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PDF und Vorschau in OS X

28.02.2013 | 10:00 Uhr |

PDF und OS X, das passt. Aufmerksame Benutzer werden schon festgestellt haben: Überall im System gibt es eine gute Integration, Anwendungen können „einfach so“ jedes Format als PDF sichern und verschicken. Doch dahinter verbirgt sich noch mehr.

Apples PDF-Integration in OS X ist vorbildlich. Doch warum ist das so? Apple verwendet in OS-X die sogenannte „Quartz“ - Technologie. „Quartz“ liegt als eine Schicht über dem Kernel (Darwin) und ist für das Darstellen von 2D-Objekten zuständig.

Was ist so besonders daran? Der Vorgänger von Quartz war „QuickDraw“ (wurde im klassischen Mac-OS verwendet), das dort genutzte Datenformat war „PICT“. Quartz verwendet als natives Dateiformat PDF. Richtig gelesen: Zum Darstellen von allen 2D-Objekten wird grundsätzlich das PDF-Format benutzt.

Dieses beschreibt, wie Texte und Bilder dargestellt und gedruckt werden müssen. Weil Quartz so tief im System verankert ist, brauchen Software-Entwickler keine externen Anwendungen. Alles, was sie zur PDF-Betrachtung und -Erstellung benötigen, ist bereits in OS X integriert.

Für wissensdurstige Leser: Quartz verwendet aktuell die PDF-Versionen 1.3 und 1.4. Adobe nutzt bereits den neuesten Standard 1.7. Apple hat hier seinen eigenen „PDF-Standard“.

Genug der Vorgeschichte: Wenn Apple schon eine so tiefe PDF-Integration liefert, dann muss das natürlich auch ausgenutzt werden. Im folgenden Artikel will ich Ihnen, liebe Leser, zeigen, wie Sie quer durch das System optimal mit dem Format PDF arbeiten.

Die erste Anlaufstelle ist die App „Vorschau“. Sie ist standardmäßig in OS X installiert und übernimmt auch automatisch das Anzeigen von PDF-Dokumenten.

Die Vorschau kann seit Mountain Lion (OS X 10.8) auch Formulare digital signieren:

Dazu öffnen Sie mit einem Klick auf das umrahmte Stiftsymbol die Bearbeitungsleiste und wählen das unterstrichene „S“ aus:

Mit Vorschau ist es ein Leichtes, Signaturen für PDF-Dokumente zu erstellen.
Vergrößern Mit Vorschau ist es ein Leichtes, Signaturen für PDF-Dokumente zu erstellen.

Halten Sie jetzt eine Unterschrift (auf einem Blatt Papier) vor die Kamera. Wenn Sie die richtige Position gefunden haben, klicken Sie auf „akzeptieren“ – und schon haben Sie das Formular unterschrieben.

Hinter der Bearbeitungsleiste versteckt sich aber nicht nur eine digitale Unterschrift. Dokumente können markiert und Notizen hinzugefügt werden.

Mithilfe des „Textauswahl“-Symbols  lassen sich Textstellen markieren. Anschließend können Sie die gewünschte Stelle unter- oder durchstreichen und/oder farbig markieren:

Mit Vorschau können Sie ohne Weiteres auch Textstellen farblich hervorheben.
Vergrößern Mit Vorschau können Sie ohne Weiteres auch Textstellen farblich hervorheben.

Der Mac ist so bestens für den Einsatz im Beruf und in der Schule geeignet. Protokolle, Bücher oder eigene Notizen sind in Windeseile markiert und bearbeitet.

Aber mit Markierungen alleine ist es oft nicht getan. Mit Notizen lassen sich kleinere Texte zu bestimmten Abschnitten schreiben. Eine Notiz ist einfach hinzugefügt:

Ein Klick auf das Notizsymbol, ein zweiter an die gewünschte Stelle – und schon öffnet sich ein freies Textfeld:

Auch auf das Platzieren von freien Notizfeldern versteht sich Apples PDF-Tool Vorschau.
Vergrößern Auch auf das Platzieren von freien Notizfeldern versteht sich Apples PDF-Tool Vorschau.

Alle Notizen können via Darstellungsmenü in der Seitenleiste gesammelt angezeigt werden:

Damit die Übersicht nicht verloren geht ...
Vergrößern Damit die Übersicht nicht verloren geht ...

Haben Sie zwei oder mehrere PDF-Dateien und wollen diese zu einer einzigen zusammenfügen, benötigen Sie weder Adobe Reader noch sonstige Dritthersteller-Anwendungen dafür.

... können die angelegten Notizen in der Seitenleiste gesammelt werden.
Vergrößern ... können die angelegten Notizen in der Seitenleiste gesammelt werden.

Öffnen Sie das PDF-Dokument, welchem weitere PDFs angehängt werden sollen. Danach muss die „Miniaturen“-Seitenleiste geöffnet werden:

In der Miniaturen-Ansicht können dem PDF weitere Seiten hinzugefügt werden.
Vergrößern In der Miniaturen-Ansicht können dem PDF weitere Seiten hinzugefügt werden.

Jetzt lässt sich das gewünschte PDF einfach in diese Leiste auf das erste Dokument ziehen. Sie erkennen die richtige Position daran, dass ein „Plus-Symbol“ erscheint:

Wie an vielen anderen Stellen im System gilt auch hier: Drag and Drop ist der einfachste Weg zum Hinzufügen.
Vergrößern Wie an vielen anderen Stellen im System gilt auch hier: Drag and Drop ist der einfachste Weg zum Hinzufügen.

Anschließend ist es möglich, die Seite per Halten & Ziehen mit der Maustaste zu verschieben und so die Seitenreihenfolge  zu ändern.

Ein weiteres Anwendungsgebiet ist das Ausfüllen von PDF-Formularen. Mit „Vorschau“ können Sie ganz leicht selbst erstellte Formulare vor weiterer Bearbeitung schützen lassen.

Wenn Sie das Formular geöffnet haben, kann über die Pfeiltaste neben dem Dokumenttitel ein Menü aufgerufen werden. In diesem befindet sich der Eintrag „Schützen“. Klicken Sie darauf, und Ihr Formular ist vor der Bearbeitung durch Dritte gesichert:

Um das Dokument vor Veränderungen durch Dritte zu schützen, können SIe einen Schreibschutz hinzufügen.
Vergrößern Um das Dokument vor Veränderungen durch Dritte zu schützen, können SIe einen Schreibschutz hinzufügen.

Sie sehen, mit PDFs können Sie schnell und effizient arbeiten. Doch was ist, wenn Sie Bilder, Dokumente oder andere Dateiformate vorfinden?

Wie oben bereits angesprochen: Überall im System greifen die „Quartz-Schnittstellen“.

Angefangen mit der App „Vorschau“: Über den „Exportieren“-Menüeintrag wandeln Sie jede beliebige Datei sofort in ein PDF-Dokument um:

Per Export-Befehl können Sie unter OS X beinahe alles als PDF-File speichern.
Vergrößern Per Export-Befehl können Sie unter OS X beinahe alles als PDF-File speichern.

Öffnen Sie also eine Bilddatei mit „Vorschau“, um dann via "Ablage > Exportieren..." diese als PDF-Datei zu sichern.

Wir haben bis jetzt gelernt, mit „fertigen“ Dateiformaten umzugehen und diese ins PDF-Format umzuwandeln. Doch wie sieht es mit selbst erstellten Dateien aus? Vor allem OS-X-Anwender müssen mit einer Vielzahl von Windows-Nutzern kommunizieren. Hauseigene Apple-Formate kennt Windows nicht, PDF ist hierbei also immer eine gute Wahl.

Das Highlight: Wenn Sie ein Dokument via Pages anfertigen, müssen Sie nichts weiter tun. Mit einem Klick ist die Datei ins PDF-Format umgewandelt und bereits an eine E-Mail angehängt.

Über den Menüeintrag „Bereitstellen“ können Sie in Pages, Numbers und Keynote das angefertigte Dokument direkt als PDF-Anhang in einer E-Mail versenden:

Wollen Sie erstellte PDF-Dateien direkt per Mail versenden, nutzen Sie den "Bereitstellen"-Befehl.
Vergrößern Wollen Sie erstellte PDF-Dateien direkt per Mail versenden, nutzen Sie den "Bereitstellen"-Befehl.

Es öffnet sich auch gleich das passende Nachrichtenfenster in Ihrem Standard-E-Mail-Programm:

Schon öffnet sich eine Mail mit dem entsprechenden PDF im Anhang.
Vergrößern Schon öffnet sich eine Mail mit dem entsprechenden PDF im Anhang.

Auch Dritthersteller nutzen diese Schnittstellen, und so finden sich meist die gleichen Funktionen in verschiedenen Programmen wieder.

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