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So wird das iPad zum mobilen Büro

15.10.2012 | 10:31 Uhr |

Wir verraten Ihnen, wie Sie Ihr iPad businesstauglich machen und zeigen, welche Apps und Dienste Sie benötigen, damit mobiles Arbeiten klappt

Glaubt man den gerade veröffentlichten Untersuchungen von NPD Display Search , bleiben Tablet-PCs – angeführt vom iPad – die treibende Kraft bei den weltweiten PC-Verkäufen. Bereits 2016 soll der Absatz der flachen Flundern sogar den von Notebooks und Laptops überholen. Hier eingerechnet sind sicher auch viele Geräte, die lediglich für typische Einsatzgebiete angeschafft werden, also die mobile Internet Nutzung, als E-Book-Reader, Video- und Musikplayer. In vielen Fällen wird das iPad aber schon heute als Ersatz für ein Notebook genutzt.

Das klappt mit ganz wenigen Ausnahmen gut, wenn man die richtigen Apps und Dienste nutzt.

Notebook vs. iPad

Der Autor dieses Beitrags hat sich vor über einem Jahr an genau das Projekt gewagt: Er hat sein Macbook in der Familie weitergegeben und setzt seitdem unterwegs komplett auf das iPad – inzwischen das aktuelle Modell der 3. Generation.

Wir stellen in diesem Artikel das Setup vor, das der Autor nutzt, dazu die Dienste, die zum Einsatz kommen. Um etwas vorwegzunehmen: Mit wenigen, sehr speziellen Ausnahmen lassen sich mit dem iPad alle Jobs erledigen, für die vorher das Notebook zuständig war. Allerdings hat es einige Zeit gedauert, bis die richtigen Apps und Dienste gefunden wurden.

Die mobile Arbeit unterscheidet sich gegenüber der mit dem Notebook schon aus technischen Gründen. Die meisten mobilen Zeitgenossen nutzen beim Laptop die gleichen Programme wie am PC zu Hause oder in der Firma, dazu dieselben Internet-Dienste. Zwar gibt es den arg strapazierten Spruch von Apple „There is an App for that“ – übersetzt etwa „Es gibt eine App für jedes Einsatzgebiet“–, das ist jedoch mindestens leicht übertrieben.

Unter „Apps > Dateifreigabe“ listet iTunes alle Apps, die Apples Funktion zum Datentausch unterstützen. Ist die App ausgewählt, lassen sich Dokumente per Button und Auswahl oder Drag-and-drop austauschen oder löschen.
Vergrößern Unter „Apps > Dateifreigabe“ listet iTunes alle Apps, die Apples Funktion zum Datentausch unterstützen. Ist die App ausgewählt, lassen sich Dokumente per Button und Auswahl oder Drag-and-drop austauschen oder löschen.

Natürlich gibt es für viele Aufgaben Lösungen, etwa Dutzende Office-Apps, die Dateien aus iWork-Programmen, Microsoft Office und anderen verarbeiten. Dabei gehen aber oft Formatierungen verloren, bestimmte Dateiformate werden gar nicht erkannt. Die Problematik lässt sich für andere Dateitypen fast beliebig fortsetzen.

Datentausch à la Apple

Bevor wir uns mit Dateiproblemen beschäftigen, gilt es Dokumente zunächst auf das iPad zu bekommen. Hier bietet Apple zwei Wege an. Entweder kopiert der Anwender die benötigten Dateien schon zu Hause oder in der Firma auf das iPad, oder aber er lädt sie unterwegs per Internet-Verbindung auf das Gerät. Natürlich lassen sich mit geeigneten Apps auch Dokumente mit dem iPad erstellen und an Kollegen mailen.

Den einfachsten Weg, Dokumente zwischen dem iPad beziehungsweise geeigneten Apps zu tauschen, bietet iTunes. Unter „Apps > Dateifreigabe“ listet Apples Software alle auf dem iPad installierten Apps, die den Datentausch erlauben. Der Benutzer wählt einfach die Ziel-App aus und kopiert die Datei vom Rechner in das Fenster von iTunes. Das funktioniert in beide Richtungen.

Mit einfachem Antippen lassen sich Mail-Anhänge über den Viewer als PDF darstellen.
Vergrößern Mit einfachem Antippen lassen sich Mail-Anhänge über den Viewer als PDF darstellen.

Wer unterwegs andere Dateien auf dem iPad benötigt, lässt sie sich per Mail-Anhang schicken. Über den „Öffnen in“-Mechanismus kann man sie mit der App der Wahl, zum Beispiel der Tabellenkalkulations-App, öffnen und bearbeiten. Der Mechanismus ist seitens des iOS jedoch mit einem Fehler behaftet. Zu den Internet-Optionen gehört auch das Laden über iCloud. Jedoch ist Apples Cloud-Dienst (noch) nicht optimal für alle Apps. Lediglich die iWork-Suite aus Pages, Numbers und Keynote von Apple erlaubt den transparenten Datenabgleich mit Kollegen an iOS-Geräten oder Macs.

Datentausch de luxe

Wer nur gelegentlich eine Datei unterwegs betrachten oder ändern muss, kommt mit Apples Werkzeugen aus. In unserem Arbeitsumfeld nutzen Geschäftspartner Mail-Anhänge, eigene FTP- und WebDAVServer, Cloud-Dienste und mehr. Schwer im Kommen sind zudem Google Docs und Google Drive. Wir müssen sowohl mit dem Desktop-Rechner als auch unterwegs Dateien von den Servern und auf die Server laden können. Mit Apples Bordmitteln geht das nicht.

Halten Sie den Finger länger auf den Mail-Anhang, wird der „Öffnen in“-Dialog gestartet.
Vergrößern Halten Sie den Finger länger auf den Mail-Anhang, wird der „Öffnen in“-Dialog gestartet.

Das „Schweizer Messer“ für das Dateimanagement unter iOS ist die App Goodreader for iPad (3,99 Euro). Goodreader startete als PDF-Reader und kann heute sogar Acrobat konform PDFs auszeichnen, Notizen verarbeiten und mehr. Goodreader kann Mail-Accounts des Benutzers nach Anhängen durchforsten, auf Google Docs, Cloud-, FTP-, WebDAV- und andere Server zugreifen und von dort Daten auf das iPad laden. Großartig ist auch die Funktion, ein Serververzeichnis zu synchronisieren. Goodreader verbindet sich mit dem Server und kopiert den kompletten Inhalt eines vorab bestimmten Serververzeichnisses auf das iPad. Die Daten lassen sich dann offline lesen und bearbeiten.

In Goodreader kann man sie lokal speichern – als eine von wenigen unterstützt die App dabei sogar Apples Hardware-Verschlüsselung für Dateien. Goodreader versteht sich darauf, die Dokumente an andere Apps zur Bearbeitung zu übergeben. Über „Öffnen in“ gelangen sie anschließend zurück in Goodreader. Die Appkopiert die bearbeiteten Dateien wieder auf den Server oder verschickt sie per Mail-Anhang.

Daneben bietet Goodreader noch haufenweise Tools zum Bearbeiten geladener Dateien. So ist die App in der Lage, Zip- und Rar-Archive zu öffnen, iOS kann das nicht. Dokumente lassen sich umbenennen, schützen, bewegen und kopieren. Goodreader gehört auf jedes iPad, das beruflich genutzt wird.

iOS-Fehler bei „Öffnen in“

Die Option „Öffnen in“ steht nicht nur in Mobile Mail, sondern auch in vielen Apps zur Verfügung. Damit versucht Apple, ein Problem zu beheben, das durch die Sicherheitsvorkehrungen des iOS besteht. Jede App muss ihre Dokumente, also die Dateien, die sie erstellt hat, innerhalb ihres App-Verzeichnisses lagern. Mit diesem Sandboxing verhindert Apple, dass eine App im Speicherbereich einer anderen App „wildert“.

Dateiübergabe beim iOS

 Damit Sie etwa ein Handbuch, das Sie im PDF-Format als Mail-Anhang erhalten haben, in iBooks verwahren und nutzen können, hat Apple den „Öffnen in“-Mechanismus eingeführt. Jede App teilt dem iOS mit, welche Arten von Dateien sie verarbeiten kann, also PDFs, Excel-Dateien, Texte oder andere. Wollen Sie das genannte PDF jetzt übergeben – so die Theorie –, bekommen Sie in der Liste alle Apps angezeigt, die „Öffnen in“ unterstützen und das Dateiformat PDF verarbeiten können. Der Benutzer wählt die gewünschte (Bearbeitungs-)App aus, das iOS überträgt die Datei an die App und speichert sie in deren Verzeichnis.

iOS-Fehler und Lösung

Seit geraumer Zeit ist auch Apple eine Beschränkung bekannt, die das Unternehmen im

iOS bis heute nicht ausgemerzt hat. Über den „Öffnen in“-Dialog werden maximal zehn Apps angezeigt. Was bei einigen Dateiformaten egal ist, hat bei solchen negative Folgen, für die es viele „geeignete Apps“ zum Öffnen gibt, etwa PDF. Unter Umständen wird die App, mit der Sie die Datei öffnen wollen, nicht angezeigt. Sie haben als Benutzer keinen Einfluss darauf, welche Apps angezeigt werden. Der Entwickler der App Goodreader erläutert das Problem in seinem Blog recht anschaulich. „Die ,Öffnen in‘-Funktion wird komplett vom iOS kontrolliert, weder der Benutzer noch App-Anbieter haben einen Einfluss. Wird der Dialog aufgerufen, zeigt das iOS die geeigneten Apps in willkürlicher Reihenfolge, jedoch maximal 10 (manchmal sogar weniger, abhängig von der iOS-Version und dem iOS-Gerät).“

Die einzige Möglichkeit, die ein Nutzer in diesem Fall hat, ist das gezielte Löschen von Apps. Tauchen wie im Beispiel des PDFs die von Ihnen gewünschte App nicht auf (sie muss natürlich PDF unterstützen), sondern diverse andere, löschen Sie einige aus der Liste. Wenn Sie den „Öffnen in“-Dialog dann erneut starten, sollte Ihre Lieblings-App gelistet werden. Es bleibt zu hoffen, dass Apple sich bei iOS 6 endlich des Problems annimmt und die unsinnige Beschränkung auf zehn Apps kippt.

 

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