Notizen mit iCloud abgleichen

Ein digitaler Notizzettel hat gegenüber dem klassischen Papierblock einige Vorteile. Man kann die Notizen problemlos zwischen Mac, iPhone und iPad synchronisieren, sodass man immer die aktuelle Version hat, und verlegen kann man ihn auch kaum noch. Auf dem Mac werden die Notizen in Mail gespeichert und beim iPhone und iPad in der mitgelieferten App Notizen. Den automatischen Abgleich erledigt dann iCloud. Ändert man bei einem Gerät etwas, wird das sofort an alle anderen übertragen. Im Folgenden zeigen wir, wie man Mail, iCloud und die iOS-Seite für die Einrichtung einheitlicher Notizen konfiguriert. Dazu stellen wir noch Alternativen vor, mit denen man zusätzlich den Kreis der beteiligten Personen erweitern kann, zum Beispiel für einen gemeinsamen Familieneinkaufszettel oder als einfaches schwarzes Brett für kleine Gruppen.

Die Basis für den Datenaustausch liefert Apples kostenloser iCloud-Dienst. Falls Sie noch keinen Account haben, können Sie sich unter OS X Lion im Bereich "iCloud" der Systemeinstellungen anmelden. Geben Sie einfach Ihre Apple-ID und das Passwort ein, zum Beispiel die Zugangsdaten vom iTunes Store. Falls Sie noch keine Apple-ID haben, können Sie auch eine beantragen, indem Sie unter dem Eingabefeld auf "Eine Apple-ID erstellen" klicken. iCloud bietet beim ersten Start die Übertragung von Kontakten, Kalendern und Lesezeichen an, die brauchen wir aber in diesem Zusammenhang nicht.

Zum Abschluss aktiviert der Assistent den Dienst und kehrt zu den Systemeinstellungen zurück, wo Sie nun unter iCloud wählen können, welche Daten synchronisiert werden sollen. Für unser Projekt muss "Mail& Notizen" ausgewählt sein. Hier lässt sich bei Bedarf auch der Abgleich von Dokumenten oder Fotos aktivieren, oder das Synchronisieren von Kontakten, Kalendern oder Lesezeichen jederzeit nachträglich einzeln ein- und ausschalten.

Als Nächstes treffen wir im Mail-Programm von Lion einige Vorbereitungen für die Arbeit mit Notizen. Letztere werden wie Nachrichten in Postfächern verwaltet. Wir legen den iCloud-Account als Standardpostfach für Notizen fest. Hierzu öffnet man in den Einstellungen den Bereich "Verfassen". Über das Aufklappmenü "Notizen erstellen in" wählen wir den iCloud-Account aus. Von nun landen alle neuen und per iCloud synchronisierten Notizen einheitlich in diesem Konto.

Wenn es Sie stört, dass die Notizen neben E-Mails im Eingangsordner angezeigt werden, können Sie diese Funktion in den Einstellungen unter "Accounts" ändern. Klicken Sie auf den Reiter "Postfach-Verhalten", und deaktivieren Sie "Notizen im Posteingang anzeigen". Ein einfacher Zugriff ist dennoch sichergestellt, da Lion-Mail im Bereich "Erinnerungen" noch einen speziellen Eintrag nur für Notizen bietet.

Benutzt man keinen einheitlichen Ordner für Notizen oder sortiert diese später manuell in andere Postfächer, kann es eventuell schwierig werden, eine bestimmte Notiz wiederzufinden. Statt häufig die Suchfunktion zu bemühen, kann man sich ein intelligentes Postfach anlegen, das alle Notizen anzeigt. Wählen Sie den Befehl "Postfach > Neues intelligentes Postfach". Geben Sie dem Postfach einen Namen, zum Beispiel "Alle Notizen". Als Kriterium wählen Sie "Nachrichtentyp ist Notiz", und bestätigen Sie mit "OK". Das neue Postfach zeigt nun alle in Mail vorhandenen Notizen auf einen Blick.