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Von Outlook auf Umwegen zu Mail

02.11.2009 | 12:34 Uhr |

Unter Windows verwendet man in der Regel Microsoft Outlook als E-Mail-Software. Wer E-Mails auf einen Mac umziehen will, kann verschiedene Wege gehen – die ein Merkmal gemeinsam haben: Einfach ist der Umzug nicht

Outlook (oder die kostenlose Variante Outlook Express) speichern Nachrichten in einem eigenen Format (Dateiendung ".pst"); und kennen nur eine sehr kleine Zahl von Exportmöglichkeiten. Auch Apple Mail und Microsoft Entourage 2008 (Teil von Office 2008 für den Mac), importieren nur eine begrenzte Zahl an E-Mail-Dateiformaten. Eine Alternative kann die Übertragung mittels IMAP-Server sein; bevor man das versucht, sollte man aber mit dem IMAP-Provider die technischen Begrenzungen des Servers klären (siehe Kasten "IMAP als Mittler").

Wer eine externe Festplatte oder einem USB-Stick mit hinreichend Fassungsvermögen ausstattet, kann dann den Standardweg für den Umzug der E-Mails wählen: Alle Nachrichten am Windows-PC exportieren und auf Festplatte oder Stick speichern, dann mit Mac-OS X öffnen und in Mail oder eine andere Software importieren. Nun noch die Prüfung: Die E-Mail-Ordner sollten unter Windows und Mac-OS X ungefähr gleich viele Nachrichten enthalten. Generell nicht übertragen werden Markierungen und die Information, ob eine E-Mail gelesen oder ungelesen ist. Sprich: Alle E-Mails sind nach dem Import ungelesen und nicht markiert.

Die größten Hürden bei der Konvertierung

Windows speichert Buchstaben anders als Mac-OS X (für Profis: Zeichensatztabelle Windows ANSI statt Mac Roman), deshalb muss beim Export und Import von Zeichen immer ein Austausch stattfinden. Beim Umgang mit E-Mails kommt eine weitere Hürde hinzu: Beim Austauschformat "Mbox" werden alle Nachrichten hintereinander in der Reihenfolge des Posteingangs gespeichert. Als Gliederung dienen nur eine oder mehrere Zeilenschaltungen und eine auffälige Zeichensequenz, die "Trennzeile".

Da aber die Zeilenschaltung unter Windows anders gespeichert wird als unter Mac-OS X, scheitert die Konvertierung oft an diesen Trennungen: Typisches Zeichen dafür ist, dass nach dem Import weniger Nachrichten im Ordner stehen als beim Export, weil die Software mehrere Nachrichten zu einer zusammengefasst hat.

Drei mögliche Umzugswege

Die vermeintlich schnellste Variante für den Transport von E-Mails von Outlook (Windows) auf den Mac (Apple Mail) ist der einfache Umweg über die Software Thunderbird. Im Prinzip sollte es genügen, Thunderbird (www.mozilla.com) unter Windows zu installieren und dort die E-Mails von Outlook (oder Outlook Express) zu importieren. Anschließend kopiert man die Dateien von Thunderbird auf den Mac und startet dort dann die Importfunktion von Mail. In unseren Tests mit mehreren Datenbanken von Windows XP und auch Windows Vista zeigen sich allerdings haarsträubende Fehler: So erscheint ungefähr die Hälfte sämtlicher E-Mails sichtlich beschädigt. Die Anhänge lassen sich auf dem Mac nicht mehr sichern; außerdem hängen manchmal drei oder mehr Nachrichten aneinander (siehe vorherigen Abschnitt).

Variante 1 (kostenlos) Hilfsmittel: Thunderbird

1. Thunderbird unter Windows installieren (www.mozilla.com).

Unter Windows kann man gefahrlos die Assistenten von Thunderbird beenden.
Vergrößern Unter Windows kann man gefahrlos die Assistenten von Thunderbird beenden.

2. Alle Assistenten abbrechen, damit Thunderbird keine eigene Postfächer erstellt und keine Verbindung zum E-Mail-Server aufbaut.

Der wichtigste Schritt ist, in Thunderbird (Windows) die E-Mails von Outlook zu importieren.
Vergrößern Der wichtigste Schritt ist, in Thunderbird (Windows) die E-Mails von Outlook zu importieren.

3. In Thunderbird den Befehl "Extras > Importieren" aufrufen und dort den Import von Outlook/Outlook Express wählen.

Unter Windows speichert Thunderbird die E-Mails im versteckten Ordner "Anwendungsdaten".
Vergrößern Unter Windows speichert Thunderbird die E-Mails im versteckten Ordner "Anwendungsdaten".

4. Thunderbird speichert unter Windows alle E-Mails im unsichtbaren Ordner "Profiles", der ein Unterordner von "/Dokumente und Einstellungen/Besitzer (oder: Kurzname des Besitzers)/Anwendungsdaten/Thunderbird/" ist. Den Ordner "Profiles" kopiert man auf die externe Festplatte oder den USB-Stick. Wenn der Ordner im Explorer von Windows nicht sichtbar ist, wählt man den Befehl "Extras > Ordneroptionen", wechselt in den Bereich "Ansicht" und aktiviert in der Liste unten die Option "Versteckte Dateien und Ordner > Alle Dateien und Ordner anzeigen".

Die Funktion "Import" von Mail ist mangelhaft – Kontrolle ist immer nötig.
Vergrößern Die Funktion "Import" von Mail ist mangelhaft – Kontrolle ist immer nötig.

5. Unter Mac-OS X startet man Mail und wählt dort den Befehl "Ablage > Postfächer importieren". Anschließend aktiviert man die Option "Thunderbird", klickt auf den Knopf "Fortfahren" und wählt den Ordner "Profiles" auf der externen Festplatte aus.

6. Die Importfunktion prüft dann die Daten von Thunderbird und zeigt alle Postfächer (alias "Ordner") an, die in Windows erzeugt wurden. Fehlt ein Postfach, muss man zurück zu Windows und prüfen, ob dieses Postfach in Thunderbird existiert. Im Zweifelsfall muss man den Import in Thunderbird erneut starten.

7. In Mail wählt man dann die Ordner aus, die man importieren will. Wir empfehlen, zum ersten Test einen Ordner mit einigen wenigen (maximal 100) E-Mails auszuwählen und dann auf den Knopf "Fortfahren" zu klicken. Bei einer solch geringen Zahl sollte der Import nach wenigen Minuten abgeschlossen sein.

8. Mail speichert die E-Mails lokal und legt dafür (falls nicht vorhanden) jeweils einen Ordner unter dem Punkt "Import" an.

9. Zur Kontrolle prüft man dann die Zahl der E-Mails in diesem Ordner – Mac-OS X zeigt die Zahl oben in der Menüzeile an, Outlook links unten in der Statuszeile und Thunderbird rechts unten. Entscheidend ist die Gesamtzahl; sie sollte in allen Programmen identisch sein.

Empfehlung Der Import der Thunderbird-Dateien von Windows bringt Mail kräftig ins Schleudern; stellenweise ist die Hälfte der E-Mails beschädigt, weil die Apple-Software die Nachrichten nicht korrekt getrennt hat. Deshalb können wir diesen Weg nicht empfehlen; auch der Umweg über den Import in die Mac-Version von Thunderbird ändert daran nichts.

Variante 2 (kostenlos): Thunderbird und Eudora Mailbox Cleaner

1. Thunderbird unter Windows installieren (www.mo zilla.com).

2. Alle Assistenten abbrechen, damit Thunderbird keine eigenen Postfächer erstellt und keine Verbindung zum E-Mail-Server aufbaut.

3. In Thunderbird den Befehl "Extras > Importieren" aufrufen und dort den Import von Outlook/Outlook Express wählen.

4. Thunderbird speichert unter Windows alle E-Mails im unsichtbaren Ordner "Profiles", der ein Unterordner von "/Dokumente und Einstellungen/Besitzer (oder: Kurzname des Besitzers)/Anwendungsdaten/Thunderbird/" ist. Den Ordner "Profiles" kopiert man auf die externe Festplatte oder den USB-Stick. Wenn der Ordner im Explorer von Windows nicht sichtbar ist, wählt man den Befehl "Extras > Ordneroptionen", wechselt in den Bereich "Ansicht" und aktiviert in der Liste unten die Option "Versteckte Dateien und Ordner > Alle Dateien und Ordner anzeigen".

5. Auf dem Mac installiert man die Software Eudora Mailbox Cleaner von Andreas Amann, die auch die Dateien von Thunderbird erkennt.

6. Man zieht den Ordner "Profiles" auf das Programmsymbol von Eudora Mailbox Cleaner und wartet, bis die Software startet. Dann wird ein Fenster sichtbar, in dem man oben im Aufklappmenü "Mozilla/Thunderbird" wählt und auf den Knopf "OK" klickt.

7. Eudora Mailbox Cleaner importiert die E-Mails direkt in Apples Software Mail; allerdings fehlen einige der Beschreibungsdateien, die Mail benötigt. Deshalb ist beim nächsten Start von Mail der Ordner "LOKAL/Import/[importierte Daten]" leer. Der Inhalt wird erst sichtbar, wenn man den Ordner auswählt und in Mail den Befehl "Postfach > Wiederherstellen" aufruft.

8. Zur Kontrolle prüft man die Zahl der E-Mails in diesem Ordner – Mac-OS X zeigt die Zahl oben in der Menüzeile, Outlook links unten in der Statuszeile und Thunderbird rechts unten. Die Gesamtzahl zählt; sie sollte in allen Programmen identisch sein.

Ein Import von rund 400 E-Mails ist mit der Software Eudora Mailbox Cleaner schnell und fehlerlos erledigt.
Vergrößern Ein Import von rund 400 E-Mails ist mit der Software Eudora Mailbox Cleaner schnell und fehlerlos erledigt.

Empfehlung Im Test fällt uns nur die etwas lange Startzeit von Eudora Mailbox Cleaner auf (die Software ist für Macs mit Power-PC-Prozessoren geschrieben, deshalb startet sie auf Intel-Macs langsamer; sie arbeitet aber in normaler Geschwindigkeit). Die Konvertierung von rund 1000 E-Mails ist in rund fünf Minuten abgeschlossen; der folgende Indexaufbau in Mail dauert noch einmal ähnlich lang. Alle E-Mails und deren Anhänge werden einwandfrei konvertiert.

Variante 3 (40 US-Dollar Lizenzkosten) Techhit Messagesave

1. Installation von Messagesave unter Windows (www.techhit.com); die Demoversion exportiert lediglich 50 E-Mails, erst mit Lizenz werden alle E-Mails in Outlook berücksichtigt (Outlook Express wird nicht unterstützt).

2. Anschließend wählt man den Befehl "Extras > Messagesave > Apple Mac Export > Export Messages" und wählt als Grundordner "Inbox" aus inklusive aller Unterordner ("include subfolder").

3. Messagesave erzeugt eine Datei im Format Mbox, die man auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick speichert.

4. Unter Mac-OS X startet man Mail und importiert diese Datei mit dem Befehl "Ablage > Postfächer importieren"; als Format wählt man "mbox Datei".

5. Mail importiert die Nachrichen in Unterordner von "LOKAL > Import"; die Namen sollten identisch sein mit den Ordnernamen in Outlook.

6. Zur Kontrolle prüft man dann die Zahl der E-Mails in diesem Ordner – Mac-OS X zeigt die Zahl oben in der Menüzeile an, Outlook links unten in der Statuszeile. Entscheidend ist die Gesamtzahl; sie sollte in allen Programmen identisch sein.

Messagesave ist eine Windows-Software, die E-Mails, Adressen und Termine in Mac-Formate konvertiert.
Vergrößern Messagesave ist eine Windows-Software, die E-Mails, Adressen und Termine in Mac-Formate konvertiert.

Empfehlung Messagesave funktioniert im Test reibungslos; auch deutlich mehr als Tausend E-Mails laufen reibungslos durch den Ex- respektive Import. Da die Software im Test ebenfalls Adressen und Termine aus Outlook übernimmt und für die Mac-Programme Adressbuch und iCal aufbereitet, ist sie unsere Empfehlung für den professionellen Einsatz. Wichtigste Einschränkung ist, dass Messagesave nur mit Microsoft Outlook funktioniert, nicht aber mit der kostenlosen Variante Outlook Express.

Adressen und Termine von Outlook exportieren

Die "Kontakte" von Outlook lassen sich über Thunderbird (Windows) recht einfach ins Adressbuch von Mac-OS X weiterreichen. Wer (wie zuvor beschrieben) Thunderbird unter Windows installiert, kann mit dieser Software die Kontakte importieren und sie mit Thunderbird als Datei im Format "LDIF" exportieren. Diese Datei lässt sich direkt mit Adressbuch unter Mac-OS X importieren. Im Test bleiben dabei alle Informationen (auch Notizen) erhalten.

Termine lassen sich bei uns im Test nur mit der kostenpflichtigen Software Messagesave von Techhit (40 US-Dollar) in das Format ICS umwandeln, das iCal direkt importieren kann. Eine Alternative ist die Synchronisation über einen Internet-Dienst; zum Beispiel die Synchronisation über Google Calendar oder über Plaxo (www.plaxo.com). Beide Dienste sind für die laufende Synchronisation von Terminen gedacht; der Import zurückliegender Termine ist aber möglich.

Fazit

Outlook (und teilweise Outlook Express) ist unter Windows oft ein Sammelbecken für Informationen. Beim Umzug auf den Mac werden diese Informationen zwischen Mail, Adressbuch und iCal geteilt – was viele Unterschiede erklärt. Der Transfer der E-Mails ist relativ schwierig, doch in unseren Tests hat eine der drei hier beschriebenen Methoden immer funktioniert.

Walter Mehl

Von Mail zu Entourage Installiert man die aktuelle Version von Office 2008 für den Mac, übernimmt die Software auf Wunsch alle E-Mails und Termine von Mail beziehungsweise iCal; die Adressen synchronisiert die Software mit dem Adressbuch von Mac-OS X. walter.mehl@macwelt.de

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