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Apple Mail: E-Mails suchen und verwalten

03.04.2018 | 08:41 Uhr |

E-Mails wieder auffinden, ist kein Problem. Nicht nur die Suche hilft weiter. Unser Mail-Ratgeber, Teil 5.

E-Mails in Konversationen ordnen

Eine überaus nützliche Funktion, um den Überblick über die elektronische Korrespondenz zu behalten, sind die Konversationen. Dabei fasst Mail alle zu einem Briefwechsel gehörenden E-Mails zusammen und stellt sie im Nachrichtenfenster untereinander in der richtigen Reihenfolge dar. Dazu sind zwei Einstellungen notwendig: Zum einen muss man in den Einstellungen von Mail unter „Darstellung“ bei „Anzeige von Konversationen“ die Option „Zugehörige E-Mails einbeziehen“ markieren, und zum anderen im Menü „Darstellung > Nach Konversationen ordnen“ aktivieren. Klickt man dann beispielsweise eine E-Mail im Eingangs- oder im Ausgangspostfach an, erscheinen alle damit verknüpften Nachrichten im Nachrichtenfenster, egal, in welchem Postfach sie abgelegt sind. Nachrichten, die in einem anderen Postfach gefunden wurden, kennzeichnet Mail entsprechend. In den Einstellungen lässt sich unter „Darstellungen“ zudem festlegen, ob die neueste E-Mail der Konversation oben in der Liste angeordnet werden soll. Die Konversationen funktionieren auch in jedem anderen Postfach, auch in intelligenten Postfächern.

Die Darstellung als Konversation erleichtert es sehr, alle zu einem Thema gehörenden Nachrichten im Blick zu behalten.
Vergrößern Die Darstellung als Konversation erleichtert es sehr, alle zu einem Thema gehörenden Nachrichten im Blick zu behalten.

Ratgeber Mail

An Apple Mail kommt man kaum vorbei. Wie Sie das ab Werk auf Macs installierte Programm in den Griff bekommen, erklären wir in einem Ratgeber in sechs Teilen.

1. Einleitung und Einrichtung (26.2.)

2. Die Fenster von Mail (27.2.)

3. Die Postfächer (28.2.)

4. Empfangen und Senden (1.3.)

5. E-Mails verwalten (2.3.)

6. Probleme lösen (ab 3.3.)

Post suchen

Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen. Nach diesem Motto könnte man auch seine E-Mails verwalten, denn Mail verfügt über eine leistungsfähige Suchfunktion. Tippt man beispielsweise die ersten Buchstaben eines Namens rechts oben im Suchfeld ein, listet Mail sofort die passenden Absender beziehungsweise Empfänger auf. Das Feld lässt sich auch mit der Tastenkombination cmd-alt-F aktivieren. Wählt man nun die passende Person aus, kann man anschließend über das kleine Aufklappmenü im Suchfeld entscheiden, ob nur die von der Person stammenden (Von) oder nur diejenigen an diese gesendeten (An) Nachrichten aufgelistet werden sollen. Außerdem steht noch „Gesamte E-Mail“ als Kriterium zur Verfügung.

Bei der Suche nach einer Person hat man die Wahl zwischen den eingehenden und den ausgehenden Nachrichten.
Vergrößern Bei der Suche nach einer Person hat man die Wahl zwischen den eingehenden und den ausgehenden Nachrichten.

Passt zum Suchbegriff auch ein Thema (darunter versteht Mail den Betreff und den Inhalt einer Nachricht) oder der Namen eines Anhangs, werden auch diese Optionen in den Suchvorschlägen aufgelistet. Nach Monaten und Jahren lässt sich ebenfalls suchen. Ein Monatsname gefolgt von einem Jahr befördert alle Nachrichten zu Tage, die in diesem Zeitraum eingegangen oder versendet wurden. Man kann auch nach „Letzte Woche“ oder „Letzter Monat“ suchen oder nach einen bestimmten Tag im aktuellen Jahr wie „14. Februar 2018“. Mail blendet dann auch gleich noch den Wochentag ein, wenn es für dieses Datum eine Fundstelle gibt.

Möchte man ein bestimmtes Postfach durchsuchen, markiert man es vor der Suche und kann es dann in der Favoritenleiste auswählen.
Vergrößern Möchte man ein bestimmtes Postfach durchsuchen, markiert man es vor der Suche und kann es dann in der Favoritenleiste auswählen.

Mail sucht standardmäßig in allen Postfächern. Sollen auch der Papierkorb und die Werbung durchsucht werden, muss man dies in den Einstellungen von Mail unter „Allgemein“ ankreuzen. Möchte man nur ein bestimmtes Postfach durchsuchen, markiert man es, bevor man die Suche startet. In der Favoritenleiste ist dann zuerst „Alle“ aktiviert, das zuvor markierte Postfach erscheint dort aber ebenfalls und lässt sich nun für die gezieltere Suche markieren. Leider kann Mail keine Unterordner durchsuchen, wenn man ein übergeordnetes Postfach ausgewählt hat. Benötigt man eine bestimmte Suche öfter, klickt man auf „Sichern“. Dann öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines intelligenten Postfachs mit den bei der Suche verwendeten Kriterien. Diese lassen sich aber noch bearbeiten, bevor man auf „OK“ klickt. Um eine Suche zu beenden, klickt man auf das Kreuzsymbol rechts im Suchfeld oder nimmt die Taste esc.

Man kann in Mail auch ganz gezielt nach einem bestimmten Datum suchen.
Vergrößern Man kann in Mail auch ganz gezielt nach einem bestimmten Datum suchen.

Besonders wichtige E-Mail markiert man, den Befehl hierfür findet man im Kontextmenü in der Nachrichtenliste. Dort wählt man unter „Markiert“ eines der farbigen Fähnchen aus, Mail legt dann ein neues Postfach „Markiert“ in der Postfachleiste an. Dabei handelt es sich um ein intelligentes Postfach, in dem alle mit diesem Fähnchen gekennzeichneten E-Mails zu finden sind. Verwendet man verschiedene Fähnchen, gibt es unter „Markiert“ Unterordner für jede Farbe. Über das Kontextmenü lässt sich mit „Postfach umbenennen“ der Farbname zu etwas Aussagekräftigeren ändern. Um die Markierung aus einer E-Mail wieder zu entfernen, klickt man im Kontextmenü unter „Markiert“ auf das X.

Besonders wichtige E-Mails markiert man mit einem Fähnchen, sie sind dann schnell über den Eintrag „Markiert“ in der Seitenleiste zu finden.
Vergrößern Besonders wichtige E-Mails markiert man mit einem Fähnchen, sie sind dann schnell über den Eintrag „Markiert“ in der Seitenleiste zu finden.

Archivieren und Löschen

In den Postfächern für die eingehende und die ausgehende Post sammeln sich oft viele Nachrichten an, was trotz der Suchmöglichkeiten schnell unübersichtlich werden kann. Wer noch nicht bereit ist, sich ein System mit Postfächern zum Sortieren der E-Mails einzurichten, kann zumindest zu zwei einfach anwendbaren Hilfsmittel greifen, um diese Postfächer zu entlasten: Archivieren und Löschen. Nachrichten, die man zwar nicht wegwerfen, aber auch nicht aktuell braucht, verschiebt man in das Postfach „Archiv“, wobei jeder IMAP-Account ein eigenes Archiv hat. Das geht über den Befehl „Archivieren“ im Kontextmenü in der Nachrichtenliste, über das Symbol „Archivieren“ in der Symbolleiste oder per Tastenkombination Cmd-Ctrl-A.

Mit einer Wischgeste nach links blendet man die Option zum Löschen einer Nachricht ein und muss diese dann nur noch anklicken.
Vergrößern Mit einer Wischgeste nach links blendet man die Option zum Löschen einer Nachricht ein und muss diese dann nur noch anklicken.

Nachrichten, die man ganz bestimmt nicht mehr braucht, löscht man. Das geht per Wischgeste nach links auf dem Trackpad oder der Magic Mouse in der Nachrichtenliste, durch einen Klick auf den Papierkorb in der Symbolleiste oder mit der Rückschritttaste. Diese E-Mails liegen dann im Papierkorb des jeweiligen Accounts, den man dann noch ausleeren muss, um sie endgültig los zu werden. Mail kann dies automatisch nach einer bestimmten Zeit erledigen, was man in den Einstellungen des Programms unter „Accounts > Postfachverhalten“ festlegt. Manuell geht es am schnellsten mit der Tastenkombination Cmd-Shift-Rückschritttaste. Außerdem gibt es den Befehl „Gelöschte Objekte endgültig löschen“ im Kontextmenü des Papierkorbs in der Seitenleiste.

E-Mails, die man aktuell nicht mehr braucht, aber auch nicht löschen will, kann man in das Archiv verschieben.
Vergrößern E-Mails, die man aktuell nicht mehr braucht, aber auch nicht löschen will, kann man in das Archiv verschieben.

Post sortieren

Übersichtlicher wird die Postverwaltung, wenn man die Nachrichten geordnet nach Thema, nach Zeit, nach Dringlichkeit und Aufgabe oder nach Personen in spezifischen Postfächern ablegt. Dabei hat man die Wahl, diese Postfächer lokal auf dem Mac oder auf dem IMAP-Server des E-Mail-Providers anzulegen. Muss man nicht von mehreren Geräten auf diese archivierten E-Mails zugreifen, bietet es sich an, sie lokal zu speichern. Denn der Speicherplatz auf dem Server des E-Mail-Providers ist nicht endlos. Man kann dort zwar eine Menge Nachrichten und Anhänge lagern, aber irgendwann ist der verfügbare Speicher voll. Außerdem kann man auf seine lokal abgelegte Post auch dann zugreifen, wenn keine Internetverbindung besteht.

Zum Sortieren der E-Mails in eigene Ordner zieht man sie entweder auf ein Postfach in der Seitenleiste oder verwendet das Kontextmenü.
Vergrößern Zum Sortieren der E-Mails in eigene Ordner zieht man sie entweder auf ein Postfach in der Seitenleiste oder verwendet das Kontextmenü.

Sobald man aus dem Eingangs- oder dem Ausgangspostfach Nachrichten in lokale Postfächer verschiebt, werden sie automatisch vom Server gelöscht und sind nur noch lokal vorhanden. Das Verschieben erledigt man per Drag-and-Drop aus der Nachrichtenliste in ein Postfach in der Seitenleiste oder verwendet den Befehl „Bewegen in“ im Kontextmenü und wählt dann im Untermenü das passende Postfach aus. Man kann auch mehrere E-Mails markieren und gemeinsam verschieben oder bewegen.

Mithilfe einer Regel sortiert Mail die Nachrichten bestimmter Absender automatisch in das richtige Postfach ein.
Vergrößern Mithilfe einer Regel sortiert Mail die Nachrichten bestimmter Absender automatisch in das richtige Postfach ein.

Um sich das Verteilen der Nachrichten auf die einzelnen Postfächer zu erleichtern, lassen sich Regeln definieren, die beim Zutreffen der Kriterien Aktionen auslösen. So kopiert Mail beispielsweise Nachrichten mit bestimmten Absenderangaben automatisch in das dafür angegebene Postfach, hebt sie farblich hervor oder löscht sie automatisch. Die Regeln legt man in den Einstellungen von Mail unter „Regeln“ fest. Am besten öffnet man zuvor eine Nachricht mit dem betreffenden Absender, diese Angaben sind dann schon im betreffenden Eingabefeld eingetragen. Wie bei einem intelligenten Postfach müssen entweder alle Kriterien zutreffen, die man definiert, oder jeweils nur eine der Bedingungen.

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