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Wie man seine Briefpost jetzt digitalisieren kann

06.07.2017 | 14:58 Uhr |

Neuer Service: Das Berliner Startup Digitalkasten verspricht seinen Kunden, all ihre Briefpost zu scannen und als PDF zu sichern und zu versenden. Das Briefgeheimnis soll dennoch gewahrt bleiben.

Viele digitale Dinge sind aus unserem normalen Leben nicht mehr wegzudenken.
 Vieles erscheint uns bereits vollkommen normal und in nur wenigen Angelegenheiten stecken wir im Informationszeitalter des 21. Jahrhunderts noch in den Kinderschuhen.
 Auch wenn noch nicht alles von Anfang an glatt lief, können wir alle behaupten: Die Welt ist digital.
 Wir rufen etwa ständig unsere E-Mails ab und können sofort antworten –  wir leben mit schnellen digitalen Informationen. Nicht nur E-Mails sind in unserem heutigen Leben zur Selbstverständlichkeit geworden. Wir können quasi nicht mehr ohne.


Aber nach wie vor sind manche Kommunikationen nur auf dem etablierten Post- und Briefweg angewiesen.
 Denken wir an Behördenpost und andere wichtige Schreiben, die durch den Absender oder durch interne Abläufe einfach nicht digital versendet werden können.
 Dafür haben wir zu Hause, wie bereits vor hundert und mehr Jahren, einen Briefkasten an der Hauswand, in dem der Postbote Tag für Tag unsere Briefpost einwirft.
 Wir leeren unseren Hausbriefkasten täglich und halten dann anschließend Papier in den Händen.
 Auch das erscheint uns vollkommen normal, seit unserer Kindheit hat sich daran nichts verändert.

Die “gute” alte Zeit.


Fahren wir in den Urlaub, bitten wir einen Nachbarn, den Hausbriefkasten für uns zu leeren.
 Wir bedanken uns dann anschließend mit einem Urlaubsmitbringsel, was mehr oder weniger bei dem beschenkten Freude bringt, auch wenn er immer vorgibt, dass das Geschenk ganz toll ist. Aber macht es halt, der Nachbar hatte ja schließlich einen beträchtlichen Aufwand, um die tägliche Post aus dem Briefkasten zu nehmen.
 Die Größe unseres Mitbringsels richtet sich oft nach der Länge des Urlaubs und das Aussuchen am Urlaubsort trägt nicht unbedingt zu unserer Erholung bei.

Was passiert aber, wenn wir länger fort sind?
 Sei es Urlaub oder sei es berufliche Abwesenheit. Was ist mit einem Feriensitz oder Zweitwohnsitz, an dem man längere Zeit nicht verweilt? 
Ob man nun berufstätig ist oder als älterer Mitbürger seine Arbeitspflicht bereits hinter sich hat, spielt hier keine Rolle.
 Was machen aber diejenigen, die lange von zu Hause weg sind aber dennoch ihre Post aktuell bearbeiten wollen oder müssen.? Was ist mit wichtigen Dokumenten, mit Rechnungen, mit all den Dingen, die man einfach braucht oder haben möchte, die ganz normale Briefpost eben.
 Wäre es nicht ideal, wenn es eine Möglichkeit gäbe, dass man seine ganz normale Briefpost, egal um was es sich handelt, auch digital erhalten könnte? Und das dann ganz bequem im Web oder in einer App lesen könnte?
 Dieses auf der gesamten Welt, bequem im Urlaub, im Sommerhaus, auf Geschäftsreisen oder sonst wo.


Der Weg vom Brief zur Digitalisierung

Dieses ist nun ab sofort recht einfach möglich. In den letzten Wochen sind einige Firmen mit einem neuen Geschäftsmodell auf den Markt gekommen.
 Der Preiskampf tobt schon, bevor es überhaupt richtig losgegangen ist.
 Zu sehr sieht jede dieser neuen Unternehmen das wichtige Zukunftspotenzial für einen weiteren Stein, um das Mosaik der digitalen Welt zu komplettieren. 
Ein disruptiver Angriff über Umwege auf die normale Briefpost, die im alten Hausbriefkasten landet.

Schnell, bequem und sicher: Digitalkasten.de will die Postzustellung revolutionieren

Das Berliner Start-up Unternehmen Digitalkasten möchte ab sofort die tägliche Post neu definieren. Man kann sofort und jederzeit von überall her auf seinen digitalen Briefkasten zugreifen. Laut dem Unternehmen sind bereits 1.000 Kunden von Anfang an dabei und nutzen diesen Service.
 Briefe, Rechnungen und Postsendungen werden vollautomatisiert eingescannt und als PDF zur Verfügung gestellt – immer unter Wahrung des Briefgeheimnisses. 

Die Post wird im ISO 9001 zertifizierten Scancenter digitalisiert. Damit wird der höchste Sicherheitsstandard im Bereich Qualitätsmanagement gewährleistet. Sowohl die Produktionsräume selbst, als auch das Scancenter sind hoch gesichert und die tägliche Post wird mit der gleichen Sorgfalt digitalisiert, wie hochsensible Dokumente von Großkonzernen oder Banken.  
Da dabei auf externe Scan-Dienstleister zurückgegriffen wird, die dieses bereits seit langer Zeit für diverse Banken durchführen, ist das eigentliche Scanverfahren keine neue Sache und hinsichtlich Datensicherheit auf höchster Ebene erprobt.

Dabei liest natürlich auch niemand die Post. Sämtliche Post wird vollautomatisch und mit Hilfe von modernsten Dokumenten-, Buch- und Aufsichtscannern digitalisiert.

Die Daten und Dokumente werden ausschließlich auf eigenen deutschen Servern gespeichert und mit 256bit SSL verschlüsselt. Die Sicherheit der physischen Post, sowie der digitalen Dokumente und Daten hat laut Digitalkasten höchste Priorität.
 Dass der Anbieter darauf besonders viel Wert legt und dies auch sorgfältig überwacht, versteht sich von selbst. Ein Datenleck würde gewiss das Aus für solch ein Unternehmen bedeuten.

Wie es in der Praxis funktioniert

Zunächst erstellt Digitalkasten einen Nachsendeantrag für den Kunden, der ausschließlich für normale Briefpost gilt. Pakete und Päckchen sind von dieser Nachsendung nicht betroffen und werden weiterhin ganz normal zugestellt.  Des Kunden tägliche Post wird an das Scanzentrum von Digitalkasten geschickt, vollautomatisch gescannt und dem Kunden innerhalb kürzester Zeit als PDF zur Verfügung gestellt. Per Web- oder Mobile-App (iOS oder Android) bzw. per Mail kann er bequem von überall aus darauf zugreifen und seine Post lesen, sortieren und archivieren. Wer möchte, kann sie sich anschließend auch nach Hause schicken, im Scanzentrum archivieren oder vernichten lassen.
 So gehen wichtige Dokumente, die im Original gebraucht werden, dabei auch nicht verloren.

Alles passiert voll automatisch, die eigene Post bekommt kein Menschen zu Gesicht. Selbst die vorübergehende Archivierung der Briefpost geschieht automatisch. Dieses ist nur mit modernsten Maschinen und Robotern möglich - eine technische Meisterleistung. Auch die Vernichtung der Briefpost geschieht voll automatisch. Die Übertragung der digitalen Briefpost passiert dann anschließend gut und sicher verschlüsselt. 
Bei Katalogen, Zeitschriften und ähnliches, werden jeweils die ersten 10 Seiten gescannt. Weitere sind möglich, was dann aber berechnet wird.

Wenn man einen Teil seiner digital empfangenen Post doch lieber als physische Dokumente vorliegen haben möchte, was bei Katalogen, Zeitungen oder andere Dokumenten der Fall sein kann, kann man eine Sammelsendung in Auftrag geben. Diese kostet 2,50 € + Porto und enthält alle ausgewählten Dokumente. Die Anzahl dieser Dokumente ist letztendlich beliebig.
In wie fern die Sache Sinn macht, dieses bei normalen Zeitschrift zu tun, ist dahin gestellt und kommt sicher auf das Verbraucherverhalten eines jeden einzelnen an. Bei Zeitschriften macht es bei längerer Abwesenheit sicherlich Sinn, diese gleich digital zu bestellen.

Briefgeheimnis und Datenschutz genießen höchste Priorität

„Die Wahrung des Briefgeheimnisses und der Datenschutz stehen bei Digitalkasten an oberster Stelle und genießen höchste Priorität, erklärt CEO Leo Laun gegenüber Macwelt. Denn nur in Verbindung mit Sicherheit werde Komfort zum Mehrwert. "Unsere Kunden sollen ein gutes Gefühl haben, wenn sie Digitalkasten nutzen. Die Datensicherheit gehört deshalb zum Markenkern von Digitalkasten“, versichert Laun weiter.

 

Um diese Sicherheit zu gewährleisten, ist das Partner-Scancenter nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Das Scancenter wurde zudem durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik geprüft, während die Dienstleistungen von Digitalkasten regelmäßig und für jeden zugänglich bei Trustpilot bewertet werden. Im Übrigen werden sämtliche Daten und Dokumente ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert. Zu den Geschäftsprinzipien von Digitalkasten gehört auch, dass die auf den Servern gespeicherten und anonymisierten Daten der Kunden niemals weiter verwertet oder gar verkauft werden. Digitalkasten sammelt keine Daten, sondern ermöglicht den digitalen Empfang der Post.

Posteingang im Web und auf dem iPad (links), respektive auf dem iPhone (rechts)
Vergrößern Posteingang im Web und auf dem iPad (links), respektive auf dem iPhone (rechts)

Die Briefpost in der App und im Web

Die App, die sowohl für iOS als auch für Android zur Verfügung steht, macht derzeit genau das, was sie machen muss. Bisher ohne großen Schnickschnack und recht einfach und übersichtlich gehalten, zeigt sie im Posteingang die komplette Briefpost an. Selbst kann man seine eigene Ordner-Struktur anlegen und die Post entsprechend sortieren.
 Da die gesamte Post per OCR gescannt wird, ist auch nach Textpassage und Wörtern alles durchsuchbar. Eine Erleichterung und Hilfe, die man bei der normalen Briefpost sich bisher nur wünschen konnte.

Die Zukunft von Digitalkasten in App und Web

Für die nahe Zukunft ist einiges an Erweiterungen geplant.
 So sollen Schnittstellen zur Dropbox, Evernote und anderen mit integriert werden. Weiterhin ist das das automatische Bezahlen von Standardrechnungen geplant.
 Digitalkasten entwickelt derzeit kräftig  Erweiterungen, die das ganze Leben mit der normalen, nun digitalisierten Briefpost, einfacher machen sollen. Ein Punkt, der laut CEO Leo Laun  sehr wichtig sei und daher auf der derzeitigen Prioritätenliste ganz oben stehe.

„Wir wollen die moderne Arbeitswelt ein Stück weit komfortabler machen: Menschen sollen ihre Post überall auf der Welt und in jeder gewünschten Situation empfangen, sortieren und archivieren können, digital und bequem“, bekräftigt Laun. „Wir ermöglichen den digitalen Zugriff auf die tägliche Post, mit allen Vorteilen, die das mit sich bringt. Dabei halten wir uns strikt an die gesetzlichen Vorgaben und wahren selbstverständlich das Briefgeheimnis"

Die Preismodelle mit Flatrate

Leo Laun brachte Digitalkasten bereits im Mai 2017 auf den Markt. Allerdings jetzt erst dreht der Anbieter sehr kräftig und massiv an der Preisschraube.
 Digitalkasten bietet für Privatkunden derzeit ein Tarifmodell und für Geschäftskunden fünf unterschiedliche Bezahlmodelle an – mit einer kleinen Grundgebühr, mit kurzen, längeren oder gar keinen Laufzeiten und unterschiedlichen Gebühren pro Brief und Sendung. Besonders attraktiv: Mit einer Flatrate für Privatkunden in Höhe von 20 Euro pro Monat (zzgl. 25 Euro Einrichtungsgebühr) ist Digitalkasten der mit Abstand günstigste Anbieter am Markt. Damit können beliebig viele Briefe pro Monat digitalisiert werden, auch der notwendige Nachsendeantrag an Digitalkasten ist kostenlos.

Wer hinter Digitalkasten
 steckt

Für die Finanzierung von Digitalkasten sorgte Sebastian Diemer, der sich mit Kreditech und bezahlt.de in der deutschen Gründerszene bereits einen Namen gemacht hat. Bis heute haben sich rund 1.000 Kunden für das Angebot des Berliner Start-ups entschieden, darunter namhafte Tech-Unternehmen, die das papierlose Büro zum Ziel haben und die Vorzüge der digitalen Post längst zu schätzen wissen. Sie profitieren von einem transparenten Preissystem ohne versteckte Kosten, das für jeden Bedarf das passende Angebot bereithält.

Andere Anbieter:

Dropscan - 12,90€ pro Monat zzgl. 1,50€ je Scan

E-Post - 24,99€ pro Monat zzgl. diverse Kosten je nach Auftrag und Aufwand

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