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Mit iOS 11 Dateien organisieren und verwalten

25.09.2017 | 08:49 Uhr |

Mit Dateien können Anwender erstmals ihre Dateien unter iOS und in iCloud organisieren und verwalten. Wir zeigen, wie sich die neue App nutzen lässt.

Apple zufolge wird die neue App der Dreh- und Angelpunkt für persönliche Dokumente - und zwar für alle iOS-Geräte, die unter einer Apple-ID angemeldet sind: Die neue App ist leicht und intuitiv zu bedienen, um jedoch das meiste aus der App herauszuholen, bedarf es einiger Übung.

Das Hauptfenster

Wenn Sie die App öffnen, landen Sie im Übersichtsfenster „Durchsuchen“ mit einer Liste von Speicherorten, Favoriten und Tags. Unter Speicherorte finden Sie Ihr iPhone oder iPad, alle mit der aktiven Apple-ID verknüpften Cloud-Speicher (auch Nicht-Apple-Lösungen wie Dropbox oder Google Drive) und einen Papierkorb. 

Sie können Ordner in die Favoriten ziehen, dann erscheinen Sie unter dem gleichnamigen Eintrag. Mit Tags versehene Dokumente können Sie im dritten Abschnitt der Liste nach Auszeichnung sortiert aufrufen. Alle in Dateien abgelegten Dokumente lassen sich nach Name, Datum, Größe oder Tag sortieren.   

Tippen Sie auf einen Speicherort, können Sie sich bis zu einem beliebigen Dokument durchklicken. Wenn Sie schon genau wissen, wie ein gesuchtes Dokument heißt, finden Sie es schneller über das in allen Fenstern präsente Suchfeld.

Je nach Speicherort unterscheidet sich die Darstellung der Inhalte. Während Sie einen „fremden“ Cloudspeicher nur nach Dateien durchsuchen und diese auf Ihr iPhone oder iPad laden können, bieten der lokale Speicher („auf meinem iPhone“, „auf meinem iPad“) und iCloud Drive mehr Möglichkeiten. Unter dem Suchfeld finden Sie ein kleines blaues Ordnersymbol über das Sie einen neuen Ordner anlegen können. Über ein Popup-Feld kann man die Sortierung nach Name, Datum, Größe oder Tags festlegen und über das kleine Quadrat rechts oben wechselt man zwischen Listen- und Ordner-Darstellung. Die beiden Symbole unten in der Menüleiste zeigen die jüngsten Aktionen in der App (Verlauf) – was gerade in den ersten Tagen mit iOS 11 eine große Hilfe ist – und führen aus jeder Unteransicht wieder zurück ins Hauptfenster („Durchsuchen“).

Die Funktionen von Dateien: Suchfeld, Neuen Ordner anlegen, Sortieroptionen nach Name, Datum, Größe, Tags, Wechsel der Ansicht zu Liste oder Ordner, Verlauf: Übersicht der letzten Aktivitäten, Wechsel zurück ins Hauptfenster („Durchsuchen“).
Vergrößern Die Funktionen von Dateien: Suchfeld, Neuen Ordner anlegen, Sortieroptionen nach Name, Datum, Größe, Tags, Wechsel der Ansicht zu Liste oder Ordner, Verlauf: Übersicht der letzten Aktivitäten, Wechsel zurück ins Hauptfenster („Durchsuchen“).

Navigation über Gesten

Drag-and-Drop ist ein wesentlicher Bestandteil der neuen Dateien-App ist. Es ist zwar nach wie vor möglich, Dateien über die iOS-Funktionen auszuwählen und zu bewegen. Viel schneller und natürlicher geht dies jedoch mit den Fingern:

1. Tippen und halten Sie die Datei gedrückt, welche Sie bewegen möchten. Diese sollte sich nun aus ihrer gewöhnlichen Ansicht lösen und den Bewegungen Ihres Fingers auf dem Bildschirm folgen.

2. Sie können  weitere Dokumente hinzufügen, indem Sie, während Sie das ursprüngliche Dokument gedrückt halten, auf weitere Dokumente tippen. Diese sollten sich ebenfalls unter Ihrem Finger anordnen.

3. Während Ihr Finger auf dem Display liegt, nehmen Sie einen anderen Finger (am besten gleich die andere Hand), um durch die Dateien-App zu browsen und den Ordner auszuwählen, in welchem Sie die Dateien ablegen möchten.

4. Sobald sie den Zielordner ausgewählt haben, heben Sie einfach den Finger mit den Dokumenten – fertig!

Die Datei-Optionen: Teilen, Duplizieren, Bewegen, Löschen.
Vergrößern Die Datei-Optionen: Teilen, Duplizieren, Bewegen, Löschen.

Manuell Dokumente bewegen, teilen und löschen

Wenn Sie sich noch nicht mit dem neuen Drag-and-Drop angefreundet haben oder beispielsweise auf einem kleinen iPhone Dateien verwalten wollen, können Sie Dokumente auch manuell bewegen.

1. Im ersten Schritt müssen Sie ein Dokument oder einen Ordner über den Befehl „Auswählen“ in der rechten oberen Ecke der Ansicht markieren. 

2. Als Nächstes tippen Sie auf den Bewegen-Button (der kleine Ordner unten in der Menüleiste), um das In-App-Dateien-System aufzurufen. So können Sie Dateien und Ordner mit einem Tippen bewegen. Wählen Sie einfach den Zielordner aus (oder einen Cloud-Speicher) und die Dateien werden automatisch dorthin kopiert.

Statt die Dateien zu bewegen, können Sie über die Auswahl-Funktion auch die markierten Dokumente von Ihrem Gerät löschen oder die Teilen-Funktion aufrufen. Wählen Sie dafür zunächst die Dokumente aus und tippen Sie anschließend auf das Symbol „Teilen“ links unten in der Menüleiste zur Ansicht der für dieses Dokument verfügbaren Optionen.   

Dokumente mit Tags versehen

Aufgrund der Möglichkeit, viele Dateitypen in der Dokumenten-App zu speichern, wird sich Dateien schnell mit allem Möglichen füllen, was die Suche nach bestimmten Dokumenten erschweren kann – es sei denn, Sie machen von der Tag-Funktion Gebrauch.   

Tippen Sie dafür auf eine gewünschte Datei oder einen Ordner und halten Sie den Finger gedrückt, bis das Kontextmenü erscheint. Neben Kopieren, Duplizieren, Umbenennen usw steht hier auch „Tags“ zur Wahl. Sie können einen vorhandenen Tag vergeben oder einen neuen anlegen. 

Nur weil Sie eine Datei mit einem Tag versehen, ändert sich jedoch nicht automatisch der ehemalige Speicherort. Die Tag-Funktion dient lediglich dazu, Dokumente später leichter auffinden zu können da alle gleich markierten Dokumente in der Datei-Übersicht entsprechend dem vergebenen Tag angeordnet sind. 

Dokumente in der App bearbeiten

Je nach Dokument, das Sie über die App Dateien aufrufen und antippen, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten. Dies wird sich sicherlich in den Monaten nach der Veröffentlichung von iOS 11 noch ändern, da die Entwickler weiter an der Integration arbeiten und mehr Optionen bereit stellen werden. Zum Testzeitpunkt öffnen einige Dokumente (beispielsweise aus Pages oder Numbers) automatisch ihr Herkunftsprogramm und lassen sich dort bearbeiten. Screenshots lassen sich direkt in der Dateien-App editieren, die Funktionen der neuen Screenshot-Funktion stehen hier schon zur Verfügung. Filme lassen sich direkt in Dateien als Vorschau abspielen und ansehen.   

Empfehlung

Unser Tipp ist, in den kommenden Wochen immer wieder zu prüfen, wie sich Ordner und Dokumente in der neuen App verhalten und Dateien auszuprobieren. Die Bedienung durch Gesten ist gewöhnungsbedürftig, nach etwas Übung ist die App aber gerade am iPad und in Kombination mit Drag-and-Drop ein echter Meilenstein

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