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Download-Ordner am Mac mit Automator aufräumen und sauber halten

29.04.2019 | 10:48 Uhr | Bastian Gruber

Das Sortieren von Hand kann im Falle des Download-Ordners schon nach wenigen Stunden browsen zur Mammutaufgabe werden. Das immer noch zu wenig genutzte Programm Automator kann hier wie von Geisterhand Ordnung schaffen.

Das Programm Automator ist seit Mac-OS X 10.4, alias Tiger, fester Bestandteil des Mac-Betriebssystems. Apple schafft es mit dem Tool, das schwierige Thema Automation benutzerfreundlich zu gestalten. Leider führt der Automator aber bisweilen ein Schattendasein. Apple versucht daher, mit Siri Shortcuts  – einer Art von Pendant für iOS – und mit der Einführung von JavaScript die Palette zu erweitern.

Nichtsdestotrotz bietet sich der Automator hervorragend für automatische und halbautomatische Aufräumaktionen an. Unser Beispiel setzt an einer konkreten Erleichterung an: Sie können stundenlang wahllos Dateien herunterladen, ohne diese von Hand sortieren zu müssen. Bevor es an das Erstellen eines Arbeitsablaufs geht, müssen Sie aber zunächst eine Ordnerstruktur schaffen.

Wichtiger Schritt vorweg: Ordnerstruktur schaffen

Automator selbst kann nicht zaubern, sondern Aktionen, die Sie sonst von Hand erledigen würden, automatisieren und auf Knopfdruck ausführen. Bereiten Sie sich also zuerst einen Notizblock vor und lassen Sie mehrere Tage lang Ihren Download-Ordner voll laufen.

Sie gewinnen dadurch einen guten Überblick, mit welchen Dateien Sie es täglich zu tun haben und wie Sie diese sortieren wollen und müssen. Ein Beispiel-Ordner kann also voll gepackt mit Kontoauszügen, Bilder vom Enkelkind oder Lesestoff in Form von mehreren PDFs sein (sei es von E-Mail Anhängen oder Downloads von bestimmten Webseiten).

Im zweiten Schritt legen Sie sich Ordner fest, in die Sie diese Dateien gerne sortiert hätten. Kontoauszüge wandern vielleicht in eine bereits bestehende Ordnerstruktur im Benutzerordner, PDFs verwalten Sie lieber in einem Ordner namens "Lesestoff" innerhalb des Download-Ordners. Bilder können Sie auch erst einmal in einem Bilder-Ordner innerhalb der Downloads lassen, um sie später manuell weiter zu sortieren.

Die Ordner sind wichtig, da diese auch innerhalb eines Automator-Arbeitsablaufs zugewiesen werden müssen. Auch wenn die Ordner zunächst leer sind: Machen Sie sich die Mühe und legen diese an, damit der Automator anschließend nicht mit leeren Händen dasteht.

Eine beispielhafte Ordnerstruktur beinhaltet Ordner für Bilder, Programme und PDFs. Hier kommt es ganz auf Ihre eigenen Wünsche an. Diese Struktur nehmen wir her um Dateien vom Automator verschieben zu lassen.
Vergrößern Eine beispielhafte Ordnerstruktur beinhaltet Ordner für Bilder, Programme und PDFs. Hier kommt es ganz auf Ihre eigenen Wünsche an. Diese Struktur nehmen wir her um Dateien vom Automator verschieben zu lassen.

Einmalige Sauberkeit

Es existieren zwei Wege, Skripte auszuführen: Auf Knopfdruck oder automatisch nach vordefinierten Aktionen. Der Skript-Inhalt kann nach erstmaligem Erstellen dann einfach kopiert werden. Beim Thema Downloads bietet es sich an, ein Skript parat zu haben, das den vollgemüllten Ordner aufräumt. Im zweiten Schritt legen wir dieses Skript dann zum automatischen Ausführen an, sobald eine neue Datei im Ordner geladen oder kopiert wird.

Den Automator öffnen Sie via der Spotlight-Suche oder nach dem manuellen Navigieren und Doppelklicken im Programme-Ordner. Nach dem Öffnen lässt Sie der Automator ein neues Skript erstellen oder ein bestehendes laden. Wählen Sie hier ersteres.

Die jetzt erscheinende Ansicht gibt Ihnen die Auswahl, wo und wie Sie das zukünftige Skript ausführen wollen. Global via der Menüzeile in jedem Programm (Dienst), automatisch beim Eintreffen von neuen Dateien (Ordneraktion) oder via einem Doppelklick auf ein Symbol (Programm). Im nächsten Abschnitt kümmern wir uns um die Ordneraktion. Wählen Sie jetzt also den Eintrag „Programm“ aus.

Eine dreispaltige Ansicht begrüßt Sie jetzt. Ganz links haben Sie die Bibliotheksauswahl die verschiedene Bereich vom Betriebssystem abdeckt. Wir benötigen die „Dateien & Ordner“ Bibliothek. Nach einem einfach Klick füllt sich die Spalte daneben mit einer Vielzahl an Einträgen. Das sind Bausteine die wir mit Ziehen & Halten in die äußerst rechte Spalte bewegen.

Der Automator ist in drei Spalten aufgebaut, ähnlich also wie ein E-Mail Programm. Ganz rechts befindet sich die Arbeitsfläche auf der Sie sogenannte Bausteine zusammen schieben. Die mittlere Spalte bietet Ihnen diese Bausteine an.
Vergrößern Der Automator ist in drei Spalten aufgebaut, ähnlich also wie ein E-Mail Programm. Ganz rechts befindet sich die Arbeitsfläche auf der Sie sogenannte Bausteine zusammen schieben. Die mittlere Spalte bietet Ihnen diese Bausteine an.

Das Aufräum-Skript

Jedes Skript folgt blind vordefinierten Schritten, ohne logische Zusammenhänge zu erstellen. Dafür sind Sie da und müssen mit Hilfe der Bibliotheksbausteine genau sagen, was getan werden soll. Der logische Ablauf unserer Aufräumarbeit ist wie folgt:

  1. Wähle einen Ort aus, an dem die Dateien sortiert werden sollen

  2. Frage die Dateien dort ab

  3. Filtere die abgefragten Dateien

  4. Bewege die gefilterten Dateien an einen neuen Ort

Ziehen Sie also folgende Bausteine von der mittleren Spalte in die ganz rechte, und zwar in der gleichen Reihenfolge:

  1. Angegebene Finder-Objekte abfragen

  2. Ordnerinhalt abfragen

  3. Finder-Objekte filtern

  4. Finder-Objekte bewegen

Im ersten Baustein „Angegebene Finder-Objekte abfragen“ klicken Sie auf die etwas kleine Schaltfläche „Hinzufügen…“ und wählen den Download-Ordner aus. Der zweite Schritt „Ordnerinhalt abfragen“ bleibt leer. Danach kommt „Finder-Objekte filtern“ in dem Sie mit Hilfe von Kriterien nach PDFs und anderen Dateitypen filtern können.

Eine Beispielkombination zum Sortieren von Kontoauszügen sieht also so aus:

Wählen Sie „Alle“ im ersten Ausklappmenü aus. In der nächsten Zeilen wählen Sie „Art ist PDF“ aus (siehe auch Bildschirmfoto). Mit Hilfe des Plus-Symbols am Ende der Zeile können Sie weitere Zeilen hinzufügen.

Klicken Sie also einmal auf das Plus, und selektieren „Name enthält“ via der zwei Ausklappmenüs.

Je nachdem wie Ihre Bank die PDFs benennt, können Sie im leeren Textfeld einen Namensteil eingeben. Sind Sie also bei der Sparkasse und diese benennt die Kontoauszüge mit „SparkasseKontoauszug.pdf“, so geben liest sich die zweite Zeile „Name enthält Sparkasse“

Der letzte Baustein „Finder-Objekte bewegen“ schiebt die gefundenen Dateien an den neuen Ort beziehungsweise in den neuen Ordner. Hier haben Sie im ersten Abschnitt des Artikels bereits einen Ordner mit dem Namen „Kontoauszüge“ erstellt, den Sie hier jetzt auswählen können.

Das Ausklappmenü rechts oben ermöglicht es Ihnen den Ordner fest zu legen der überwacht werden soll.
Vergrößern Das Ausklappmenü rechts oben ermöglicht es Ihnen den Ordner fest zu legen der überwacht werden soll.

Mit Hilfe der  Schaltfläche „Ausführen“ im rechten oberen Eck lässt sich das Skript testen. Funktioniert alles wie geplant, können Sie über „Ablage > Sichern…“ das Programm an den gewünschten Ort speichern und von da an mit einem Doppelklick auf das Programmsymbol ausführen.

Automatisches Säubern

Sie können den Download-Ordner auch anweisen, neu hinzugefügte Dateien automatisch zu verschieben. Dazu wählen Sie „Ordneraktion“ anstatt „Programm“ beim Erstellen einer neuen Automator-Datei aus.

Mit Hilfe der Option "Ordneraktion" wird das später erstellte Skript automatisch ausgeführt sobald eine neue Datei im fest gelegten Ordner geschoben wird.
Vergrößern Mit Hilfe der Option "Ordneraktion" wird das später erstellte Skript automatisch ausgeführt sobald eine neue Datei im fest gelegten Ordner geschoben wird.

Beim Skript selbst entfällt der Baustein „Angegebene Finder-Objekte abfragen“, da hier schon der Ordner voreingestellt ist. Hierzu bedienen Sie sich der ersten Zeile in der dritten Spalte, die mit einem Ausklappmenü endet. Hier können Sie Ihren Wunschordner auswählen, der überwacht werden soll.

Anders als beim ersten Skript benötigen Sie hier nur zwei Bausteine pro Datei. Diese sind (in genau der Reihenfolge):

  1. Finder-Objekte filtern

  2. Finder-Objekte bewegen

Über „Ablage > Sichern…“ können Sie den Arbeitsablauf abspeichern. Dieser wird danach automatisch dem Ordner zugeordnet und nach jedem Herunterladen von neuen Dateien im Download Ordner ausgeführt.

Beispiel: Programme sortieren

Nach den Grundlagen kümmern wir uns jetzt um konkrete Beispiele. Erstellen Sie eine neue Automator-Datei und wählen „Ordneraktion“ aus. Anschließend bewegen Sie die Bausteine „Finder-Objekte filtern“ und „Finder-Objekte bewegen“ in die ganz rechte Spalte. Außerdem wählen Sie in der dritten Spalte weiter oben den Download Ordner via dem Ausklappemnü aus.

Im ersten Baustein „Finder-Objekte filtern“ wählen Sie folgende Kombination aus:

„Alle“ der folgenden Bedingungen werden erfüllt: „Art“ „ist“ „Programm“.

Der zweite Baustein beschreibt, wo die heruntergeladenen Programme in Zukunft verschoben werden sollen. Erstellen Sie dazu einen Ordner mit dem Namen „Programm“ und wählen diesen im zweiten Baustein im Automator aus.

Beispiel: Dateien nach Herkunft sortieren

Eine Kombination aus Automator und Shell Script ist von Nöten, um Dateien basierend auf der URL, von der sie geladen wurden, zu sortieren. Sagen wir also, Sie haben mehrere PDFs und von verschiedenen Webseiten, deren Dateinamen nicht immer mit dem Namen der Webseite übereinstimmen. Kontoauszüge haben also etwa nur das Datum im Namen.

Automator selbst kann nicht nach der Quelle der Datei sortieren, deshalb behelfen wir uns einem Shellscript. Der Anfang ist aber genau der gleiche. „Ordneraktion“ beim Erstellen einer neuen Automator-Datei auswählen, und den Download-Ordner ganz oben rechts angeben.

Der erste Baustein ist „Finder-Objekte filtern“, bei dem wir die „Art“ „PDF“ wählen. Für den zweiten Baustein navigieren Sie ganz links zum Eintrag „Dienstprogramme“ und ziehen „Shell-Skript ausführen“ in die rechte Spalte.

Hier wählen Sie bei den ersten zwei Ausklappmenüs „/bin/bash“ und „Als Argument“ aus. Anschließend ersetzen Sie den Text im Eingabfeld mit diesem Code:

  
for f in "$@"; do
    [[ $(mdls -name kMDItemWhereFroms "$f") == *bankname* ]] && echo "$f"
done

Anstatt „bankname“ setzen Sie einen Teil des Namens ein, der in der URL Ihrer Bank auftaucht. Bei uns ist es zum Beispiel „comdirect“. Das Bildschirmfoto unterhalb dieses Absatzes zeigt das fertige Skript.

Das fertige Skript filtert alle PDF Dateien die einen bestimmten Text im Dateinamen haben und schiebt sie in einen Ordner namens Kontoauszüge.
Vergrößern Das fertige Skript filtert alle PDF Dateien die einen bestimmten Text im Dateinamen haben und schiebt sie in einen Ordner namens Kontoauszüge.

Der erste Baustein filtert also alle PDFs und übergibt sie an den zweiten Baustein. Dieser filtert jetzt noch einmal und zwar nach der URL. Das Ergebnis übergeben wir dem Baustein „Finder-Objekte bewegen“ den wir schon von den oben genannten Beispielen kennen. Hier wählen Sie Ihren Ordner aus der Ihnen am besten zusagt.

Automatisches Löschen von Dateien

Automatisches Löschen nach einer gewissen Dauer kann der Automator von selbst nicht. Klar, hier müsste es ein Programm geben, das jeden Tag im Hintergrund läuft und einen gewissen Ordner überprüft.

Shell-Skripte können auch hier nach helfen, leider aber bekommt der Nutzer keine Warnung, welche und wie viele Dateien gelöscht werden. Auch werden diese dadurch nicht in den Papierkorb geschoben, sondern direkt von der Festplatte entfernt.

Alternative: Hazel

Die Firma Noodlesoft hat mit Hazel eine App entwickelt , die sich etwas leichter als der Automator bedienen lässt. Die Anwendung läuft immer im Hintergrund und kann mehrere Aktionen auf einmal ausführen.

Mit dieser ist es auch möglich, einzelne Ordner zu überwachen und nach einer bestimmten Zeit Dateien in den Papierkorb zu verschieben. Hazel bietet sich dadurch nicht nur als Ergänzung, sondern sogar als Automator-Ersatz an. Nachteil hier: Das Programm kostet Geld. Der Vorteil von Automator-Skripten ist die Portabilität von einem Mac zum anderen. Auch ist die Anwendung komplett kostenlos und wird von Apple gepflegt.

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