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Office 2016 in der Praxis - Teil 3: Excel 2016

04.09.2015 | 13:03 Uhr |

Des Buchhalters Traum Excel 2016 für OS X - Beim Design gibt es keine Unterschiede zu Windows mehr, aber bei den Funktionen.

Es war eines der ersten Programme: Excel gibt es seit dem Jahr 1985 für den Mac und damit weit länger als für PCs. Millionen von Büroanwendern, Selbstständigen und Wissenschaftlern dient es als das hauptsächliche Programm für ihre Arbeit. Open Office und Apples Numbers konnten gegen die Vorherrschaft wenig ausrichten, das Dateiformat XLS ist quasi zum Standard geworden - und wird daher auch von der Konkurrenz unterstützt.

Aber auch wenn viele andere Tabellenkalkulationen Excel-Dateien prinzipiell lesen und schreiben können, bei häufigem Datenaustausch ist eine aktuelle Version von Excel einfach die sicherste Lösung. Hoffnung vieler Mac-Nutzer war bei Einführung von Excel 2016, endlich einen Gleichstand mit den Windows-Versionen zu erreichen - hatte doch Excel 2011 gegenüber dem aktuellen Excel 2013 für PC einige Funktionslücken.

In unserem Testl müssen wir deshalb Excel 2016 eigentlich aus zwei Perspektiven bewerten, der von umstiegswilligen PC- und langjährigen Mac-Nutzern: Ist das Upgrade von Excel 2011 empfehlenswert und kann die neue Mac-Version mit der PC-Version mithalten ? Und sind die Fassungen von Excel 2016 für Mac und Windows wirklich identisch? Für die Oberfläche mag das zutreffen, der Funktionsumfang weicht dagegen deutlich ab.

Neue Oberfläche

Wie bei Word und Power Point erfordert auch bei Excel die neue Oberfläche etwas Umgewöhnung. Hauptziel von Microsoft war es, eine plattformübergreifend einheitliche Umgebung zu bieten. Auf Mac-Funktionen wie Schwebepaletten mit Formeln und Medienbrowser muss der Mac-Anwender deshalb verzichten. Komplett überarbeitet ist wie bei allen Office-Programmen das Menüband im minimalistischen Flat-Design, Tastenbefehle und Menüleisten sind dagegen fast identisch.

Das Design kann man mögen oder hassen, ändern kann man es nicht - in der aktuellen Version kann leider nicht einmal das Menüband. Ungewohnt finden wir, dass man über die Palette „Einfügen“ nicht nur Tabellen, Bild und Diagramme ergänzt, sondern auch Links und Kommentare. Etwas verändert hat Microsoft den Datei-Öffnen-Dialog. Wählt man statt dem Online-Modus „Auf meinem Mac“ kann man auf alle lokal gespeicherten Dateien zugreifen. Ein weiterer Unterschied: Bei Excel 2011 konnte man im Auswahlfenster die Anzeige auf bestimmte Dateiarten begrenzen. Bei der neuen Version ist dies nicht mehr möglich. Wie bei Word und Office ist One Drive als Standardordner festgelegt. Gerade bei großen Excel-Tabellen kann Upload und Download der Datei allerdings etwas dauern. Dafür stehen die Dokumente dann auch anderen Anwendern zur Verfügung und man kann eine Tabelle nahtlos am iPad weiter bearbeiten. Die iOS-Version von Excel ist im Abo schließlich mit enthalten. Möchte man auf die Cloud-Anbindung verzichten, kann man sich von seinem Microsoft-Konto abmelden. Dazu wählt man in der Menüleiste des Programms „Excel/Abmelden“. Wie bei den anderen Office-Versionen verzichtet man dann allerdings auch auf eine Versionsverwaltung. Nur bei Cloud-Dokumenten kann man über „Datei/Wiederherstellen“ auf alte Dokumentversionen zugreifen.

Neue Funktionen

Vor allem das Register Formeln hat Microsoft verbessert. Es gibt jetzt eigene Schaltflächen für die zuletzt verwendeten Formeln und man kann über einen Knopf Formeln aus den wichtigsten Kategorien auswählen. Die drei ersten und wohl beliebtesten Bereiche sind übrigens "Finanzmathematik", "Logisch" und "Text". Eine schöne Verbesserung ist der neue Formel-Generator. Dieser erinnert uns optisch stark an die Version von Numbers und erläutert jede Funktion ausführlich. Das Erstellen neuer Formeln ist dadurch deutlich einfacher, was viele Einsteiger freuen wird. Sehr gut gefällt uns auch die Funktion „Empfohlene Diagramme“. Wählt man Daten in einem Dokument aus, klickt man auf den gleichnamigen Button und erhält eine Vorschau mehrerer Diagramme eingeblendet. Dabei wählt die Funktion automatisch geeignete Diagrammtypen aus.

Leider muss der Mac-Anwender auf einige neue Diagrammtypen verzichten, die der PC-Version vorbehalten bleiben. Mehr Übersichtlichkeit garantiert ebenso die neue Funktion Datenschnitte, eine komfortable Option für das Filtern von Daten. Im Unterschied zu Excel 2013 oder 14 ist diese Funktion allerdings auf Pivot-Tabellen begrenzt. Excel 2011 kann übrigens Dokumente mit dieser Funktion nicht öffnen. Pluspunkt der neuen Version ist die verbesserte Unterstützung von Gruppenarbeit. Über eine bequeme Sharingfunktion kann man Dokumente freigeben und gemeinsam bearbeiten. Die Kommentarfunktion ist allerdings simpler als die von Word und Powerpoint. Außerdem muss man für die Gruppen-Bearbeitung von Dokumenten diese eigens freigeben, sonst sind offene Dokumente für andere Nutzer automatisch gesperrt. Einen Vorteil hat die Mac-Version gegenüber der PC-Version: Direkter Zugriff auf Filemakerdatenbanken ist möglich. Auch ein ODBC-Treiber ist jetzt erstmals integriert, den man über „Neue Datebankabfrage/SQL Server ODBC“ aufruft. Wie bei der Vorversion stehen alternative ODBC-Treiber zur Verfügung, die man über eine Microsoft-Webseite aufrufen und installieren kann. Diese Treiber stammen von Open Link, Actual Technologies und Simba.

Funktions-Gleichstand mit der PC-Version?

Excel ist aus dem Büroalltag kaum wegzudenken, die Einsatzgebiete sind weit gestreut. Manche nutzen es, um kleine Berechnungen durchzuführen, andere für statistische Auswertungen riesiger Datenmengen. Zumindest Letztere waren deshalb enttäuscht, dass Excel für den Mac nur als 32-Bit-Version erscheint - unter Windows gibt es eine 64-Bit-Version mit nahezu unbeschränkter Arbeitsspeicherzuteilung. Diese Limitierung wird auf den Mac aber wohl nur wenige Anwender abschrecken.

Ein altes Problem für Mac-Anwender ist der Datenaustausch mit Windows-Anwendern. Grund ist meist die fehlende Funktionsgleichheit der beiden Programmversionen. Probleme beim Datentausch verursacht nämlich meist die abweichende Funktionalität: Kann doch eine Berechnung nicht durchgeführt werden, wenn die Mac-Version die Makros der Windows-Version nicht unterstützt. Vergleicht man Excel 2016 mit Excel 2013 auf dem PC, gibt es glücklicherweise nur noch wenig Unterschiede. Diskrepanzen betreffen eher die Bedienung als die entstehenden Dokumente, was sich nicht auf den Datenaustausch auswirkt. Verzichten muss der Macianer leider auf Komfortfunktionen wie die so genannte Blitzvorschau beim Ausfüllen von Daten, das Überwachungsfenster und die Auswertungsfunktion für Formeln. Auch das kommende Excel 2016 für den PC bietet wieder mehr Funktionen als die Mac-Version: So fehlen etwa in der Mac-Version von 2016 viele Werkzeuge für den Aufgabenbereich Business Analytics. In die PC-Version hat Microsoft Power Query integriert und bietet so beispielsweise die direkte Abfrage von Dynamics CRM, Salesforce oder HDFS. Problematischer sind dagegen nicht unterstützte Funktionen wie Tabellendatenschnitte und PivotCharts oder Zeitachsenfilter. Wichtig ist auch die Unterstützung der verwendeten Formelfunktionen: Fast alle Funktionen der Windows-Version Excel 2013 sind enthalten, bis auf WEBSERVICE, FILTERXML und ENCODEURL. Größter Unterschied betrifft aber die Unterstützung von Visual Basic. Man kann Makros ausführen und erstellen, aber nur sehr begrenzt. Es gibt einen stark vereinfachten Editor und die Unterstützung von Makros ist limitiert. So beschränkt etwa bei Excel 2016 die neue Sandbox-Funktion den Dateizugriff. Arbeitet man viel mit Makros, ist deshalb Excel 2011 aktuell die bessere Wahl. Microsoft verspricht zwar, die Kompatibilität mit bestehenden Makros zu erhalten und die Funktionalität zu verbessern. Langfristig setzt Microsoft auf ein neues webbasiertes Add-in-Modell, das plattformunabhängig funktionieren soll. Für die Entwicklung von Makros wird ausdrücklich die Windows-Version empfohlen , manche Makros müssen für die Mac-Version außerdem angepasst werden.

Performance und Schriftdarstellung

Eigentlich hat ja die Performance wenig mit der Schriftdarstellung zu tun, im Falle von Excel 2016 ist dies aber anders: Wie im ersten Teil dieser Serie beschrieben , beschweren sich manche Excel-Anwender über eine schlechte Schriftdarstellung. Excel nutzt eine neue Textengine und ist erstmals für Retina-Displays optimiert. Probleme treten aber offensichtlich bei Monitoren mit niedriger Auflösung auf. Bestätigen können wir Darstellungsprobleme bei einem 23-Zoll-Monitor mit der Auflösung 1920x1080 bzw. 96 ppi. Besonders bei Arial mit 10pt ist die Schrift sehr pixelig und unschärfer als bei Excel 2011. Arbeitet man mit großen Tabellen, ist dies äußerst lästig. Dieses Darstellungsproblem tritt aber bei den meisten iMac- und Macbook-Bildschirmen nicht auf und ist von Schrift und Zoom-Stufe abhängig. So können wir die Schriftdarstellung mit Wahl einer bestimmten Zoomstufe wie 150 oder 200 Prozent deutlich verbessern, bei 140 Prozent ist die Glättung dagegen schlechter. Im Modus „Seitenlayout“ ist die Textdarstellung ebenfalls deutlich besser. Abhilfe schafft außerdem das Deaktivieren der Schriftglättung unter der Systemeinstellung „Allgemein“. Dann sind allerdings auch alle anderen Programme betroffen. Das Schriftmenü ist zugleich die einzige Funktion mit miserabler Performance. Insgesamt bietet Excel eine hervorragende Performance, außer man will die Schrift ändern. Klickt man auf das Schrift-Auswahlmenü, dauert es in unserem Test mehrere Sekunden, bis man eine neue Schrift auswählen kann. Wir hoffen, dass Microsoft diese Fehler bald behebt.

(Nachtrag vom 11.11.2015: Das Update auf Version 15.16 verbessert die Schriftdarstellung und behebt die genannten Glättungsprobleme)

Empfehlung

Allgemein nimmt Excel 2016 den Anwender mehr an die Hand und bietet Einsteigern eine komfortablere Oberfläche. Das neue Formel-Werkzeug ist eine echte Verbesserung und auch das Erstellen von Diagrammen ist einfacher. Arbeitet man viel mit Makros oder besitzt einen Bildschirm mit niedriger Auflösung, sollte man bei Excel 2011 bleiben. Excel 2016 ist eine erstklassige und solide Tabellenkalkulation, im Vergleich zur Vorversion macht es auf uns aber noch keinen ausgereiften Eindruck. Als Schulnote vergeben wir deshalb eine glatte „Zwei“.

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