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Zehn Tipps zu PDF in macOS

19.10.2017 | 13:14 Uhr |

MacOS bietet mit Vorschau ein Tool, mit dem sich PDFs anzeigen aber auch bearbeiten und verwalten lassen. So holen Sie mehr aus dem Standardprogramm heraus.

01 Seiten einem PDF hinzufĂŒgen oder entnehmen

Um einem PDF weitere Seiten hinzuzufĂŒgen, lĂ€sst man sich die Miniaturen in der Seitenleiste anzeigen. Dann zieht man aus dem Finder das hinzuzufĂŒgende Dokument auf die letzte Miniatur. Das PDF wird dann dem geöffneten PDF hinzugefĂŒgt, was sich gut an der Titelleiste des Fensters erkennen lĂ€sst. Dort wird in der Klammer die neue Anzahl der Seiten angezeigt. Um das PDF zwischen zwei Seiten des geöffneten Dokuments einzufĂŒgen, zieht man es in die Miniaturen an die gewĂŒnschte Stelle.

Zieht man dagegen ein PDF aus dem Finder unterhalb des dĂŒnnen Strichs nach der letzten Miniatur, wird die Datei zwar geöffnet und in demselben Fenster angezeigt, nicht aber dem zuvor geöffneten PDF hinzugefĂŒgt. In der Titelleiste erscheint dann ein Hinweis auf mehrere geöffnete Dateien. Um Seiten aus einem PDF zu löschen, markiert man die Miniaturen in der Seitenleiste per Mausklick und drĂŒckt die RĂŒckschritt- oder die Entfernentaste. DarĂŒber hinaus gibt es einen Löschbefehl im MenĂŒ „Bearbeiten“. Soll eine einzelne Seite eines geöffneten PDFs zu einem eigenstĂ€ndigen Dokument werden, zieht man ihre Miniatur aus Vorschau auf den Schreibtisch. Diseer Vorgang funktioniert auch im Schnellverfahren, wenn man mehrere Seitenminiaturen gleichzeitig markiert.

PDFs lassen sich in macOS auch mit Bordmitteln ergänzen und verwalten.
VergrĂ¶ĂŸern PDFs lassen sich in macOS auch mit Bordmitteln ergĂ€nzen und verwalten.

02 Bilder einem PDF hinzufĂŒgen

Ziehen Sie in der Anzeige einer PDF-Datei ein Bild in die Seitenleiste der Miniaturansichten, dann wird das Bild als neue Seite dem PDF-Dokument hinzugefĂŒgt. Speichern Sie das Dokument danach, wird das Bild Teil des PDF.

03 PDF-Formulare ohne Formular-Werkzeug bearbeiten

Eigentlich benötigt man ein Spezialprogramm, um PDF-Formulare zu erstellen, die sich dann in einem PDF-Reader ausfĂŒllen lassen. Vorschau ist aber auch dazu in der Lage, in einem PDF nach einem Wort angefĂŒgte Unterstriche als Eingabefeld fĂŒr Text zu erkennen.  Bekommt man ein so gestaltetes Formular, kann man sich meist das handschriftliche AusfĂŒllen ersparen. In Vorschau bewegt man den Mauszeiger ĂŒber einen solchen Strich und klickt an der gewĂŒnschten Stelle mit der Maus, woraufhin sich das Text-Werkzeug aktiviert und ein kleines Eingabefeld eingefĂŒgt wird, in dem der Textcursor blinkt. Nun kann man einfach losschreiben. Die Schrift und die SchriftgrĂ¶ĂŸe legt man ĂŒber die Schriftoptionen mit dem Symbol „A“ rechts in der Werkzeugleiste fest. Die ausgefĂŒllten Textfelder lassen sich mit der Maus auch nachtrĂ€glich genauer positionieren. Dazu bewegt man den Mauszeiger ĂŒber den Text, bis er sich in ein Handsymbol verwandelt, klickt und zieht das Textfeld an die neue Position. Sind Linien in einem Formular eingefĂŒgt, lĂ€sst es sich in Vorschau auch ausfĂŒllen, wenn es nicht mit einem Formular-Werkzeug erstellt wurde.

Vorschau kann auch PDF-Formulare ausfüllen.
VergrĂ¶ĂŸern Vorschau kann auch PDF-Formulare ausfĂŒllen.

04 Nur bestimmte Seiten eines PDFs ausdrucken

Möchte man nur bestimmte Seiten eines lĂ€ngeren PDFs ausdrucken, aktiviert man in der Vorschau die Miniaturansicht, klickt mit gedrĂŒckter Befehlstaste die zu druckenden Seiten in der Seitenleiste an und ruft den Druckdialog auf. Dort blendet man mit einem Klick auf „Details einblenden“ die zusĂ€tzlichen Einstellungen ein, sofern diese nicht zu sehen sind. Im oberen Teil des Fensters ist dann unter „Seiten“ die Option „AusgewĂ€hlte Seiten in der Seitenleiste“ zu finden. Diese aktiviert man, damit Vorschau nur die in der Seitenleiste markierten Seiten druckt. Benötigt man diese Einstellung öfter, stellt man zuerst im Fenster alle Optionen ein und ruft dann im AufklappmenĂŒ „Voreinstellungen“ den Punkt „Aktuelle Einstellungen als Voreinstellung sichern“ auf. Man benennt die Vorgabe im sich öffnenden Fenster und kann sie dann bei Bedarf im AufklappmenĂŒ „Voreinstellungen“ auswĂ€hlen.

Sie können mit der PDF-Vorschau auch nur einzelne Seiten ausdrucken.
VergrĂ¶ĂŸern Sie können mit der PDF-Vorschau auch nur einzelne Seiten ausdrucken.

05 PDFs mit reduzierter GrĂ¶ĂŸe erstellen

Praktischerweise ist es in macOS möglich, ĂŒber den Druckdialog in fast jedem Programm die gerade geöffnete Datei als PDF zu sichern. Manchmal werden die daraus resultierenden PDFs aber viel zu groß, um sie noch mit gutem Gewissen per E-Mail verschicken zu können.

Wer zum Beispiel Word-Dokumente mit vielen platzierten Bildern in PDFs wandelt, landet schnell mal bei 20 Megabyte und mehr. Diese GrĂ¶ĂŸe ist oft tatsĂ€chlich gar nicht nötig und kommt daher, dass die Bilder in den Dokumenten grĂ¶ĂŸer als fĂŒr die Bildschirmdarstellung aufgelöst sind und sich so zu einer aufgeblasenen Datei summieren. Zum GlĂŒck ist es mit Bordmitteln möglich, solche PDFs in kompakte und E-Mail fĂ€hige DateigrĂ¶ĂŸe zu wandeln. Dazu öffnet man per Doppelklick das PDF mit der (per Standard dafĂŒr vorgesehenen) Vorschau-App. Mit „Ablage > Exportieren“ öffnet man nun das Dialogfenster fĂŒr den Export, wĂ€hlt als Format „PDF“ und bei „Quartz-Filter“ zusĂ€tzlich „Reduce File Size“. Dann wird beim Export ein Filter auf die Datei angewendet, der die Bilder neu berechnet. Wie stark dabei das PDF schrumpft, hĂ€ngt vom Inhalt und dem Erzeugerprogramm ab. In unserem Test verringerte sich die DateigrĂ¶ĂŸe einer zwölf Megabyte großen Word-Datei mit vielen Screenshots auf nur noch 1,2 Megabyte. Rund ein Megabyte große PDFs kommen oft auf nur noch wenige hundert Kilobyte, die der EmpfĂ€nger auch bequem unterwegs auf das Smartphone laden kann. Wenn aber ein bereits reduziertes PDF auf diese Art noch einmal geschrumpft werden soll, kommt manchmal jedoch ein grĂ¶ĂŸeres PDF als ursprĂŒnglich heraus. Also gilt: Vorher und nachher immer vergleichen!

PDFs mit der Vorschau verkleinern
VergrĂ¶ĂŸern PDFs mit der Vorschau verkleinern

06 Mit Bordmitteln ein PDF-Dokument unterschreiben

In der Vorschau können Sie, zusammen mit Facetime PDF-Dokumente digital signieren. Dazu rufen Sie in der Werkzeugleiste die Signatur-Funktion auf. Die Unterschrift können Sie auf einem Papier unterschreiben und vor die Kamera halten, doch dazu gleich mehr. Anschließend sehen Sie die Vorschau der Unterschrift. Diese können Sie anschließend akzeptieren und mit der Maus an der gewĂŒnschten Stelle in die PDF einfĂŒgen. Alternativ verwenden Sie das Trackpad.

Öffnen Sie die PDF-Datei auf dem Mac mit dem Standard-Viewer (Vorschau). Rufen Sie Werkzeuge\Anmerken\Signatur\Unterschriften verwalten auf. Sie können an dieser Stelle die Unterschrift hinterlegen. Aktivieren Sie die Funktion „Kamera“, können Sie die Unterschrift auf einem kleinen Zettel vor die Kamera halten und so abspeichern. Sobald Sie die Unterschrift gespeichert haben, steht diese in den Werkzeugen des PDF-Views in macOS zur VerfĂŒgung. Die Unterschrift wird ĂŒber iCloud zu Ihren anderen Rechnern synchronisiert.

PDF-Dokumente können Sie in macOS digital unterschreiben.
VergrĂ¶ĂŸern PDF-Dokumente können Sie in macOS digital unterschreiben.

07 Bild in PDF umwandeln

In macOS können Sie Bilder zu PDF-Dateien umwandeln. Öffnen Sie das Bild dazu in der Vorschau, zum Beispiel per Doppelklick oder mit der rechten Maustaste. Klicken Sie danach auf Ablage\Als PDF exportieren . Geben Sie bei „Sichern unter“ einen Dateinamen ein. Über „Details einblenden“ können Sie weitere Einstellungen vornehmen, zum Beispiel Papierformat, Ausrichtung und VerschlĂŒsselung. Danach speichern Sie die PDF. Alternativ können Sie das Dokument, das bezieht sich ĂŒbrigens auf alle Arten von Dokumenten, nicht nur Bilder, zum Druck schicken (Command-P). Im erscheinenden Fenster wĂ€hlen Sie aus dem Dropdown-MenĂŒ "PDF" die Option "Als PDF sichern".

Bilder lassen sich in macOS als PDF exportieren
VergrĂ¶ĂŸern Bilder lassen sich in macOS als PDF exportieren

08 PDFs mit Freeware betrachten und kommentieren: Foxit Reader 8

Foxit Reader gehört zu den bekanntesten kostenlosen Tools, um PDF-Dokumente anzuzeigen. ZusĂ€tzlich kann Foxit Reader auch Kommentare in Dokumenten erstellen und Kommentare anzeigen. Das Tool steht auch fĂŒr Windows und Linux zur VerfĂŒgung. Foxit Reader zeichnet sich durch einfache Bedienung aus, und kann auch PDF-Dokumente erstellen. Auch das Kommentieren von PDFs ist mit dem Tool möglich.

Foxit Reader 9 kann in macOS weitgehend die PDF-Vorschau ersetzen und bietet eine bessere Anzeige und Verwaltung von PDFs.
VergrĂ¶ĂŸern Foxit Reader 9 kann in macOS weitgehend die PDF-Vorschau ersetzen und bietet eine bessere Anzeige und Verwaltung von PDFs.

09 PDFs mit Kennwort schĂŒtzen

Wollen Sie PDFs mit einem Kennwort schĂŒtzen, sodass nur Anwender die Datei lesen dĂŒrfen, denen Sie das Kennwort mitgeteilt haben, können Sie auch hier die PDF-Vorschau verwenden. Öffnen Sie die PDF-Datei in der Vorschau und wĂ€hlen Sie Ablage\Exportieren . Stellen Sie sicher, dass als Dateiformat „PDF“ ausgewĂ€hlt ist, und aktivieren Sie den Haken bei „VerschlĂŒsselt“. Geben Sie das gewĂŒnschte Kennwort ein.

PDF-Dokumente können Sie in der PDF Vorlage verschlüsseln und mit einem Kennwort versehen.
VergrĂ¶ĂŸern PDF-Dokumente können Sie in der PDF Vorlage verschlĂŒsseln und mit einem Kennwort versehen.

10 Kommentare in PDFs einfĂŒgen und PDFs bearbeiten

Öffnen Sie eine PDF in der Vorschau, können Sie ĂŒber Werkzeuge\Anmerkungen Kommentare in der PDF einfĂŒgen und Texte in der PDF unterstreichen, hervorheben oder durchstreichen. Auch das HinzufĂŒgen von Freihandzeichnungen und Objekten ist möglich.

In der Vorschau können Sie PDFs auch generell bearbeiten und mit Kommentaren versehen.
VergrĂ¶ĂŸern In der Vorschau können Sie PDFs auch generell bearbeiten und mit Kommentaren versehen.
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