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iCloud Drive: Dateien organisieren und verwalten

18.03.2019 | 13:29 Uhr |

Mit der Dateien-App können Anwender ihre Dateien unter iOS und auf iCloud-Drive organisieren und verwalten. Wir zeigen, wie Sie die App nutzen.

Am ehesten ist die Dateien-App dem Finder von macOS vergleichbar, allerdings bietet sie nur einen Teil der Funktionen. Sie ist damit der Dreh- und Angelpunkt für persönliche Dokumente – und zwar für alle Ihre iOS-Geräte, an denen Sie mit der gleichen Apple-ID angemeldet sind. Die Dateien-App ist leicht und intuitiv zu bedienen. Um alles aus ihr herauszuholen, bedarf es aber etwas Übung.

Die Dateien-App im Dock

Um die aktuellsten Dateien anzuzeigen genügt ein Fingertipp auf das Symbol der Dateien-App. Je nachdem, ob Sie ein iPad und älteres iPhone ohne 3D-Touch benutzen oder ein iPhone mit 3D-Touch, gehen Sie dabei anders vor. Besitzt Ihr iPhone 3D-Touch, genügt ein fester Fingertipp auf das Dateien-App-Symbol und es erscheint ein Fenster mit den vier jüngsten Dateien. Beim iPad und iPhone ohne 3D-Touch tippen Sie auf das Symbol der App und behalten den Finger so lange darauf, bis das gleiche Fenster erscheint. Beim iPad finden Sie zudem rechts oben den Befehl "Mehr anzeigen". Mit diesem listen Sie die letzten sechzehn verwendeten Dateien auf. Zum Öffnen einer Datei tippen sie auf deren Voransicht.

Das Hauptfenster von iCloud Drive

Sofern Sie die App per Fingertipp starten – auf dem Home-Bildschirm oder im Dock – tippen Sie zuerst auf den Befehl "Durchsuchen" rechts unten. Dann landen Sie im Übersichtsfenster „Durchsuchen“ mit der Liste von "Speicherorten", "Favoriten" und "Tags".

Unter "Speicherorte" finden Sie Ihr iPhone oder iPad, alle mit der aktiven Apple-ID verknüpften und aktivierten Cloud-Speicher (auch Nicht-Apple-Lösungen wie Dropbox oder Google Drive) sowie den Papierkorb.

Unter "Favoriten" können Sie oft benutzte und wichtige Dateien ablegen, um später schneller auf diese zuzugreifen. Über die verschiedenfarbigen Tags können Dateien schnell aufgelistet werden - auf Wunsch sortiert nach Namen, Datum, Größe oder Tag.

Tippen Sie auf einen Speicherort, können Sie bis zum gewünschten Dokument navigieren. Sofern Sie wissen, wie das gesuchte Dokument heißt, finden Sie es noch schneller über das in allen Fenstern präsente Suchfeld.

Je nach Speicherort unterscheidet sich die Darstellung der Inhalte. Während Sie einen „fremden“ Cloudspeicher nur nach Dateien durchsuchen und diese herunterladen sowie mit einer kompatiblen App öffnen können, bieten der lokale Speicher („auf meinem iPhone“, „auf meinem iPad“) sowie "iCloud Drive" mehr Möglichkeiten. Hier finden Sie unter dem Suchfeld ein kleines blaues Ordnersymbol über das Sie z.B. einen neuen Ordner anlegen.

Über Einträge unter dem Suchfeld können Sie eine Sortierung nach Namen, Datum, Größe oder Tag festlegen und über das kleine Quadrat rechts oben wechseln Sie zwischen Listen- und Ordner-Darstellung. Die beiden Einträge unten in der Menüleiste zeigen die jüngsten Aktionen in der App ("Verlauf") oder führen aus jeder Unteransicht zurück ins Hauptfenster („Durchsuchen“).

Die Funktionen von Dateien: Suchen, Neuen Ordner anlegen, Sortieroptionen nach Namen, Datum, Größe, Tags, Wechsel der Ansicht zu Liste oder Ordner, Verlauf: Übersicht der letzten Aktivitäten, Wechsel zurück ins Hauptfenster („Durchsuchen“).
Vergrößern Die Funktionen von Dateien: Suchen, Neuen Ordner anlegen, Sortieroptionen nach Namen, Datum, Größe, Tags, Wechsel der Ansicht zu Liste oder Ordner, Verlauf: Übersicht der letzten Aktivitäten, Wechsel zurück ins Hauptfenster („Durchsuchen“).

Mit Drag-and-Drop Dateien kopieren

Mit der Dateien-App, Gesten sowie Drag-and-drop lassen sich Dateien fast so komfortabel organisieren wie am Mac. Es ist natürlich nach wie vor möglich, Dateien über die Befehle von iOS auszuwählen und zu bewegen (s.u.) Viel schneller geht es aber über Gesten und damit den Fingern:

1.Tippen und halten Sie die Datei gedrückt, welche Sie bewegen möchten. Diese sollte sich aus ihrer gewöhnlichen Ansicht lösen und den Bewegungen Ihres Fingers auf dem Bildschirm folgen.

2.Sie können weitere Dokumente hinzufügen, indem Sie, während Sie das ursprüngliche Dokument gedrückt halten, mit einem anderen Finger auf weitere Dokumente tippen. Diese werden dem ursprünglichen Dokument hinzugefügt. Sie erkennen das an der kleinen Zahl rechts oben.

3.Während Ihr Finger weiter auf dem Display liegt, navigieren Sie mit einem Finger der anderen Hand durch die Dateien-App und wählen den Ordner aus, in welchen Sie die Dateien ablegen möchten.

4.Sobald sie den Zielordner ausgewählt haben, heben Sie einfach den Finger (auf den Dateien) an und legen diese im gewählten Ordner ab.

Manuell Dokumente kopieren, teilen und löschen

Wenn Sie sich nicht mit den neuen Gesten sowie Drag-and-drop anfreunden möchten oder auf dem iPhone Dateien verwalten wollen, können Sie Dokumente auch manuell bewegen.

1. Im ersten Schritt müssen Sie ein Dokument oder einen Ordner über den Befehl „Auswählen“ in der rechten oberen Ecke der Ansicht markieren.

2. Als Nächstes tippen Sie auf den Bewegen-Schalter unten in der Menüleiste um das In-App-Dateien-System aufzurufen. So können Sie Dateien und Ordner mit einem Fingertipp bewegen. Wählen Sie den Zielordner aus (oder einen anderen Cloud-Speicher) und die Dateien werden dorthin bewegt.

3. Anstatt die Dateien zu bewegen, können Sie die markierten Dokumente auch von Ihrem Gerät löschen oder die Teilen-Funktion aufrufen. Wählen Sie dafür die Dokumente aus und tippen Sie auf das Symbol „Teilen“ links unten in der Menüleiste zur Ansicht der für dieses Dokument verfügbaren Optionen.

4. Zum Löschen tippen Sie auf den gleichnamigen Eintrag rechts unten. Gelöschte Dateien finden Sie über das Übersichtsfenster "Durchsuchen" sowie "Zuletzt gelöscht". Hier können Sie die Dateien endgültig löschen oder auch wiederherstellen.

Die Datei-Optionen: Teilen, Duplizieren, Bewegen, Löschen.
Vergrößern Die Datei-Optionen: Teilen, Duplizieren, Bewegen, Löschen.

Dokumente mit Tags versehen

Um den Überblick über Ihre Dateien zu behalten machen Sie von der Tag-Funktion Gebrauch. Tippen Sie auf die gewünschte Datei oder den Ordner und halten Sie den Finger gedrückt, bis das Kontextmenü erscheint. Neben Kopieren, Duplizieren, Umbenennen, etc. steht hier auch der Befehl „Tags“ zur Wahl. Sie können einen vorhandenen Tag vergeben oder einen neuen anlegen. Die Tag-Funktion dient dazu Dokumente später leichter auffinden zu können, da alle mit Tags versehenen Dokumente dem vergebenen Tag entsprechend in der Datei-Übersicht aufgelistet werden.

Den Dateien Tags hinzufügen.
Vergrößern Den Dateien Tags hinzufügen.

Dokumente in der App öffnen und bearbeiten

Je nach Dokument, welches Sie über die Dateien-App aufrufen, erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten. Die meisten Dateien, wie PDF-Dateien oder auch Fotos lassen sich problemlos anzeigen und sogar markieren, indem Sie rechts oben auf das kleine Zeichen-/Bleistiftsymbol tippen und dann mit den Fingern oder, ein kompatibles iPad oder iPad Pro vorausgesetzt, mit dem Apple Pencil bearbeiten. Andere Dokumente, wie Word-Dateien oder auch Pages-, Numbers- und Keynote-Dateien, werden mit dem dazugehörigen Programm geöffnet und können dort bearbeitet werden. Ob dies möglich ist, hängt davon ab, ob eine kompatible App Ihrem iPhone oder iPad installiert ist.

Dokument mit der Dateien-App öffnen. Hier ein Pages-Dokument.
Vergrößern Dokument mit der Dateien-App öffnen. Hier ein Pages-Dokument.

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