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Zehn Tipps zu PDF in macOS

29.06.2017 | 14:14 Uhr |

MacOS bietet mit Vorschau ein Tool, mit dem sich PDFs anzeigen aber auch bearbeiten und verwalten lassen. So holen Sie mehr aus dem Standardprogramm heraus.

01 Seiten einem PDF hinzufügen oder entnehmen

Um einem PDF weitere Seiten hinzuzufügen, lässt man sich die Miniaturen in der Seitenleiste anzeigen. Dann zieht man aus dem Finder das hinzuzufügende Dokument auf die letzte Miniatur. Das PDF wird dann dem geöffneten PDF hinzugefügt, was sich gut an der Titelleiste des Fensters erkennen lässt. Dort wird in der Klammer die neue Anzahl der Seiten angezeigt. Um das PDF zwischen zwei Seiten des geöffneten Dokuments einzufügen, zieht man es in die Miniaturen an die gewünschte Stelle.

Zieht man dagegen ein PDF aus dem Finder unterhalb des dünnen Strichs nach der letzten Miniatur, wird die Datei zwar geöffnet und in demselben Fenster angezeigt, nicht aber dem zuvor geöffneten PDF hinzugefügt. In der Titelleiste erscheint dann ein Hinweis auf mehrere geöffnete Dateien. Um Seiten aus einem PDF zu löschen, markiert man die Miniaturen in der Seitenleiste per Mausklick und drückt die Rückschritt- oder die Entfernentaste. Darüber hinaus gibt es einen Löschbefehl im Menü „Bearbeiten“. Soll eine einzelne Seite eines geöffneten PDFs zu einem eigenständigen Dokument werden, zieht man ihre Miniatur aus Vorschau auf den Schreibtisch. Diseer Vorgang funktioniert auch im Schnellverfahren, wenn man mehrere Seitenminiaturen gleichzeitig markiert.

PDFs lassen sich in macOS auch mit Bordmitteln ergänzen und verwalten.
Vergrößern PDFs lassen sich in macOS auch mit Bordmitteln ergänzen und verwalten.

02 Bilder einem PDF hinzufügen

Ziehen Sie in der Anzeige einer PDF-Datei ein Bild in die Seitenleiste der Miniaturansichten, dann wird das Bild als neue Seite dem PDF-Dokument hinzugefügt. Speichern Sie das Dokument danach, wird das Bild Teil des PDF.

03 PDF-Formulare ohne Formular-Werkzeug bearbeiten

Eigentlich benötigt man ein Spezialprogramm, um PDF-Formulare zu erstellen, die sich dann in einem PDF-Reader ausfüllen lassen. Vorschau ist aber auch dazu in der Lage, in einem PDF nach einem Wort angefügte Unterstriche als Eingabefeld für Text zu erkennen.  Bekommt man ein so gestaltetes Formular, kann man sich meist das handschriftliche Ausfüllen ersparen. In Vorschau bewegt man den Mauszeiger über einen solchen Strich und klickt an der gewünschten Stelle mit der Maus, woraufhin sich das Text-Werkzeug aktiviert und ein kleines Eingabefeld eingefügt wird, in dem der Textcursor blinkt. Nun kann man einfach losschreiben. Die Schrift und die Schriftgröße legt man über die Schriftoptionen mit dem Symbol „A“ rechts in der Werkzeugleiste fest. Die ausgefüllten Textfelder lassen sich mit der Maus auch nachträglich genauer positionieren. Dazu bewegt man den Mauszeiger über den Text, bis er sich in ein Handsymbol verwandelt, klickt und zieht das Textfeld an die neue Position. Sind Linien in einem Formular eingefügt, lässt es sich in Vorschau auch ausfüllen, wenn es nicht mit einem Formular-Werkzeug erstellt wurde.

Vorschau kann auch PDF-Formulare ausfüllen.
Vergrößern Vorschau kann auch PDF-Formulare ausfüllen.

04 Nur bestimmte Seiten eines PDFs ausdrucken

Möchte man nur bestimmte Seiten eines längeren PDFs ausdrucken, aktiviert man in der Vorschau die Miniaturansicht, klickt mit gedrückter Befehlstaste die zu druckenden Seiten in der Seitenleiste an und ruft den Druckdialog auf. Dort blendet man mit einem Klick auf „Details einblenden“ die zusätzlichen Einstellungen ein, sofern diese nicht zu sehen sind. Im oberen Teil des Fensters ist dann unter „Seiten“ die Option „Ausgewählte Seiten in der Seitenleiste“ zu finden. Diese aktiviert man, damit Vorschau nur die in der Seitenleiste markierten Seiten druckt. Benötigt man diese Einstellung öfter, stellt man zuerst im Fenster alle Optionen ein und ruft dann im Aufklappmenü „Voreinstellungen“ den Punkt „Aktuelle Einstellungen als Voreinstellung sichern“ auf. Man benennt die Vorgabe im sich öffnenden Fenster und kann sie dann bei Bedarf im Aufklappmenü „Voreinstellungen“ auswählen.

Sie können mit der PDF-Vorschau auch nur einzelne Seiten ausdrucken.
Vergrößern Sie können mit der PDF-Vorschau auch nur einzelne Seiten ausdrucken.

05 PDFs mit reduzierter Größe erstellen

Praktischerweise ist es in macOS möglich, über den Druckdialog in fast jedem Programm die gerade geöffnete Datei als PDF zu sichern. Manchmal werden die daraus resultierenden PDFs aber viel zu groß, um sie noch mit gutem Gewissen per E-Mail verschicken zu können.

Wer zum Beispiel Word-Dokumente mit vielen platzierten Bildern in PDFs wandelt, landet schnell mal bei 20 Megabyte und mehr. Diese Größe ist oft tatsächlich gar nicht nötig und kommt daher, dass die Bilder in den Dokumenten größer als für die Bildschirmdarstellung aufgelöst sind und sich so zu einer aufgeblasenen Datei summieren. Zum Glück ist es mit Bordmitteln möglich, solche PDFs in kompakte und E-Mail fähige Dateigröße zu wandeln. Dazu öffnet man per Doppelklick das PDF mit der (per Standard dafür vorgesehenen) Vorschau-App. Mit „Ablage > Exportieren“ öffnet man nun das Dialogfenster für den Export, wählt als Format „PDF“ und bei „Quartz-Filter“ zusätzlich „Reduce File Size“. Dann wird beim Export ein Filter auf die Datei angewendet, der die Bilder neu berechnet. Wie stark dabei das PDF schrumpft, hängt vom Inhalt und dem Erzeugerprogramm ab. In unserem Test verringerte sich die Dateigröße einer zwölf Megabyte großen Word-Datei mit vielen Screenshots auf nur noch 1,2 Megabyte. Rund ein Megabyte große PDFs kommen oft auf nur noch wenige hundert Kilobyte, die der Empfänger auch bequem unterwegs auf das Smartphone laden kann. Wenn aber ein bereits reduziertes PDF auf diese Art noch einmal geschrumpft werden soll, kommt manchmal jedoch ein größeres PDF als ursprünglich heraus. Also gilt: Vorher und nachher immer vergleichen!

PDFs mit der Vorschau verkleinern
Vergrößern PDFs mit der Vorschau verkleinern

06 Mit Bordmitteln ein PDF-Dokument unterschreiben

In der Vorschau können Sie, zusammen mit Facetime PDF-Dokumente digital signieren. Dazu rufen Sie in der Werkzeugleiste die Signatur-Funktion auf. Die Unterschrift können Sie auf einem Papier unterschreiben und vor die Kamera halten, doch dazu gleich mehr. Anschließend sehen Sie die Vorschau der Unterschrift. Diese können Sie anschließend akzeptieren und mit der Maus an der gewünschten Stelle in die PDF einfügen. Alternativ verwenden Sie das Trackpad.

Öffnen Sie die PDF-Datei auf dem Mac mit dem Standard-Viewer (Vorschau). Rufen Sie Werkzeuge\Anmerken\Signatur\Unterschriften verwalten auf. Sie können an dieser Stelle die Unterschrift hinterlegen. Aktivieren Sie die Funktion „Kamera“, können Sie die Unterschrift auf einem kleinen Zettel vor die Kamera halten und so abspeichern. Sobald Sie die Unterschrift gespeichert haben, steht diese in den Werkzeugen des PDF-Views in macOS zur Verfügung. Die Unterschrift wird über iCloud zu Ihren anderen Rechnern synchronisiert.

PDF-Dokumente können Sie in macOS digital unterschreiben.
Vergrößern PDF-Dokumente können Sie in macOS digital unterschreiben.

07 Bild in PDF umwandeln

In macOS können Sie Bilder zu PDF-Dateien umwandeln. Öffnen Sie das Bild dazu in der Vorschau, zum Beispiel per Doppelklick oder mit der rechten Maustaste. Klicken Sie danach auf Ablage\Als PDF exportieren . Geben Sie bei „Sichern unter“ einen Dateinamen ein. Über „Details einblenden“ können Sie weitere Einstellungen vornehmen, zum Beispiel Papierformat, Ausrichtung und Verschlüsselung. Danach speichern Sie die PDF.

Bilder lassen sich in macOS als PDF exportieren
Vergrößern Bilder lassen sich in macOS als PDF exportieren

08 PDFs mit Freeware betrachten und kommentieren: Foxit Reader 8

Foxit Reader gehört zu den bekanntesten kostenlosen Tools, um PDF-Dokumente anzuzeigen. Zusätzlich kann Foxit Reader auch Kommentare in Dokumenten erstellen und Kommentare anzeigen. Das Tool steht auch für Windows und Linux zur Verfügung. Foxit Reader zeichnet sich durch einfache Bedienung aus, und kann auch PDF-Dokumente erstellen. Auch das Kommentieren von PDFs ist mit dem Tool möglich.

Foxit Reader 9 kann in macOS weitgehend die PDF-Vorschau ersetzen und bietet eine bessere Anzeige und Verwaltung von PDFs.
Vergrößern Foxit Reader 9 kann in macOS weitgehend die PDF-Vorschau ersetzen und bietet eine bessere Anzeige und Verwaltung von PDFs.

09 PDFs mit Kennwort schützen

Wollen Sie PDFs mit einem Kennwort schützen, sodass nur Anwender die Datei lesen dürfen, denen Sie das Kennwort mitgeteilt haben, können Sie auch hier die PDF-Vorschau verwenden. Öffnen Sie die PDF-Datei in der Vorschau und wählen Sie Ablage\Exportieren . Stellen Sie sicher, dass als Dateiformat „PDF“ ausgewählt ist, und aktivieren Sie den Haken bei „Verschlüsselt“. Geben Sie das gewünschte Kennwort ein.

PDF-Dokumente können Sie in der PDF Vorlage verschlüsseln und mit einem Kennwort versehen.
Vergrößern PDF-Dokumente können Sie in der PDF Vorlage verschlüsseln und mit einem Kennwort versehen.

10 Kommentare in PDFs einfügen und PDFs bearbeiten

Öffnen Sie eine PDF in der Vorschau, können Sie über Werkzeuge\Anmerkungen Kommentare in der PDF einfügen und Texte in der PDF unterstreichen, hervorheben oder durchstreichen. Auch das Hinzufügen von Freihandzeichnungen und Objekten ist möglich.

In der Vorschau können Sie PDFs auch generell bearbeiten und mit Kommentaren versehen.
Vergrößern In der Vorschau können Sie PDFs auch generell bearbeiten und mit Kommentaren versehen.

 

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