Outlook für den Mac – warum Sie es eher nicht brauchen

Outlook für den Mac ist kein neues Programm, denn Outlook war bisher schon als Bestandteil von Office 365 erhältlich. Neu ist, dass man Outlook nun installieren und verwenden kann, ohne ein Office-365-Abo zu erwerben. Installiert wird das Programm über den App-Store. Ohne Microsoft-Abo fehlt aber zumindest eine Option, nämlich die Möglichkeit, das Senden von E-Mails in einem bestimmten Zeitfenster zu widerrufen.

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Konto einrichten

Wie bei anderen E-Mail-Programmen lässt sich Outlook mit verschiedenen Accounts verwenden, darunter iCloud, Google und jedes andere IMAP-Konto. Wir haben es mit iCloud, Google und T-Online ausprobiert. Für den Zugriff auf iCloud müssen wir bei Apple ein anwendungsspezifisches Passwort einrichten, sonst kann Outlook nicht auf iCloud zugreifen. Das normale iCloud-Passwort genügt hierfür nicht. Exchange wird bisher nicht von Outlook unterstützt, worauf man beim Einrichten der Konten hingewiesen wird.

Was dabei sofort auffällt, ist der Hinweis „Für eine bessere Benutzererfahrung werden ihre Nachrichten, Ereignisse und Kontakte mit der Microsoft Cloud synchronisiert“. Man synchronisiert die Daten also nicht nur mit dem jeweiligen E-Mail-Provider, sondern auch mit Microsoft. Und auf den ersten Blick gibt es keine Option, diese Synchronisation mit Microsoft zu umgehen.

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Es geht aber doch, wenn auch mit einem unerwünschten Nebeneffekt. Denn klickt man im Fenster rechts oben auf „Nicht iCloud“ beziehungsweise „Nicht Google“ oder „Nicht IMAP“, öffnet sich ein neues Fenster, in dem man wiederum einen E-Mail-Provider auswählen, jedoch auch die Option „Mit Microsoft Cloud synchronisieren“ deaktivieren kann. Die Nebenwirkung in unserem Test: Wir können E-Mails nicht mehr zur Wiedervorlage zu einem späteren Termin markieren (Schlummermodus).

Fenster und Ansichten

Das Fenster von Outlook lehnt sich an das Schema an, das auch Mail verwendet: Links die Seitenleiste mit den Postfächern (in Outlook heißt diese Randleiste), rechts daneben die Liste mit den E-Mails im markierten Postfach und rechts der Inhalt der ausgewählten Nachricht.

Wie bei Mail lässt sich der Inhaltsbereich auch unten im Fenster darstellen, alternativ kann man ihn ausblenden. Hat man mehrere E-Mail-Konten, werden diese unter „Alle Konten“ in der Seitenleiste in gemeinsamen Postfächern zusammengefasst. Da Outlook auch Kontakte und Kalender verwaltet, gibt es hierfür eigene Ansichten, die man über Symbole unten in der Seitenleiste einblendet. Die Symbolleiste des E-Mail-Fensters und der Kontakte lässt sich bearbeiten. Zudem kann man einen Kalender als Liste oder Tagesvorschau rechts im E-Mail-Fenster einblenden.

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Ist das Eingangspostfach ausgewählt, kann Outlook die Nachrichtenliste nach „Relevant“ und „Sonstige“ unterteilen. Aktiviert wird das in den Voreinstellungen unter „Leselayout“ oder im Menü „Anzeigen“. Dann versucht das Programm, Dinge wie Newsletter von wichtigen Nachrichten zu trennen. Selbst Einfluß nehmen kann man aber nicht und beispielsweise auch nicht festlegen, dass bestimmte E-Mails vorrangig behandelt werden sollen wie bei den VIPs in Apple Mail. 

Wie Mail versteht sich Outlook auf Konversationen und kann gesendete und empfangene Nachrichten, die zum selben Thema gehören, zusammenfassen. Die Konversationen werden aber nur in der Nachrichtenliste angezeigt, nicht jedoch im Fenster mit den Nachrichteninhalten.

Man muss darum jede E-Mail einer Konversation separat in der Liste markieren, um ihren Inhalt zu sehen. Das ist in Mail besser gelöst, weil man hier alle Nachrichten in der Inhaltsansicht gemeinsam angezeigt bekommt. In Outlook auf dem iPad funktioniert es dagegen wie in Mail. Bei der Synchronisation zwischen Mac und iPad gibt es im Test keine Probleme, weder bei den E-Mails noch dem Kalender. Kontakte unterstützt Outlook auf dem iPad nicht.

Baustellen in Outlook

Nicht vorgesehen hat Microsoft, dass man E-Mails in Outlook auch als reine Text-E-Mails versenden kann. Darum wird im Fenster jeder neuen Nachricht oben eine Formatierungsleiste eingeblendet, die meist eher stört und sich nicht ausblenden lässt.

Auch kann man das Zitieren nicht vollständig abschalten, wie es in Mail möglich ist. Was wir besonders vermissen, ist die Möglichkeit, Alias-Adressen beim Versenden von E-Mails zu verwenden. Apple Mail zeigt diese bei iCloud automatisch an, bei anderen Konten kann man sie manuell einrichten.

Bekommt man Nachrichten mit Anhang und einer Signatur zugesandt, wird die Signatur von Outlook nicht unten in der E-Mail angezeigt, sondern wie der Anhang als Symbol oben in der Nachricht. Den Inhalt muss man sich dann erst anzeigen lassen oder öffnen. Ausnahme hiervon sind E-Mails mit Bildern, in denen die Signatur, so wie es sein sollte, am Ende der E-Mail angezeigt wird. 

Was gar nicht funktioniert, sind Regeln. Versucht man, eine Regel einzurichten, bekommt man nur einen unvollständigen Hinweis, dass dies nicht möglich ist. In der Online-Hilfe findet man dann die Erklärung, dass Regeln nur auf Servern möglich sind, nicht aber auf dem Mac.

Auch das Eintragen von Absendern in die Liste zu blockierender Adressen und das Einrichten von Kategorien funktioniert nicht. Eventuell sind diese Funktionen nur mit bestimmten E-Mail-Servern einsetzbar. Bei unserem Test mit iCloud, Google und T-Online funktioniert es zumindest nicht.

Tippt man im Menü „Hilfe“ einen Suchbegriff ein und klickt auf „Hilfe zum [Suchbegriff] erhalten“, öffnet sich ein Fenster mit dem Hinweis, dass Outlook 2016 für den Mac eingestellt worden ist. Um eine Online-Hilfe im Browser zu erhalten, klickt man im Hilfemenü auf „Outlook-Hilfe“. 

Und noch etwas: In den Kontakten sortiert Outlook anders als das Adressbuch von macOS. Im Adressbuch lassen sich die Adressen nach Nachnamen oder nach Vornamen sortieren, Firmen werden dabei jeweils mit ihrem Namen alphabetisch eingeordnet.

Outlook sortiert Firmen in diesen Fällen vor allen anderen Kontakten ein, wenn man keinen Ansprechpartner eingetragen hat, sonst nach dem Namen des jeweiligen Ansprechpartners. Das macht das Auffinden von Firmen schwierig, wenn man nicht auch den Namen des Ansprechpartners kennt. Und im Kalender von Outlook gibt es keine Verbindung zur Karten-App, wenn man einen Ort einträgt, wie das im Kalender von macOS der Fall ist.

Fazit

Für Normalnutzer bietet Outlook unserer Ansicht nach keinerlei Mehrwert gegenüber Mail, Kalender und Adressbuch von macOS Ventura. Zudem hat das Programm einige Baustellen, obwohl es ja schon seit langem auf dem Markt ist.

Im Vergleich zu Apple Mail fehlen Optionen und es gibt Funktionen wie die Regeln, die sich nicht aktivieren lassen. Ob diese nur bei bestimmten Servern funktionieren, können wir aber nicht nachprüfen. Warum die Synchronisierung mit Microsoft die „Benutzererfahrung“ verbessert, erschließt sich uns nicht und dass man auf Funktionen wie die Erinnerung verzichten muss, wenn man die Synchronisierung ausschaltet, was zudem nur über einen Umweg geht, ist unverständlich.

Wenn Sie Outlook für Mac dennoch ausprobieren möchten, können Sie die App im Mac App Store herunterladen.