Mithilfe von Spotlight findet man alles auf dem Mac. Und wenn gewünscht, sucht Spotlight auch im Web. Alles, was Sie über Spotlight wissen müssen.
Selbst wenn man alles ordentlich in Ordner und Postfächer einsortiert hat, nicht immer lässt sich eine ganz bestimmte Datei oder E-Mail schnell finden. Zu Hilfe kommt dann die in das System integrierte Suchfunktion „Spotlight“. Wobei Spotlight nicht nur nach den Namen von Dateien und Objekten sucht, sondern auch im Inhalt der Texte, egal ob in einem Word-Dokument, einer E-Mail, im Kalender oder in einem PDF, sofern dessen Text durchsuchbar ist. Und auch Metadaten werden berücksichtigt, beispielsweise bei Bildern das Kameramodell. Damit die Suche schnell geht, erstellt das System im Hintergrund laufend einen Index aller Objekte auf dem Speichermedium und indiziert, wenn möglich, auch deren Inhalt.
Suchobjekte festlegen
In der Systemeinstellung „Spotlight“ legt man unter „Suchergebnisse“ fest, nach welchen Dingen gesucht werden soll. Eine wichtige Entscheidung ist dabei, ob die Suchfunktion nur lokal auf dem Mac suchen soll, oder auch im Web. Für die Web-Suche verwendet Spotlight Siri, wozu der Suchbegriff an Apple gesendet wird. Siri muss dazu aber nicht in der Systemeinstellung „Siri“ aktiviert sein. Um die Suche im Web auszuschalten, deaktiviert man unter „Suchergebnisse“ den Eintrag „Siri-Vorschläge“.
Sind die Siri-Vorschläge aktiviert, verwendet der Mac bei der Suche standardmäßig auch die Ortungsdienste des Systems, um den Standort des Macs an Apple zu senden. Dann sollten beispielsweise bei einer Suche nach einem Restaurant oder einer Werkstatt nahegelegene Betriebe aufgelistet werden, was aber nur teilweise funktioniert. In der App Karten bekommt man bessere Ergebnisse. Ausschalten lassen sich die Ortungsdienste für Spotlight in der Systemeinstellung „Sicherheit“ unter „Datenschutz“.
Die Siri-Vorschläge listen unter anderem zum Suchbegriff passende Webseiten, Filme und Fernsehsendungen aus Apples Filmladen, Informationen aus „Siri Wissen“, Web-Videos, Musik aus dem iTunes-Store, Einträge in Wikipedia sowie Orte in Karten auf. Möchte man schnell wissen, wie das Wetter an einem bestimmten Ort ist, tippt man „Wetter [Name des Ortes]“ ein und erhält eine Übersicht über momentane und zukünftige Wetterdaten. Die Daten stammen von Weather.com, sind darum für Deutschland aber nicht so präzise wie beispielsweise der Deutsche Wetterdienst. Fußballfreunde brauchen nur den Namen eines Bundesligaclubs einzutippen, um Informationen zum letzten Spiel zu bekommen und um die Liste der letzten und der zukünftigen Begegnungen anzuzeigen. Wer Spotlight nur als lokale Suchfunktion einsetzen möchte, sollte die Siri-Suche unter „Suchergebnisse“ ausschalten.
Auch andere Kategorien lassen sich hier deaktivieren. Dann wird die Liste mit den Ergebnissen übersichtlicher. Selten wird man beispielsweise die Suche nach Schriften benötigen. Und verwaltet man alle Bilder in Fotos, kann man die Suche nach Bildern ausschalten, da Spotlight nicht in der Fotos-Mediathek sucht. Und nach Musiktiteln oder E-Mails lässt sich im Programm Musik beziehungsweise Mail gezielter als mit Spotlight suchen. Am besten kürzt man darum die Liste der Suchergebnisse so weit, dass nur wirklich häufig gesuchte Kategorien aktiviert bleiben. Nicht deaktivieren sollte man die Suche nach Programmen. Denn dann lässt sich Spotlight gut als Programmstarter verwenden.
Keine eigentlichen Suchobjekte sind „Definition“, „Konvertierung“ und „Rechner“. Ist „Definition“ aktiviert, sucht Spotlight im Lexikon von macOS nach dem Suchbegriff. Mit „Konvertierung“ kann man über die Suche Maßeinheiten eingeben wie beispielsweise „100 Yards“ und sich dazu die passenden anderen Maßeinheiten anzeigen lassen. Und bei aktiviertem Rechner lassen sich Rechenoperationen im Suchfenster durchführen, ohne dass man das Programm „Rechner“ bemühen muss.
Orte von der Suche ausschließen
Man kann in der Systemeinstellung „Spotlight“ festlegen, an welchen Orten nicht gesucht werden soll. Dazu wechselt man zu „Datenschutz“ und zieht diejenigen Ordner und Datenträger in das Fenster, die man von der Suche ausschließen möchte. Alternativ klickt man auf das Plussymbol und wählt die nicht zu durchsuchenden Orte aus. Um ein Objekt wieder aus der Liste zu entfernen, markiert man es und klickt auf das Minussymbol. Laufwerke mit Time-Machine-Backups werden von Spotlight generell nicht durchsucht, erscheinen aber nicht unter „Datenschutz“. Anders sieht es bei Sicherungskopien aus, die man mit Carbon Copy Cloner oder Super Duper erstellt hat. Damit diese nicht durchsucht werden und man dann versehentlich die Sicherungskopie einer Datei bearbeitet, nimmt man Sicherungsmedien in die Liste der nicht zu durchsuchenden Orte auf. Das System merkt sich diese Einstellung auch dann, wenn man das Sicherungsmedium auswirft, absteckt und später wieder anschließt.
Falls man feststellt, dass die Suche nicht alles korrekt findet, kann man den Index neu aufbauen lassen. Dazu zieht man das Symbol des internen Datenträgers in die Abteilung „Datenschutz“, bestätigt die Warnung mit einem Klick auf „OK“, schließt die Systemeinstellung, öffnet sie anschließend wieder und entfernt den Datenträger wieder aus der Liste. Anschließend muss man etwas warten, bis Spotlight alles neu indiziert hat.
Das Suchfenster
Um das Suchfenster von Spotlight zu öffnen, nimmt man am besten die Tastenkombination Command (⌘)-Leertaste. Bis macOS Catalina gab es außerdem standardmäßig rechts in der Menüleiste das Lupensymbol von Spotlight, über das man die Suche ebenfalls aufrufen konnte. Unter macOS Big Sur ist es weggefallen. Um das Spotlight-Symbol trotzdem in der Menüleiste anzuzeigen, öffnet man die Systemeinstellung „Dock & Menüleiste“ und markiert dort „In der Menüleiste anzeigen“ bei „Spotlight“. Das Spotlight-Symbol erscheint dann links vom Kontrollzentrum. Mit gedrückter Taste Command (⌘) lässt es sich auch an eine andere Stelle in der Menüleiste verschieben, aber nur links des Kontrollzentrums. Auf dem Macbook Air mit Apple-Chip gibt es zudem eine eigene Funktionstaste (F4) für Spotlight. Wer eine andere Tastenkombination zum Aufrufen von Spotlight verwenden möchte, kann in der Systemeinstellung „Tastatur“ unter „Kurzbefehle > Spotlight“ eine Alternative definieren.
Das Suchfenster lässt sich mit der Maus beliebig auf dem Bildschirm platzieren und öffnet sich beim nächsten Suchvorgang wieder an dieser Stelle. Sobald man in das Suchfenster die ersten Buchstaben des Suchbegriffs eingetippt hat, listet Spotlight die dazu passenden Objekte auf, sortiert nach Kategorien. In welcher Reihenfolge die Kategorien angeordnet sind, hängt jeweils von der Relevanz ab, die Spotlight ihnen zuweist. Selbst festlegen lässt sich die Reihenfolge leider nicht. So können beispielsweise E-Mails manchmal am Anfang der Liste stehen und manchmal weiter unten. Angezeigt werden jeweils nur einige der Suchergebnisse pro Kategorie. Auch hier entscheidet Spotlight nach der vermuteten Relevanz. Hält Spotlight ein oder mehrere Suchergebnisse für besonders relevant, sind diese ganz oben in der Liste oberhalb eines Trennstrichs angeordnet. Grundsätzlich werden dort auch die gefundenen Programme und Systemeinstellungen angezeigt. Unterhalb dieser Top-Einträge gibt es immer eine Verknüpfung zum aktuellen Standardbrowser. Klickt man darauf, wird der Browser geöffnet und nach dem Suchbegriff im Web gesucht. Um einen Suchbegriff zu löschen, drückt man die Taste "esc". Ein nochmaliges Drücken der Taste schließt das Suchfenster wieder.
Die Suchergebnisse verwenden
Das erste Suchergebnis in den Top-Ergebnissen ist automatisch markiert. Zeigt Spotlight kein Top-Ergebnis an, ist die Verknüpfung zum Browser aktiviert. Man muss nur die Zeilenschaltung oder die Eingabetaste betätigen, um das jeweils markierte Objekt zu öffnen oder, sofern man nach einem Programmnamen gesucht hat, die markierte Anwendung zu starten. So lässt sich schnell jede Anwendung öffnen. Werden mehrere Apps gelistet, klickt man die gewünschte an, um sie zu starten.
Die Top-Ergebnisse verhalten sich bei einem Klick in der Regel gleich und werden sofort geöffnet. Ausgenommen sind nur die Fälle, wenn ganz rechts in der Zeile ein nach rechts weisendes Pfeilsymbol angezeigt wird. Denn in diesem Fall blendet sich beim Klick rechts im Suchfenster eine Vorschau auf das Objekt ein. Das ist beispielsweise der Fall, wenn man nach einer Person sucht, die im Programm „Kontakte“ gespeichert ist. Man kann sich so das Öffnen des Adressbuchs sparen, um schnell etwas nachzuschlagen.
Bei allen anderen Suchergebnissen wird nach dem Klick immer eine Vorschau auf den Inhalt eingeblendet. Auch der Text von E-Mails oder das Datum eines Ereignisses werden angezeigt. Filme und Musiktitel kann man sogar direkt im Vorschaufenster abspielen. Und bei Ordnern gibt es eine Liste mit den darin enthaltenen Unterordnern und Dateien. Ein zweiter Klick auf das Suchergebnis öffnet dann das Objekt. Alternativ geht es direkt mit einem Doppelklick, ohne zuvor die Vorschau einzublenden. Bei Ordnern kann man zudem rechts in der Vorschau einen Eintrag anklicken, um diesen zu öffnen. Hat man die Vorschau für irgendeinen Eintrag im Suchfenster aktiviert, erscheint sie danach auch bei den Top-Ergebnissen, wenn man sie anklickt.
Das erste Objekt in den Top-Ergebnissen lässt sich im Finder anzeigen, anstatt es zu öffnen, wenn man es mit gedrückter Taste Command (⌘) anklickt. Warum das bei den anderen Top-Ergebnissen nicht funktioniert, ist ein Rätsel. Auch bei allen anderen Objekten funktioniert dies, wenn man sie per Klick markiert und dann mit gedrückter Taste Command (⌘) nochmals anklickt oder mit gedrückter Taste Command (⌘) einen Doppelklick tätigt.
Suche einschränken
Unter macOS Big Sur sucht Spotlight automatisch nur nach Objekten, auf die alle eingetippten Suchbegriffe zutreffen. Sucht man beispielsweise nach „Macbook“, wird etwas anderes angezeigt als bei der Suche nach „Macbook Air“ oder nach „Macbook Air M1“. Damit bei der Suche nur diejenigen Objekte gefunden werden, in denen die Suchbegriffe in exakt der gleichen Reihenfolge wie eingetippt vorhanden sind, tippt man ein Anführungszeichen vor den Suchbegriffen mit Umschalttaste (⇧)-2 ein.
Mithilfe der Parameter AND, NOT und OR (Großschreibung beachten!) lässt sich die Suche ebenfalls einschränken. Sucht man beispielsweise nach "Spotlight NOT macOS", so findet das System nur Objekte, in denen Spotlight, aber nicht macOS vorkommt. Sucht man nach "Macwelt AND iMac", werden nur solche Dateien aufgelistet, in denen beide Begriffe vorkommen. Und sucht man nach "iMac OR Macbook", werden alle Objekte gefunden, die entweder den einen oder den anderen Begriff enthalten. Die Suche lässt sich außerdem auf bestimmte Dokumenttypen beschränken. Dazu tippt man nach dem Suchbegriff und einem Leerzeichen „Art:“ ein und dann den Dokumenttyp. „Art:Dokument“ findet Texte und Office-Dateien, „Art:Text“ nur Textdateien, „Art:Bilder“ und „Art:PDF“ jeweils diese Kategorie. Mit „Art:Word“, „Art:Pages“ oder „Art:Numbers“ sucht man nur nach den Dokumenten dieser Programme. Damit die Suche nach einem Dokumenttyp funktioniert, darf dieser in der Systemeinstellung „Spotlight“ in der Liste „Suchergebnisse“ aber nicht deaktiviert sein.
Im Finder anzeigen
Ist das auf dem Mac gesuchte Objekt nicht im Spotlight-Fenster gelistet, kann man sich alle gefundenen Dateien und Ordner mit einem Klick auf „Mit Finder suchen“ ganz unten in der Liste im Finder anzeigen lassen. Sie werden dort dann nach den Kategorien (Art) sortiert. Siri-Vorschläge sowie E-Mails werden nicht aufgelistet. Soll nur eine bestimmte Dateikategorie im Finder-Fenster angezeigt werden, bewegt man im Suchfenster von Spotlight den Mauszeiger über den Namen der Kategorie, bis rechts der Text „Alle einblenden“ erscheint. Klickt man auf diesen Text, listet der Finder nur die Objekte dieser Kategorie auf. Auch hiervon sind E-Mails ausgenommen.
Die Gruppierung nach Kategorien (Art) im Finder-Fenster lässt sich ändern. Dazu wählt man entweder im Menü „Darstellung“ unter „Gruppieren nach“ eine andere Option aus oder klickt in der Symbolleiste des Fensters auf das Symbol für die Gruppierung (sechs kleine Quadrate mit zwei horizontalen Strichen). Dann kann man die Objekte beispielsweise nach dem Erstellungs- oder Änderungsdatum, nach Dateinamen oder nach dem Programm, mit dem sie erstellt wurden, anordnen. Innerhalb der Gruppen lassen sich die Objekte zusätzlich nach einem anderen Kriterium sortieren. Dazu klickt man mit gedrückter Taste Option (⌥) auf das Symbol für die Gruppierung in der Symbolleiste des Fensters und wählt einen Eintrag im Menü aus. Im Menü „Darstellung“ findet man bei gerückter Taste Option (⌥) den Eintrag „Gruppen sortieren nach“. So ist es zum Beispiel möglich, die Objekte nach Art anzuordnen und dann innerhalb der Kategorien nach Erstellungsdatum zu sortieren. Besonders einfach geht das Sortieren in der Spaltendarstellung. Hier klickt man in einen Spaltentitel, um nach diesem Kriterium zu sortieren, ein nochmaliger Klick dreht die Sortierordnung um. Zusätzliche Spaltentitel lassen sich über das Kontextmenü einblenden, das man mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) in einen Spaltentitel einblendet.
Im Finder suchen
Außer mit Spotlight kann man im Finder nach den Namen von Objekten und dem Inhalt von Dateien suchen. Die Suche berücksichtigt außerdem Metadaten der Objekte, beispielsweise den Kamerahersteller bei Fotos. Eine Suche nach „Canon“ findet also auch Bilder, die mit einer Canon aufgenommen wurden. Nicht berücksichtigt werden bei der Suche im Finder die Fotos in der Fotos-Mediathek und die E-Mails.
Ist schon ein Fenster im Finder geöffnet, klickt man auf das Lupensymbol in der Symbolleiste, um das Suchfeld einzublenden, und tippt den Suchbegriff ein. Alternativ öffnet man mit Command (⌘)-F ein neues Suchfenster. Außerdem kann man mit Command (⌘)-F in einem schon geöffneten Fenster einen neuen Tab mit aktiviertem Suchfeld öffnen. In allen Fällen blendet sich unterhalb der Symbolleiste eine weitere Leiste ein, in der man festlegt, ob der ganze Mac oder nur der aktuell geöffnete Ordner durchsucht werden soll. Per Mausklick wechselt man zwischen beiden Optionen. Welche der beiden Optionen voreingestellt ist, legt man in den Einstellungen des Finders unter „Erweitert > Bei Suchvorgängen“ fest, indem man „Diesen Mac durchsuchen“ oder „Aktuellen Ordner durchsuchen“ im Aufklappmenü auswählt.
Sobald man einen Text in das Suchfeld eingetippt hat, blendet sich darunter ein Popup-Menü mit dem Eintrag „Dateinamen – Name stimmt überein mit: [Suchbegriff]“ ein. Klickt man den Eintrag an, sucht Spotlight nur nach Objekten, in deren Namen der Suchbegriff vorkommt. Drückt man stattdessen nach der Eingabe des Suchbegriffs die Zeilenschaltung oder die Eingabetaste, wird sowohl nach Dateinamen als auch nach den Inhalten von Dokumenten und nach den Metadaten gesucht. Wie im Spotlight-Fenster wird immer nach allen eingetippten Wörtern gesucht. „iMac“ findet also mehr oder andere Objekte als „iMac Pro“.
Suche verfeinern
Startet man die Suche mit Command (⌘)-F, erscheint oben im Fenster eine weitere Zeile mit Aufklappmenüs, über die man die Suche auf einen bestimmten Dateityp oder ein Datum einschränken kann. Die Zeile lässt sich auch einblenden, wenn man den Suchbegriff in das Suchfeld nach dem Klick auf die Lupe eingetippt hat, indem man auf das Plussymbol rechts neben „Sichern“ klickt. Sucht man nach Bildern, Musikdateien oder Texten, lässt sich die Suche auf ein bestimmtes Format eingrenzen. Benötigt man einen speziellen Dateityp, wählt man im rechten Aufklappmenü als Art „Andere“ aus und tippt den Namen des Erzeugerprogramms in das Eingabefeld ein. Das funktioniert beispielsweise bei Word, Excel, Pages und Numbers.
Um nach Dingen zu suchen, die nicht im linken Menü verfügbar sind, wählt man dort „Andere“ aus und kann dann aus einer langen Liste von Kriterien und Eigenschaften wählen. Benötigt man ein solches Kriterium häufig, markiert man das Ankreuzkästchen in der Spalte „Im Menü“. Es erscheint dann im Aufklappmenü „Art“ als weiterer Eintrag. Um beispielsweise auch nach Systemdateien oder nach unsichtbaren Dateien zu suchen, aktiviert man „Systemdateien“ und „Datei ist unsichtbar“. Um nach Tags zu suchen, aktiviert man „Dateietikett“.
Öffnet man das Suchfenster mit Command (⌘)-F, lassen sich über die Aufklappmenüs auch nur die Kriterien definieren, die zutreffen müssen, ohne zuvor einen Suchbegriff einzutippen. Dann werden alle Objekte gefunden, auf die diese Kriterien zutreffen, unabhängig vom Dateinamen und dem Inhalt. So kann man beispielsweise nach allen Objekten suchen, die man in den letzten 3 Tagen erstellt oder geändert hat.
Über das Plussymbol lassen sich weitere Kriterien zur Suche hinzufügen, um beispielsweise nach einem Dokument mit einer bestimmten Art zu suchen, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder geändert wurde. Per Klick auf das Minussymbol wird ein Kriterium wieder entfernt. Alle Suchkriterien müssen in diesem Fall jeweils zutreffen: Es handelt sich um Und-Bedingungen.
Um festzulegen, ob jeweils nur ein, kein oder alle Suchkriterien zutreffen sollen, klickt man auf das Plussymbol mit gedrückter Taste Option (⌥). Es ändert sich dann zu einem Symbol mit drei Punkten. Nach dem Klick blenden sich zwei neue Zeilen im Fenster ein. In der Ersten legt man fest, ob eine, keine oder alle der anschließend definierten Bedingungen zutreffen sollen. Danach legt man die erste Bedingung fest, klickt auf das Plussymbol und definiert weitere Bedingungen.
Suche speichern
Suchaufträge lassen sich mit einem Klick auf „Sichern“ speichern und in die Seitenleiste des Finder-Fensters aufnehmen. Sie erscheinen dort unter „Favoriten“ und zeigen immer aktuell alle zu den Suchkriterien passenden Objekte an. Nach dem Klick auf „Sichern“ gibt man der Suche einen Namen, kreuzt „Zur Seitenleiste hinzufügen“ an und klickt nochmals auf „Sichern“. Um eine gesicherte Suche zu bearbeiten, aktiviert man sie in der Seitenleiste, macht dann einen Sekundärklick (rechte Maustaste) und wählt im Kontextmenü „Suchkriterien einblenden“ aus. Über das Kontextmenü lässt sich eine gespeicherte Suche auch aus der Seitenleiste entfernen.
Eine gesicherte Suche mit der Bezeichnung „Zuletzt benutzt“ wird mit dem macOS mitgeliefert. Sie erscheint standardmäßig im Finder-Fenster unter „Favoriten“. Über das Kontextmenü lässt sich „Zuletzt benutzt“ aus der Seitenleiste des Finder-Fensters entfernen, bearbeiten kann man diese Suche aber nicht. In den Vorgaben des Finders ist „Zuletzt benutzt“ unter „Allgemein“ zudem als Standard für ein neues Finder-Fenster eingestellt, was sich aber ändern lässt. Und unter „Seitenleiste“ kann man den Eintrag der Seitenleiste wieder hinzufügen, falls man ihn entfernt hat.