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Serienbriefe mit Word

03.11.2010 | 12:41 Uhr |

In Word stecken viele Funktionen, die wenig bekannt sind, aber bei einem geschickten Umgang mit Ihnen viel Abhilfe im Büro-Alltag bieten.

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Weihnachten steht fast vor der Tür und natürlich sollen alle Kollegen und Verwandte eine Karte bekommen. Wer aber mehr als 50 Kontakte im Adressbuch hat, dem vergeht bald der Spaß. Dabei kann Word die Aufgabe ohne große Probleme übernehmen. Voraussetzung dazu ist eine gut gepflegte Adressdatei in Excel-Format. Da sich Word nicht direkt auf vCard-Format versteht, das in fast allen E-Mail-Clients verwendet wird, muss hier Microsofts Tabellenkalkulator als kleinster gemeinsamer Nenner zur Hilfe gezogen werden. Für Adressfeld und personalisierte Anrede braucht man die herkömmlichen Adresseinträge: Name, Vorname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort und gegebenenfalls Land. Falls einige Einträge leere Felder haben, z. B. bei Land, wird das Feld in jeweiligem Brief einfach ausgeblendet.

Und so werden mehrere Briefe mit einem gleichen Text, aber mit verschiedenen Adressen und Anreden erstellt: man öffnet den Word-Dokument mit dem vorbereiteten Text, unter "Extras" wählt man die Option "Seriendruck-Manager". Unter "Neu erstellen" wählt man die Option "Seriendruck: Serienbriefe", im Schritt 2 "Empfängerliste auswählen" wählt man die Excel-Adressdatei. Bei der Sicherheitsanfrage auf "OK" klicken, dann geht man zur eigentlichen Briefgestaltung über: Man zieht die entsprechende Felder ins Dokument, wo man sie haben möchte. Achtung: Leerzeichen und Absätze zwischen verschiedenen Platzhalter nicht vergessen, Word behandelt sie in den einzelnen Briefen wie normale Wörter. Grammatisch korrekte Anreden bildet man mit der Option "Weitere" unter "Platzhalter in Dokument ziehen". Word bietet Bedingung "Wenn ... Dann ... Sonst", die perfekt dafür passt. Die Bedingung wird folgendermaßen aufgebaut: Wenn "Feld" gleich "Frau", dann folgenden Text einfügen: "Sehr geehrte", sonst wird "Sehr geehrter" eingefügt. Dem Text folgen noch mal Felder mit der Anrede und dem Namen und schon ist der personalisierte Serienbrief fast fertig. Im Feld "Vorschau" kann man mit den Tasten Vorwärts ("Pfeil nach rechts") und Rückwärts einzelne Briefe prüfen und - falls nötig - bearbeiten, dafür muss die Taste mit dem ABC-Zeichen aktiviert sein.

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