Wenn Sie ein PDF-Dokument bearbeiten oder ein PDF-Formular ausfüllen möchten, ist der wahrscheinlichste Impuls, die Blätter auszudrucken, mit einem Stift auszufüllen und dann einzuscannen und zurückzuschicken. Zum Glück ist es nicht nötig: Es gibt kostenlose Apps, mit denen Sie den Text in einer PDF-Datei ganz einfach bearbeiten können, z. B. durch Hinzufügen Ihrer Unterschrift, von Kommentaren oder durch Schwärzen von Informationen. Sie können auch viele PDFs kombinieren, Seiten drehen, die Größe reduzieren und sogar PDFs in Word, Excel und andere Dateitypen konvertieren. Und das Beste daran ist, dass es nichts kosten muss.
Wir haben uns die folgenden Funktionen und Fähigkeiten der hier untersuchten PDF-Editoren angesehen:
Importieren: Wie originalgetreu ist der PDF-Editor? Werden Schriftarten und Abstände beibehalten? Kann man die PDF-Datei in Word, Excel usw. öffnen?
Bearbeiten: Können Sie Text aus der Original-PDF-Datei auswählen? Wird der neue Text in einem separaten Textfeld eingefügt? Wie einfach ist es, Inhalte in der PDF-Datei zu bearbeiten und zu löschen? Können Sie den Inhalt verschieben? Behält der hinzugefügte Text den Stil und die Formatierung der Original-PDF-Datei bei? Können Sie Hyperlinks hinzufügen oder Dokumente anhängen? Können Sie Bilder einfügen?
Kollaboration: Welche Auszeichnungswerkzeuge sind verfügbar? Können Sie Text hervorheben, unterstreichen oder durchstreichen? Können Sie Freihand-Zeichenwerkzeuge und einen Radiergummi verwenden? Können Sie verfolgen, wer den Text liest und bearbeitet?
Unterschreiben: Können Sie eine Signatur hinzufügen? Wird diese Unterschrift gescannt, importiert oder getippt? Wie viele Unterschriften können Sie speichern?
Speichern: Können Sie die Größe der PDF-Datei ändern? Können Sie Seiten aus mehreren Dokumenten zusammenfügen? Können Sie Seiten löschen? Können Sie Seiten drehen?
Suchen und Ersetzen: Kann der PDF-Editor die PDF-Datei durchsuchen? Können Sie Wörter suchen und ersetzen? Können Sie Wörter schwärzen?
OCR: Kann der PDF-Editor eine gescannte Seite erkennen – und können Sie diese bearbeiten?
Wasserzeichen: Kann das Tool ein Wasserzeichen hinzufügen? Können Sie Ihr eigenes Wasserzeichen hinzufügen?
Vorschau
Es gibt bereits einen kostenlosen und recht guten PDF-Editor für Ihren Mac. Er hat zwar einige Einschränkungen, aber er bietet Ihnen genügend Werkzeuge, wenn Sie nur einige Felder in einem PDF ausfüllen müssen.
Sie können die Vorschau verwenden, um Text (in Textfeldern) hinzuzufügen, Sie können die Größe, die Farbe und die Schriftart ändern, die Sie verwenden. Es kann ein wenig fummelig sein, das Textfeld mit dem Text auf der Seite in Übereinstimmung zu bringen, aber es ist nicht unmöglich.
Sie können auch den Text durchstreichen – wählen Sie dafür aus der Menüleiste “Werkzeuge > Anmerken”. Auf die gleiche Weise können Sie auch Text unterstreichen. Diese Optionen sind auch in der Textmarker-Palette verfügbar.
Unter “Anmerken” im Menü finden Sie Optionen zum Hinzufügen einer Sprechblase. Sie können auch Kommentare in Form von Notizzetteln hinzufügen.
Die Rechtschreibprüfung wird während der Eingabe durchgeführt und durch die übliche verschnörkelte Linie angezeigt.
Das Hinzufügen einer Unterschrift ist ganz einfach. Es gibt drei Möglichkeiten: mit dem Trackpad, dem iPhone oder iPad oder indem Sie Ihren Namen auf einem Stück Papier unterschreiben und es in die Kamera halten. Sie können mehrere Unterschriften speichern und sie dem Dokument einfach hinzufügen. Eine Anleitung zum Hinzufügen einer Signatur zu einem PDF-Dokument finden Sie hier.
Es ist ganz einfach, Seiten zu verschieben und einer PDF-Datei Seiten hinzuzufügen oder zu löschen. Wenn Sie die Miniaturansicht auf der linken Seite noch nicht sehen können, klicken Sie auf das Dropdown-Feld über dem kleinen Fenster-Symbol und wählen Sie “Miniaturen”.
Jetzt, wo Sie die Miniaturansichten sehen können, ist es einfach, die Seitenreihenfolge zu ändern, eine Seite zu löschen und sogar eine andere PDF-Datei per Drag-and-drop in die Miniaturansichtsspalte zu ziehen, um sie hinzuzufügen.
Es ist auch einfach, Seiten zu drehen (klicken Sie auf die Seite in der Miniaturansicht und dann auf das Symbol “Drehen” im Menü).
Sie können Ihre PDF-Datei als JPEG oder TIFF exportieren, aber es gibt keine Optionen für den Export in andere Anwendungen, wie Word oder Pages.
Eine der neuesten Funktionen von Vorschau ist OCR – optische Textkennung. Wenn Sie mit macOS Monterey arbeiten und etwas in Vorschau öffnen – sei es ein PDF oder ein Foto – können Sie die meisten Formen von Text auswählen und ausschneiden und in ein Textdokument einfügen. Wir waren in der Lage, Text auszuwählen, auch wenn er schief war, und die Ergebnisse waren im Allgemeinen gut.
Wie bereits erwähnt, bietet Vorschau genügend Funktionen, wenn Sie nur ein wenig Text eingeben und ein PDF-Dokument unterschreiben möchten. Wenn Sie also versuchen, ein Bewerbungsformular auszufüllen oder ein paar Ja- oder Nein-Kästchen anzukreuzen, ist das wahrscheinlich ausreichend. Diejenigen, die etwas mehr Flexibilität wünschen, könnten feststellen, dass die Vorschau nicht genug Funktionen bietet… In diesem Fall haben wir unten einige Optionen, die sich als verlockender erweisen könnten.
Acrobat Reader DC
Acrobat Reader DC in der Creative Cloud
Acrobat Reader DC ist kostenlos, aber einige der Funktionen gibt es nur gegen ein Abogebühr (23,79 Euro pro Monat).
Es gibt jedoch eine Reihe von Funktionen, die kostenlos zur Verfügung stehen. Sie finden diese in den Bereichen “Kommentar” und “Ausfüllen & Unterschreiben”.
Um der PDF-Datei Text hinzuzufügen, wählen Sie “Ausfüllen & Unterschreiben”. Hier finden Sie auch die Optionen, um ein Häkchen oder ein Kreuz, einen Kreis oder eine Linie hinzuzufügen. Hier befindet sich auch die Unterschriftsoption, auf die wir weiter unten noch näher eingehen werden.
Zu den Kommentaroptionen gehört die Möglichkeit, eine Sprechblase hinzuzufügen, Wörter hervorzuheben, zu unterstreichen und durchzustreichen. Sie können sogar Wörter durchstreichen und einen zugehörigen Kommentar hinzufügen. Alle Ihre Kommentare werden in der Seitenleiste auf der rechten Seite angezeigt.
Außerdem gibt es hier Werkzeuge zum Zeichnen und Löschen von Gezeichnetem. Ein Stempelwerkzeug mit Optionen wie “Genehmigt”, “Überarbeitet”, “Vertraulich”, “Hier unterschreiben” und der Möglichkeit, eigene Stempel zu importieren (diese müssen im PDF-Format vorliegen, aber es gibt auch eine Möglichkeit, ein Bild hinzuzufügen).
Beim Hinzufügen einer Unterschrift haben Sie die Optionen “Tippen”, “Zeichnen” (mit der Maus oder dem Trackpad) oder “Bild”. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, können Sie einen Scan oder ein Foto Ihrer Unterschrift importieren – Sie können jedes beliebige Bild auf diese Weise importieren, mit dem durchsichtigen Hintergrund.
Acrobat Reader bietet genügend Funktionen, damit sich der Download lohnt.
LibreOffice
LibreOffice ist ein kostenloses Office-Paket mit einigen praktischen Funktionen, wenn Sie PDFs bearbeiten und aktualisieren möchten. Da es sich um ein Office-Paket handelt, profitieren Sie von allen Office-ähnlichen Funktionen und vertrauten Menüs.
Wir konnten eine PDF-Datei in LibreOffice öffnen und Text bearbeiten sowie Text und Bilder hinzufügen. Eine Unterschrift konnten wir nicht hinzufügen, aber das wäre einfach genug, wenn Sie die Unterschrift bereits als Bilddatei hätten.
Sie können auch eine PDF-Datei aus einem in LibreOffice erstellten Dokument erstellen, genauso wie Sie es in Pages oder Word erledigen können. Erstellen Sie das Dokument und wählen Sie dann “Datei > Als PDF exportieren”.
Es handelt sich zwar nicht um einen speziellen PDF-Editor oder -Ersteller, aber Sie können viele der Dinge tun, die Sie wahrscheinlich mit einer einfachen PDF-Datei machen möchten. Es ist also eine gute Option, die verschiedene Vorteile bietet, da es eine gute Alternative zu Microsoft Office ist.
PDFelement Pro
PDFElement Pro von Wondershare aus dem iOS App Store herunterladen.
PDFelement von Wondershare (derzeit in der Version 8) bietet eine optimierte Benutzeroberfläche und zusätzliche Funktionen, die sie zu einer guten Wahl für diejenigen machen, die Profi-Funktionen zu einem erschwinglichen Preis wünschen, obwohl es eine kostenlose Testversion gibt.
Mit der Software können Sie neue PDFs von Grund auf erstellen, Word-, Excel- oder Powerpoint-Dateien konvertieren und schnell Formulare erstellen, die online verwendet werden können und über Dropdown-Menüs verfügen.
Die Bearbeitung einer bestehenden PDF-Datei ist einfach, mit Werkzeugen zum Hinzufügen von Text oder Kommentaren, zum Kommentieren von Bildern und Dokumenten sowie der Standardoption zum Einfügen einer mit dem Trackpad erstellten Signatur. Außerdem gibt es OCR-Funktionen, die das Einscannen von Dokumenten erleichtern und sie in wenigen Minuten in brauchbare PDFs umwandeln.
PDFelement ist ein umfassendes Paket mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche. Um es zu testen, können Sie die Vorteile der kostenlosen Testversion nutzen, die jedoch eingeschränkt ist: Alle gespeicherten Dateien sind mit einem Wasserzeichen versehen, nur maximal dreiseitige PDFs können öffnen, PDFelement kann zudem in der Testversion keine OCR-erkannten Daten speichern.
Um diese Einschränkungen zu beseitigen, benötigen Sie die vollständige Pro-Lizenz, 79,99 US-Dollar (ca. 60 Euro) pro Jahr, 109 US-Dollar für zwei Jahre und 129,99 US-Dollar (ca. 98 Euro) für eine unbefristete Lizenz kostet.
Wenn Sie eine kostenlose Version bevorzugen, für die Sie nicht bezahlen müssen, gibt es auch den PDF Reader von Wondershare, die Sie auf Ihrem iPad oder iPhone zum Lesen, Bearbeiten, Kommentieren, Konvertieren und Signieren von PDFs verwenden können. Sie müssen sich lediglich bei Wondershare registrieren, um die App nutzen zu können.
Nachdem wir die App auf unser iPhone geladen hatten, konnten wir PDFs, die in iCloud gespeichert waren, öffnen, Text bearbeiten und eigene Texte hinzufügen. Sie können Kreuze und Häkchen hinzufügen, auf der PDF-Datei zeichnen, Text durchstreichen, Text hervorheben und eine Signatur erstellen und hinzufügen. Sobald Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, können Sie sie speichern.
PDFExpert for Mac
PDFExpert für Mac im Mac App Store
PDFExpert für Mac von Readdle bietet eine siebentägige kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang, was ideal sein könnte, wenn Sie nur jetzt eine Lösung brauchen und nicht erwarten, dass Sie PDFs für eine Weile wieder bearbeiten werden. Wenn Sie das Programm länger als eine Woche benötigen, kostet es 47,99 Euro pro Monat, 94,99 Euro pro Jahr im Abonnement oder 169,99 Euro für die lebenslange Lizenz.
In unserem Test hat PDFExpert die Schriftarten, den Stil und die Formatierung des Original-PDFs gut beibehalten. Es gibt zwei Optionen für die Bearbeitung, die Sie im Menü oben auf der Seite finden: “Anmerkungen” und “Bearbeiten”. Unter “Anmerkungen” finden Sie ein Werkzeug, mit dem Sie ganz einfach Text in die PDF-Datei einfügen können. Sie können hier die Schriftart und die Farbe des Textes wählen.
Die besseren Bearbeitungswerkzeuge finden Sie jedoch unter “Bearbeiten”. Hier haben Sie die Möglichkeit, den bereits auf der Seite vorhandenen Text zu bearbeiten, Bilder hinzuzufügen, Hyperlinks setzen und sensible Informationen zu schwärzen (Sie können Namen schwärzen oder nach einem bestimmten Wort suchen und alle Vorkommen dieses Wortes löschen).
Wir konnten Text auswählen und ihn auf der Seite verschieben. Wie bei allen PDF-Editoren hier war es jedoch nicht möglich, Text zwischen Seiten zu ziehen und abzulegen (um dies zu umgehen, konnten wir ihn jedoch ausschneiden und einfügen und trotzdem ein gut aussehendes Dokument erstellen).
Bei “Anmerkungen” finden Sie Optionen zum Hervorheben, Unterstreichen oder Durchstreichen von Text sowie ein Schwenktool, mit dem Sie freihändig in einer beliebigen Farbe zeichnen sowie die Linienbreite und Deckkraft ändern können. Außerdem gibt es hier ein Zuschneidewerkzeug. Bei “Anmerkungen” können Sie auch Notizzettel für Kommentare und Stempel (z. B. “Genehmigt”) hinzufügen. Auf der linken Seite sehen Sie eine Spalte mit den vorhandenen Anmerkungen, sodass Sie leicht erkennen können, welche Änderungen wann vorgenommen wurden. Diese Anmerkungen können als HTML, Text oder Markdown exportiert werden.
Das Hinzufügen einer Signatur erfolgt ebenfalls über das Menü “Anmerkungen”. Sie können mehr als eine Signatur hinzufügen, und diese werden über die Tastatur, das Trackpad oder ein Bild hinzugefügt. Um die Signatur zu Ihrer PDF-Datei hinzuzufügen, ziehen Sie sie einfach per Drag-und-drop aus dem Signaturbereich. Sie können auch selbst ein Wasserzeichen hinzufügen, z. B. Ihr Firmenlogo, und müssen es nicht, wie bei einigen anderen hier untersuchten Programmen, selbst einfügen lassen.
Das Ändern der Größe einer großen PDF-Datei war dank eines Hoch/Tief-Schiebereglers, der die Größe der resultierenden Datei anzeigte, einfach. Es gab auch die Möglichkeit, Dateien zusammenzuführen, mehrere Dokumente in einer PDF-Datei zu kombinieren oder einzelne Seiten aus mehreren Dokumenten auszuwählen.
Wir hatten ein PDF, das mit unserem iPhone über die Notizen-App gescannt wurde. Natürlich wird ein solches Dokument nur dann vom PDF-Editor erkannt, wenn der Editor über OCR-Fähigkeiten verfügt, die in der Testversion freigeschaltet sind. PDFExpert konnte dies nicht, sodass wir den Text im gescannten Dokument nicht bearbeiten konnten, obwohl wir in der Lage waren, Hyperlinks zu Abschnitten des Dokuments hinzuzufügen. Natürlich konnten wir das gescannte Dokument nicht durchsuchen oder den Text darin bearbeiten. Wir konnten die PDF-Datei in Word, PowerPoint und Excel sowie in Text und Bild exportieren.
Es handelt sich um eine kostenlose siebentägige Testversion. Wenn Sie die Software also länger benötigen und nicht dafür bezahlen wollen, müssen Sie sich anderweitig umsehen. Aber wenn Sie nichts Langfristiges benötigen, bietet diese Testversion alles, was Sie brauchen.
pdfFiller
PDFFiller von Airslate ist eine weitere Option, wenn Sie eine PDF-Datei bearbeiten und anpassen möchten. Wie bei den anderen kostenpflichtigen PDF-Editoren in dieser Runde gibt es auch hier eine 30-tägige kostenlose Testversion. Sie müssen dabei ein Konto anlegen, wir empfehlen hier die Option “Anmelden mit Apple”, die Ihre Adresse versteckt.
Die Anwendung ist webbasiert, aber es gibt auch eine iOS-App. Sie können vorhandenen Text hinzufügen und bearbeiten, kopieren und einfügen und Bilder in die PDF-Datei einfügen. Es ist auch möglich, eine Unterschrift hinzuzufügen – die sogar elektronisch verifiziert wird.
Sie können problemlos mehrere PDFs in einer Datei zusammenfassen. Die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments mit den Kollegen ist ebenfalls möglich. Wenn Sie in einem Team arbeiten, sind die Optionen zum Sperren und Verschlüsseln sehr nützlich.
Es ist sogar möglich, ausfüllbare Formulare zu erstellen und zu hosten, die von mehreren Benutzern ausgefüllt werden können, und Sie können die hinzugefügten Daten exportieren.
PDFFiller konvertiert Dokumente aus Word, JPG, Excel, PowerPoint usw. und erstellt daraus PDFs.
PDF Candy
Es gibt zwar keine Mac-Anwendung für PDF Candy, Mac-Benutzer können jedoch die kostenlose Online-Version verwenden, um Text zu einer PDF-Datei hinzuzufügen sowie Unterstreichungen, Durchstreichungen und Signaturen hinzuzufügen.
Außerdem können Sie PDFs komprimieren und zusammenführen, Seiten neu anordnen und löschen sowie PDFs drehen und beschneiden. PDF Candy erlaubt es hingegen nicht, die Textstellen hinzufügen oder ändern.
Mit diesem kostenlosen Online-Tool können Sie auch PDFs in Word, Excel und verschiedene andere Dokumente umwandeln. Sie müssen es dann von der Website herunterladen. Leider war das Word-Dokument, das wir am Ende erhalten haben, nicht ganz das, mit dem wir angefangen hatten.
Diese kostenlose Online-Version hat ihre Grenzen. So können Sie zum Beispiel nur eine Aufgabe pro Stunde durchführen. Wenn Sie Zugang zu weiteren Werkzeugen haben möchten (es gibt insgesamt 47), müssen Sie sich registrieren und einen Tarif auswählen. Ein Monatsabo gibt es für 6 Euro, das Jahresabo kostet 18 Euro. Es gibt auch eine einmalige lebenslange Lizenz, die mit PDF Candy Desktop für 99 Euro geliefert wird – aber da die Desktop-App nicht auf Macs funktioniert, ist sie für Mac-Benutzer nicht wirklich relevant.
Skim
Skim ist ein quelloffener, kostenloser PDF-Reader. Solange Sie nicht mehr als die Grundfunktionen erwarten, werden Sie zufrieden sein. Mit dem Tool können Sie PDFs anzeigen, Notizen hinzufügen, Text unterstreichen und hervorheben.
Skim ist eher für das Lesen von PDFs gedacht – es wurde für Akademiker entwickelt, daher geht es weniger um das Ausfüllen und Bearbeiten von PDFs als vielmehr um den Komfort beim Lesen und Navigieren sowie um die Möglichkeit, Notizen hinzuzufügen und Seiten mit Lesezeichen zu versehen. Wenn Sie nur einen PDF-Reader benötigen, ist dies vielleicht genau das Richtige für Sie.
Fine Reader Pro for Mac
Dies ist die App, die Sie ausprobieren sollten, wenn Sie OCR-Funktionen wünschen (obwohl Vorschau diese jetzt auch bietet). Allerdings haben wir fast nicht bemerkt, wie weit die Möglichkeiten dieser App gehen, denn die Ergebnisse können ein wenig unpräzise sein. Tatsächlich sind die Möglichkeiten der kostenlosen 30-Tage-Testversion ziemlich beeindruckend, solange man bereit ist, zu akzeptieren, dass die Übersetzung dessen, was sie “sieht”, nicht immer optimal funktioniert.
Das mussten wir feststellen, als wir unsere PDF-Datei importierten und die Warnung “Bitte scannen Sie Ihr Dokument erneut mit einer höheren Auflösung” erhielten. Da die importierte PDF-Datei nicht gescannt worden war, waren wir ein wenig verwirrt. Als wir dann den “Scan” nach Word exportierten, sahen wir eine Warnung, dass einige der Seiten nicht erkannt worden waren. Das daraus resultierende Word-Dokument (wir öffneten es in Pages) war ein wenig verworren, einige der Erkennungen waren lächerlich. Aber der allgemeine Inhalt war gut genug, dass wir die Fehler korrigieren konnten.
Wenn Sie eine einfache PDF-Datei bearbeiten möchten, ist diese Anwendung wahrscheinlich nicht geeignet – in diesem Fall sollten Sie eins der anderen Programme verwenden. Wenn Sie jedoch Text aus einem Buch oder einem Ausdruck eingescannt haben und diesen bearbeiten möchten, dann ist dies die richtige Lösung für Sie.
Wie bereits erwähnt, hatten wir einen Scan, den wir mit der iPhone-Kamera über die Notizen-App gemacht hatten, wir konnten Fine Reader dazu bringen, diesen Text zu erkennen und als Word-Dokument zu öffnen, das wir dann bearbeiten konnten. Sicherlich könnten ein paar Wörter falsch sein, aber es ist auf jeden Fall besser, als das Ganze abzutippen.
In Word (oder Pages) können Sie das Dokument dann nach Belieben bearbeiten. Wir sahen zwar eine Warnung, dass Schriftarten fehlten, und es gab einen seltsamen Fall von Absatzformatierung, bei dem der Text in die nächste Zeile umbrach, als befände er sich in einem Kasten, aber wir fanden, es war ein guter Versuch.
Fine Reader ist vielleicht nicht immer perfekt, aber die Tatsache, dass wir ein Dokument einscannen und es nach Word exportieren konnten, ist ein echter Bonus.
Autor: Karen Haslam, Editor
Macworld editor since 2008, Karen has worked on both sides of the Apple divide, clocking up a number of years at Apple's PR agency prior to joining Macworld almost two decades ago.
Karen's career highlights include interviewing Apple's Steve Wozniak and discussing Steve Jobs’ legacy on the BBC. Her focus is Mac, but she lives and breathes Apple.