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Produktiv Arbeiten mit Apple Mail

06.07.2015 | 08:49 Uhr |

Verbesserungen in der Mail-App erlauben es, vor allem Anhänge noch komfortabler zu verwalten. Mit dem richtigen Workflow wird Mail zur Arbeitsumgebung.

Angeblich lenkt selbst eine kurze Mail bei der Arbeit derart ab, dass man eine Viertelstunde braucht, um wieder zum Ausgangspunkt seiner Tätigkeit zurückzukehren. Den Mail-Client ausgeschaltet zu lassen, ist aber keine Option. Um produktiv arbeiten zu können und von Mails nicht gestört zu werden, empfiehlt sich das Anpassen der Arbeitsumgebung an die eigenen Wünsche. Wenn Sie unsere Tipps beherzigen, wird Mail zu einem Werkzeug ohne großes Störpotenzial.

01 Symbolleiste anpassen

Per Rechtsklick auf die Symbolleiste lässt sich diese um beliebige Symbole erweitern. Sie ersparen den mühseligen Umweg über Untermenüs. Eine angepasste Symbolleiste verringert Bearbeitungszeit und hebt den Spaß im Umgang mit Mail.
Vergrößern Per Rechtsklick auf die Symbolleiste lässt sich diese um beliebige Symbole erweitern. Sie ersparen den mühseligen Umweg über Untermenüs. Eine angepasste Symbolleiste verringert Bearbeitungszeit und hebt den Spaß im Umgang mit Mail.

Keine Zeit in Menüs verschwenden – schnelle Klicks auf das Fenster
Schon das Programmfenster von Mail lässt sich optimieren. So öffnet etwa ein Rechtsklick auf die Symbolleiste ein Kontextmenü. Nach dem Auswählen der Option „Symbolleiste anpassen …“ lassen sich verschiedene Schaltflächen per Drag-and-drop im oberen Teil des Mail-Fensters platzieren. Dort sollten Sie also diejenigen hinlegen, die sie oft benötigen – und Mauswege in die Menüs ersparen. Wichtige Funktionen sind „Archivieren“, „Bewegen“, und „Zugehörige E-Mails einblenden“. Das Navigieren durch Untermenüs entfällt dadurch, und spart wertvolle Zeit. Neben Symbolen gibt es auch die Felder „Zwischenraum“ und „Flexibler Zwischenraum“. Diese schaffen Platz und ermöglichen eine unsichtbare Trennung zwischen einzelnen Symbolgruppen – Verklicken wird unwahrscheinlicher.

02 Postfächer erstellen

Über das Pluszeichen erstellt man eigene Postfächer. Wählt man „iCloud“ (oder den zugehörigen Anbieter der E-Mail-Adresse) aus, so erscheint der erstellte Ordner auch auf anderen Geräten. IMAP macht es möglich.
Vergrößern Über das Pluszeichen erstellt man eigene Postfächer. Wählt man „iCloud“ (oder den zugehörigen Anbieter der E-Mail-Adresse) aus, so erscheint der erstellte Ordner auch auf anderen Geräten. IMAP macht es möglich.

Nachrichten thematisch gruppieren
Das Erstellen eigener Ordner bringt Ordnung in den E-Mail-Verkehr. Ab Werk stattet jeder Anbieter den Nutzer mit den Standardpostfächern wie Eingang, Gesendet und Archiv aus. Ein Klick auf das Plus im linken unteren Eck von Mail erlaubt das Erstellen eines „Neues Postfachs“. Dies führt zu einer besseren Struktur. Verschieben Sie konsequent die zu einem Projekt gehörenden E-Mails in den entsprechenden Ordner, erleichtert das später die Suche nach relevanten Informationen enorm. Bietet der Provider das Postfach im Format IMAP an, was das Synchronisieren von Ordnern und E-Mails auf mehreren Geräten erlaubt, erscheinen die neu angelegten Ordner auch auf Smartphones und auf der Weboberfläche des Anbieters selbst. IMAP ist Standard bei den meisten Anbietern, auch Apple, Google und Yahoo arbeiten damit.

Postfächer erlauben die Gruppierung von einzelnen E-Mails zu bestimmten Themen. Das Nebenprojekt „Hochzeitsplanung“ kann also einen eigenen Ordner bekommen, um dort alle relevanten Nachrichten vorzuhalten. Auch gesendete E-Mails lassen sich dort hinverschieben.

03 Automatisch weiterleiten

Mails schnell aus dem Eingang rausbekommen und schlau sortieren
Die beschriebenen Postfächer beziehungsweise Ordner lassen sich auch automatisch befüllen. Mail bietet unter „Einstellungen > Regeln“ die Möglichkeit, Aktionen für eingehende Nachrichten festzulegen. So gelangen Mails sofort in die für sie relevanten Ordner.

Regeln dienen als Verteiler eingehender Nachrichten. Designvorschläge vom Hochzeitsgestalter landen so im eigens dafür erstellten Postfach. Dies hilft beim Fokussieren auf bestimmte Themen und Projekte.
Vergrößern Regeln dienen als Verteiler eingehender Nachrichten. Designvorschläge vom Hochzeitsgestalter landen so im eigens dafür erstellten Postfach. Dies hilft beim Fokussieren auf bestimmte Themen und Projekte.

Definiert sind Regeln schnell: Die Schaltfläche „Neue Regel“ öffnet ein Aktionsfenster. Das Fenster gliedert sich in drei Teile. Die Beschreibung der angelegten Regel ist gleichzeitig auch deren Titel in der Übersicht. Legen Sie anschließend fest, ob alle Kriterien oder nur eine einzelne erfüllt sein muss, um die Aktion auszuführen. Diese veranlasst etwa, die Nachricht in einen bestimmten Ordner zu verschieben, an ein anderes Konto zu senden – oder sie gleich zu löschen. Das Pluszeichen am Ende der ersten Zeile erlaubt das Hinzufügen weiterer Kriterien. Der Aufbau ist immer gleich: Das erste Ausklappmenü legt den Teil der E-Mail fest, der überprüft werden soll. Hier bietet sich die Möglichkeit, eine Nachricht in allen Einzelteilen zu durchleuchten und bestimmte Begriffe etwa im Absender, Betreff oder Inhalt zu filtern. Das zweite Menü bezieht sich auf die Genauigkeit der Suche. Zur Auswahl stehen die Optionen „enthält“, „enthält nicht“, „beginnt“, „endet“ und „ist“. Diese Aussagen beziehen sich auf den Text im freien Eingabefeld daneben. Eine E-Mail kann also anhand des Empfängers (erstes Ausklappmenü), der den Namen Müller (Textfeld) enthält (Ausklappmenü in der Mitte) gefiltert werden. Ein weiterer Klick auf das Plussymbol lässt Verfeinerungen vornehmen. So lassen sich alle E-Mails, die an den Empfänger Müller gehen, jetzt noch auf den Inhalt überprüfen oder weitere Kriterien festlegen.

Eingehende Nachrichten lassen sich durch diese Filterung in die eigens angelegten Unterordner oder direkt in den Papierkorb verschieben. Dies legen Sie im Abschnitt „Folgende Aktionen durchführen“ fest. Während des Arbeitstages bleiben Sie so vor E-Mails verschont, die eher in die Kategorien Freizeit oder Nebenprojekte fallen. Abends am heimischen Mac können Sie sich die entsprechenden Ordner separat ansehen, während der Arbeitszeit lassen Sie sich dadurch nicht ablenken.

04 Intelligente Ordner

Häufige Suchen in der Seitenleiste immer griffbereit halten
Google hat mit Gmail als einer der ersten Anbieter das Löschen von E-Mails durch Archivieren ersetzt, mittlerweile sind bei allen Providern die Postfächer groß genug, um Mails länger aufheben zu können. Es gilt das Prinzip: Alle Nachrichten können zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal wichtig sein.

Ähnlich wie bei Regeln ist das Einstellungsfenster für intelligente Postfächer aufgebaut. Alle zugehörigen E-Mails sind anschließend mit einem Klick auf den entsprechenden Eintrag in der Seitenleiste auffindbar.
Vergrößern Ähnlich wie bei Regeln ist das Einstellungsfenster für intelligente Postfächer aufgebaut. Alle zugehörigen E-Mails sind anschließend mit einem Klick auf den entsprechenden Eintrag in der Seitenleiste auffindbar.

Wenn es Ihnen trotz Unterordnern schwer fällt, den Überblick zu behalten, ist eine funktionierende Suche der beste Weg, um einzelne Nachrichten wiederzufinden. Auch Apple hat sich dem Archivierungsgedanken angepasst. Schon seit jeher sucht die systemweite Suche Spotlight auch in Mails. Innerhalb des Mail-Programms können Sie einzelne Suchen sichern und sich in der Seitenleiste anzeigen lassen – und damit immer wieder relevante Informationen finden.

Dieses Prinzip nennt Apple „Intelligente Postfächer“. Der erste Schritt besteht auch hier darin, auf das Pluszeichen am linken unteren Rand des Programmfensters zu klicken. Nach dem Klick auf „Neues intelligentes Postfach“ öffnet sich ein kleines Fenster, das an das Menü „Regeln“ (siehe Abschnitt Automatische Weiterleitung) erinnert. Das Textfeld in der ersten Zeile enthält den Namen, der nach dem Sichern in der Seitenleiste erscheint. Die Art der Verknüpfung der erstellten Filter regelt Zeile zwei. Zur Auswahl stehen „alle“ und „eine“. Die Auswahl „alle“ beschreibt eine Und-Verknüpfung der darauf folgenden Zeilen, bei „eine“ muss nur eine einzige Regel erfüllt sein, um die E-Mail anzuzeigen.

Wie gewohnt legt das erste Ausklappmenü den Teil der E-Mail fest, der mit Hilfe des zweiten und dritten Feldes charakterisiert wird. Das Plus am Ende der Zeile fügt weitere Einträge hinzu. Die Kontrollkästchen am Ende beziehen E-Mails im Papierkorb und im Gesendet-Ordner mit ein. Ein Klick auf „OK“ speichert die Auswahl. Anschließend erscheint diese in der linken Seitenleiste unter dem Eintrag „Intelligente Postfächer“.

05 Suche mit Schlagwörtern

Integrierte Suche nutzen und Mails nach Personen sortieren
Wenn Unterordner, intelligente Postfächer oder Markierungen nicht reichen, bleibt als vierte Option noch die integrierte Suche übrig. Apple bietet hier Schlagwörter an. Beim Eingeben eines Suchbegriffs erscheint eine Liste von vorgeschlagenen Ergebnissen.

Die häufigsten Suchen fangen wohl mit einem Namen an. Beim Suchen von „Bastian Gruber“ erscheint ein Personen-Vorschlag. Wählen Sie einen dieser Vorschläge aus, erscheint ein neuer Baustein in der Suchzeile. Eine neue Suche mit anschließender Auswahl eines Vorschlags erzeugt einen neuen Baustein.

Die einzelnen Bausteine bieten noch weitere Optionen an. Bei Personen sind dies „von“, „an“ oder „Gesamte E-Mail“. Dadurch kann eine Suche sehr schnell zur gewünschten Nachricht führen. Zusätzlich erscheint unter dem Suchfeld eine Schaltfläche „Sichern“. Der Vorgang erinnert nicht nur an den zum Erstellen intelligenter Postfächer, er ist sogar fast der gleiche. Der Unterschied: Die Optionen und der Titel sind bereits ausgefüllt, und ein Klick auf „OK“ erstellt ein solches Postfach in der linken Seitenleiste.

06 VIP E-Mails

Wichtige Freunde von unwichtigen Absendern unterscheiden
Enge Freunde sollten in der Rangordnung Ihrer Mails weiter oben stehen als Newsletter einer Kaufhauskette. Auch sind solche Nachrichten vielleicht länger von Bedeutung, Apple hilft hier mit der VIP-Mail weiter. Fahren Sie in einer Mail mit der Maus über den Absendernamen, erscheint ein Pfeil, der ein Untermenü öffnet. Der Eintrag „Zu VIPs hinzufügen“ markiert den Absender als wichtige Person, in der Seitenleiste ist fortan ein prominenter neuer Ordner eingetragen.

07 E-Mails kennzeichnen

Etiketten lassen sich über einen Umweg umbenennen. Dadurch gewinnen diese an Bedeutung und sind einfacher auseinanderzuhalten. Nach dem Hinzufügen zweier unterschiedlicher Farben können Sie diese in der Seitenleiste umbenennen.
Vergrößern Etiketten lassen sich über einen Umweg umbenennen. Dadurch gewinnen diese an Bedeutung und sind einfacher auseinanderzuhalten. Nach dem Hinzufügen zweier unterschiedlicher Farben können Sie diese in der Seitenleiste umbenennen.

Mit bunten Flaggen für noch mehr Ordnung im Archiv sorgen
Sendebestätigungen, Adressen von Freunden oder Arzttermine: Viele E-Mails dienen nur noch als Referenz und erfordern keine weiteren Aktionen. Ein Ordner mit allen je gewesenen Arztterminen ist eher nutzlos – wichtige Informationen sollten dennoch nicht verloren gehen. Für solche Fälle bieten sich Etiketten an. Apple bietet diese in sieben verschiedenen Farben an. Ist einer E-Mail ein solches Etikett zugewiesen, taucht eine Flagge in der entsprechenden Farbe neben dem Betreff auf. Außerdem legt das Mail-Programm automatisch ein neues Postfach mit dem Namen „Markiert“ an. Haben Sie Ihren Mails Markierungen in mehr als einer Farbe verpasst, ist dieses Postfach aufklappbar, und Sie können einzelne Kategorien auswählen. Die Zahl im grauen Oval gibt die Anzahl der markierten E-Mails an. Ein kleiner Trick erlaubt die Umbenennung der einzelnen Flaggen. Haben Sie mindestens zwei unterschiedliche Etiketten vergeben, erscheint das bereits angesprochene Ausklappmenü unter dem Postfach „Markiert“. Nach einem Rechtsklick auf eine der Flaggen öffnet sich ein Untermenü: Die Option „Umbenennen“ ermöglicht das Vergeben eines neuen Namens für die entsprechende Farbe.

So machen Sie Yosemite noch besser

08 Anhänge bearbeiten

Anmerkungen mit Text und Bild neu in Yosemite-Mail
Apple hat in OS X 10.10 Yosemite für Mail die „Markierungen“ eingeführt, einen einfachen Weg, Anhänge mit Informationen anzureichern, ohne das Mail-Programm verlassen zu müssen. Fahren Sie mit der Maus über einen E-Mail-Anhang, erscheint ein kleiner Pfeil im rechten oberen Eck des angehängten Bildes beziehungsweise des mitgesandten PDFs. Ein Klick auf den Pfeil öffnet ein weiteres Untermenü mit dem Befehl „Markierungen“, der die neue Werkzeugleiste aufruft.

Ähnlich wie im Programm „Vorschau“ erscheint auch hier eine zusätzliche Leiste, die Werkzeuge zum Bearbeiten anbietet. Die Schaltfläche „Abbrechen“ setzt die getätigten Änderungen zurück, die Auswahl „Fertig“ daneben sichert das Bild. Das Schöne dabei: Änderungen am PDF oder am Bild werden nur innerhalb der E-Mail gesichert und haben keine Auswirkung auf die Originaldatei.

Zusätzlich zum Markieren von Bildern bietet Mail die Möglichkeit, diese in einer reduzierten Größe zu senden. Dies spart Speicherplatz und unterwegs auch wertvolle Zeit. Die Optionen sind „Klein“, „Mittel“, „Groß“ und „Originalgröße“. Hängt man mehrere Bilder an, zeigt Mail jedoch nur die Gesamtgröße der Nachricht an, getrennt voneinander lassen sich die Bilder nicht unterschiedlich verkleinern.

09 iCloud Drive nutzen

Große Anhänge über Apples Cloud-Dienst verschicken
Große Anhänge brauchen nicht nur Speicherplatz, sondern auch viel Zeit beim Empfangen und Versenden, was unterwegs lästig ist. Seit OS X 10.10 bietet Apple die Möglichkeit an, größere Anhänge über iCloud zu senden. Unter den Postfacheinstellungen (Mail > Einstellungen > Accounts > Erweitert) müssen Sie dazu das Kontrollkästchen „Große Anhänge mit Mail Drop senden“ aktivieren.

Apple prüft vor dem Senden die Maximalgröße, die der Provider des Empfängers akzeptiert und bietet beim Überschreiten die Möglichkeit, die gewünschte Datei über iCloud zu verschicken. Yosemite-Anwender erhalten den Anhang wie gehabt, Nutzer älterer Macs oder anderer Systeme bekommen einen Downloadlink, der 30 Tage lang gültig ist.

10 Produktiv mit Mail arbeiten

1. Zeitfenster
E-Mails müssen Sie anders als Telefonate nicht sofort beantworten. Zeitfenster während des Arbeitstages können helfen, sich konzentriert 10 bis 15 Minuten durch den Posteingang zu arbeiten. Morgens, mittags, abends, je nach Ihren Bedürfnissen. Auch Kollegen können sich so an die eigene Routine gewöhnen und rechnen erst gar nicht mit einer Antwort vor diesen gesetzten Zeiten. Sie selbst werden nicht durch den ständigen E-Mail-Verkehr abgelenkt und können sich in der Zeit des E-Mail-Checks voll und ganz auf die eingegangenen Nachrichten konzentrieren. Wichtig ist natürlich, dass Sie den Überblick in Ihrem Posteingang behalten.

2. Zwei-Minuten-Regel
E-Mails, die nicht länger als zwei Minuten zur Bearbeitung benötigen, sollten Sie jedoch gleich beantworten oder weiterreichen. Dem Freund für den nützlichen Link ein nettes Danke zu schreiben, kostet kaum Zeit, zudem ist die geöffnete Website schnell unter den Lesezeichen oder mit einem Später-Lesen-Service gesichert. Dafür erweist sich die Mitteilungszentrale von OS X Yosemite als praktisch, eine E-Mail können Sie schnell innerhalb der Mitteilung beantworten und müssen Ihre Arbeit nicht verlassen.

3. Aufgabenverwaltung
Ein E-Mail-Programm ist eine Anwendung zur Bearbeitung von Nachrichten. Aufgaben, Notizen oder weitere Anwendungsfälle gehören nicht dazu. Bestätigt etwa ein Restaurant Ihre Reservierung, sollte diese Nachricht sofort als Termin in den Kalender wandern. Das Anlegen einer „Warten“-Liste schafft Abhilfe, wenn sich E-Mails anstauen. Falls eine E-Mail eine Aufgabe anstößt, verschiebt oder enthält, sollten Sie das besser an ihr Aufgabensystem delegieren, etwa in die Yosemite-App Erinnerungen.

4. Intelligent Archivieren
Dank Google ist uns die Suche nach Inhalten in Fleisch und Blut übergegangen. E-Mails sind hier keine Ausnahme. Durch das konstante Archivieren sämtlicher E-Mails ist der Posteingang erst einmal leer. Intelligente Postfächer bringen alle relevanten Informationen zusammen, sie lassen sich bei Bedarf ändern und verfeinern. Feste Unterordner verhindern, dass eine Nachricht in zwei oder mehreren Postfächern auftaucht. Eine Kaufbestätigung kann beispielsweise also entweder nur im Ordner „Lieferstatus“ oder unter „Geburtstagsplanung“ auftauchen. Intelligente Ordner schaffen hier Abhilfe. Auch projektbezogene E-Mails müssen dadurch nicht dauerhaft im Posteingang verweilen.

5. Weniger ist mehr
Wagen Sie einen ersten Schritt aus dem Mail-Chaos, indem Sie den Posteingang einfach mal volllaufen lassen. Nach zwei bis drei Wochen sehen Sie sich aber jede Mail an und fragen sich, ob die jeweilige Information wirklich relevant war. Falls nicht: Zur Quelle des Übels gehen und den Newsletter oder die Benachrichtigung deaktivieren. Womöglichen entdecken Sie bei dieser Überprüfung aber auch neue Archivierungsoptionen für sich.

6. E-Mails sind Informationsquellen
Nachrichten sollten nicht als Referenz etwa auf Adressen, sondern vielmehr als Quelle angesehen werden. Arbeiten Sie an einem Projekt, extrahieren Sie die Informationen, die eine bestimmte E-Mail enthält, anstatt sie als Referenz zu halten. So kann sie im Archiv landen, ohne dass Sie wichtige Erkenntnisse etwa über die Postanschrift des Senders verlieren.

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