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Evernote: Produktivität am Mac und iPhone steigern

07.02.2019 | 13:19 Uhr |

Evernote ist nur eine Notiz-App, richtig? Unser Autor Stefan von Gagern hat seit einem Jahr einen Pro-Account und festgestellt, dass es weit mehr als das ist - und helfen kann das ganze Leben besser zu organisieren.

Ich habe seit vielen Jahren ein Benutzerkonto bei Evernote und gebe zu: Es lag die meiste Zeit brach. Ich habe Evernote sogar vor einigen Jahren getestet und auch verstanden, dass es eine Notiz-App ist. Danach habe ich es immer mal ein paar Tage ausprobiert und wieder links liegen gelassen.

Im letzten Jahr ist es aber passiert: Ich habe Evernote völlig neu entdeckt – und gemerkt, welches Potenzial eigentlich darin steckt.  Seitdem ist für mich die vermeintliche Notiz-App viel, viel mehr: Mein täglicher Anlaufpunkt, mein Allround-Container für alles Wissenswerte – im Job und privat. Wie mir geht sicher vielen. Daher zeige ich hier meine Gründe, warum und wie Evernote Ihren Alltag zu einem großen Teil umkrempeln und viel produktiver machen kann.

Warum und für wen lohnt sich Evernote?

Jeder ist heute einer enormen Infoflut ausgesetzt – digital und analog. Bei den digitalen Quellen wie E-Mails, Textdokumenten, Websites („Wo hatte ich das noch gleich?“) helfen immerhin die Spotlight-Suche und Google. Aber nicht immer: Viele Infos stehen bei mir auch in WhatsApp-Gruppen, Unterhaltungen aus dem Facebook-Messenger, Slack oder sogar in Links und Bildern, die mir jemand auf Instagram geschickt hat. Ständig habe ich das Gefühl: „Das könnte noch einmal wichtig werden.“

Durch Apples Notizen fing ich schon vor einigen Jahren an, alles irgendwie Wichtige zentral in Notizen und vor allem digital zu sichern. Vorteil daran: Statt in Zetteln zu wühlen, kann ich per Suche bei Bedarf bestimmte Infos wieder hervor zaubern. Und zwar auf allen Geräten, weil iCloud alle Notizen synchronisiert. Für den Anfang ist das schon sehr gut.

Evernote kann aber noch viel mehr als Apple Notizen. Ich horte hier Notizen, Ideen, ganze lange Texte, PDFs, To-Do-Listen, Audionotizen (und in meinem Fall wichtige Interviews) sowie Dokumente, Webseiten, Infografiken, Bilder. Das klingt nach viel Arbeit, ist es tatsächlich aber nicht.

Und genau das ist der fast wichtigste Punkt, der bei mir auch anfangs schief gegangen ist: Evernote zeigt erst was es kann, wenn Sie es inklusive aller Funktionen intensiv als zentralen Ort für alle ihre Informationen nutzen. In Evernote können Sie hervorragend einfach alles schnell „hinein kippen“ und erst mal speichern. Je mehr sie in Evernote packen, desto besser und wertvoller wird es. Ich nutze es geschäftlich und privat.

In meinem Evernote-Account landen: Texte, handschriftliche Notizen auf dem iPad Pro, Audioaufnahmen von Interviews, wichtigen Meetings, Clips aus dem Web, Bookmarks, Listen, PDFs, Grafiken, Fotos von Whiteboards, Textschnipsel, Rezepte, Belege, To-Do-Listen, Konzepte. Evernote ist meine universelle Sammelstelle für meinen Input aus allen möglichen Quellen. Dort kann ich meine Ideen und Recherchen schnell festhalten, strukturieren und dann umsetzen – oder für später sammeln.

Alles schnell festhalten

Eine Stärke von Evernote sind die Tools, die eine schnelle Erfassung von Informationen unkompliziert und schnell möglich machen. Das ist wichtig, denn Evernote wirkt nur, wenn man es konsequent einsetzt und alles im Alltag darin sammelt. Nicht einen Teil und einen anderen Teil woanders. Notizen lassen sich einfach mit dem Pluszeichen in der App anlegen. Gleichzeitig lassen sich Notizen in Notizbüchern nach Themen gruppieren. Hier gilt es keine Hemmungen zu haben, viele davon anzulegen.

Notizen müssen auf keinen Fall getippte Texte sein: Sie können mit Audionotizen einfach Gedanken festhalten oder mit Facetime-Notizen sogar Videos aufnehmen und einfach in die Kamera sprechen. Mit dem iPhone oder iPad kommen Fotos, Videos, handschriftliche Notizen mit dem Apple Pencil dazu.

Dokumente können Sie mit der Evernote Scannable-App abfotografieren. So halte ich schon auf der Dienstreise Visitenkarten und Quittungen für die spätere Abrechnung fest – und verhindere, dass sie verloren gehen. Scannable dreht die Bilder automatisch und schneidet sie zu bzw. passt sie an, damit sie klar und leserlich sind. Visitenkarten lassen sich leicht in Kontakte für LinkedIn verwandeln. Die Infos lassen sich leicht per E-Mail an Kollegen versenden. Das Scannen gewöhnt man sich schnell an. Auf Dauer verhindert es lästige Papierstapel und verlorene Dokumente.

Die App Scanable
Vergrößern Die App Scanable

Gescannte Dokumente – nicht nur Visitenkarten, sondern auch Rechnungen oder längere Textdokumente wie Verträge – werden dank OCR-Texterkennung erfasst und durchsuchbar. So ist das Hervorholen bestimmter Dokumente, etwa Belege im Garantiefall oder bestimmte Rechnungen für die Steuererklärung ein Kinderspiel.

Webclipper
Vergrößern Webclipper

Ein weiterer, extrem praktischer Helfer ist der Evernote Web Clipper : Der nützliche Zusatzbutton in Safari speichert alle Infos aus Webseiten in Evernote. Dabei ist egal, ob man ganze Seiten oder Ausschnitte nach Evernote holt. Der Clipper spart dabei Anzeigen und andere Ablenkungen aus. In Evernote landet pure Information, die dann auch offline und dauerhaft zur Verfügung steht. Die Clips in Evernote sind auf Dauer auch viel nützlicher als reine Lesezeichen:  Hier gibt es keine Links mehr, die ins Leere laufen.

Tipp: Evernote-Notizen mit Siri und Apple Watch

Ganz schnelle Notizen lassen sich auch per Siri erstellen. Dazu einfach Siri aktivieren und dann folgende Befehle mit dem Stichwort „Evernote“ ausführen:

 

  • „Evernote, erstelle eine Notiz mit dem Namen ‚Ideen für das Meeting‘“

  • „Evernote, füge ‚Ich muss Pizza mitbringen‘ zur Notiz ‚Ideen für das Meeting‘ hinzu”

  • „Evernote, erstelle eine Liste mit ‚Mittagessen bestellen‘ and ‚Route vorbereiten‘“

  • „Zeig mir, was ich heute in Evernote gemacht habe“

 

Dank der Evernote App für Apple Watch sind die wichtigsten Funktionen auch fürs Handgelenk verfügbar: So ist es möglich per Stimme eine neue Erinnerung einzurichten, Textnotizen zu diktieren, Audionotizen aufzunehmen und in Evernote eingescannte Visitenkarten anzuzeigen. Checklisten lassen sich direkt am Handgelenk abhaken.

Alles schnell finden, auf allen Geräten

Seine Power entfaltet Evernote durch seine Suchfunktion in Kombination mit der Synchronisierung. Alle Infos, die Sie in Evernote speichern, landen auf allen Geräten: Mac, iPhone und iPad. Sie sind damit immer dabei und schnell mit der Suchfunktion verfügbar. Evernote synchronisiert die Infos automatisch in gewissen Zeitabständen. So ist auch automatisch alles dabei, wenn Sie gerade offline sind. Auch hier lohnt sich der Premium-Account: Mit 10 Gigabyte Platz für neue Uploads steht hier praktisch unbegrenzt Speicher zur Verfügung, der Basic Account ist auf 60 Megabyte begrenzt. Wer Audionotizen nutzt und viele Bilder oder PDF-Dateien clippt, stößt hier schnell an die Grenzen. Mit dem Premium-Account lassen sich auch zusätzlich E-Mails komplett an Evernote weiterleiten und automatisch als Notiz speichern.

Die Suchfunktion ist in der Anwendung so einfach wie Spotlight. Evernote zeigt aber seine Stärken, wenn man dauerhaft und viel darin ablegt: Hier sind To-Do-Listen, Anhänge, Web-Clips, Aufzeichnungen, Meeting-Notizen, ja einfach alles an einem Ort und nicht in verschiedenen Apps verstreut. Das typische „Irgendwo hatte ich dazu mal was?“ führt hier nicht zu verzweifeltem Suchen, sondern treffsicheren Ergebnissen in Sekundenschnelle. Evernote speichert zuletzt ausgeführte Suchanfragen und macht so das erneute Hervorholen ebenfalls einfach.

Tipp: Gelöschtes mit Verlauf zurückholen

Ein Punkt, in dem Evernote anderen Notiz-Apps wie der Standardapp in macOS überlegen ist – und ein weiterer Grund, warum sich das Premium-Konto lohnt – ist der Notizverlauf. Evernote legt bei Premium-Usern mehrmals am Tag eine Kopie von allen Notizen im Konto an, die sich seit der letzten Überprüfung durch das System geändert haben. Wenn man etwas aus versehen oder absichtlich löscht und eine alte Version der Notiz zurückholen möchte, öffnet man die Details zu einer Notiz und lässt sich den Verlauf anzeigen. In diesem Protokoll werden die Änderungen aufgelistet. Es reicht einen früheren Stand anzuklicken und zu importieren und schon sind gelöschte Änderungen wieder hergestellt. Das simple Feature kann wie Time Machine viel Ärger oder Zeit sparen, wenn Sie zum Beispiel versehentlich etwas gelöscht haben .

Oft gibt es auch Notizen, die in mehrere Notizbücher und Themen passen. Diese lassen sich mit Tags kennzeichnen wie zum Beispiel „Technik“ oder „Gadgets“. Tags sind beim Abspeichern einer Notiz keine Pflicht, aber helfen oft beim Wiederfinden. Holen Sie zum Beispiel mit „2018“ alle in diesem Jahr erstellten Notizen hervor. Mit fortgeschrittenen Funktionen lassen sich auch Suchen eingrenzen oder durch Klick auf Tags verfeinern, die das Programm automatisch unter den Ergebnissen anzeigt. Zum Beispiel lassen sich mit „todo“ alle Notizen hervorholen die ein Kontrollkästchen enthalten.

Eine Premium-Funktion ist „Context“. Hier arbeitet Intelligenz im Hintergrund. Evernote erkennt automatisch relevante Inhalte zu einer Notiz und gruppiert so automatisch Notizen nach Themen. Das erspart oft das Suchen und holt am unteren Ende jeder Notiz automatisch passende Infos aus den eigenen Notizbüchern dazu. Die Indexierung holt auch Notizen, Personen und Artikel dann hervor, wenn man sie gebrauchen kann. Die Suche, Tags und Kontext machen auch große Informationsmengen in Evernote übersichtlich.

Tipp: Audionotizen an Stichpunktnotizen anhängen

Audionotizen oder lange Aufzeichnungen von Meetings kann Evernote nicht automatisch in Text umwandeln. Ein Trick die Audionotizen dennoch schnell per Text auffindbar zu machen ist, die Audiodatei in die Notiz mit ein paar Textnotizen anzuhängen. So bleiben die Stichworte immer schnell verfügbar im Index. Wenn Sie noch einmal ins Detail müssen haben sie immer noch die ausführliche Version als Audio Datei zum noch einmal anhören. Mehrere Notizen lassen sich leicht markieren und dann mit „Zusammenführen“ in einer einzelnen speichern .

Mehr Effizienz mit Vorlagen

Seit einem großen Update für Evernote sind Vorlagen hinzugekommen. Evernote kommt schon mit einer großen Auswahl an vorgefertigten Vorlagen in der url link https://evernote.com/intl/de/templates Vorlagen-Galerie _blank , die sich mit dem Pluszeichen für eine neue Notiz und dann „Vorlagen“ öffnen lässt. Hier finden sich Notizvorlagen aus verschiedenen Bereichen – von Management-Ressourcen wie Meeting-Notizen, Marketingpläne über Privates wie Trainingsplan, Partyplanung bis hin zur Packliste fürs Reisen, steht hier alles bereit. Ein Klick – und es wird eine neue Notiz auf Basis der Vorlage erstellt. Genau so einfach ist es für Premium-Nutzer möglich, eigene Notizen als Vorlagen zu speichern. Die Vorlagen sparen nicht nur an vielen Stellen viel Arbeit, sie zeigen auch wozu Evernote außer simplen und schnellen Notizen noch taugt.

Langfristige Auswirkung: Entlastung im Kopf

Die Synchronisierung über alle Geräte, das einfache Sammeln und die starke Suchfunktion sind aber nur ein Teil der Veränderung, die eine starke Notiz-App wie Evernote auf Dauer bringt. Die wahre Stärke liegt darin, dass der Kopf wieder mehr frei wird. Evernote trennt nicht To-Do-Listen, Notizen und Erinnerungen, wie es Apple bei seinen Standard-Apps macht. Es ist ganz einfach, sich an Notizen erinnern zu lassen. Jede Notiz kann mit Checklisten, Audionotizen oder Fotos ergänzt werden. So wird der Kopf wieder frei und der Alltag insgesamt viel organisierter. Evernote ist viel mehr als eine digitale Notiz-App, sondern das digitale Großhirn, das eine große Entlastung bringt. Evernote hält alles schnell fest, macht es überall verfügbar und hilft die wichtigen Dinge herauszufiltern und im Auge zu behalten – ohne ständig daran denken zu müssen.

Bei langfristiger Nutzung und mit den erweiterten Funktionen ist Evernote auch viel mehr als eine Notiz-App: Es ist eine Art Vor- oder Zwischenstufe zwischen Idee, Recherche (Mailprogramm, Webbrowser, PDFs etc.) und Endprodukt oder Umsetzung (Artikel, Konzept, Blogbeitrag, Reise etc.), die aber an der richtigen Stelle deutlich mehr kann als zum Beispiel Apple Notizen oder eine gewöhnliche Textverarbeitung wie Pages oder Word.

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