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Produktiv arbeiten mit Finder-Tags

20.05.2016 | 10:00 Uhr |

Ein Fest für Ordnungsfanatiker: Die Tagging-Funktion in OS X lässt sich wunderbar einsetzen, um Dateien und Arbeitsabläufe effektiv zu organisieren.

Tags – bunte Etiketten mit Verschlagwortung. Klingt nicht allzu aufregend, oder? Tatsächlich aber sind die Finder-Tags eine der wichtigsten Neuerungen von OS X, bieten sie doch eine zusätzliche Möglichkeit zur cleveren Organisation von Dateien, Ordnern und ganzen Workflows. Denn: Mit Tags lassen sich nicht nur bestimmte Kategorien wie „Bilder“ oder „Spiele“ erstellen, sondern auch Workflows abbilden. Durchläuft ein Dokument beispielsweise mehrere Schritte bis zu seiner Fertigstellung, lässt sich das mit drei unterschiedlichen Tags abbilden.

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Systemweit taggen

Die neuen Möglichkeiten zum Taggen sind tief im Finder verankert. Da verwundert es kaum, dass die Finder-Tags in nahezu jedem Menü oder Fenster von OS X ihren festen Platz haben – beispielsweise in der Seitenleiste von Finder-Fenstern. Die zentrale Anlaufstelle der Finder-Tags finden Sie im Einstellungsmenü des Finders unter „Finder > Einstellungen > Tags“.

In den Finder-Einstellungen lassen sich vorhandene Tags umbenennen oder Kontextmenüs zuordnen. Neue Tags erstellen dagegen kann man nicht.
Vergrößern In den Finder-Einstellungen lassen sich vorhandene Tags umbenennen oder Kontextmenüs zuordnen. Neue Tags erstellen dagegen kann man nicht.

Hier können Sie bestehende Tags verwalten und  definieren, welche Tags im Finder angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden in Anlehnung an die Etiketten von Mountain Lion per Default lediglich Farben verwendet, also Grün, Rot, Blau und weitere. Wollen Sie die Bezeichnung ändern, genügt es, auf das Tag zu klicken und den Wunschnamen einzugeben. Unlogisch und unpraktisch: Sie können im Einstellungsmenü keine neuen Tags erstellen – das geht nur, wenn Sie direkt mit einer Datei arbeiten und diese mit Tags versehen wollen. Dafür gibt es je nach Kontext unterschiedliche Möglichkeiten.

Die Tagging-Funktion des Finders ist in jeden Speicher-Dialog integriert.
Vergrößern Die Tagging-Funktion des Finders ist in jeden Speicher-Dialog integriert.

Beim Speichern taggen: Wann immer man unter OS X eine Datei abspeichern möchte, erscheint ein Tags-Feld im Speichern-Dialog. Diesen können Sie sowohl zum Vergeben bestehender Tags verwenden als auch zum Anlegen neuer Tags.

Drag-to-tag: Hat man beim Abspeichern vergessen, eine Datei mit Tag zu versehen, lässt sich die Datei alternativ dadurch taggen, dass man sie auf das gewünschte Tag in der Seitenleiste des Finders zieht. Wenige Augenblicke später ist die Datei mit dem Tag versehen.

iCloud: Bei Mac-Apps mit iCloud-Integration, also beispielsweise Vorschau, Textedit oder Pages, lassen sich Tags auch bei geöffnetem Dokument zuweisen. Dazu klickt man einfach auf das kleine Dreieck neben dem Dateinamen in der Symbolleis­te. Das öffnet eine kleine Dialogbox in der sich neben dem Speicherort des Dokuments auch die zugewiesenen Tags ändern lassen.

Auch aus dem Rechtsklick-Kontextmenü lassen sich Tags vergeben.
Vergrößern Auch aus dem Rechtsklick-Kontextmenü lassen sich Tags vergeben.

Taggen per Rechtsklick: Eine weitere Möglichkeit, Dateien Tags zuzuweisen ist ein simpler Rechtsklick auf die Datei, da Apple im Rechtsklick-Kontextmenü einen Tags-Bereich hinzugefügt hat. Die Bestückung dieses Bereiches können Sie übrigens unter „Finder > Einstellungen > Tags“ ändern.

Taggen aus der Menüleiste: Analog zum Rechtsklick lassen sich Tags auch über die Menüleiste hinzufügen. Apple hat für diesen Zweck der Symbolleiste des Finders eine Tags-Schaltfläche verpasst. Markieren Sie die Dateien die Sie taggen wollen, klicken dann auf die Tags-Schaltfläche und vergeben das gewünschte Tag – fertig! Innerhalb der Apps, die über iCloud-Anbindung verfügen, befindet sich die Tags-Schaltfläche am unteren Rand des Fensters.

Ordnung mit intelligenten ­Ordnern

Mit mehreren hundert Gigabyte an Dokumenten, Bildern, Videos, Mails oder Spielen auf der Festplatte gerät gerade das Taggen älterer Dateien zur Sisyphos-Aufgabe. Mit einem kleinen Kniff lassen sich aber auch große Mengen an alten Dateien weitestgehend problemlos taggen. Das Zauberwort heißt: intelligente Ordner. Denn mithilfe dieser Finder-Funktion können Sie gezielt nach bestimmten Dateitypen oder Attributen suchen und diese in einem einzigen Verzeichnis anzeigen lassen.

Dank intelligenter Ordner lassen sich auch ältere (vielleicht schon vergessene) Dateien im System aufspüren und verschlagworten.
Vergrößern Dank intelligenter Ordner lassen sich auch ältere (vielleicht schon vergessene) Dateien im System aufspüren und verschlagworten.

Einen intelligenten Ordner erstellen Sie ganz einfach über den Menübefehl „Ablage > Neuer intelligenter Ordner“ im Finder. Im oberen Bereich eines intelligenten Ordners können Sie wie bei der Suche mit Spotlight bestimmte Parameter und Dateiattribute definieren, nach denen der Finder Suchergebnisse im Ordner anzeigen soll. So können Sie durch die gezielte Auswahl von Suchkritierien bestimmte Dateien aufspüren und anschließend taggen.

Ein Beispiel aus dem Redaktionsalltag: Wir wollen alle Tests, die im Jahr 2013 vom Autor dieses Artikels geschrieben wurden, finden. Dazu erstellen wir wie beschrieben einen intelligenten Ordner und definieren die Suche. Alle Artikel wurden mit Pages verfasst, also klicken wir auf das „+“-Zeichen oben rechts und definieren: „Art“ ist „Andere“. Anschließend tippen wir in das Textfeld daneben „pages“ ein – so zeigt uns der Ordner alle Pages-Dokumente an. Wollen wir die Suche weiter eingrenzen, können wir dies erreichen, indem wir bei gedrückter Wahltaste („Alt“) auf das „+“-Symbol der zuvor hinzugefügten Zeile klicken.

Power-Tipp: Shortcut erstellen

Über „Systemeinstellungen > Tastatur > Kurzbefehle > App Shortcuts“ lässt sich mit einem Klick auf das „+“-Zeichen ein neuer Kurzbefehl anlegen. Im Aufklappmenü „Programm“ wählen Sie den Finder und geben anschließend unter „Menü“ den Namen für den Befehl „Tags …“ (statt dreier einzelner Punkte drücken Sie bitte „Wahltaste–Doppelpunkt“, sonst funktioniert der Befehl nicht) ein. Nun brauchen Sie nur noch einen Kurzbefehl definieren, zum Beispiel „Umschalttas­te–Controltaste–T“, und zum Schluss auf „Hinzufügen“ klicken“. Nun erscheint das Tags-Menü, wenn Sie im Finder eine Datei auswählen und den Kurzbefehl eingeben.

Wir wählen, dass „Jede“ der folgenden Aussagen zutreffen soll und drücken erneut „+“: In der hinzugefügten Zeile legen wir fest, dass der „Name“ der Datei „Test“ enthält und fügen über die „+“-Schaltfläche zwei weitere Zeilen hinzu, um den zeitlichen Rahmen der Suche abzustecken. Wir definieren zuerst, dass das „Erstellungsdatum“ „nach“ dem „1.1.2013“ sein soll und geben dann in der letzten Zeile an, dass das „Erstellungsdatum“ „vor“ dem „31.12.2013“ liegen soll. Der intelligente Ordner zeigt nun alle mit Pages erstellten Artikel mit „Test“ im Dateinamen an, die zwischen dem 1.1. und 31.12.2013 erstellt wurden.

Mit einem Klick auf die „Sichern“-Schaltfläche oben rechts können Sie den Ordner speichern und so immer wieder auf die definierten Suchergebnisse zurückgreifen. Haben Sie den Ordner gespeichert, wählen Sie alle Dateien im Ordner aus und klicken auf die Tags-Schaltfläche in der Symbolleiste des Fensters. Im Textfeld geben Sie nun das Tag „Tests 2013“ ein und legen eine Farbe für das Tag fest – wenige Sekunden später hat der Finder die Pages-Dokumente farblich hervorgehoben und verschlagwortet.

Power-Tipp: App Store Downloads taggen

Wählen Sie die App aus, die Sie taggen wollen und drücken „Befehlstaste-I“. Nun öffnet sich das Info-Menü der App. Am unteren Rand des Fensters sehen Sie den Bereich „Freigaben & Zugriffsrechte“. Nur der Anwender „System“ hat sowohl Schreib- als auch Leserechte, der Anwender „Everyone“ dagegen darf nur Lesen – und kann deswegen auch keine Tags vergeben. Klickt man auf das kleine Schloss-Icon unten rechts und gibt anschließend sein Administratorpasswort ein, lassen sich die Zugriffsrechte des Anwenders „Everyone“ ebenfalls auf „Lesen & Schreiben“ stellen. Schließt man nun das Info-Fenster, lässt sich auch die App mit einem Tag versehen. Wer die Zugriffsrechte wieder auf „Nur Lesen“ zurückstellen möchte, kann das im Anschluss tun, denn die vergebenen Tags bleiben erhalten. Nach App-Updates über den Mac App Store werden die Tags zurückgesetzt.

Für Ihr persönliches Tagging-Projekt wählen  Sie natürlich statt der hier genannten beispielhaften Optionen eigene Suchparameter, die Ihren individuelle Bedürfnissen gerecht werden – so haben Sie im Handumdrehen eine zusätzliche Orientierungshilfe zum Taggen Ihrer Daten geschaffen.

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