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Numbers, Pages und Keynote für Einsteiger

09.07.2018 | 14:26 Uhr |

Für jeden Mac, iPad und iPhone gratis erhältlich: Apples iWork-Suite, die Antwort auf MS Office. So holen Sie mehr aus den drei Programmen heraus.

Numbers, Pages und Keynote sind gratis und lassen sich auf Mac, iPad und iPhone aus dem App Store herunterladen. Über iCloud sind zudem Webanwendungen der drei iWork-Programme verfügbar. Die enge Verzahnung ist praktisch: Sie können etwa Dokumente auf dem Mac erstellen und anschließend über den Webbrowser unterwegs weiterbearbeiten oder lesen. Auch auf dem iPhone und iPad lassen sich diese Dokumente weiter nutzen.

01 Im Büro, zu Hause und unterwegs mit Pages, Numbers und Keynote arbeiten

Die Synchronisation erfolgt über Apples iCloud, unter der  Adresse iCloud.com gelangt man auch zu den Online-Versionen von Pages, Numbers und Keynote zur Verfügung. Aber nicht nur Sie haben von überall  Zugriff auf Ihre Daten, Texte, Tabellen und Präsentationen können Sie auch mit anderen Anwendern teilen und gemeinsam bearbeiten. Die Onine-Versionen sind zwar funktional ein wenig eingeschränkt, die wichtigsten Features sind aber enthalten, so lassen sich Dokumente im Web durchaus formatieren.

In icloud.com lassen sich Dokumente erstellen und mit anderen teilen.
Vergrößern In icloud.com lassen sich Dokumente erstellen und mit anderen teilen.

Nach dem Aufrufen eines der drei Programme können Sie auswählen, ob Sie ein neues Dokument anlegen oder ein vorhandenes öffnen wollen. Auch von anderen freigegebene Dokumente sehen Sie im Startdialog und vor allem alle, die Sie in iCloud gespeichert haben. Auf iPhones und iPads können Sie mit der App „Dateien“ ebenfalls auf diese Dateien zugreifen.

02 Numbers für alltägliche Rechenaufgaben verwenden

Viele scheuen den Einstieg in Numbers, weil sie beim Stichwort Tabellenkalkulation gleich an komplexe Formeln und Rechenoperationen denken. Dabei kann Numbers viele alltägliche Rechnungen anschaulich und simpler als der Taschenrechner in macOS erledigen. Beispielsweise wenn man eine lange Liste von kleinen Beträgen, Stunden oder anderen Werten aufschreiben und addieren will.

Um das Prinzip zu verstehen, genügt es schon, ein paar Werte, die man zusammenrechnen will, in eine Tabelle zum Beispiel untereinander einzutragen. Dann reicht es, alle Zellen, in denen eine Zahl steht, mit gedrückter Befehls- („cmd“) oder Umschalttaste („shift“) zu markieren. Um sie zu  addieren, klickt man als Nächstes oben auf „fx“ (Funktion) und wählt „Summe“. Schon erscheint der Wert in der Zelle darunter. Ebenso einfach lässt sich die Zelle mit dem Mittelwert der Zahlen, dem größten (Maximum) oder kleinsten Wert (Minimum) füllen.

Numbers kann leicht verschiedene Werte summieren
Vergrößern Numbers kann leicht verschiedene Werte summieren

Genau so einfach funktioniert der Umgang mit Formeln. Soll zum Beispiel in der vierten Zeile der Tabelle immer die Summe aus den vier Zellen darüberstehen, markiert man die Zelle für das Ergebnis, klickt dann oben wieder auf Funktion und wählt diesmal „Formel“. Numbers fügt automatisch eine Formel für die mit Zahlen ausgefüllten Zellen darüber ein. So lassen sich leicht Tabellen für Rechnungen oder Ähnliches erstellen, die bestimmte Felder addieren.

03 Dokumente aus Numbers, Pages und Keynote für andere freigeben

Gerade an Tabellenkalkulationen arbeiten oft mehrere Personen zusammen. Zum Glück bringen Numbers, Pages und Keynote viele Möglichkeiten mit, Dateien für andere freizugeben. Am besten speichert man die freizugebende Tabellenkalkulation in iCloud. Dann kann die Tabelle einfach per Link weitergegeben werden, der mit Mail, Nachrichten, Airdrop oder sogar über soziale Netze wie Twitter, Facebook und Linkedin geteilt werden kann. Über „Mit anderen zusammenarbeiten“ kann ausgewählt werden, wie das Teilen erfolgen soll.  Man kann aber mit dem letzten Menüeintrag auch einfach den Link kopieren und in einen Dienst der Wahl einsetzen. Jeder, der den Link kennt, hat nun Zugriff auf die freigegebene Datei, es sei denn, man hat sie mit einem Passwort geschützt. Diese Dokumente lassen sich so sogar unter Windows einsehen und bearbeiten .

Dokumente in Numbers und anderen Dokumenten teilen.
Vergrößern Dokumente in Numbers und anderen Dokumenten teilen.

04 Numbers-, Pages-, und Keynote-Dateien per Kennwort schützen

Vertrauliche Daten, die man in Numbers-Tabellen zusammengefasst und auf dem Macbook, iPhone, iPad oder als Datei auf einer Festplatte oder USB-Stick gespeichert hat, sollte man vor dem Zugriff Dritter bei Verlust oder Diebstahl des Geräts sichern. Aber nicht nur Numbers kann seine Dokumente mit Kennwörtern schützen. Auch Keynote und Pages sind dazu in der Lage.

Tabellenkalkulationen enthalten sehr oft vertrauliche Daten, etwa die Umsätze einer Firma, Mitarbeiter oder Kundendaten. Wer diese gern mit sich herumträgt, etwa auf seinem Macbook, iPhone, iPad oder als Datei auf einer Festplatte oder USB-Stick sollte bedenken, was bei Diebstahl oder Verlust passieren könnte, wenn die Daten in fremde Hände gelangen. Ein simpler, wie wirkungsvoller Schutz ist es, solche Dateien mit einem Kennwort zu schützen. Numbers bringt dazu alles mit. Über „Ablage > Kennwort festlegen“ kann man ein Passwort erstellen. Hier gilt wie immer: Je komplexer, desto sicherer. Numbers kann Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben, wie auch Sonderzeichen kombinieren.

Auch über die Webversion von Numbers kann ein Kennwort zugewiesen werden. Dazu wird das Schraubenschlüssel-Symbol ausgewählt und danach die Option „Passwort einrichten“.

Tabellen lassen sich mit Kennwörtern schützen
Vergrößern Tabellen lassen sich mit Kennwörtern schützen

05 Zeilen und Spalten mit Options- und Cursor-Taste hinzufügen

Möchten Sie zusätzliche Zeilen und Spalten in Numbers hinzufügen, wählt eine Zelle aus und hält dann die Wahltaste gedrückt. Anschließend lassen sich mit den Pfeiltasten Zeilen und Spalten nach links, rechts sowie oben und unten hinzufügen. Über das Kontextmenü lassen sich ebenfalls Zeilen und Spalten hinzufügen. Das funktioniert auch in der Webversion von Numbers.

Zeilen und Spalten lassen sich in Tabellen schnell und einfach hinzufügen.
Vergrößern Zeilen und Spalten lassen sich in Tabellen schnell und einfach hinzufügen.

06 Zeilen- und Spaltenarten von Numbers kennenlernen

Für Neulinge der Tabellenkalkulationen sehen bis auf farbig hinterlegte Titel eigentlich alle Zeilen und Spalten einer Tabelle gleich aus. Dabei gibt es jedoch grundlegende Unterschiede. Grundsätzlich unterscheidet man drei Arten von Zeilen und Spalten:

Titelzeilen und -spalten werden zur Beschreibung des Inhalts der Zellen oder Spalten verwendet. Das Wichtigste: Die Daten in Titelzellen werden in Formeln nicht verwendet. Man muss nicht zwingend einer Tabelle eine Titelzeile oder -spalte (oder mehrere, bis zu fünf sind möglich) hinzufügen, aber das hilft natürlich sehr, sich im Inhalt zu orientieren.

Standardzeilen und -spalten enthalten die Daten der Tabelle. Ohne mindestens eine Standardzeile ist die Tabelle in Numbers keine Tabelle.

Zeilen und Spalten in Numbers verstehen.
Vergrößern Zeilen und Spalten in Numbers verstehen.

07 Pages als Layoutprogramm nutzen

Pages bringt für ein Textbearbeitungsprogramm erstaunlich viele Möglichkeiten mit, um Bilder zu gestalten. Die meisten davon gibt es zwar zum Beispiel auch in Word, Pages zeigt sich an vielen Stellen aber weit weniger störrisch und ist so ein echter Geheimtipp für simple Layouts oder die Gestaltung von bebilderten Artikeln und Büchern.

Bilder lassen sich einfach durch Ziehen vom Finder oder nach Klick auf den Bildplatzhalter in der Symbolleiste oben in das aktuelle Dokument importieren. Nach dem Import sind Anfasser rings um das Bild herum sichtbar, mit denen es skaliert werden kann (mit den Anfassern an den Ecken proportional, die anderen dehnen oder stauchen das Bild). Bei markiertem Bild kann rechts in der Formatleiste das Bild verschönert werden – beispielsweise mit einem Rahmen, Schattenwurf, Spiegelung oder Transparenz.

Oben kann aus fertigen Stilen mit einem Klick das Bild verändert werden. Im nächsten Reiter „Bild“ stehen spannende Möglichkeiten bereit. Unter „Datei Informationen“ etwa kann nicht nur nachgesehen werden, welche Bilddatei hier platziert wurde, mit „Ersetzen“ lässt sich einfach eine neue Bildquelle zuweisen – ähnlich wie man es von Layoutprogrammen her kennt. Dabei wird aber das Bild in die Textdatei eingefügt und mitgespeichert. Unter „Anpassungen“ ist es möglich, das Bild schnell heller oder bunter (mit „Sättigung“) einzustellen. Der Knopf „Verbessern“ wendet eine Art Autokorrektur auf das Bild an, die mit „Reset“ rückgängig gemacht wird. Mit „Maske“ lässt sich das Bild freistellen oder im sichtbaren Ausschnitt verändern. Bei „Transparenz“ können ein oder mehrere Farbbereiche transparent definiert werden.

In Pages lassen sich sehr effektiv Bilder einfügen, auch in der Webversion
Vergrößern In Pages lassen sich sehr effektiv Bilder einfügen, auch in der Webversion

08 Elemente in Keynote gruppieren

In Keynote lassen sich natürlich mehrere Bilder, Videos und Objekte hinzufügen. Die dazu verwendeten Dateien werden von Keynote als einzelne Dateien angesehen. Werden bei gehaltener cmd-Taste Bereiche markiert, lassen sich diese gruppieren. Die Befehle dazu stehen über „Anordnen“ zur Verfügung. Um Daten zu gruppieren, wird die Option „Gruppieren“ genutzt. Diese Optionen stehen auch in der Webversion von Pages zur Verfügung.

Objekte lassen sich in Pages gruppieren
Vergrößern Objekte lassen sich in Pages gruppieren

09 Moderatornotizen in Keynote nutzen

Sie können in Präsentationen Notizen für den Moderator einblenden lassen. Das hat den Vorteil, dass Sie keine normalen Karteikarten für Präsentationen benötigen, sondern sich Informationen direkt am Bildschirm anzeigen lassen können. Die Option dazu befindet sich im Menüpunkt „Darstellung“.

10 Foliennummern einblenden

Um die Foliennummern in Keynote einzublenden, kann im Bereich „Folienlayout“ bei „Erscheinungsbild“ die Option „Foliennummer“ eingeblendet werden.

Foliennummern in Keynote einblenden.
Vergrößern Foliennummern in Keynote einblenden.

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