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Apple Mail: So bekommen Sie Ihre elektronische Post in den Griff

30.03.2018 | 08:19 Uhr |

Auf jedem Mac vorinstalliert und ab Werk das Standardprogramm für E-Mails ist Apple Mail. Nicht jeder schätzt das Programm. Unser Ratgeber beschreibt in sechs Teilen, wie Sie Mail optimal nutzen.

Man kann seine E-Mails über jeden Browser empfangen, senden und verwalten, ein Mail-Programm ist aber in mancher Hinsicht leistungsfähiger und übersichtlicher. So lassen sich beispielsweise mehrere E-Mail-Konten unter einem Dach verwalten und lokale Ordner für die Verwaltung der Nachrichten anlegen. Zudem hat man bei manchen Anbietern eine nicht durch Werbeeinblendungen gestörte Arbeitsumgebung. Auch das Versenden und Empfangen von Bildern und Dateien ist mit einem Mail-Programm einfacher als über den Browser. Apples aktuelles Betriebssystems macOS High Sierra hat wie alle Vorgängerversionen mit „Mail“ schon ein E-Mail-Programm dabei, sodass man gleich loslegen kann und sich nicht zuerst ein anderes Programm installieren muss.

Ratgeber Mail: So bekommen Sie Ihre elektronische Post in den Griff

An Apple Mail kommt man kaum vorbei. Wie Sie das ab Werk auf Macs installierte Programm in den Griff bekommen, erklären wir in einem Ratgeber in sechs Teilen.

1. Einleitung und Einrichtung (26.2.)

2. Die Fenster von Mail (ab 27.2.)

3. Die Postfächer (ab 28.2.)

4. Empfangen und Senden (ab 1.3.)

5. E-Mails verwalten (ab 2.3.)

6. Probleme lösen (ab 3.3.)

Konto einrichten: E-Mail-Konto anlegen

Mail macht das Einrichten eines E-Mail-Kontos recht einfach, denn in den meisten Fällen muss man nur die E-Mail-Adresse und das Passwort eintippen, alle anderen Einstellungen erledigt Mail selbstständig. Am aller einfachsten geht es, wenn man eine Apple-ID erstellt und dabei gleich auch eine kostenlose E-Mail-Adresse bei iCloud einrichtet. Das kann man entweder schon bei der Konfiguration des Rechners erledigen, oder anschließend über die Systemeinstellung „iCloud“. Dort klickt man auf „Apple-ID erstellen“, gibt zuerst sein Geburtsdatum an und nimmt dann die Einstellungen vor. Um eine E-Mail-Adresse bei Apple zu bekommen, klickt man auf „Kostenlose E-Mail-Adresse bei iCloud erhalten“ und tippt seinen Wunschnamen ein. Aber erst nach Angabe eines Passworts und dem Klick auf „Weiter“ erfährt man, ob die Adresse noch verfügbar ist. Hat alles geklappt, muss man nur noch festlegen, dass Mail für iCloud verwendet werden soll. Öffnet man anschließend das Programm, ist das Konto schon eingerichtet.

Wählt man beim Anlegen eines iCloud-Kontos auch eine E-Mail-Adresse aus, ist das Konto in Mail anschließend automatisch eingerichtet.
Vergrößern Wählt man beim Anlegen eines iCloud-Kontos auch eine E-Mail-Adresse aus, ist das Konto in Mail anschließend automatisch eingerichtet.

Öffnet man Mail, ohne zuvor eine Apple-ID zu erstellen, blendet sich automatisch das Fenster zum Anlegen eines Kontos (Account) ein. Hier hat man die Wahl zwischen verschiedenen Anbietern wie Google oder Exchange und kann auch hier einen iCloud-Account eröffnen. Für alle nicht aufgeführten E-Mail-Dienste nimmt man die Option „Anderer Mail-Account“. Im sich dann öffnenden Fenster tippt man seinen Namen, die E-Mail-Adresse und das Passwort ein. Nach einem Klick auf „Anmelden“ legt man noch fest, ob man außer Mail auch Notizen mit diesem Account verwenden möchte, und nach einem Klick auf „Fertig“ ist das E-Mail-Konto konfiguriert. Das klappt beispielsweise bei T-Online und bei GMX, wobei man bei letzterem E-Mail-Provider zuvor noch eine Einstellung vornehmen muss, um E-Mails in Mail empfangen und versenden zu können. Dazu meldet man sich im Browser am GMX-E-Mail-Konto an, klickt links unten im Fenster auf „Einstellungen“ und markiert dann rechts die Option „E-Mails per externem Programm (Outlook, Thunderbird) versenden und empfangen“. Eine analoge Einstellung muss man auch für ein Konto bei Web.de vornehmen.

In den meisten Fällen genügt die Angabe von E-Mail-Adresse und Passwort, um das Konto einzurichten.
Vergrößern In den meisten Fällen genügt die Angabe von E-Mail-Adresse und Passwort, um das Konto einzurichten.

Bei manchen E-Mail-Providern sind noch weitere Angaben notwendig, da Mail diese Accounts nicht automatisch konfigurieren kann, wie beispielsweise bei Posteo und Mailbox.org. Hat man hier Namen, E-Mail-Adresse und Passwort eingetippt und auf „Anmelden“ geklickt, öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier trägt man den Benutzernamen sowie die Adressen der Server für die ankommende und die ausgehende Post ein und wählt den Accounttyp aus. Dann klickt man wiederum auf „Anmelden“ und landet nun im Fenster in dem man festlegt, ob auch die Notizen mit diesem Konto verwaltet werden sollen. Die Informationen zu den Servern findet man bei Posteo und Mailbox.org auf der Webseite des Anbieters.

Kennt Mail den Provider nicht, muss man noch Angaben zu den Serveradressen machen und den Benutzernamen eintragen.
Vergrößern Kennt Mail den Provider nicht, muss man noch Angaben zu den Serveradressen machen und den Benutzernamen eintragen.

Accounttyp

Während es für die ausgehende Post nur einen Servertyp gibt, der nach dem hierfür verwendeten Protokoll „Simple Mail Transport Protocol“ als SMTP-Server bezeichnet wird, gibt es für die eingehende Post zwei unterschiedliche Protokolle: POP (Post Office Protocol) und IMAP (Internet Message Access Protocol). Bei einem POP-Server werden die eingehenden E-Mails auf den Rechner übertragen, dann vom Server gelöscht und lokal verwaltet. Die ausgehenden Mails sind nur auf dem Gerät gespeichert, von dem aus sie gesendet wurden. Man hat jedoch meist die Möglichkeit, das Löschen der eingegangenen Nachrichten vom Server auf einen späteren Termin zu verschieben und sie so eine Zeit lang auf dem Server zu belassen. Bei einem IMAP-Server bleibt die eingehende Post dagegen auf dem Server, die Nachrichten werden nur zum Lesen übertragen, wobei Mail immer eine Kopie auch lokal speichert. Bearbeitet man eine Nachricht, sieht man immer, ob man sie schon gelesen hat oder nicht, egal, auf welchem Gerät man die E-Mail liest. Zudem sind auf dem Server in der Regel Postfächer eingerichtet, um auch die gesendeten, die gelöschten und die als Werbung markierten Nachrichten und die Entwürfe zu verwalten sowie ein Ordner für archivierte E-Mails. So kann man auf diese Post ebenfalls von verschiedenen Geräten aus zugreifen. Standardmäßig richtet Mail immer einen IMAP-Account mit diesen Standardverzeichnissen ein. Außerdem lassen sich weitere Ordner zur Verwaltung der Post auf dem IMAP-Server erstellen, das muss man dann jedoch manuell erledigen.

Sechs Standardpostfächer gehören in der Regel zu einem IMAP-Account, die Mail erkennt und automatisch einrichtet.
Vergrößern Sechs Standardpostfächer gehören in der Regel zu einem IMAP-Account, die Mail erkennt und automatisch einrichtet.

Account-Einstellungen

Um die Einstellungen für einen Account zu sehen, öffnet man die Einstellungen von Mail (Mail > Einstellungen) und klickt in der Symbolleiste des sich öffnenden Fensters auf „Accounts“. Unter „Account-Informationen“ kann man das Konto deaktivieren, wenn man die Markierung bei „Diesen Account aktivieren“ entfernt, und sieht außerdem, ob der Account online ist. Die Beschreibung des Kontos lässt sich hier jederzeit ändern, und man sieht die zum Konto gehörende E-Mail-Adresse. Hat man zusätzliche Alias-Adressen beim Provider angelegt, lassen sich diese hier eintragen, wenn man im Aufklappmenü mit der E-Mail-Adresse „E-Mail-Adressen bearbeiten“ auswählt. Bei iCloud angelegte Aliase sind schon automatisch im Menü eingetragen.

In den Accountinformationen lässt sich ein Konto vorübergehend deaktivieren und man sieht, ob es online ist oder nicht.
Vergrößern In den Accountinformationen lässt sich ein Konto vorübergehend deaktivieren und man sieht, ob es online ist oder nicht.

Unter „Servereinstellungen“ listet Mail die Angaben für Eingangs- und Ausgangsserver auf sowie den Benutzernamen und das ausgeblendete Passwort. Deaktiviert man die Markierung bei „Verbindungseinstellungen automatisch verwalten“, sind auch die Einstellungen für den jeweiligen Port und die Art der Authentifizierung zu sehen. Diese Einstellungen werden von Mail beim Einrichten des Kontos vorgenommen und man sollte daran nichts ändern, sofern es keine Probleme gibt. Ansonsten muss man auf der Seite des E-Mail-Providers nach den richtigen Einstellungen suchen und diese hier eintragen. Bei einem E-Mail-Konto bei iCloud gibt es dagegen keinerlei Informationen zu den Servereinstellungen.

Hat man mehr als eine Adresse für ein Konto, Kann man sie hier eintragen, bei iCloud funktioniert das automatisch.
Vergrößern Hat man mehr als eine Adresse für ein Konto, Kann man sie hier eintragen, bei iCloud funktioniert das automatisch.

Hat man mehrere E-Mail-Accounts, kann man mit einem Klick auf das Plus-Symbol links unten im Fenster „Accounts“ die weiteren Konten einrichten. Um ein Konto zu löschen, markiert man es in der Liste und klickt auf das Minus-Symbol. Dann werden auch die Postfächer des Accounts aus Mail entfernt, jedoch nicht auf dem IMAP-Server des E-Mail-Providers gelöscht, ebenso wenig wie die dort gespeicherten Nachrichten. Über einen Browser sind sie weiterhin verfügbar. Bei einem POP-Account verschwinden dagegen auch die von Mail angelegten Postfächer für gesendete Nachrichten, die Entwürfe, die Werbung sowie der Papierkorb. Selbst lokal auf dem Mac angelegte Postfächer sind vom Löschen eines Accounts dagegen nicht betroffen.

Welche Einstellungen die Server eines Kontos verwenden, sieht man in den Einstellungen von Mail.
Vergrößern Welche Einstellungen die Server eines Kontos verwenden, sieht man in den Einstellungen von Mail.

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