebt.

Dateien freigeben

Eine wichtige Neuerung von Office 2016 ist eine Freigabe-Option. Über einen Button am rechten Fensterrand kann man ein Dokument freigeben, einen Link zur Datei als E-Mail versenden und Personen einladen. Das funktioniert allerdings nur mit Cloud-Dokumenten, die man mit Microsofts One Drive verwaltet. Nicht mit lokalen Dateien oder gar iCloud. Auf dem Mac gespeicherte Dateien kann man über die Option „Anlage versenden“ als Datei oder PDF versenden - ebenfalls aber nur per E-Mail.

Baustellen VBA und Apple Script

Ärger bei jedem Update scheint es mit VBA-Makros zu geben. Wie erste Anwender berichten, macht VBA in Office 2016 noch einen unfertigen Eindruck. Sogar die alte Version 2011 scheint laut Nutzern die stabilere VBA-Unterstützung zu bieten. Kommende Updates sollen dies aber beheben, für wichtige Dokumente sollte man weiter Office 2011 nutzen. Automator-Plug-ins wie für die alte Business-Version gibt es offenbar ebenfalls nicht mehr. Das Skript-Menü fehlt ebenfalls, als Alternative kann man aber Automator einbinden .

Office 2016 in der Praxis - Teil 2: Word 2016

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