Mithilfe von Spotlight findet man alles auf dem Mac. Und wenn gewünscht, sucht Spotlight auch im Web. Alles, was Sie über Spotlight wissen müssen.
Selbst wenn man alles ordentlich in Ordner und Postfächer einsortiert hat, nicht immer lässt sich eine ganz bestimmte Datei oder E-Mail schnell finden. Zu Hilfe kommt dann die in das System integrierte Suchfunktion „Spotlight“. Wobei Spotlight nicht nur nach den Namen von Dateien und Objekten sucht, sondern auch im Inhalt der Texte, egal ob in einem Word-Dokument, einer E-Mail, im Kalender oder in einem PDF, sofern dessen Text durchsuchbar ist. Damit die Suche schnell geht, erstellt das System im Hintergrund laufend einen Index aller Dateien auf dem Speichermedium und indiziert, wenn möglich, auch deren Inhalt.
Inhalt
Suchobjekte festlegen
In der Systemeinstellung „Spotlight“ legt man unter „Suchergebnisse“ fest, nach welchen Dingen gesucht werden soll. Eine wichtige Entscheidung ist dabei, ob die Suchfunktion nur lokal auf dem Mac suchen soll, oder auch im Web. Für die Web-Suche verwendet Spotlight Siri, wozu der Suchbegriff an Apple gesendet wird. Siri muss dazu aber nicht in der Systemeinstellung „Siri“ aktiviert sein. Um die Suche im Web auszuschalten, deaktiviert man unter „Suchergebnisse“ den Eintrag „Spotlight-Vorschläge“.
Sind die Spotlight-Vorschläge aktiviert, verwendet der Mac bei der Suche standardmäßig auch die Ortungsdienste des Systems, um den Standort des Macs an Apple zu senden. Dann werden beispielsweise bei einer Suche nach einem Restaurant oder einer Werkstatt nahe gelegene Betriebe aufgelistet. Ausschalten lassen sich die Ortungsdienste für Spotlight in der Systemeinstellung „Sicherheit“ unter „Datenschutz“.
Die Spotlight-Vorschläge listen unter anderem zum Suchbegriff passende Webseiten, Filme und Fernsehsendungen aus Apples Filmladen, Informationen aus „Siri Wissen“, Web-Videos, Musik aus dem iTunes-Store, Einträge in Wikipedia sowie Orte in Karten auf. Möchte man schnell wissen, wie das Wetter an einem bestimmten Ort ist, tippt man „Wetter [Name des Ortes]“ ein und erhält eine Übersicht über momentane und zukünftige Wetterdaten. Die Daten stammen von Weather.com, sind darum aber für Deutschland nicht so präzise wie beispielsweise der Deutsche Wetterdienst. Fußballfreunde brauchen nur den Namen eines Bundesligaclubs einzutippen, um Infos zum letzten Spiel zu bekommen und um die Liste der letzten und der zukünftigen Begegnungen anzuzeigen.
Die unten im Fenster der Systemeinstellung aufgeführte Option „Spotlight-Vorschläge beim Nachschlagen erlauben“ bezieht sich nicht auf die generelle Suche, sondern nur auf die Funktion „Nachschlagen“ . Ist die Option aktiviert, wird beim Nachschlagen auch im Web gesucht und man bekommt unter anderem Vorschläge aus dem App Store, zu Filmen und Fernsehsendungen oder Informationen in der Karten-App. Andernfalls werden nur Einträge in den lokalen Lexika angezeigt.
Um die Suche nach bestimmten Kategorien auszuschließen, entfernt man unter „Suchergebnisse“ die jeweilige Markierung. Dann wird die Liste mit den Ergebnissen kürzer. Selten wird man beispielsweise die Suche nach Schriften benötigen. Und verwaltet man alle Bilder in Fotos, kann man die Suche nach Bildern ausschalten, da Spotlight nicht in der Fotos-Mediathek sucht. Analog gilt das für die Musik, wenn man sie mit der App Musik verwaltet. In diesen Fällen sucht man direkt im jeweiligen Programm. Auch für die Suche nach E-Mails verwendet man besser die Suchfunktion im Programm Mail, da man hier gezielter suchen kann. Diese Suche verwendet für die Suche im Text der E-Mails aber ebenfalls den vom System erstellten Index.
Keine eigentlichen Suchobjekte sind „Definition“, „Konvertierung“ und „Rechner“. Ist „Definition“ aktiviert, sucht Spotlight im Lexikon von macOS nach dem Suchbegriff, und mit „Konvertierung“ kann man über die Suche Maßeinheiten eingeben wie beispielsweise „100 Yards“ und sich dazu die passenden anderen Maßeinheiten anzeigen lassen. Und bei aktiviertem Rechner lassen sich Rechenoperationen im Suchfenster durchführen, ohne dass man das Programm „Rechner“ bemühen muss.
Orte von der Suche ausschließen
Man kann in der Systemeinstellung „Spotlight“ festlegen, an welchen Orten Spotlight nicht suchen soll. Dazu wechselt man zu „Datenschutz“ und zieht diejenigen Ordner und Datenträger in das Fenster, die man von der Suche ausschließen möchte. Alternativ klickt man auf das Plussymbol und wählt die nicht zu durchsuchenden Orte aus. Um ein Objekt wieder aus der Liste zu entfernen, markiert man es und klickt auf das Minus-Symbol. Laufwerke mit Time-Machine-Backups werden von Spotlight generell nicht durchsucht.
Anders sieht es bei Sicherungskopien aus, die man mit Carbon Copy Cloner oder Super Duper erstellt hat. Damit diese nicht durchsucht werden und man dann versehentlich die Sicherungskopie bearbeitet, nimmt man sie in die Liste der nicht zu durchsuchenden Orte auf. Falls man festgestellt hat, dass die Suche nicht immer alles korrekt findet, kann man den Index neu aufbauen lassen. Dazu zieht man das Symbol des Datenträgers in die Abteilung „Privatsphäre“, bestätigt die Warnung mit einem Klick auf „OK“, schließt die Systemeinstellung, öffnet sie anschließend wieder und entfernt dann den Datenträger wieder aus der Systemeinstellung. Anschließend muss man etwas warten, bis Spotlight alles neu indiziert hat.
Das Suchfenster
Um das Suchfenster von Spotlight zu öffnen, klickt man entweder auf das Lupensymbol rechts oben in der Menüleiste oder nimmt die Tastenkombination command (⌘)-Leertaste. Wer eine andere Tastenkombination verwenden möchte, kann in der Systemeinstellung „Tastatur“ unter „Kurzbefehle > Spotlight“ eine Alternative definieren. Das Suchfenster lässt sich mit der Maus beliebig auf dem Bildschirm platzieren und öffnet sich beim nächsten Suchvorgang wieder an dieser Stelle. Sobald man in das Suchfenster die ersten Buchstaben des Suchbegriffs eingetippt hat, listet Spotlight die dazu passenden Objekte auf, sortiert nach Kategorien. In welcher Reihenfolge die Kategorien angeordnet sind, hängt jeweils von der Relevanz ab, die Spotlight ihnen zuweist. So können beispielsweise E-Mails manchmal am Anfang der Liste stehen und manchmal weiter unten. Angezeigt werden jeweils nur einige der Suchergebnisse pro Kategorie. Auch hier entscheidet Spotlight nach der vermuteten Relevanz. Auch die Definition aus dem Lexikon erscheinen in der Liste, wenn man sie nicht deaktiviert hat.
Hält Spotlight ein Suchergebnis für besonders relevant, erscheint dieses ganz oben in der Liste unter „Toptreffer“. Grundsätzlich werden dort die gefundenen Programme und Systemeinstellungen angezeigt, sofern man sie nicht von der Suche ausgeschlossen hat. Der Toptreffer ist zudem markiert, sodass man nur die Zeilenschaltung oder die Eingabetaste betätigen muss, um beispielsweise das als Toptreffer aufgelistete Programm zu öffnen. Das ist die schnellste Methode, um ein Programm zu starten, das nicht im Dock verfügbar ist. Erscheinen mehrere Objekte unter den Toptreffern, ist immer das Erste aktiviert. Zeigt Spotlight keinen Toptreffer an, ist das erste Objekt in der ersten Kategorie markiert und lässt sich ebenfalls per Tastatur öffnen. Andere Objekte öffnet man per Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag, egal ob es sich um ein Dokument, eine E-Mail oder einen Kalendereintrag handelt.
Anstatt ein gefundenes Objekt per Doppelklick zu öffnen, kann man es mit einem Klick nur markieren. Dann erscheint rechts im Spotlight-Fenster eine Vorschau auf den Inhalt, rechts oben blendet sich das Symbol des dazugehörigen Programms ein. Auch der Text von E-Mails oder das Datum eines Ereignisses werden angezeigt. Filme und Musiktitel kann man im Spotlight-Fenster direkt abspielen. Bei Ordnern gibt es eine Liste mit den darin enthaltenen Unterordnern und Dateien, und bei vielen Programmen zeigt die Vorschau die zuletzt mit der Anwendung bearbeiteten Dokumente. Wie üblich sind die Office-Programme von Microsoft hier eine Ausnahme. Ordner und Dokumente lassen sich dann jeweils mit einem Mausklick öffnen.
Sucht man nach dem Namen einer Person oder Firma, die im Programm „Kontakte“ gespeichert ist, wird die passende Karteikarte unter „Toptreffer“ angezeigt und markiert, rechts im Fenster sind die dazugehörigen Informationen eingeblendet. Man kann sich also in der Regel das Öffnen des Adressbuchs sparen, um etwas nachzuschlagen. Möchte man wissen, wo sich ein gefundenes Objekt auf dem Datenträger befindet, markiert man es und drückt die Taste command (⌘). Dann blendet sich rechts im Fenster unterhalb der Vorschau der Pfad zur Datei ein. Man kann zudem das übergeordnete Verzeichnis eines Objekts im Finder öffnen, wenn man es im Spotlight-Fenster mit gedrückter command (⌘)-Taste doppelklickt. Um den Suchbegriff zu löschen, drückt man die Taste esc. Drückt man sie nochmals, wird das Suchfenster geschlossen.
Spotlight-Vorschläge
Sind die Spotlight-Vorschläge aktiviert, werden zum Suchbegriff unter anderem auch passende Webseiten, Filme und Musiktitel aus dem iTunes-Store, Bücher aus dem Bücher Store, Informationen aus „Siri Wissen“, Web-Videos sowie Orte in Karten angezeigt. Bei einigen Suchoptionen wird es noch spezifischer. Möchte man zum Beispiel schnell wissen, wie das Wetter an einem bestimmten Ort ist, tippt man „Wetter [Name des Ortes]“ ein und erhält eine Übersicht über momentane und zukünftige Wetterdaten. Fußballfreunde brauchen nur den Namen eines Bundesligaclubs einzutippen, schon erscheinen die Infos zum letzten Spiel und die Liste der letzten und der zukünftigen Begegnungen. Das funktioniert auch mit internationalen Clubs, die in der Champions League spielen wie beispielsweise FC Porto oder Ajax Amsterdam.
Sucht man nach einem Film, bekommt man – sofern verfügbar – einen Link zum iTunes-Store, und bei aktuellen Filmen eine Liste mit Kinos in der Nähe, in denen der Film momentan läuft. Auch nach Fernsehsendungen kann man suchen. Sofern sie im iTunes-Store verfügbar sind, werden sie ebenfalls von Spotlight aufgelistet. Ebenfalls kann man nach Schauspielern und Regisseuren suchen, oft erscheint dann unter „Filme“ der aktuellste Streifen der betreffenden Person. Bei Musikern listet Spotlight Alben auf, die im iTunes-Store verfügbar sind, sowie Webseiten und weitere Informationen zu Person, und man kann jeweils direkt nach einem Mausklick in die Titel aus dem iTunes-Store reinhören. Spotlight sucht auch nach jeder anderen (prominenten) Person der Gegenwart oder Vergangenheit im Netz. Bei Autoren gibt es Fundstellen für Bücher im Bücher Store von Apple. Tippt man den Namen eines Ortes ein, zeigt Spotlight unter „Karten“ einen Ausschnitt aus dem Programm „Karten“ sowie die Entfernung und die Fahrtdauer mit dem Auto an. Gibt es im iTunes-Store Filme und Dokumentationen zum Ort wie etwa Casablanca, findet sie Spotlight ebenfalls.
Suche einschränken
Sucht man nach einem Begriff, der aus zwei oder mehr Wörtern besteht und sollen nur Dateien gefunden werden, in denen der Begriff in dieser Kombination vorkommt, tippt man zuerst mit Umschalttaste (⇧)-2 ein Anführungszeichen und anschließend den Suchtext ein. So werden bei der Suche nach “Macbook Air nur diejenigen Objekte gefunden, in denen beide Wörter in dieser Kombination vorkommen. Mithilfe der Parameter AND, NOT und OR (Großschreibung beachten!) lässt sich die Suche ebenfalls einschränken.
Sucht man beispielsweise nach "Spotlight NOT MacOS", so findet das System nur Objekte, in denen Spotlight, aber nicht MacOS vorkommt. Sucht man nach "Macwelt AND iMac", werden nur solche Dateien aufgelistet, in denen beide Begriffe vorkommen. Und sucht man nach "Powerbook OR iBook", werden alle Objekte gefunden, die entweder der einen oder den anderen Begriff enthalten. Die Suche lässt sich außerdem auf bestimmte Dokumenttypen beschränken. Dazu tippt man nach dem Suchbegriff und einem Leerzeichen Art: ein und dann den Dokumenttyp. „Art:Dokument“ findet Texte und Office-Dateien, „Art:Text“ nur Textdateien, „Art:Bilder“ und „Art:PDF“ jeweils diese Kategorie. Mit „Art:Word“, „Art:Pages“ oder „Art:Numbers“ sucht man nur nach den Dokumenten dieser Programme. Damit die Suche nach einem Dokumenttyp funktioniert, darf dieser in der Systemeinstellung „Spotlight“ in der Liste „Suchergebnisse“ aber nicht deaktiviert sein.
Im Finder anzeigen
Ist das gesuchte Objekt nicht im Suchfenster gelistet, kann man sich sämtliche gefundenen Objekte mit einem Doppelklick auf „Alle im Finder zeigen“ ganz unten in der Liste in einem Finder-Fenster anzeigen lassen. Spotlight-Vorschläge erscheinen hier nicht, sondern nur Objekte, die auf dem Mac gespeichert sind. Dabei berücksichtigt der Finder aber nicht die Vorgaben in der Systemeinstellung „Spotlight“, sondern listet beispielsweise auch die E-Mails auf, selbst wenn diese in der Systemeinstellung deaktiviert sind. Die in der Systemeinstellung unter „Datenschutz“ gemachten Vorgaben werden aber immer berücksichtigt. Im Fenster sollten die Suchergebnisse dann standardmäßig nach Objektart wie Ordner, Dokumente und E-Mails gruppiert sein, wie das noch in High Sierra der Fall ist. In Mojave (Version 10.14) wird dagegen nur zwischen „Ordner“ und „Andere“ unterschieden, was vermutlich ein Fehler von macOS ist, da sich sonst der Inhalt jedes Ordners nach sämtlich verfügbaren Kriterien gruppiert wird, wenn man „Art“ auswählt.
Soll nur eine bestimmte Kategorie im Finder-Fenster angezeigt werden, bewegt man im Suchfenster von Spotlight den Mauszeiger über den Namen der Kategorie, bis sich rechts der Text „Alle anzeigen“ einblendet. Klickt man auf diesen Text, werden im Finder-Fenster nur die Objekte dieser Kategorie aufgelistet, aber ebenfalls mit der falschen Bezeichnung „Andere“.
Die Gruppierung der Dateien im Finder-Fenster nach Art lässt sich ändern. Dazu wählt man entweder im Menü „Darstellung“ unter „Gruppieren nach“ eine andere Option aus oder klickt in der Symbolleiste des Fensters auf das Symbol für die Gruppierung (sechs kleine Quadrate mit zwei horizontalen Strichen). Nun kann man die Objekte beispielsweise nach Erstellungs- oder Änderungsdatum, nach Dateinamen oder nach dem Programm, mit dem sie erstellt wurden, anordnen. Innerhalb der Gruppen lassen sich die Objekte auch noch nach einem anderen Kriterium sortieren. Dazu klickt man mit gedrückter Taste alt auf das Symbol für die Gruppierung in der Symbolleiste des Fensters und wählt eine Option aus. Im Menü „Darstellung“ findet man bei gerückter alt-Taste den Eintrag „Gruppen sortieren nach“. So ist es zum Beispiel möglich, die Objekte nach Art anzuordnen und dann innerhalb der Kategorien nach Erstellungsdatum zu sortieren. Besonders einfach geht das Sortieren in der Spaltendarstellung. Hier klickt man in einen Spaltentitel, um nach diesem Kriterium zu sortieren, ein nochmaliger Klick dreht die Sortierordnung um. Zusätzliche Spaltentitel lassen sich über das Kontextmenü einblenden, das man mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) in einen Spaltentitel einblendet.
Im Finder suchen
Ist das auf dem Mac gesuchte Objekt nicht im Spotlight-Fenster gelistet, kann man sich alle gefundenen Dateien und Ordner mit einem Doppelklick auf „Alle im Finder zeigen“ ganz unten in der Liste im Finder anzeigen lassen. Spotlight-Vorschläge sowie E-Mails werden dort nicht aufgelistet. Soll nur eine bestimmte Dateikategorie im Finder-Fenster angezeigt werden, bewegt man im Suchfenster von Spotlight den Mauszeiger über den Namen der Kategorie, bis sich rechts der Text „Alle anzeigen“ einblendet. Klickt man auf diesen Text, werden im Finder-Fenster nur die Objekte dieser Kategorie aufgelistet.
Die Gruppierung nach Kategorien (Art) im Finder-Fenster lässt sich ändern. Dazu wählt man entweder im Menü „Darstellung“ unter „Gruppieren nach“ eine andere Option aus oder klickt in der Symbolleiste des Fensters auf das Symbol für die Gruppierung (sechs kleine Quadrate mit zwei horizontalen Strichen). Nun kann man die Objekte beispielsweise nach dem Erstellungs- oder Änderungsdatum, nach Dateinamen oder nach dem Programm, mit dem sie erstellt wurden, anordnen. Innerhalb der Gruppen lassen sich die Objekte zusätzlich nach einem anderen Kriterium sortieren. Dazu klickt man mit gedrückter Taste option(⌥) auf das Symbol für die Gruppierung in der Symbolleiste des Fensters und wählt einen Eintrag im Menü aus. Im Menü „Darstellung“ findet man bei gerückter Taste option(⌥) den Eintrag „Gruppen sortieren nach“. So ist es zum Beispiel möglich, die Objekte nach Art anzuordnen und dann innerhalb der Kategorien nach Erstellungsdatum zu sortieren. Besonders einfach geht das Sortieren in der Spaltendarstellung. Hier klickt man in einen Spaltentitel, um nach diesem Kriterium zu sortieren, ein nochmaliger Klick dreht die Sortierordnung um. Zusätzliche Spaltentitel lassen sich über das Kontextmenü einblenden, das man mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) in einen Spaltentitel einblendet.
Suche verfeinern
Startet man die Suche mit command(⌘)-F, erscheint oben im Fenster eine weitere Zeile mit Aufklappmenüs, über die man die Suche auf einen bestimmten Dateityp oder ein Datum einschränken kann. Die Zeile lässt sich auch einblenden, wenn man den Suchbegriff direkt in das Suchfeld eingetippt hat, indem man auf das Plussymbol rechts neben „Sichern“ klickt. Sucht man nach Bildern, Musikdateien oder Texten, lässt sich die Suche weiter auf ein bestimmtes Format eingrenzen. Benötigt man einen speziellen Dateityp, wählt man im rechten Menü als Art „Andere“ aus und tippt den Namen des Erzeugerprogramms in das Eingabefeld ein. Das funktioniert beispielsweise bei Word, Excel, Pages und Numbers.
Um nach Dingen zu suchen, die nicht im linken Menü verfügbar sind, wählt man dort „Andere“ aus und kann dann aus einer langen Liste von Kriterien und Eigenschaften wählen. Benötigt man ein solches Kriterium häufig, markiert man das Ankreuzkästchen in der Spalte „Im Menü“. Es erscheint dann im Aufklappmenü „Art“ als weiterer Eintrag. Um beispielsweise auch nach Systemdateien oder nach unsichtbaren Dateien zu suchen, aktiviert man „Systemdateien“ und „Datei ist unsichtbar“. Um nach Tags zu suchen, aktiviert man „Dateietikett“.
Öffnet man das Suchfenster mit command(⌘)-F, lassen sich über die Aufklappmenüs auch nur die Kriterien definieren, die zutreffen müssen, ohne zuvor einen Suchbegriff einzutippen. Dann werden alle Objekte gefunden, auf die diese Kriterien zutreffen, unabhängig vom Dateinamen und dem Inhalt.
Um nach einer exakten Übereinstimmung mit einem Suchbegriff aus mehreren Wörtern zu suchen, tippt man wie im Spotlight-Fenster mit Umschalttaste (⇧)-2 ein Anführungszeichen ein. Auch die Parameter NOT, AND und OR lassen sich verwenden. Außerdem kann man über das Plussymbol weitere Kriterien zur Suche hinzufügen, um beispielsweise nach einem Dokument mit einer bestimmten Art zu suchen, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder geändert wurde. Per Klick auf das Minussymbol wird ein Kriterium wieder entfernt. Alle Suchkriterien müssen in diesem Fall jeweils zutreffen: Es handelt sich um Und-Bedingungen.
Um festzulegen, ob jeweils nur ein, kein oder alle Suchkriterien zutreffen sollen, klickt man auf das Plussymbol mit gedrückter Taste option(⌥). Es ändert sich dann zu einem Symbol mit drei Punkten. Nach dem Klick blenden sich zwei neue Zeilen im Fenster ein. In der Ersten legt man fest, ob eine, keine oder alle der anschließend definierten Bedingungen zutreffen sollen. Danach legt man die erste Bedingung fest, klickt auf das Plussymbol und definiert weitere Bedingungen.
Suche speichern
Suchaufträge lassen sich mit einem Klick auf „Sichern“ speichern und in die Seitenleiste des Finder-Fensters aufnehmen. Sie erscheinen dort unter „Favoriten“ und zeigen immer aktuell alle zu den Suchkriterien passenden Objekte an. Nach dem Klick auf „Sichern“ gibt man der Suche einen Namen, kreuzt „Zur Seitenleiste hinzufügen“ an und klickt nochmals auf „Sichern“. Um eine gesicherte Suche zu bearbeiten, markiert man sie in der Seitenleiste und wählt „Suchkriterien einblenden“ im Kontextmenü aus. Über das Kontextmenü lässt sie sich auch wieder aus der Seitenleiste entfernen.
Eine gesicherte Suche mit der Bezeichnung „Zuletzt benutzt“ wird mit dem macOS mitgeliefert. Sie erscheint standardmäßig im Finder-Fenster unter „Favoriten“. Über das Kontextmenü lässt sich „Zuletzt benutzt“ aus der Seitenleiste des Finder-Fensters entfernen, bearbeiten kann man diese Suche aber nicht. In den Vorgaben des Finders ist „Zuletzt benutzt“ auch als Standard für ein neues Finder-Fenster eingestellt, was sich dort gegebenenfalls ändern lässt.