Wer macOS oder iOS nutzt, der wird sicherlich auch mit Apples Office-Anwendungen Pages oder Numbers vertraut sein. Egal ob am Mac, Macbook oder unterwegs – Texte und Tabellenkalkulationen können überall bearbeitet und zentral in der Cloud gespeichert werden. Doch wie funktioniert das eigentlich, wenn man ein Pages-Dokument in eine generische PDF-Datei wandeln möchte?
Erzeugen eines PDF mit Pages, Numbers und vielen weiteren Anwendungen
Beim Umwandeln als PDF gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten. Als Erste gibt es systemweit überall dort, wo Sie den Drucken-Dialog aufrufen können, die Option, den Inhalt als PDF zu speichern, anstatt ihn zu drucken. Das funktioniert also nicht nur in Pages, sondern auch in vielen anderen Anwendungen. Klicken Sie dazu einfach in der Menüleiste auf „Ablage > Drucken“ und wählen Sie dann im Fenster unten bei PDF „Als PDF sichern“.
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Die andere Möglichkeit ist das Exportieren als PDF in Pages. Klicken Sie in der Menüleiste von Pages auf „Ablage > Exportieren > PDF”. Anschließend gibt es noch einige Konfigurationsmöglichkeiten. Deaktivieren Sie Kommentare, falls Sie Ihren Text damit versehen haben und diese nicht für den Verwendungszweck im PDF geeignet oder vorgesehen sind.
So erstellen Sie kompakte PDF-Dateien
Sollte Ihr Dokument viele Bilder oder Illustrationen beinhalten, lässt sich die Qualität dieser Bilder im PDF über die Auswahlbox „Bildqualität“ konfigurieren. Das hat direkten Einfluss auf die Größe der zu erzeugenden PDF-Datei. Speziell wenn die Datei beispielsweise per E-Mail verschickt oder auf einer Webseite als Download bereitgestellt werden soll, empfiehlt sich hier die Einstellung „Gut“ oder „Besser“.
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In vielen Fällen in denen das Dokument zum Beispiel vertrauliche Daten enthält, sollte zudem ein Passwort vergeben werden. Nur wer dieses Passwort kennt wird später in der Lage sein, die Datei zu öffnen. Das schützt den Inhalt vor allem in den Fällen, in denen die PDF-Datei versehentlich in fremde Hände gerät.