Automator: Word-Dokumente komprimert per Mail verschicken

Der folgende Ablauf soll bei der Zeitersparnis helfen, indem er automatisch nach aktuellen Word-Dokumenten sucht, die beispielsweise in der letzten Woche bearbeitet wurden, sie in ein Zip-Archiv verpackt und an eine neue E-Mail anhängt. Dieser Ablauf soll ebenfalls als Dienst überall verfügbar sein, deshalb wählt man "Dienst" aus dem Vorlagenfenster, bestätigt mit "Auswählen" und stellt im ersten Fenster Dienst empfängt "keine Eingabe" in "jedem Programm" ein.

Die Aktion "Finder-Objekte suchen" aus "Dateien & Ordner" durchforstet den kompletten Computer nach bestimmten Kriterien. Dazu wählt man "Computer" bei "Suchen". Im Beispiel sollen alle Word-Dokumente ausgewählt werden, die in der letzten Woche geändert wurden. Dazu wählt man "Alle" bei "der folgenden Bedingungen werden erfüllt", klickt auf das Pluszeichen und stellt "Name" "enthält" ".doc", sowie "Zuletzt geändert" und "ist diese Woche" ein (Dateien mit der Endung ".docx" werden bei dieser Anfrage ebenfalls erfasst). Das klappt natürlich auch mit anderen Dateitypen wie Bildern, Präsentationen, PDFs oder HTML-Dokumenten, indem man statt ".doc" die entsprechenden Suffixe wie ".jpg", ".ppt", ".pdf" oder ".html" verwendet.

Hat man die bisherigen Schritte erfolgreich ausgeführt, fügt man jetzt die Aktion "Archiv erstellen" aus "Dateien & Ordner" darunter ein. Unter dem Menüpunkt "Sichern unter" lässt sich ein Dateiname für das Zip-Archiv, zum Beispiel "aktuelle_dokumente" bestimmen. Die Aktion verpackt die gefundenen Dateien in ein Archiv und gibt sie als Ergebnis weiter.