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Große Dateien übers Internet versenden

24.01.2019 | 07:45 Uhr | Thomas Armbrüster

Ein Dokument oder ein Foto per E-Mail zu versenden ist schnell erledigt. Ab einer bestimmten Größe der Nachricht funktioniert der E-Mail-Versand aber nicht mehr reibungslos.

Alle E-Mail-Provider haben ein Limit für die Größe einer E-Mail, die sich über ihre Dienste versenden beziehungsweise empfangen lassen. Meist gilt das Limit sowohl für den Versand, als auch für den Empfang. Nur die Telekom macht eine Ausnahme und versendet bis zu 32 Megabyte große Nachrichten und empfängt E-Mails mit bis zu 50 Megabyte. Das untere Limit liegt bei einigen Diensten momentan bei 20 Megabyte, das obere bei 100 Megabyte (siehe Tabelle). Es kann also vorkommen, dass man eine Nachricht mit großen Anhängen versendet, die der Empfänger aber gar nicht empfangen kann. Von daher ist es sinnvoll, sich auf das untere Limit von 20 Megabyte zu beschränken und für größere Anhänge andere Optionen zu verwenden.

Mail-Provider

Senden

Empfangen

Apple (iCloud)

20 MB

20 MB

Google

25 MB

25 MB

Outlook

25 MB

25 MB

Telekom

32 MB

50 MB

GMX

20 MB

20 MB

Web.de

20 MB

20 MB

Mail.de

60 MB

60 MB

Freenet

20 MB

20 MB

Yahoo

25 MB

25 MB

Posteo

50 MB

50 MB

Mailbox.org

100 MB

100 MB

Größe einschränken

Sind die Dateien, die man versenden möchte, zu groß, kann man das Volumen unter macOS durch Komprimieren verringern. Dazu markiert man im Finder einen Ordner beziehungsweise ein oder mehrere Dokumente, öffnet mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) das Kontextmenü und wählt dort „[Dateiname] komprimieren“ aus. Das System erzeugt dann eine ZIP-Datei aus den zuvor ausgewählten Elementen, die sich dann versenden lässt. Entpacken lassen sich ZIP-Dateien unter jedem Betriebssystem, auch unter iOS. Das Komprimieren führt aber nicht bei allen Dateitypen zum Erfolg. So sind beispielsweise Bilder im JPEG-Format schon intern komprimiert, ein weiteres Komprimieren verringert kaum die Dateigröße. Bei anderen Bildformaten lässt sich dagegen oft mehr als die Hälfte einsparen, ohne Datenverlust.

Bilder kann Mail für den Versand verkleinern, wenn man nicht die Originalgröße benötigt.
Vergrößern Bilder kann Mail für den Versand verkleinern, wenn man nicht die Originalgröße benötigt.

Auch PDFs lassen sich in der Regel durch Komprimieren nur wenig verkleinern. Benötigt der Empfänger die Bilder nicht in Originalgröße, so kann man im Programm Mail auch kleinere Versionen versenden, ohne die Bilder zuvor in einer Bildbearbeitung zu verändern. Sobald man ein oder mehrere Bilder einer E-Mail hinzugefügt hat, blendet sich rechts oberhalb des Nachrichtenteils ein Aufklappmenü ein, über das man zusätzlich zur Originalgröße drei kleinere Bildgrößen auswählen kann. Mail berechnet dann die Bilder neu und versendet diese, die Originale werden dadurch nicht verändert. Links wird zudem angezeigt, wie groß die Nachricht insgesamt ist. Diese Information erhält man in jedem Fall, sobald man einer Nachricht einen Anhang hinzufügt. Diese Option gibt es analog auch in Mail unter iOS.

Bei manchen Datenformaten lässt sich die Größe durch Komprimieren soweit verringern, dass man sie per Mail versenden kann.
Vergrößern Bei manchen Datenformaten lässt sich die Größe durch Komprimieren soweit verringern, dass man sie per Mail versenden kann.

Mail Drop

Verwendet man auf dem Mac das Programm Mail, muss man sich nicht um Datenlimits kümmern, wenn man Mail Drop aktiviert. Diese von Apple zur Verfügung gestellte Option sorgt dafür, dass E-Mail-Anhänge über 20 MB automatisch auf den iCloud-Server von Apple übertragen werden und in die E-Mail nur ein Link zu diesen Daten eingefügt wird. Ordner mit Dateien muss man komprimieren, sie lassen sich nicht unkomprimiert per Mail Drop versenden. Der Empfänger kann dann durch Anklicken des Links in der empfangenen E-Mail die Anhänge laden, er muss dazu weder einen Mac noch das Programm Mail verwenden.

Mail Drop lässt sich außer für iCloud auch bei anderen E-Mail-Konten verwenden, muss aber manuell aktiviert werden.
Vergrößern Mail Drop lässt sich außer für iCloud auch bei anderen E-Mail-Konten verwenden, muss aber manuell aktiviert werden.

Das Limit für die Datenmenge einer einzelnen Nachricht liegt laut Apple bei 5 GB . Die Anhänge werden für 30 Tage auf Apples Server gespeichert und dann automatisch gelöscht, manuelles Löschen ist nicht möglich. Maximal lassen sich per Mail Drop 1 TB Daten bei Apple hinterlegen. Man muss dazu sein Datenlimit von iCloud aber nicht aufstocken, da Mail Drop nicht auf das iCloud-Kontingent angerechnet wird. Außerdem muss iCloud Drive auf dem Mac nicht aktiviert sein.

Beim Empfänger ist in der E-Mail ein Link zur mit Mail Drop versandten Datei eingebettet, zum Laden muss er ihn nur anklicken.
Vergrößern Beim Empfänger ist in der E-Mail ein Link zur mit Mail Drop versandten Datei eingebettet, zum Laden muss er ihn nur anklicken.

Mail Drop ist in Mail auf dem Mac automatisch für den iCloud-Account eingeschaltet. Für andere Accounts muss man die Option selbst aktivieren. Dazu öffnet man die Einstellungen von Mail und begibt sich zu „Accounts > Accountinformationen“. Dort markiert man dann „Große Anhänge mit Mail Drop senden“. Das Versenden per Mail Drop funktioniert im Test unter macOS jeweils problemlos.

Mail Drop gibt es auch unter iOS, …
Vergrößern Mail Drop gibt es auch unter iOS, …

Theoretisch sollte Mail Drop auch auf dem iPad und dem iPhone funktionieren, und zwar ohne eine Einstellung vornehmen zu müssen. In unseren Tests lässt sich das aber nicht verifizieren. So erscheint auf einem iPhone mit iOS 12 die Option „Mail Drop verwenden“ beim Versenden von mehreren Bildern aus Fotos nur, wenn iCloud Drive in den Einstellungen aktiviert ist. Die E-Mail landet aber beim Versenden trotz Auswahl dieser Option nur im Ausgangspostfach und wird nicht verschickt mit dem Hinweis, dass sie zu groß sei. Auf einem iPad geht die Mail sogar verloren und ist nicht im Postfach „Gesendet“ zu finden. Auch auf der Seite von iCloud.com funktioniert Mail Drop bei uns nicht zuverlässig. Fügen wir in Mail auf der Seite von iCloud.com große, auf dem Mac gespeicherte Anhänge hinzu, lässt sich zwar Mail Drop als Versandart auswählen, anschließend kommt jedoch die Meldung, dass sich die Dateien nicht auf iCloud laden lassen. Gar nicht verfügbar ist Mail Drop, wenn wir im Browser unter „iCloud Drive“ eine große Datei auswählen und auf das Mail-Symbol klicken. Wir bekommen nur den Hinweis, dass das Datenlimit bei 20 MB liegt.

… in unseren Tests funktioniert der Versand aber nicht und endet mit einer Fehlermeldung.
Vergrößern … in unseren Tests funktioniert der Versand aber nicht und endet mit einer Fehlermeldung.

Freigeben im Netz

Um große Dokumente, Bilder oder Ordner mit mehreren Objekten anderen Personen zugänglich zu machen, kann man diese auf einen Server im Internet legen und sie dann für andere Benutzer frei geben oder ihnen einen Link zu den Objekten zukommen lassen. Dazu meldet man sich bei einem Anbieter an, der einen solchen Service anbietet. Am bekanntesten sind wohl Dropbox, Google Drive sowie OneDrive von Microsoft und natürlich iCloud Drive von Apple. Kostenlos gibt es bei Dropbox nur 2 GB, die man aber durch Weiterempfehlungen und den einen oder anderen Bonus etwas aufstocken kann . iCloud und OneDrive bieten kostenlos 5 GB, bei Google gibt es 15 GB. Gegen Bezahlung lässt sich das Datenvolumen jeweils vergrößern, wobei Abonnenten von Office 365 bei OneDrive über üppige 1 TB Datenvolumen herrschen können, ohne zusätzlich zur Kasse gebeten zu werden. Die Datenspeicher werden bei allen vier Diensten als Verzeichnis in der Seitenleiste des Finder unter „Favoriten“ installiert. Das iCloud Drive muss man gegebenenfalls in den Vorgaben des Finder unter „Seitenleiste“ aktivieren. Für die anderen Dienste gibt es jeweils ein Programm, das man auf dem Mac installiert. Man kann so bequem auf die auf dem Server abgelegten Dateien im Finder zugreifen und in ein Verzeichnis auf dem Mac übertragen oder vom Mac auf den Server verschieben. Auch für iOS gibt es jeweils eine App von Dropbox, Google und Microsoft, iCloud Drive muss unter iOS nur eingeschaltet werden.

Die Server der Online-Datenspeicher erreicht man im Finder bequem über die Seitenleiste des Finder-Fensters.
Vergrößern Die Server der Online-Datenspeicher erreicht man im Finder bequem über die Seitenleiste des Finder-Fensters.

iCloud Drive

Mit Apples Serverdienst iCloud Drive lassen sich nur einzelne Dateien freigeben. Nicht möglich ist das Teilen eines Ordners oder von mehreren Dokumenten, ein Nachteil im Vergleich zu Dropbox, Google Drive und OneDrive. Um auf dem Mac ein im iCloud Drive abgelegtes Dokument für andere Personen zugänglich zu machen, klickt man es im Finder mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) an und wählt im Kontextmenü „Teilen > Personen hinzufügen“ aus. Dann kann man den Link zum freigegebenen Dokument unter anderem per Mail, Nachrichten oder AirDrop versenden oder in die Zwischenablage kopieren. Ganz wichtig ist es, vor dem Klick auf „Teilen“ auf das Dreieck vor „Freigabeoptionen“ zu klicken und bei „Berechtigte Personen“ eine der beiden Optionen auszuwählen. Wählt man „Nur eingeladene Personen“, können Empfänger den Link nur nach Anmeldung bei iCloud.com im Browser öffnen.

In iCloud Drive kann man nur einzelne Dateien für andere Personen freigeben.
Vergrößern In iCloud Drive kann man nur einzelne Dateien für andere Personen freigeben.

Stellt man dagegen „Jeder mit dem Link“ ein, kann der Empfänger nach dem Klick auf den Link auf der sich öffnenden Webseite auf „Eine Kopie laden“ klicken, diese wird dann auf den Rechner geladen. Außerdem lässt sich beim Teilen festlegen, ob der der Empfänger die Datei bearbeiten darf oder nicht, was sich aber nur dann auswirkt, wenn der Empfänger das Dokument in iCloud öffnet, die Kopie ist davon nicht betroffen. Um die Freigabeeinstellungen zu ändern oder die Freigabe zu beenden wählt man im Kontextmenü ebenfalls „Teilen > Personen anzeigen“ aus.

Hat der Absender nur den Link zur freigegebenen Datei versandt, kann sich der Empfänger eine Kopie herunterladen, ohne sich bei iCloud anzumelden.
Vergrößern Hat der Absender nur den Link zur freigegebenen Datei versandt, kann sich der Empfänger eine Kopie herunterladen, ohne sich bei iCloud anzumelden.

Unter iOS öffnet man die App „Dateien“, wählt unter „Durchsuchen > Speicherorte“ das iCloud Drive aus und tippt die freizugebende Datei etwas länger an. Im sich einblendenden Menü tippt man nun auf „Teilen“ und dann in der unteren Reihe auf „Personen hinzufügen“. Sollte dieses Symbol nicht zu sehen sein, scrollt man etwas nach rechts. Nun kann man wie auf dem Mac unter „Freigabeoptionen“ wählen, ob jeder oder nur eingeladene Personen Zugriff auf den Link haben und ob die Datei bearbeitet werden darf. Ebenfalls analog zum macOS hebt man über „Teilen > Personen anzeigen“ die Freigabe wieder auf oder ändert die Einstellungen.

Auch unter iOS lassen sich auf dem iCloud Drive abgelegte Dateien mit anderen Personen teilen.
Vergrößern Auch unter iOS lassen sich auf dem iCloud Drive abgelegte Dateien mit anderen Personen teilen.

 Eine Sonderfunktion findet sich bei Fotos unter iOS und macOS: Damit kann man Fotos und Videos in einem speziellen Online-Ordner mit den Verwandten und Freunden teilen. Wie genau dies funktioniert, haben wir hier beschrieben .

Dropbox, Google Drive und OneDrive

Dropbox, One Drive und Google Drive lassen sich etwas intuitiver bedienen als iCloud Drive und man kann zudem auch Ordner oder mehrere Dokumente gleichzeitig teilen. Alle Anwendungen legen außer dem Laufwerkssymbol im Finder-Fenster einen neuen Eintrag im Menü an. Über das Menü nimmt man unter anderem die Einstellungen vor und erhält aktuelle Informationen über die Synchronisation. Klickt man im Finder im Laufwerksverzeichnis eines der Dienste ein Objekt mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) an, gibt es im Kontextmenü Optionen für den jeweiligen Dienst. Will man nur ermöglichen, dass sich andere Personen die Dateien ansehen und auf ihr Gerät laden können, verschickt man einen Link. Bei Dropbox heißt es „Dropbox-Link kopieren“, bei Google Drive „Link in die Zwischenablage kopieren“ und bei OneDrive wählt man „Einen OneDrive-Link freigeben“ aus. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert und lässt sich anschließend in eine E-Mail oder Nachricht einsetzen. Für den Zugriff auf die freigegebenen Objekte ist beim Empfänger des Links nur ein Browser notwendig, man benötigt weder ein Konto bei Dropbox noch bei Google oder Microsoft. Auf den sich jeweils öffnenden Webseiten kann man sich die Dateien anschauen und über den entsprechenden Button auf das eigene Gerät laden.

Für Dropbox, Google Drive und wie hier OneDrive installieren die Programme jeweils ein Menü, über das man unter anderem die Einstellungen vornimmt.
Vergrößern Für Dropbox, Google Drive und wie hier OneDrive installieren die Programme jeweils ein Menü, über das man unter anderem die Einstellungen vornimmt.

Bei den Optionen zur Freigabe gibt es einige Unterschiede. Bei Dropbox wird mit der Option „Freigeben“ ein Fenster geöffnet, in dem man die E-Mail-Adresse eines Empfängers angibt und festlegt, ob dieser die Objekte bearbeiten oder nur betrachten darf. Der Link wird dabei aber nicht verschickt, das muss man separat erledigen. Meldet sich der Empfänger dann mit seinem Dropbox-Konto an, hat er die entsprechende Berechtigung. Die Webseite, die sich nach dem Klick auf den Link öffnet, ist identisch mit derjenigen beim Versenden des Links ohne vorherige Freigabeeinstellung. Um die Freigabeeinstellungen zu ändern, ruft man erneut „Freigabe“ im Kontextmenü auf und kann dort eine E-Mail-Adresse auch wieder löschen.

Im Finder findet man im Kontextmenü wie hier bei Google Drive jeweils Optionen, um den Link zum Objekt zu kopieren.
Vergrößern Im Finder findet man im Kontextmenü wie hier bei Google Drive jeweils Optionen, um den Link zum Objekt zu kopieren.

Wählt man im Laufwerksverzeichnis von Google Drive im Kontextmenü „Über Google Drive freigeben“ aus, öffnet sich ein Fenster zur Eingabe einer oder mehrerer E-Mail-Adressen. Handelt es sich bei diesen nicht um Google-Adressen, öffnet sich nach dem Klick auf „Senden“ ein weiteres Fenster mit dem Hinweis, dass ein oder mehrere Empfänger keine Google-Adresse haben. Man kann statt der Einladung dann nur den Link versenden. Andernfalls wird die Einladung automatisch an die angegebenen Google-Adressen gesendet. Der Empfänger der Einladung öffnet Google Drive per Klick auf „Öffnen“ in der E-Mail und meldet sich an seinem Konto an. Um Freigaben und Links zu löschen, muss man sich beim eigenen Google Drive anmelden und dann die Einstellungen ändern. Dazu markiert man das betreffende Objekt, klickt auf „Freigeben > Erweitert“ und entfernt die Personen, für die die Freigabe nicht mehr gelten soll, mit einem Klick auf das Kreuz.

Empfänger können wie hier bei Dropbox über den versandten Link freigegebene Ordner im Browser öffnen und die Dateien herunterladen.
Vergrößern Empfänger können wie hier bei Dropbox über den versandten Link freigegebene Ordner im Browser öffnen und die Dateien herunterladen.

Bei OneDrive öffnet sich mit „Weitere OneDrive-Freigabeoptionen“ die Webseite von OneDrive. Man meldet sich dort an und kann dann Objekte markieren und über „Teilen“ für andere Benutzer freigeben. Hier lässt sich auch ein Ablaufdatum sowie ein Kennwort einrichten. Den Link verschickt man direkt per Mail und klickt dazu das Mail-Symbol an, oder man kopiert den Link in die Zwischenablage und setzt ihn dann in eine Nachricht oder E-Mail ein. Der Empfänger klickt dann in der Nachricht auf „Auf OneDrive anzeigen“ und meldet sich an. Um den Zugriff zu beenden, markiert man auf der OneDrive-Webseite das freigegebene Objekt, klickt rechts in der Symbolleiste auf das „i“ und kann dann nach einem Klick auf „Zugriff verwalten“ den Link löschen oder bei einer eingeladenen Person die Option „Nicht mehr teilen“ auswählen.

Will man in Google Drive Objekte zur Bearbeitung freigeben wird zuerst geprüft, ob der Empfänger auch ein Google-Konto besitzt.
Vergrößern Will man in Google Drive Objekte zur Bearbeitung freigeben wird zuerst geprüft, ob der Empfänger auch ein Google-Konto besitzt.

Für iOS gibt es von Dropbox, Google und Microsoft jeweils eine App, um auch auf dem iPad und dem iPhone auf die Daten auf dem Server zuzugreifen. Ordner und Dateien lassen sich in der jeweiligen App analog zum macOS freigeben, um sie anderen Anwendern zugänglich zu machen. Im Dropbox-Verzeichnis tippt man rechts neben dem Objekt auf die drei Punkte, dann auf „Freigeben“ und kann dann eine E-Mail-Adresse für die Freigabe angeben oder nur den Link per Mail oder Nachrichten versenden. Bei OneDrive tippt man auf die drei Punkte rechts unterhalb des freizugebenden Objekts und wählt „Teilen“ aus. Dann lässt sich „Link kopieren“ oder „Personen einladen“ auswählen. Bei Google Drive tippt man ein Objekt an, um es auszuwählen, dann auf die drei Punkte rechts oben in der Leiste und aktiviert „Linkfreigabe“. Der Link wird in die Zwischenablage gelegt und lässt sich nun in eine E-Mail oder eine Nachricht einsetzen. Bei Ordnern werden die drei Punkte rechts neben dem Ordnersymbol angezeigt. Anstatt nur den Link freizugeben, kann man dem Objekt Personen hinzufügen, die es dann in Google Drive bearbeiten dürfen.

Auch unter iOS lassen sich Objekte wie hier bei Dropbox für andere Personen freigeben beziehungsweise ein Link versenden.
Vergrößern Auch unter iOS lassen sich Objekte wie hier bei Dropbox für andere Personen freigeben beziehungsweise ein Link versenden.

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