Mithilfe von Spotlight findet man alles auf dem Mac. Und wenn gewünscht, sucht Spotlight auch im Web. Alles, was Sie über Spotlight wissen müssen.
Sind viele Dateien und Objekte auf dem Mac gespeichert, ist es manchmal sehr zeitaufwendig, bestimmte Dinge wieder zu finden, selbst wenn man alles ordentlich in Verzeichnisse, Postfächer und Alben einsortiert hat. Bedeutend schneller geht es mit der Suchfunktion „Spotlight“ von macOS. Dabei sucht Spotlight nicht nur nach den Namen von Dateien und Objekten, sondern durchsucht auch die Texte, egal ob in einem Word-Dokument, einer E-Mail, im Kalender oder in einem PDF, sofern in diesem der Text durchsuchbar ist. Um die Suche zu beschleunigen, erstellt das System im Hintergrund laufend einen Index aller Daten und indiziert, wenn möglich auch den Inhalt. Darüber hinaus sucht Spotlight nach den Kommentaren und Tags, die man einer Datei zugewiesen hat.
Suchobjekte festlegen
Die grundlegende Entscheidung bei der Einrichtung von Spotlight ist, ob die Suchfunktion nur lokal suchen soll oder auch im Web. Für die Web-Suche bedient sich Spotlight der Funktionen von Siri, wozu wie bei Siri Informationen an Apple gesendet werden. Die Einstellung nimmt man in der Systemeinstellung „Spotlight“ unter „Suchergebnisse“ vor. Soll nicht im Web gesucht werden, muss man in der Liste den Eintrag „Spotlight-Vorschläge“ deaktivieren. Die unten im Fenster aufgeführte Option „Spotlight-Vorschläge beim Nachschlagen erlauben“ bezieht sich nur auf die Funktion „Nachschlagen“, die man im Kontextmenü findet, wenn man in einem Text ein Wort mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) anklickt. Ist die Option aktiviert, wird nach dem Wort auch im Web gesucht, ansonsten nur im lokalen Lexikon. Das Nachschlagen steht in allen Programmen von Apple zur Verfügung sowie in manchen Anwendungen von Drittanbietern wie beispielsweise Nisus Writer, in Microsoft Office oder in Firefox findet man die Funktion dagegen nicht. Spotlight verwendet standardmäßig auch die Ortungsdienste des Systems und zeigt beispielsweise bei einer Suche im Web nach einem Restaurant oder einer Werkstatt automatisch die Route vom eigenen Standort aus an. Ausschalten lassen sich die Ortungsdienste für Spotlight in der Systemeinstellung „Sicherheit“ unter „Datenschutz“.
Um die Suche nach bestimmten Dateikategorien auszuschließen, entfernt man in der Systemeinstellung „Spotlight“ unter „Suchergebnisse“ die Markierung bei den Dateitypen, die nicht bei der Suche berücksichtigt werden sollen. Dann wird die Liste mit den Ergebnissen übersichtlicher. Selten wird man beispielsweise die Suche nach Schriften benötigen. Und verwaltet man generell alle Bilder in Fotos oder einer anderen Bildverwaltung, ist die Suche im jeweiligen Programm leistungsfähiger und man kann sie für Spotlight ausschalten. Analog gilt das für die Musik, wenn man sie mit iTunes verwaltet, oder in Mail für die elektronische Post. Wobei Mail sich ebenfalls des von Spotlight erstellten Index bedient, wie auch andere Anwendungen mit Suchfunktion.
Keine eigentlichen Suchobjekte sind „Definition“, „Konvertierung“ und „Rechner“. Ist „Definition“ aktiviert, sucht Spotlight im Lexikon von macOS nach dem Suchbegriff, und mit „Konvertierung“ kann man über die Suche Maßeinheiten eingeben wie beispielsweise „100 Yards“ und sich dazu dann die passenden anderen Maßeinheiten anzeigen lassen. Und bei aktiviertem Rechner lassen sich Rechenoperationen im Suchfenster durchführen, ohne dass man das Programm „Rechner“ bemühen muss.
Von der Suche ausschließen
Man kann in der Systemeinstellung außerdem vorgeben, an welchen Orten Spotlight nicht suchen soll. Dazu wechselt man zu „Datenschutz“ und zieht diejenigen Ordner und Volumes in das Fenster, die Spotlight nicht durchsuchen soll. Standardmäßig ist hier die an einen Mac angeschlossene Festplatte mit dem Time-Machine-Backup aufgelistet, damit man nicht immer auch das Doppel in der Sicherungskopie bei der Suche angezeigt bekommt.
Alternativ klickt man auf das Plussymbol und wählt die nicht zu durchsuchenden Orte aus. Um ein Objekt wieder aus der Liste zu entfernen, markiert man es und klickt auf das Minussymbol. Diese Methode lässt sich auch dazu verwenden, den Index des internen Datenträgers neu aufbauen zu lassen, falls man festgestellt hat, dass die Suche nicht immer alles korrekt findet. Dazu zieht man das Symbol des Datenträgers in die Abteilung „Privatsphäre“, bestätigt die Warnung mit einem Klick auf „OK“, schließt die Systemeinstellung, öffnet sie anschließend wieder und entfernt dann den Datenträger wieder aus der Systemeinstellung. Anschließend muss man etwas warten, bis Spotlight wieder alles neu indiziert hat.
Das Suchfenster
Um das Suchfenster von Spotlight zu öffnen klickt man entweder auf das Lupensymbol rechts oben in der Menüleiste oder nimmt die Tastenkombination cmd-Leertaste. Wer eine andere Tastenkombination verwenden möchte, kann in der Systemeinstellung „Tastatur“ unter „Kurzbefehle > Spotlight“ eine Alternative definieren. Das Suchfenster lässt sich mit der Maus beliebig auf dem Bildschirm platzieren und öffnet dann beim nächsten Suchvorgang wieder an dieser Stelle. Sobald man in das Suchfenster die ersten Buchstaben des Suchbegriffs eingetippt hat, listet Spotlight die dazu passenden Objekte auf, sortiert nach Kategorien. In welcher Reihenfolge die Kategorien angeordnet sind hängt jeweils von der Relevanz ab, die Spotlight ihnen zuweist. So können beispielsweise E-Mails manchmal am Anfang der Liste stehen und manchmal weiter unten.
Angezeigt werden jeweils nur einige der Suchergebnisse pro Kategorie, auch hier entscheidet Spotlight nach der vermuteten Relevanz. Auch die Definition aus dem Lexikon erscheinen in der Liste.
Hält Spotlight ein Suchergebnis für besonders relevant, erscheint dieses ganz oben in der Liste unter „Toptreffer“. Grundsätzlich werden dort die gefundenen Programme und Systemeinstellungen angezeigt, sofern man sie nicht von der Suche ausgeschlossen hat. Der Toptreffer ist zudem markiert, sodass man nur die Zeilenschaltung oder die Eingabetaste betätigen muss, um das markierte Programm zu starten beziehungsweise die Systemeinstellung zu öffnen. Das ist wohl die schnellste Methode, um ein Programm zu starten. Erscheinen mehrere Objekte unter den Toptreffern, ist immer das erste aktiviert. Zeigt Spotlight keinen Toptreffer an, ist das erste Objekt in der ersten Kategorie markiert und lässt sich ebenfalls per Tastatur öffnen. Andere Objekte öffnet man per Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag, egal ob es sich um ein Dokument, eine E-Mail oder einen Kalendereintrag handelt.
Anstatt ein gefundenes Objekt per Doppelklick zu öffnen, kann man es mit einem Klick nur markieren. Dann erscheint rechts im Spotlight-Fenster eine Vorschau auf den Inhalt, rechts oben blendet sich das Symbol des dazugehörigen Programms ein. Auch der Text von E-Mails oder das Datum eines Ereignisses werden angezeigt. Filme und Musiktitel kann man im Spotlight-Fenster direkt abspielen. Bei Ordnern gibt es eine Liste mit den darin enthaltenen Unterordnern und Dateien, und bei vielen Programmen zeigt die Vorschau die zuletzt mit der Anwendung bearbeiteten Dokumente. Ordner und Dokumente lassen sich dann jeweils mit einem Mausklick öffnen.
Sucht man nach dem Namen einer Person oder Firma, die im Programm „Kontakte“ gespeichert ist, wird die passende Karteikarte unter „Toptreffer“ angezeigt und markiert, rechts im Fenster sind die dazugehörigen Informationen eingeblendet. Man kann sich also in der Regel das Öffnen des Adressbuchs sparen, um etwas nachzuschlagen. Möchte man wissen, wo sich ein gefundenes Objekt auf dem Datenträger befindet, markiert man es und drückt die Taste cmd. Dann blendet sich rechts im Fenster unterhalb der Vorschau der Pfad zur Datei ein. Man kann zudem das übergeordnete Verzeichnis eines Objekts im Finder öffnen, wenn man es im Spotlight-Fenster mit gedrückter cmd-Taste doppelklickt. Um den Suchbegriff zu löschen, drückt man die Taste esc. Drückt man sie nochmals, wird das Suchfenster geschlossen.
Spotlight Vorschläge
Sind die die Spotlight-Vorschläge aktiviert, werden zum Suchbegriff unter anderem auch passende Webseiten, Filme und Musiktitel aus dem iTunes-Store, Bücher aus dem Book Store, Informationen aus „Siri Wissen“, Web-Videos sowie Orte in Karten angezeigt. Bei einigen Suchoptionen wird es noch spezifischer. Möchte man zum Beispiel schnell wissen, wie das Wetter an einem bestimmen Ort ist, tippt man „Wetter [Name des Ortes]“ ein und erhält eine Übersicht über momentane und zukünftige Wetterdaten. Fußballfreunde brauchen nur den Namen eines Bundesligaclubs einzutippen, schon erscheinen die Infos zum letzten Spiel und die Liste der letzten und der zukünftigen Begegnungen. Das funktioniert auch mit internationalen Clubs, die in der Champions League spielen wie beispielsweise FC Porto oder Ajax Amsterdam.
Sucht man nach einem Film, bekommt man – sofern verfügbar – einen Link zum iTunes-Store, und bei aktuellen Filmen eine Liste mit Kinos in der Nähe, in denen der Film momentan läuft. Auch nach Fernsehsendungen kann man suchen. Sofern sie im iTunes-Store verfügbar sind, werden sie ebenfalls von Spotlight aufgelistet. Ebenfalls kann man nach Schauspielern und Regisseuren suchen, oft erscheint dann unter „Filme“ der aktuellste Streifen der betreffenden Person. Bei Musikern listet Spotlight Alben auf, die im iTunes-Store verfügbar sind, sowie Webseiten und weitere Informationen zu Person, und man kann jeweils direkt nach einem Mausklick in die Titel aus dem iTunes-Store reinhören. Spotlight sucht auch nach jeder anderen (prominenten) Person der Gegenwart oder Vergangenheit im Netz. Bei Autoren gibt es Fundstellen für Bücher im Book Store von Apple. Tippt man den Namen eines Ortes ein, zeigt Spotlight unter „Karten“ einen Ausschnitt aus dem Programm „Karten“ sowie die Entfernung und die Fahrtdauer mit dem Auto an. Gibt es im iTunes-Store Filme und Dokumentationen zum Ort wie etwa Casablanca, findet sie Spotlight ebenfalls.
Suche einschränken
Sucht man nach einem Begriff, der aus zwei oder mehr Wörtern besteht und sollen nur Dateien gefunden werden, in denen der Begriff in dieser Kombination vorkommt, tippt man zuerst mit Umschalttaste-2 ein Anführungszeichen und anschließend den Suchtext ein. So werden bei der Suche nach “Macbook Air nur diejenigen Objekte gefunden, in denen beide Wörter in dieser Kombination vorkommen. Mithilfe der Parameter AND und NOT (Großschreibung beachten!) lässt sich die Suche ebenfalls einschränken. Sucht man beispielsweise nach Spotlight NOT MacOS, so findet das System nur Objekte, in denen Spotlight, aber nicht MacOS vorkommt.
Sucht man nach Macwelt AND iMac, werden nur solche Dateien aufgelistet, in denen beide Begriffe vorkommen. Die Suche lässt sich außerdem auf bestimmte Dokumenttypen beschränken. Dazu tippt man nach dem Suchbegriff und einem Leerzeichen Art: ein und dann den Dokumenttyp (ohne Leerzeichen nach dem Doppelpunkt!). „Art:Dokument“ findet Texte und Office-Dateien, „Art:Text“ nur Textdateien, „Art:Bilder“ und „Art:PDF“ jeweils diese Kategorie. Mit „Art:Word“, „Art:Pages“ oder „Art:Numbers“ sucht man nur nach den Dokumenten dieser Programme. Damit die Suche nach einem Dokumenttyp funktioniert, darf dieser in der Systemeinstellung „Spotlight“ in der Liste „Suchergebnisse“ aber nicht deaktiviert sein.
Im Finder anzeigen
Ist das gesuchte Objekt nicht im Suchfenster gelistet, kann man sich sämtliche gefundenen Objekte mit einem Doppelklick auf „Alle im Finder zeigen“ ganz unten in der Liste in einem Finder-Fenster anzeigen lassen. Spotlight-Vorschläge erscheinen hier nicht, sondern nur Objekte, die auf dem Mac gespeichert sind. Dabei berücksichtigt der Finder aber nicht die Vorgaben in der Systemeinstellung „Spotlight“, sondern listet beispielsweise auch die E-Mails auf, selbst wenn diese in der Systemeinstellung deaktiviert sind. Die in der Systemeinstellung unter „Datenschutz“ gemachten Vorgaben werden aber immer berücksichtigt. Im Fenster sollten die Suchergebnisse dann standardmäßig nach Objektart wie Ordner, Dokumente und E-Mails gruppiert sein, wie das noch in High Sierra der Fall ist. In Mojave (Version 10.14) wird dagegen nur zwischen „Ordner“ und „Andere“ unterschieden, was vermutlich ein Fehler von macOS ist, da sich sonst der Inhalt jedes Ordners nach sämtlich verfügbaren Kriterien gruppiert wird, wenn man „Art“ auswählt.
Soll nur eine bestimmte Kategorie im Finder-Fenster angezeigt werden, bewegt man im Suchfenster von Spotlight den Mauszeiger über den Namen der Kategorie, bis sich rechts der Text „Alle anzeigen“ einblendet. Klickt man auf diesen Text, werden im Finder-Fenster nur die Objekte dieser Kategorie aufgelistet, aber ebenfalls mit der falschen Bezeichnung „Andere“.
Die Gruppierung der Dateien im Finder-Fenster nach Art lässt sich ändern. Dazu wählt man entweder im Menü „Darstellung“ unter „Gruppieren nach“ eine andere Option aus oder klickt in der Symbolleiste des Fensters auf das Symbol für die Gruppierung (sechs kleine Quadrate mit zwei horizontalen Strichen). Nun kann man die Objekte beispielsweise nach Erstellungs- oder Änderungsdatum, nach Dateinamen oder nach dem Programm, mit dem sie erstellt wurden, anordnen. Innerhalb der Gruppen lassen sich die Objekte auch noch nach einem anderen Kriterium sortieren. Dazu klickt man mit gedrückter Taste alt auf das Symbol für die Gruppierung in der Symbolleiste des Fensters und wählt eine Option aus. Im Menü „Darstellung“ findet man bei gerückter alt-Taste den Eintrag „Gruppen sortieren nach“. So ist es zum Beispiel möglich, die Objekte nach Art anzuordnen und dann innerhalb der Kategorien nach Erstellungsdatum zu sortieren. Besonders einfach geht das Sortieren in der Spaltendarstellung. Hier klickt man in einen Spaltentitel, um nach diesem Kriterium zu sortieren, ein nochmaliger Klick dreht die Sortierordnung um. Zusätzliche Spaltentitel lassen sich über das Kontextmenü einblenden, das man mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) in einen Spaltentitel einblendet.
Im Finder suchen
Die Suche im Finder unterscheidet sich in einem Punkt, je nachdem, wie man sie startet. Nimmt man die Tastenkombination cmd-alt-Leertaste, um ein Fenster für die Suche zu öffnen, wird immer nach allen Objekten inklusive Termine, E-Mails und Adressen gesucht, unabhängig davon, was in der Systemeinstellung „Spotlight“ eingestellt ist. Das Fenster entspricht demjenigen, das man mit einem Klick auf „Alle im Finder anzeigen“ im Suchfenster von Spotlight öffnet. Tippt man dagegen im Finder-Fenster einen Begriff in das Suchfeld rechts oben in der Symbolleiste ein oder startet die Suche mit der Tastenkombination cmd-F, wird nur nach Dateien und Ordnern gesucht, wobei wie immer auch der Inhalt der Dokumente berücksichtigt wird. Standardmäßig sind die Suchergebnisse nach „Art“ gruppiert, wobei der Finder ebenfalls nur zwischen „Ordner“ und „Andere“ unterscheidet. Das ist derselbe Fehler wie bei „Alle im Finder zeigen“.
Bei der Suche blendet sich unterhalb der Symbolleiste eine weitere Leiste ein, in der man festlegt, wo gesucht werden soll. Hat man ein neues Suchfenster mit einer der beiden Tastenkombinationen geöffnet, blenden sich „Diesen Mac“ und „Schreibtisch“ ein, und „Diesen Mac“ ist aktiviert. Dann wird immer der gesamte Mac durchsucht, inklusive extern angeschlossener Datenträger, sofern man diese nicht in der Systemeinstellung „Spotlight“ in die Privatsphäre aufgenommen hat. Startet man die Suche in einem geöffneten Finder-Fenster, indem man entweder einen Suchbegriff direkt in das Suchfeld eintippt oder es zuerst mit cmd-F aktiviert, blendet sich außer „Diesen Mac“ der Name des momentan geöffneten oder in der Seitenleiste markierten Verzeichnisses ein. Welcher der beiden Optionen aktiviert ist, legt man in den Vorgaben des Finders unter „Erweitert > Bei Suchvorgängen“ fest, indem man „Diesen Mac durchsuchen“ oder „Aktuellen Ordner durchsuchen“ im Aufklappmenü auswählt. Per Mausklick kann man aber jederzeit zwischen beiden Optionen wechseln.
Suche nach Dateien
Um nach Dateinamen oder dem Inhalt von Dokumenten zu suchen, startet man die Suche im Finder am schnellsten mit der Tastenkombination cmd-F, entweder ohne schon geöffnetes Fenster oder im aktuellen Fenster. Dann kann man sofort den Suchbegriff eintippen und muss nicht zuerst mit der Maus das Suchfeld anklicken. Sobald man einen Text in das Suchfeld eingetippt hat, blendet sich darunter ein kleines Fenster ein mit der Bezeichnung „Dateinamen – Name stimmt überein mit: [Suchbegriff]“. Klickt man es an, sucht Spotlight nur nach Dateien, in deren Namen der Suchbegriff vorkommt. Drückt man stattdessen nach der Eingabe des Textes die Zeilenschaltung oder die Eingabetaste, wird sowohl nach Dateinamen als auch nach den Inhalten von Dokumenten gesucht.
Nach der Eingabe von cmd-F blendet sich außerdem eine weitere Zeile ein, in der man über die beiden Aufklappmenüs die Suche auf einen bestimmten Dateityp oder ein Datum einschränken kann. Die Zeile lässt sich auch einblenden, wenn man den Suchbegriff direkt in das Suchfeld eingetippt hat, indem man auf das Plussymbol rechts neben „Sichern“ klickt. Sucht man nach Bildern, Musikdateien oder Texten, lässt sich die Suche weiter auf ein bestimmtes Format eingrenzen. Benötigt man einen speziellen Dateityp, wählt man im rechten Menü als Art „Andere“ aus und tippt den Namen des Erzeugerprogramms in das Eingabefeld ein. Das funktioniert beispielsweise bei Word, Excel, Pages und Numbers.
Um nach Dingen zu suchen, die nicht im linken Menü verfügbar sind, wählt man dort „Andere“ aus und kann dann aus einer langen Liste von Kriterien und Eigenschaften wählen. Benötigt man ein solches Kriterium häufig, markiert man das Ankreuzkästchen in der Spalte „Im Menü“. Es erscheint dann im Aufklappmenü „Art“ als weiterer Eintrag. Um beispielsweise auch nach Systemdateien oder nach unsichtbaren Dateien zu suchen, aktiviert man „Systemdateien“ und „Datei ist unsichtbar“. Um nach Tags zu suchen, aktiviert man „Dateietikett“.
Öffnet man das Suchfenster mit cmd-F oder drückt man die Tastenkombination im Finder-Fenster, lassen sich für die Suche über die Aufklappmenüs auch nur die Kriterien definieren, die zutreffen müssen, ohne zuvor einen Suchbegriff einzutippen. Dann werden alle Objekte gefunden, auf die diese Kriterien zutreffen, unabhängig vom Dateinamen und dem Inhalt.
Suche verfeinern
Um nach einer exakten Übereinstimmung mit einem Suchbegriff aus mehreren Wörtern zu suchen, tippt man zuerst mit alt-2 ein Anführungszeichen ein, und auch die Parameter NOT und AND lassen sich verwenden, wie zuvor unter „Suche einschränken“ beschrieben. Außerdem kann man über das Plussymbol weitere Kriterien zur Suche hinzufügen, um beispielsweise nach einem Dokument mit einer bestimmten Art zu suchen, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder geändert wurde. Per Klick auf das Minussymbol wird ein Kriterium wieder entfernt. Alle Suchkriterien müssen in diesem Fall jeweils zutreffen: Es handelt sich um Und-Bedingungen.
Um festzulegen, ob jeweils nur ein, kein oder alle Suchkriterien zutreffen sollen, klickt man auf das Plussymbol mit gedrückter alt-Taste an. Es ändert sich dann zu einem Symbol mit drei Punkten. Nach dem Klick blenden sich zwei neue Zeilen im Fenster ein. In der ersten legt man fest, ob eine, keine oder alle der anschließend definierten Bedingungen zutreffen sollen. Danach legt man die erste Bedingung fest, klickt auf das Plussymbol und definiert weitere Bedingungen.
Suche speichern
Suchaufträge lassen sich mit einem Klick auf „Sichern“ speichern und in die Seitenleiste des Finder-Fensters aufnehmen. Sie erscheinen dort unter „Favoriten“ und zeigen immer aktuell alle zu den Suchkriterien passenden Objekte an. Nach dem Klick auf „Sichern“ gibt man der Suche einen Namen, kreuzt „Zur Seitenleiste hinzufügen“ an und klickt nochmals auf „Sichern“. Um eine gesicherte Suche zu bearbeiten, markiert man sie in der Seitenleiste und wählt „Suchkriterien einblenden“ im Kontextmenü aus. Über das Kontextmenü lässt sie sich auch wieder aus der Seitenleiste entfernen.
Eine gesicherte Suche mit der Bezeichnung „Zuletzt benutzt“ wird mit Mojave mitgeliefert. Sie erscheint standardmäßig im Finder-Fenster unter „Favoriten“. Über das Kontextmenü lässt sich „Zuletzt benutzt“ aus der Seitenleiste des Finder-Fensters entfernen, bearbeiten kann man diese Suche aber nicht. In den Vorgaben des Finders ist „Zuletzt benutzt“ auch als Standard für ein neues Finder-Fenster eingestellt, was sich dort aber ändern lässt.