Ein digitaler Notizzettel hat gegenüber dem klassischen Papierblock einige Vorteile. Man kann die Notizen problemlos zwischen Mac, iPhone und iPad synchronisieren, sodass man immer die aktuelle Version hat, und verlegen kann man ihn auch kaum noch. Auf dem Mac werden die Notizen in Mail gespeichert und beim iPhone und iPad in der mitgelieferten App Notizen. Den automatischen Abgleich erledigt dann iCloud . Ändert man bei einem Gerät etwas, wird das sofort an alle anderen übertragen. Im Folgenden zeigen wir, wie man Mail, iCloud und die iOS-Seite für die Einrichtung einheitlicher Notizen konfiguriert. Dazu stellen wir noch Alternativen vor, mit denen man zusätzlich den Kreis der beteiligten Personen erweitern kann, zum Beispiel für einen gemeinsamen Familieneinkaufszettel oder als einfaches schwarzes Brett für kleine Gruppen.
iCloud und Mail konfigurieren
Die Basis für den Datenaustausch liefert Apples kostenloser iCloud-Dienst. Falls Sie noch keinen Account haben, können Sie sich unter OS X Lion im Bereich “iCloud” der Systemeinstellungen anmelden. Geben Sie einfach Ihre Apple-ID und das Passwort ein, zum Beispiel die Zugangsdaten vom iTunes Store. Falls Sie noch keine Apple-ID haben, können Sie auch eine beantragen, indem Sie unter dem Eingabefeld auf “Eine Apple-ID erstellen” klicken. iCloud bietet beim ersten Start die Übertragung von Kontakten, Kalendern und Lesezeichen an, die brauchen wir aber in diesem Zusammenhang nicht.
iCloud konfigurieren
Zum Abschluss aktiviert der Assistent den Dienst und kehrt zu den Systemeinstellungen zurück, wo Sie nun unter iCloud wählen können, welche Daten synchronisiert werden sollen. Für unser Projekt muss ” Mail & Notizen” ausgewählt sein. Hier lässt sich bei Bedarf auch der Abgleich von Dokumenten oder Fotos aktivieren, oder das Synchronisieren von Kontakten, Kalendern oder Lesezeichen jederzeit nachträglich einzeln ein- und ausschalten.
Postfach für Notizen wählen
Als Nächstes treffen wir im Mail-Programm von Lion einige Vorbereitungen für die Arbeit mit Notizen. Letztere werden wie Nachrichten in Postfächern verwaltet. Wir legen den iCloud-Account als Standardpostfach für Notizen fest. Hierzu öffnet man in den Einstellungen den Bereich “Verfassen”. Über das Aufklappmenü “Notizen erstellen in” wählen wir den iCloud-Account aus. Von nun landen alle neuen und per iCloud synchronisierten Notizen einheitlich in diesem Konto.
Notizen im Eingang ausblenden
Wenn es Sie stört, dass die Notizen neben E-Mails im Eingangsordner angezeigt werden, können Sie diese Funktion in den Einstellungen unter “Accounts” ändern. Klicken Sie auf den Reiter “Postfach-Verhalten”, und deaktivieren Sie “Notizen im Posteingang anzeigen”. Ein einfacher Zugriff ist dennoch sichergestellt, da Lion-Mail im Bereich “Erinnerungen” noch einen speziellen Eintrag nur für Notizen bietet.
Notizen zusammenfassen
Benutzt man keinen einheitlichen Ordner für Notizen oder sortiert diese später manuell in andere Postfächer, kann es eventuell schwierig werden, eine bestimmte Notiz wiederzufinden. Statt häufig die Suchfunktion zu bemühen, kann man sich ein intelligentes Postfach anlegen, das alle Notizen anzeigt. Wählen Sie den Befehl “Postfach > Neues intelligentes Postfach”. Geben Sie dem Postfach einen Namen, zum Beispiel “Alle Notizen”. Als Kriterium wählen Sie “Nachrichtentyp ist Notiz”, und bestätigen Sie mit “OK”. Das neue Postfach zeigt nun alle in Mail vorhandenen Notizen auf einen Blick.
Notizen auf Mac und iPhone abgleichen
Neue Notiz anlegen
Zum Anlegen einer Notiz benutzen Sie den Befehl “Ablage > Neue Notiz” oder die Tastenkombination Befehl (“cmd”)-Control (“ctrl”)-N. Es erscheint ein virtueller gelber Notizzettel, auf dem Sie Eintragungen vornehmen können. Die erste Zeile wird automatisch der Titel (entspricht der Betreffzeile einer Mail). Über die drei Tasten im oberen Bereich des Fensters lässt sich die Notiz als E-Mail verschicken, mit einem Anhang versehen oder der Text formatieren. Anhänge werden später übrigens nur zwischen Computern synchronisiert.
Postfach für Notizen öffnen
Apple hat Mail ein spezielles Postfach für Notizen spendiert, das in der Seitenleiste unter “Erinnerungen” erscheint. Es taucht spätestens dann automatisch auf, wenn Sie die erste Notiz anlegen. Das Verhalten entspricht dem eines E-Mail-Postfachs. Sie können Notizen im großen Mail-Fenster ansehen und bearbeiten oder per Doppelklick als separates Fenster öffnen. Der gelbe Hintergrund und das Icon vor dem “Betreff” machen Notizen überall leicht erkennbar.
Notizen mit dem iPhone abgleichen
Damit das iPhone oder iPad die Notizen automatisch lädt, muss auch hier die Synchronisierung über iCloud aktiviert werden. Dazu öffnen Sie in den Einstellungen den Bereich “iCloud”. Falls Sie iCloud noch nicht aktiviert haben, melden Sie sich mit der zugehörigen Apple-ID an. Dann können Sie in den iCloud-Einstellungen den Abgleich der diversen Datenarten starten. Unter iOS gibt es für Notizen einen eigenen Schalter. In “Einstellungen > Notizen” können Sie übrigens die Schriftart für die App Notizen verändern.
Notizen anzeigen und bearbeiten
Nach dem Start der App Notizen kann es eventuell etwas dauern, bis das iPhone die Notizen mit iCloud synchronisiert hat. Dann zeigt es alle Zettel in einer Liste. Tippen Sie auf einen der Titel, um die zugehörige Notiz zu lesen und zu bearbeiten. Änderungen werden über iCloud zurück auf den Mac übertragen. Tippen Sie oben rechts auf das Pluszeichen, können Sie eine neue Notiz anlegen. Beim iPad funktionieren Abgleich und Nutzung von Notizen analog zum iPhone.
Konto für Wunderlist anlegen
Man kann sich zwar einen iCloud-Account teilen, aber der Austausch über den Dienst ist eher für verschiedene Geräte eines Anwenders geeignet. Für Familien und Arbeits-gruppen gibt es deutlich bessere Lösungen, wie die kostenlose App Wunderlist. Zur Speicherung der Daten legt man beim ersten Start ein kostenloses Konto beim Anbieter an, wofür man eine Mail-Adresse und ein beliebiges Passwort angeben muss. Auf dieses Konto können Wunderlist-Apps für OS X, Windows, iOS und Android zugreifen.
Aufgaben und Notizen anlegen
Der Einsatz als Einkaufszettel ist zwar eine krasse Unterforderung für Wunderlist , da sie eine ganze Aufgabenverwaltung mit Terminen, Gruppenfunktionen und vielem mehr bietet. Trotzdem ist sie aufgrund der einfachen Bedienbarkeit ein heißer Tipp. Muss man sich nur um wenige Dinge kümmern, trägt man einzelne Aufgaben ein. Für längere Einkaufszettel kann man eine Aufgabe einfach durch eine Textnotiz ergänzen. Es lassen sich Termine festlegen und Wunderlist-Anwender zur gemeinsamen Nutzung einladen.
Wunderlist mit dem iPhone nutzen
Zu den Wunderlist-Clients gehören auch Apps für iPhone und iPad. Mit ihnen meldet man sich mit den gerade am Mac eingegebenen Kontodaten an und hat dann vollen Zugriff auf die gespeicherten Aufgaben. Auch beim iPhone kann man die Aufgaben abrufen, bearbeiten und neue anlegen. Man kann Prioritäten setzen und sich an fällige Aufgaben erinnern lassen. Die Synchronisierung aller Änderungen mit dem Server des Herstellers erfolgt automatisch.
Teamwork mit Google Docs
Wer sich praktisch komplett von der Hardware unabhängig machen will, kann auch einfach ein Textdokument oder eine simple Tabelle in Google Docs anlegen. Da man direkt per Browser auf das Dokument zugreifen und daran Änderungen vornehmen kann, benötigt man unterwegs keine spezielle Hard- und Software, sondern kann einfach ins nächste Internet-Café gehen. Gerade für die gemeinsame Arbeit von Gruppen an einem Dokument sind Googles Web-Apps bestens geeignet. Für die Nutzung mit Safari am iPhone muss man sich allerdings auf einfache Dokumente beschränken.