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Spotlight macht Suchen und Finden leicht

06.05.2022 | 15:35 Uhr | Thomas Armbrüster

Mithilfe von Spotlight findet man alles auf dem Mac. Und wenn gewünscht, sucht Spotlight auch im Web. Alles, was Sie über Spotlight wissen müssen.

Selbst wenn man alles ordentlich in Ordner und Postfächer einsortiert hat, nicht immer lässt sich eine ganz bestimmte Datei oder E-Mail schnell finden. Zur Hilfe kommt dann die in das System integrierte Suchfunktion „Spotlight“. Wobei Spotlight nicht nur nach den Namen von Dateien und Objekten sucht, sondern auch im Inhalt der Texte, egal ob in einem Word-Dokument, einer E-Mail, im Kalender oder in einem PDF, sofern dessen Text durchsuchbar ist. Damit die Suche schnell geht, erstellt das System im Hintergrund laufend einen Index aller Dateien auf dem Speichermedium und indiziert, wenn möglich, auch die Inhalte.

Suchobjekte festlegen

In der Systemeinstellung „Spotlight“ legt man unter „Suchergebnisse“ fest, nach welchen Dingen gesucht werden soll. Eine wichtige Entscheidung ist dabei, ob die Suchfunktion nur lokal auf dem Mac suchen soll, oder auch im Web. Für die Web-Suche verwendet Spotlight Siri, wozu der Suchbegriff an Apple gesendet wird. Siri muss dazu aber nicht in der Systemeinstellung „Siri“ aktiviert sein. Um die Suche von Spotlight im Web auszuschalten, deaktiviert man unter „Suchergebnisse“ den Eintrag „Siri-Vorschläge“.

Soll Spotlight nicht im Netz suchen, deaktiviert man „Siri-Vorschläge“ in der Systemeinstellung „Spotlight“.
Vergrößern Soll Spotlight nicht im Netz suchen, deaktiviert man „Siri-Vorschläge“ in der Systemeinstellung „Spotlight“.

Sind die Siri-Vorschläge aktiviert, verwendet der Mac bei der Suche standardmäßig auch die Ortungsdienste des Systems, um den Standort des Macs an Apple zu senden. Dann werden beispielsweise bei einer Suche nach einem Restaurant oder einer Werkstatt nahegelegene Betriebe aufgelistet. Ausschalten lassen sich die Ortungsdienste für Spotlight in der Systemeinstellung „Sicherheit & Datenschutz“ unter „Datenschutz“.

Sucht Spotlight im Netz, findet die Suche unter anderem Filme in Apples Filmangebot.
Vergrößern Sucht Spotlight im Netz, findet die Suche unter anderem Filme in Apples Filmangebot.

Die Siri-Vorschläge listen unter anderem zum Suchbegriff passende Webseiten, Filme und Fernsehsendungen aus Apples Filmladen, Informationen aus „Siri Wissen“, Web-Videos, Musik aus dem iTunes-Store, Einträge in Wikipedia sowie Orte in Karten auf. Möchte man schnell wissen, wie das Wetter an einem bestimmen Ort ist, tippt man „Wetter [Name des Ortes]“ ein und erhält eine Übersicht über momentane und zukünftige Wetterdaten, wenn man auf den nach rechts weisenden Pfeil neben dem Suchergebnis klickt. Die Daten stammen von Weather.com, sind darum aber für Deutschland nicht so präzise wie beispielsweise der Deutsche Wetterdienst. Fußballfreunde brauchen nur den Namen eines Bundesligaclubs einzutippen, um Infos zum letzten Spiel und zu den letzten Begegnungen anzuzeigen. Auch mit international spielenden Clubs aus anderen Ländern funktioniert die Suche.

Mithilfe von Spotlight lassen sich auch Maßeinheiten in andere Maßsysteme umrechnen.
Vergrößern Mithilfe von Spotlight lassen sich auch Maßeinheiten in andere Maßsysteme umrechnen.

Um die Suche nach bestimmten Kategorien auszuschließen, entfernt man unter „Suchergebnisse“ die jeweilige Markierung. Dann wird die Liste mit den Ergebnissen kürzer. Selten wird man beispielsweise die Suche nach Schriften benötigen. Verwaltet man alle Bilder in Fotos, kann man die Suche nach Bildern ausschalten, da Spotlight nicht in der Fotos-Mediathek sucht. Analog gilt das für die Musik, wenn man sie mit der App Musik verwaltet. In diesen Fällen sucht man direkt im jeweiligen Programm. Auch für die Suche nach E-Mails verwendet man besser die Suchfunktion im Programm Mail, da man hier gezielter suchen kann.

Keine eigentlichen Suchobjekte sind „Definition“, „Konvertierung“ und „Rechner“. Ist „Definition“ aktiviert, sucht Spotlight im Lexikon von macOS nach dem Suchbegriff, und mit „Konvertierung“ kann man über die Suche Maßeinheiten eingeben, wie beispielsweise „100 Yards“ und sich dazu die passenden anderen Maßeinheiten anzeigen lassen. Und bei aktiviertem Rechner lassen sich Rechenoperationen im Suchfenster durchführen, ohne dass man das Programm „Rechner“ bemühen muss.

Orte von der Suche ausschließen

Man kann in der Systemeinstellung „Spotlight“ festlegen, an welchen Orten Spotlight nicht suchen soll. Dazu wechselt man zu „Datenschutz“ und zieht diejenigen Ordner und Datenträger in das Fenster, die man von der Suche ausschließen möchte. Alternativ klickt man auf das Plussymbol und wählt die nicht zu durchsuchenden Orte aus. Um ein Objekt wieder aus der Liste zu entfernen, markiert man es und klickt auf das Minussymbol. Laufwerke mit Time-Machine-Backups werden von Spotlight generell nicht durchsucht. Anders sieht es bei Sicherungskopien aus, die man mit Carbon Copy Cloner oder Super Duper erstellt hat. Damit diese nicht durchsucht werden und man dann versehentlich die Sicherungskopie bearbeitet, nimmt man sie in die Liste der nicht zu durchsuchenden Orte auf.

Datenträger und Ordner, die Spotlight nicht durchsuchen soll, nimmt man in den Bereich „Datenschutz“ auf.
Vergrößern Datenträger und Ordner, die Spotlight nicht durchsuchen soll, nimmt man in den Bereich „Datenschutz“ auf.

Falls man feststellt, dass die Suche nicht immer alles korrekt findet, kann man den Index neu aufbauen lassen. Dazu zieht man das Symbol des Datenträgers in die Abteilung „Privatsphäre“, bestätigt die Warnung mit einem Klick auf „OK“, schließt die Systemeinstellung, öffnet sie anschließend wieder und entfernt dann den Datenträger wieder aus der Systemeinstellung. Anschließend muss man etwas warten, bis Spotlight alles neu indiziert hat.

Um den Index von Spotlight neu aufzubauen, nimmt man den internen Datenträger in die Privatsphäre auf und entfernt ihn anschließend wieder.
Vergrößern Um den Index von Spotlight neu aufzubauen, nimmt man den internen Datenträger in die Privatsphäre auf und entfernt ihn anschließend wieder.

 Das Suchfenster

Mit der Tastenkombination Command (⌘)-Leertaste öffnet man das Spotlight-Suchfenster. Wer lieber auf das Lupensymbol in der Menüleiste klickt, muss dieses unter macOS Monterey in der Systemeinstellung „Dock & Menüleiste“ aktivieren, es wird nicht mehr standardmäßig in der Menüleiste angezeigt.

Das Fenster von Spotlight lässt sich mit der Maus beliebig auf dem Bildschirm platzieren. Es öffnet sich beim nächsten Suchvorgang wieder an dieser Stelle. Sobald man in das Suchfenster die ersten Buchstaben eingetippt hat, listet Spotlight die dazu passenden Objekte auf, sortiert nach Kategorien. In welcher Reihenfolge die Kategorien angeordnet sind, hängt jeweils von der Relevanz ab, die Spotlight ihnen zuweist. Selbst festlegen lässt sich die Reihenfolge leider nicht mehr. So können beispielsweise E-Mails am Anfang der Liste stehen oder weiter unten. Angezeigt werden jeweils nur einige der Suchergebnisse pro Kategorie. Auch hier entscheidet Spotlight nach der vermuteten Relevanz.

Programme listet Spotlight immer als Toptreffer auf. Sie lassen sich dann schnell durch Drücken der Zeilenschaltung starten.
Vergrößern Programme listet Spotlight immer als Toptreffer auf. Sie lassen sich dann schnell durch Drücken der Zeilenschaltung starten.

Hält Spotlight ein oder mehrere Suchergebnisse für besonders relevant, stehen diese oben in der Liste. Grundsätzlich werden dort die gefundenen Programme und Systemeinstellungen angezeigt, sofern man sie nicht von der Suche ausgeschlossen hat. Der erste Toptreffer ist zudem markiert, sodass man nur die Zeilenschaltung betätigen muss, um beispielsweise das als Toptreffer aufgelistete Programm zu öffnen. Das ist eine besonders schnelle Methode, um ein Programm zu starten. Wird rechts neben einem Topergebnis ein Pfeil angezeigt, beispielsweise bei einem Eintrag aus dem Adressbuch, ein Eintrag aus Wikipedia oder ein Suchergebnis von Siri Wissen, blenden sich die zugehörigen Informationen rechts im Spotlight-Fenster ein, wenn man den Eintrag anklickt oder die Zeilenschaltung drückt. Bei einem Eintrag aus dem Adressbuch kann man dann unter anderem E-Mails oder Nachrichten direkt über das Spotlight-Fenster verschicken. Topergebnisse ohne Pfeilsymbol werden geöffnet, wenn man sie anklickt, egal, ob es sich um ein Dokument oder eine Webseite handelt.

Recht im Suchfenster blendet sich eine Vorschau auf das markierte Suchergebnis ein, bei Ordnern sieht man alle enthaltenen Objekte.
Vergrößern Recht im Suchfenster blendet sich eine Vorschau auf das markierte Suchergebnis ein, bei Ordnern sieht man alle enthaltenen Objekte.

Bei allen anderen Suchergebnissen blendet sich rechts im Suchfenster immer zuerst eine Vorschau ein, wenn man sie anklickt. Rechts oben erscheint das Symbol des dazugehörigen Programms. Auch der Text von E-Mails oder das Datum eines Ereignisses werden angezeigt. Ein Klick auf das Suchergebnis in der Ergebnisliste öffnet dann das jeweilige Objekt. Bei Ordnern werden rechts im Suchfenster die enthaltenen Unterordnern und Dateien angezeigt, die man dann dort mit einem Klick öffnen kann. Filme und Musiktitel, die auf dem Mac gespeichert sind, kann man im Spotlight-Fenster direkt abspielen, was aber nicht besonders komfortabel ist.

Spotlight zeigt auch die Kontaktdaten von Personen aus dem Adressbuch an. So kann man schnell etwas nachschlagen.
Vergrößern Spotlight zeigt auch die Kontaktdaten von Personen aus dem Adressbuch an. So kann man schnell etwas nachschlagen.

Möchte man wissen, wo sich ein gefundenes Objekt auf dem Datenträger befindet, markiert man es in der Liste und drückt die Taste Command (⌘). Dann blendet sich rechts im Fenster unterhalb der Vorschau der Pfad zur Datei ein. Man kann zudem das übergeordnete Verzeichnis eines Objekts im Finder öffnen, wenn man es im Spotlight-Fenster mit gedrückter Command (⌘)-Taste an- beziehungsweise doppelklickt. Um den Suchbegriff zu löschen, drückt man die Taste esc. Drückt man sie nochmals, wird das Suchfenster geschlossen.

Suche einschränken

Sucht man nach einem Begriff, der aus zwei oder mehr Wörtern besteht und sollen nur Dateien gefunden werden, in denen der Begriff in dieser Kombination vorkommt, tippt man vor dem Suchtext ein Anführungszeichen ein. So werden bei der Suche nach “Macbook Air nur diejenigen Objekte gefunden, in denen beide Wörter in dieser Kombination vorkommen. Unter macOS Monterey 12.3.1 gibt es einen Bug, denn tippt man ein Anführungszeichen mit Shift-2 ein, schließt sich das Suchfenster. Man muss hier zuerst die Suchbegriffe und dann erst das Anführungszeichen eintippen.

Besteht der Suchbegriff aus mehreren Wörtern, beginnt man mit einem Anführungszeichen, um nur diese Kombination zu finden.
Vergrößern Besteht der Suchbegriff aus mehreren Wörtern, beginnt man mit einem Anführungszeichen, um nur diese Kombination zu finden.

Mithilfe der Parameter AND, NOT und OR (Großschreibung beachten!) lässt sich die Suche ebenfalls einschränken. Sucht man beispielsweise nach Spotlight NOT MacOS, so findet das System nur Objekte, in denen Spotlight, aber nicht MacOS vorkommt. Sucht man nach Macwelt AND iMac, werden nur solche Dateien aufgelistet, in denen beide Begriffe vorkommen. Und sucht man nach Macwelt OR Macworld, werden alle Objekte gefunden, die entweder der einen oder den anderen Begriff enthalten. Die Suche lässt sich außerdem auf bestimmte Dokumenttypen beschränken.

Die Suche lässt sich durch einen Zusatz auf einen bestimmten Dokumenttyp einschränken
Vergrößern Die Suche lässt sich durch einen Zusatz auf einen bestimmten Dokumenttyp einschränken

Dazu tippt man nach dem Suchbegriff und einem Leerzeichen Art: ein und dann den Dokumenttyp. „Art:Dokument“ findet Texte und Office-Dateien, „Art:Text“ nur Textdateien, „Art:Bilder“ und „Art:PDF“ jeweils diese Kategorie. Mit „Art:Word“, „Art:Pages“ oder „Art:Numbers“ sucht man nur nach den Dokumenten dieser Programme. Damit die Suche nach einem Dokumenttyp funktioniert, darf dieser in der Systemeinstellung „Spotlight“ in der Liste „Suchergebnisse“ nicht deaktiviert sein.

 Im Finder anzeigen

Ist ein auf dem Mac gesuchtes Objekt nicht im Spotlight-Fenster gelistet, kann man sich alle auf dem Mac gefundenen Dateien und Ordner mit einem Klick auf „Mit Finder suchen“ unten im Spotlight-Fenster anzeigen lassen. Dazu wird im Finder ein neues Fenster geöffnet. E-Mails, Nachrichten und Siri-Vorschläge listet der Finder nicht auf. Soll nur eine bestimmte Dateikategorie im Finder-Fenster angezeigt werden, bewegt man im Suchfenster von Spotlight den Mauszeiger über die Zeile mit der Kategorie, bis der Text „Alle einblenden“ erscheint. Klickt man auf diesen Text, listet der Finder nur die Objekte dieser Kategorie auf.

Lässt man sich die Suchergebnisse im Finder anzeigen, sind diese nach Art gruppiert.
Vergrößern Lässt man sich die Suchergebnisse im Finder anzeigen, sind diese nach Art gruppiert.

Die Gruppierung nach Kategorien (Art) im Finder-Fenster lässt sich ändern. Dazu wählt man entweder im Menü „Darstellung“ unter „Gruppieren nach“ eine andere Option aus oder klickt in der Symbolleiste des Fensters auf das Symbol für die Gruppierung (sechs kleine Quadrate mit zwei horizontalen Strichen). Nun kann man die Objekte beispielsweise nach einem Datum, nach Dateinamen oder nach dem Programm, mit dem sie erstellt wurden, anordnen. Innerhalb der Gruppen lassen sich die Objekte zusätzlich nach einem anderen Kriterium sortieren. Dazu klickt man mit gedrückter Taste Option(⌥) auf das Symbol für die Gruppierung in der Symbolleiste des Fensters und wählt einen Eintrag aus. Im Menü „Darstellung“ findet man bei gerückter Taste Option(⌥) den Eintrag „Gruppen sortieren nach“. So ist es zum Beispiel möglich, die Objekte nach Art anzuordnen und dann innerhalb der Kategorien nach Erstellungsdatum zu sortieren. Besonders einfach geht das Sortieren in der Listendarstellung. Hier klickt man in einen Spaltentitel, um nach diesem Kriterium zu sortieren, ein nochmaliger Klick dreht die Sortierordnung um. Zusätzliche Spaltentitel lassen sich über das Kontextmenü einblenden, das man mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) in einen Spaltentitel einblendet.

Innerhalb der Gruppierungen lassen sich die Objekte auch noch nach einem anderen Kriterium sortieren.
Vergrößern Innerhalb der Gruppierungen lassen sich die Objekte auch noch nach einem anderen Kriterium sortieren.

Im Finder suchen

Im Finder sucht man nach den Namen und dem Inhalt von Dateien sowie dem Inhalt der Metadaten, in denen beispielsweise bei Fotos der Kamerahersteller gespeichert ist. Eine Suche nach „iPhone“ findet also auch Bilder, die mit einem iPhone aufgenommen wurden. Nicht berücksichtigt werden aber die Fotos in der Fotos-Mediathek. In diesem Fall muss man direkt im Programm suchen. Auch Kalenderereignisse listet die Suche im Finder auf, nicht jedoch E-Mails und Nachrichten.

Mit der Tastenkombination Command(⌘)-F öffnet man im Finder ein Suchfenster. Ist schon ein Fenster geöffnet, wird das Suchfenster als neuer Tab geöffnet. Alternativ klickt man auf das Lupensymbol und tippt einen Suchbegriff ein.

Unterhalb der Symbolleiste blendet sich jeweils eine Leiste ein, in der man per Mausklick festlegt, ob der ganze Mac oder der aktuell geöffnete Ordner (bei einem neuen Suchfenster ist dies der Schreibtisch) durchsucht werden soll. Welche der beiden Optionen aktiviert ist, legt man in den Einstellungen des Finders unter „Erweitert > Bei Suchvorgängen“ fest, indem man „Diesen Mac durchsuchen“ oder „Aktuellen Ordner durchsuchen“ im Aufklappmenü auswählt.

Ob standardmäßig auf dem gesamten Mac oder nur im aktuellen Ordner gesucht werden soll, legt man in den Finder-Einstellungen fest.
Vergrößern Ob standardmäßig auf dem gesamten Mac oder nur im aktuellen Ordner gesucht werden soll, legt man in den Finder-Einstellungen fest.

Sobald man einen Text in das Suchfeld eingetippt hat, blendet sich darunter ein Popup-Menü mit dem Eintrag „Dateiname – Enthält: [Suchbegriff]“ ein. Klickt man diesen Eintrag an, sucht Spotlight nur nach Dateien, in deren Namen der Suchbegriff vorkommt.  Drückt man stattdessen nach der Eingabe des Textes die Zeilenschaltung, wird sowohl nach Dateinamen als auch nach den Inhalten von Dokumenten und den Metadaten gesucht. Um zwischen den beiden Suchmethoden zu wechseln, klickt man auf „Name“ im Suchfeld und wählt eine andere Einstellung aus dem Aufklappmenü. Wie im Spotlight-Fenster kann man mithilfe des Anführungszeichens vor den Suchbegriffen festlegen, dass nur Objekte gefunden werden, in denen alle Suchbegriffe zusammen vorkommen.

Suche verfeinern

Hat man das Suchfenster mit Command(⌘)-F aktiviert, blendet sich eine weitere Zeile mit Aufklappmenüs ein, über die man die Suche auf einen bestimmten Dateityp oder ein Datum einschränken kann. Diese Zeile lässt sich auch einblenden, wenn man den Suchbegriff direkt in das Suchfeld eingetippt hat, indem man auf das Plussymbol rechts neben „Sichern“ klickt. Sucht man nach Bildern, Musikdateien oder Texten, lässt sich die Suche weiter auf ein bestimmtes Format eingrenzen. Benötigt man einen speziellen Dateityp, wählt man im rechten Menü als Art „Andere“ aus und tippt den Namen des Erzeugerprogramms in das Eingabefeld ein. Das funktioniert beispielsweise bei Word, Excel, Pages und Numbers.

Über die Aufklappmenüs lässt sich gezielt nach einem Zeitraum suchen.
Vergrößern Über die Aufklappmenüs lässt sich gezielt nach einem Zeitraum suchen.

Um nach Dingen zu suchen, die nicht im linken Menü verfügbar sind, wählt man dort „Andere“ aus und kann dann aus einer langen Liste von Kriterien und Eigenschaften wählen. Benötigt man ein solches Kriterium häufig, markiert man das Ankreuzkästchen in der Spalte „Im Menü“. Es erscheint dann im Aufklappmenü „Art“ als weiterer Eintrag. Um beispielsweise auch nach Systemdateien oder nach unsichtbaren Dateien zu suchen, aktiviert man „Systemdateien“ und „Datei ist unsichtbar“. Um nach Tags zu suchen, aktiviert man „Dateietikett“.

Um ganz gezielt zu suchen, legt man mehrere Bedingungen für die Suche fest.
Vergrößern Um ganz gezielt zu suchen, legt man mehrere Bedingungen für die Suche fest.

Öffnet man das Suchfenster mit Command(⌘)-F, lassen sich über die Aufklappmenüs auch nur die Kriterien definieren, die zutreffen müssen, ohne zuvor einen Suchbegriff einzutippen. Dann werden alle Objekte gefunden, auf diese Kriterien zutreffen, unabhängig vom Dateinamen und dem Inhalt. Über das Plussymbol fügt man weitere Kriterien zur Suche hinzu. So kann man zum Beispiel schnell nach allen Word-Dateien suchen, die man in den letzten drei Tagen geöffnet hat. Per Klick auf das Minussymbol wird ein Kriterium wieder entfernt. Alle Suchkriterien müssen in diesem Fall jeweils zutreffen: Es handelt sich um Und-Bedingungen.

Um festzulegen, ob jeweils nur ein, kein oder alle Suchkriterien zutreffen sollen, klickt man auf das Plussymbol mit gedrückter Taste Option(⌥). Es ändert sich dann zu einem Symbol mit drei Punkten. Nach dem Klick blenden sich zwei neue Zeilen im Fenster ein. In der ersten legt man fest, ob eine, keine oder alle der anschließend definierten Bedingungen zutreffen sollen. Danach legt man die erste Bedingung fest, klickt auf das Plussymbol und definiert weitere Bedingungen.

Suche speichern

Suchaufträge lassen sich mit einem Klick auf „Sichern“ speichern und in die Seitenleiste des Finder-Fensters aufnehmen. Sie erscheinen dort unter „Favoriten“ und zeigen immer aktuell alle zu den Suchkriterien passenden Objekte an. Nach dem Klick auf „Sichern“ gibt man der Suche einen Namen, kreuzt „Zur Seitenleiste hinzufügen“ an und klickt nochmals auf „Sichern“. Um eine gesicherte Suche zu bearbeiten, markiert man sie in der Seitenleiste und wählt „Suchkriterien einblenden“ im Kontextmenü aus. Über das Kontextmenü lässt sie sich auch wieder aus der Seitenleiste entfernen.

Benötigt man eine Suche öfters, speichert man sie und legt sie in der Seitenleiste des Finder-Fensters ab.
Vergrößern Benötigt man eine Suche öfters, speichert man sie und legt sie in der Seitenleiste des Finder-Fensters ab.

Eine gesicherte Suche mit der Bezeichnung „Zuletzt benutzt“ wird mit dem macOS mitgeliefert. Sie erscheint standardmäßig im Finder-Fenster unter „Favoriten“. Über das Kontextmenü lässt sich „Zuletzt benutzt“ aus der Seitenleiste des Finder-Fensters entfernen, bearbeiten kann man diese Suche aber nicht. In den Vorgaben des Finders ist „Zuletzt benutzt“ auch als Standard für ein neues Finder-Fenster eingestellt, was sich dort gegebenenfalls ändern lässt.

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