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Apple Mail: Die Postfächer unter Kontrolle

01.04.2018 | 08:20 Uhr |

Großer Vorteil eines Mailclients gegenüber dem Browser: Man kann mehrere Konten gleichzeitig verwalten – ohne dass zu viele Postfächer die Übersicht reduzieren.

Die Standardpostfächer

Mail verwendet sechs Standardpostfächer: Eingang, Entwürfe, Gesendet, Ist Werbung, Papierkorb und Archiv. Nicht alle sind von Anfang an angelegt. So erscheint das Postfach „Entwürfe“ erst, wenn man eine neue Nachricht sichert, aber noch nicht absendet. Und auch den Archivordner legt Mail erst an, wenn man eine Nachricht archiviert. Alle sechs sind bei einem IMAP-Account auf dem Server des E-Mail-Providers angelegt. Die im Browser im E-Mail-Konto angezeigten Namen unterscheiden sich zwar manchmal etwas von den Bezeichnungen in Mail, das Programm sorgt aber für die korrekte Zuordnung.

Ratgeber Mail

An Apple Mail kommt man kaum vorbei. Wie Sie das ab Werk auf Macs installierte Programm in den Griff bekommen, erklären wir in einem Ratgeber in sechs Teilen.

1. Einleitung und Einrichtung (26.2.)

2. Die Fenster von Mail (27.2.)

3. Die Postfächer (ab 28.2.)

4. Empfangen und Senden (ab 1.3.)

5. E-Mails verwalten (ab 2.3.)

6. Probleme lösen (ab 3.3.)

Alle Postfächer listet Mail in der Seitenleiste auf. Hat man zwei oder mehr E-Mail-Accounts, werden deren Standardordner jeweils als Unterordner dem jeweiligen Hauptpostfach zugeordnet. Das hat den Vorteil, dass sämtliche Nachrichten aller Accounts von Mail aufgelistet werden, wenn man ein Hauptpostfach markiert. Markiert man nur einen Unterordner, sind nur die E-Mails dieses Accounts zu sehen.

Hat man mehrere Accounts, legt Mail für jeden einen Unterordner in den Standardpostfächern an.
Vergrößern Hat man mehrere Accounts, legt Mail für jeden einen Unterordner in den Standardpostfächern an.

Postfachverhalten

Für die Standardpostfächer mit Ausnahme des Eingangspostfachs kann man in den Einstellungen von Mail unter „Accounts“ Vorgaben machen. Man markiert ein Konto links in der Liste und klickt dann auf „Postfach-Verhalten“. In den Aufklappmenüs ist zu sehen, welcher Ordner auf dem Server dem entsprechenden Postfach in Mail zugewiesen ist. Meist werden die Bezeichnungen der Ordner auf dem Server hier mit ihrer englischen Entsprechung angezeigt, die sonst nicht zu sehen ist. Möchte man diese Ordner auf dem Server nicht verwenden, kann man über die Aufklappmenüs auch lokale Ordner für die Speicherung festlegen. Das bedeutet aber, dass dann die E-Mails auf keinem anderen Gerät wie iPad oder iPhone oder einem anderen Mac oder PC angezeigt werden. Diese lokalen Postfächer werden nicht gesondert gekennzeichnet, sie erscheinen genauso wie die Postfächer auf dem Server unter „Postfächer“. Vorsicht: Löscht man einen Account, werden in diesem Fall bei einem IMAP-Konto alle in diesen lokalen Postfächern gespeicherten Nachrichten unwiderruflich gelöscht, da sie ja nicht auf dem Server liegen.

Welche Postfächer auf dem Server Mail verwendet, sieht man in den Einstellungen unter "Postfachverhalten".
Vergrößern Welche Postfächer auf dem Server Mail verwendet, sieht man in den Einstellungen unter "Postfachverhalten".

Darüber hinaus kann man unter „Postfach-Verhalten“ noch einstellen, wann die als Werbung eingestuften Nachrichten und die gelöschten Nachrichten endgültig aus Mail entfernt werden sollen. Man hat dabei die Wahl zwischen „Nie“, Zeiträumen von einem Tag, einer Woche oder einem Monat oder kann festlegen, dass das Löschen schon beim Beenden von Mail erfolgen soll.

Wer möchte, kann anstatt Postfächer auf dem Server zu verwenden auch lokale Postfächer als Standardpostfächer auswählen.
Vergrößern Wer möchte, kann anstatt Postfächer auf dem Server zu verwenden auch lokale Postfächer als Standardpostfächer auswählen.

Weitere Postfächer

Beim Anlegen eigener Postfächer kann man entscheiden, diese lokal oder auf dem Server einzurichten.
Vergrößern Beim Anlegen eigener Postfächer kann man entscheiden, diese lokal oder auf dem Server einzurichten.

Um die Nachrichten zu verwalten und zu sortieren, kann man weitere Postfächer anlegen. Dazu macht man einen Sekundärklick in der Seitenleiste und wählt im Einblendmenü „Neues Postfach“ aus. Alternativ bewegt man den Mauszeiger nach oben in der Seitenleiste neben den Eintrag „Postfächer“ und klickt auf das sich einblendende Plus-Symbol. Nun kann man festlegen, ob das neue Postfach auf dem IMAP-Server eines Accounts oder lokal angelegt werden soll und benennt es. In der Seitenleiste ordnet Mail diese dann entweder unter „Lokal“ oder unter der Bezeichnung des Accounts in der Seitenleiste ein.

In selbst angelegten Postfächern lassen sich auch Unterordner anlegen.
Vergrößern In selbst angelegten Postfächern lassen sich auch Unterordner anlegen.

Es lassen sich auch Unterordner in selbst angelegten Postfächern erstellen. Man wählt dazu das übergeordnete Postfach im Dialogfenster aus. Erscheint dies beim ersten Mal dort nicht, legt man zuerst zwei Postfächer auf derselben Ebene an und zieht dann das eine Symbol auf das andere. Das zweite Postfach wird dann zum Unterordner. Anschließend erscheinen auch alle selbst angelegten Postfächer im Dialogfenster für den Speicherort. Selbst angelegten Postfächer lassen sich auch wieder löschen. Man macht einen Sekundärklick auf ein Postfach und wählt im Kontextmenü „Postfach löschen“ aus. Dabei werden aber auch alle dort gespeicherten E-Mails gelöscht, worauf man nochmals ausdrücklich hingewiesen wird.

Löscht man ein selbst angelegtes Postfach, werden auch alle darin gespeicherten Nachrichten gelöscht.
Vergrößern Löscht man ein selbst angelegtes Postfach, werden auch alle darin gespeicherten Nachrichten gelöscht.

Intelligente Postfächer

Die intelligenten Postfächer sind im eigentlichen Sinn keine Postfächer, da dort keine Nachrichten gespeichert werden. Sondern es handelt sich wie auch bei den intelligenten Ordnern im Finder um eine gespeicherte Suche. Man legt die Kriterien fest und das intelligente Postfach listet dann alle Nachrichten auf, die den Kriterien entsprechen. Um ein intelligentes Postfach anzulegen, ruft man im Menü „Postfach > Neues intelligentes Postfach“ auf. Gibt es schon intelligente Postfächer, kann man auch den Mauszeiger in der Seitenleiste auf „Intelligente Postfächer“ bewegen und auf das sich einblendende Plussymbol klicken. Nun wählt man im sich öffnenden Fenster ein Kriterium aus. Um weitere Kriterien festzulegen, klickt man dort auf das Plussymbol. Dann muss man noch auswählen, ob alle Kriterien berücksichtigt werden sollen oder ob jeweils nur eines zutreffen muss. Außerdem lässt sich festlegen, ob auch die Nachrichten im Postfach „Gesendet“ und im Papierkorb berücksichtigt werden sollen.

Alle E-Mails, welche die festgelegten Bedingungen erfüllen, listet Mail in einem intelligenten Postfach auf.
Vergrößern Alle E-Mails, welche die festgelegten Bedingungen erfüllen, listet Mail in einem intelligenten Postfach auf.

Intelligente Postfächer ordnet Mail in der Seitenleiste unter der gleichnamigen Bezeichnung ein. Standardmäßig ist dort ein intelligentes Postfach „Heute“ zu finden, das jedoch nur anzeigt, welche Nachrichten man sich an diesem Tag angesehen hat. Braucht man diese Einstellung nicht, kann man sie ändern, wozu man im Kontextmenü des Postfachs „Intelligentes Postfach bearbeiten“ aufruft. Auch jedes andere intelligente Postfach lässt sich auf diese Weise bearbeiten. Über das Kontextmenü lässt sich ein intelligentes Postfach mit „Postfach löschen“ zudem entfernen. Nachrichten gehen dabei anders als bei normalen Postfächern aber nicht verloren, worauf Mail nochmals in einem Dialogfenster hinweist.

Da in intelligenten Postfächern keine Nachrichten gespeichert sind, kann man sie löschen, ohne E-Mails zu verlieren.
Vergrößern Da in intelligenten Postfächern keine Nachrichten gespeichert sind, kann man sie löschen, ohne E-Mails zu verlieren.

VIPs

Eine besondere Art von intelligentem Postfach sind die VIP-Postfächer. Sie dienen dazu, alle Korrespondenz mit einer bestimmten Person oder Organisation in einem intelligenten Postfach zusammen zu fassen. Um einen Absender zum VIP zu machen, öffnet man eine von diesem verfasste E-Mail, bewegt den Mauszeiger auf den Absendernamen und klickt auf das sich links davon einblendende Sternsymbol. Automatisch wird dann in der Seitenleiste unter „Postfächer“ ein neuer Eintrag „VIPs” angelegt, mit einem Untereintrag für den betreffenden Absender. Legt man weitere VIPs fest, gibt es für diese ebenfalls Untereinträge. Anders als bei einem normalen Intelligenten Ordner lassen sich die Einstellungen für die VIP-Postfächer nicht bearbeiten. So kann man beispielsweise keinen Zeitraum für ein solches Postfach festlegen, es werden immer sämtliche Nachrichten an diese und von dieser Person angezeigt, die in Mail in irgendeinem Ordner abgelegt sind. Um ein VIP-Postfach zu entfernen, macht man einen Sekundärklick auf den Eintrag in der Seitenleiste und wählt im Kontextmenü „Aus den VIPs entfernen“ aus. Nachrichten gehen dadurch keine verloren. Übrigens: Momentan gibt es eine Begrenzung der VIP-Adressen in Apple Mail, diese beläuft sich auf 100 Adressen.

VIP-Postfächer sind spezielle intelligente Postfächer, die nur Nachrichten von und an eine bestimmte Person oder Organisation auflisten.
Vergrößern VIP-Postfächer sind spezielle intelligente Postfächer, die nur Nachrichten von und an eine bestimmte Person oder Organisation auflisten.

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