E-Mail ist eine der ältesten Funktionen im Internet: Text wandert von einem Unix-Computer zu einem anderen. Da man aber von Anfang auf “Komfort” setzt, erfinden die Informatiker dafür einige Tricks: Da sich in den Anfangszeiten mehrere Benutzer einen Computer teilen, muss man mit einem Namen klar machen, für welchen Benutzer die Nachricht bestimmt ist: “admin” am Computer “macwelt.de” wird zu ” admin@macwelt.de “.
Damit beide Computer nicht ständig eingeschaltet sein müssen, entstehen “Mail-Server” für beide Seiten: Der Absender braucht einen Server für den Postausgang: Wenn die Textnachricht auf diesen Server übertragen ist, kann man den Computer des Absenders ausschalten. Der Postausgangsserver kümmert sich um den weiteren Versand. Beim Empfänger dagegen gibt es den Server für den Posteingang. Dieser Server nimmt die Nachricht entgegen, auch wenn der Computer des Empfängers ausgeschaltet ist.
Was macht Mail eigentlich?
Wenn Mail plötzlich stockt, ist die wichtigste Tastenkombination “Befehlstaste-0” (oder der Befehl “Fenster > Aktivität”). Dort sieht man in einer Liste (zu lesen von oben nach unten) die Aufgaben, an denen Mail gerade arbeitet.
Eine Massen-Mail an mehrere Personen
Wer mit einer Nachricht mehrere Personen erreichen will, sollte eine goldene Regel beachten: Erst testen, dann abschicken! Die besten Freunde verzeihen es vielleicht, wenn sie mehrmals leere oder falsch adressierte E-Mails bekommen. Im Business-Bereich aber sind falsch adressierte und unleserliche Nachrichten rufschädigend.
Für Massen-E-Mails in Mail startet man wie gewohnt mit dem Fenster für eine neue E-Mail. Doch dort blendet man zuerst das Feld “Blindkopie” ein (“Darstellung > Adressfeld ‚Blindkopie‘”, “Befehl-Wahltaste-B”). In dieses zusätzliche Feld fügt man die Adressen der Empfänger ein – nicht in das Feld “An:”. Nur so ist sicher gestellt, dass nicht jeder Empfänger die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger sieht – Stichwort: Datenschutz.
Bei “An:” trägt man stattdessen die eigene E-Mail-Adresse ein. Wer zusätzlich erreichen will, dass Antworten von einer anderen Person bearbeitet werden, sollte deren Adresse im entsprechenden Feld nennen (“Darstellung > Adressfeld ‚Antwort an‘”, “Befehl-Wahltaste-R”). Moderne E-Mail-Software zeigt in der Regel beide Adressen (“Absender” und “Antwort an”), verwendet aber automatisch letztere für eine Antwort auf eine Massen-E-Mail.
Wer stets die gleichen Teilnehmer mit einer solchen Massen-E-Mail erreichen will, sollte sich deren Namen und E-Mail-Adresse im Programm Adressbuch notieren und dann damit eine Gruppe bilden. Wenn für eine Person mehrere E-Mail-Adressen eingetragen sind, empfehlen wir die Gruppe auszuwählen und mit dem Befehl “Bearbeiten > Verteilerliste bearbeiten” ein Zusatzfenster zu öffnen. Dort zeigt Adressbuch an, welche E-Mail-Adresse für Massen-E-Mails verwendet wird.
Sind im Adressbuch alle Daten korrekt, setzt man für die Massen-E-Mail einfach den Namen der Gruppe in das Feld “Blindkopie” ein. Mail holt sich die E-Mail-Adressen automatisch aus dem Adressbuch.
Doch einen Zwang zur Datenerfassung im Adressbuch gibt es nicht. Für Mail genügt es, wenn man die E-Mail-Adressen als Text (jede auf einer Zeile oder mit Komma getrennt) in das Feld “Blindkopie” kopiert. Sprich: Stehen die Adressen beispielsweise in der Spalte einer Tabelle in Excel, wählt man die Spalte aus (ohne Kopf- und Fußzeilen) und kopiert die Daten (“Bearbeiten > Kopieren” oder “Befehlstaste-C”). In Mail fügt man diese Daten direkt in das Feld “Blindkopie” ein und dann steht dem Versand nichts mehr im Wege.
Achtung: Dieser Trick funktioniert nur, wenn die E-Mail-Adressen alleine in den ausgewählten Zellen stehen. Zur Sicherheit sollte man vor dem Kopieren in den Einstellungen von Excel (“Excel > Einstellungen”) unter “Autokorrektur” die Option “Internet- und Netzwerkpfade durch Links ersetzen” ausschalten.
E-Mail-Adressen lassen sich ohne Probleme auch aus den Programmen Bento und Filemaker kopieren und in Mail einsetzen.
Tipp: Bei manchen Firmen gibt es Obergrenzen für den Versand von E-Mails ; T-Online zum Beispiel akzeptiert von einem Benutzer nur maximal 100 Nachrichten pro Tag und maximal 1000 Nachrichten pro Monat. Vor dem Massenversand von E-Mails sollte man solche Beschränkungen mit dem Kundendienst des E-Mail-Anbieters klären.
Dateien in Mail anhängen
Eine Datei mit einer E-Mail zu verschicken, scheint auf den ersten Blick einfach, ist es technisch aber nicht. Das hat vor allem mit der Datenübertragung zu tun: Zwischen Mail und dem E-Mail-Server werden die Daten als “7 Bit ASCII” übertragen: Erlaubt sind die Buchstaben “a” bis “z”, die Zahlen und einige weitere Zeichen. Umlaute wie zum Beispiel “Ä” sind nicht vorgesehen.
Damit Umlaute und speziell Dateien im Anhang einer E-Mail funktionieren, hat man Kodierungsverfahren erfunden. Damit wandelt Mail Umlaute und Dateien in ” 7 Bit ASCII ” um und vermerkt in der E-Mail, welches Kodierungsverfahren dazu verwendet wurde. Zusätzlich kommen Informationen wie Dateiname und Dateityp in die E-Mail. Dabei kann einiges schief gehen: Das Zeichen “/” ist im Dateinamen unter Mac-OS X völlig unauffällig, unter Windows lässt sich eine solche Datei allerdings nicht mehr verwenden, da dort dieses Zeichen als Trennstrich zwischen Ordnern verwendet wird.
Tipp: Noch schlimmer sind Leerzeichen oder Umlaute im Dateinamen – so benannte Dateien im Anhang einer E-Mail führen regelmäßig zu Chaos. Da hilft nur eines: Vorsicht bei der Benennung von Dateien, die auch als Anhang in Mail verschickt werden sollen.
Wenn der Versand von Dateien hakt, ist die beste Nothilfe die Verpackung in einem “Archiv” (oder: “Zip-Datei”). Im Finder von Mac-OS X wählt man dazu die Datei aus und ruft den Befehl “Ablage > … komprimieren” auf. Ein Hintergrundprogramm verpackt die Datei in einem Zip-Archiv und speichert es im gleichen Ordner – Erkennungszeichen ist, dass der Name auf “.zip” endet. Diese Archivdatei verwendet man dann für den Versand in einer neuen E-Mail – die meisten Rechner (unabhängig vom Betriebssystem Windows, Linux oder Mac-OS X ) sollten in der Lage sein, eine solche Datei zu öffnen und die eigentliche Datei herauszuholen. Im Finder von Mac-OS X genügt ein Doppelklick auf die Zip-Datei, um den Inhalt zu entpacken.
Tipp: Wir empfehlen beim Versand von Dateien zwei weitere Vorsichtsmaßnahmen: Dateien zieht man immer an das Ende einer E-Mail. Zusätzlich aktiviert man im Menü “Bearbeiten > Anhänge” die beiden Optionen “Anhänge Windows-kompatibel senden” und “Anhänge am Ende der E-Mail einfügen”. Vor beiden Punkten muss ein Häkchen sichtbar sein – dann erst kann man sich sicher sein, dass die Datei beim Empfänger korrekt ankommt.
Für die Größe einer Datei im Anhang einer E-Mail gibt es keine allgemein gültigen Richtlinien. Manche Firmen erlauben maximal 5 MB, andere 20 MB und mehr. Mail zeigt die Größe einer Nachricht recht präzise unten im Nachrichtenfenster an.
Tipp: Die Funktion zum Verkleinern von Bildern in Mail ist brachial: Einmal aktiviert, reduziert sie alle Bilder in einer Nachricht auf den eingestellten Wert. Selbst wenn man Mail beendet und neu startet, bleibt diese Verkleinerungsfunktion aktiv. Um sie auszuschalten, muss man das Fenster für eine neue E-Mail aufmachen (“Befehlstaste-N”), ein Bild einfügen und dann unten im Aufklappmenü “Bildgröße” wieder den Eintrag “Originalgröße” wählen.
E-Mails gestalten
Nachrichten lassen sich in Mail nur recht spärlich gestalten. Man kann eine Farbe für die Schrift wählen: Text auswählen und mit “Format > Farben einblenden” die passende Farbe zuweisen. Oder auf ähnlichem Weg – Text auswählen und mit “Format > Schriften einblenden” eine andere Schrift verwenden. Außerdem darf man Texte rechtsbündig, zentriert oder im Blocksatz ausrichten.
Selbst diese Formatierungen basieren auf HTML-Befehlen , doch Mail schickt (seit Mac-OS X 10.6 ) jede formatierte Nachricht immer unsichtbar zweiteilig ab. Der Empfänger enthält zwar nur eine Nachricht, doch in dieser Nachricht steckt der Text zweimal: Einmal unformatiert (technisch: “text/plain”) und ein zweites Mal formatiert.
Tipp: Wer die unterschiedlichen Teile einer E-Mail sehen will, sollte sich die Befehle im Menü “Darstellung > E-Mail” ansehen:
– “Reine Datei” (“Befehl-Wahltaste-U”) zeigt die Nachricht in der Textform. Speziell bei falschen Umlauten oder Darstellungsfehlern können Spezialisten in dieser Ansicht Fehler entdecken.
– “Vorherige/Nächste Alternative” (“Befehl-Control-Ö”) zeigt bei formatierten E-Mails, ob die Software des Absenders die Nachricht korrekt verschickt. Bei formatierten E-Mails sollte immer auch eine unformatierte Version in der Nachricht enthalten sein.
Weitere Formatierungen erlauben die Vorlagen von Apple, die auf HTML basieren. Sprich: Hinter diesen Vorlagen stecken HTML-Seiten, die man teilweise verändern kann; die Platzhalter für Bilder und Texte lassen sich überschreiben. Neue Bilder zieht man vom Schreibtisch an die entsprechende Stelle oder öffnet “Fenster > Fotoübersicht”, um auf die Bilddatenbank von iPhoto zuzugreifen (auch Aperture, falls installiert). Besonders weit kommt man damit aber auch nicht, da Hintergrundbild und Bildrahmen gesperrt sind – Änderungen daran sind nicht möglich.
Eine mögliche Hilfe ist die Software Mail Designer von Equinux , mit der man Vorlagen für HTML-E-Mails selbst gestalten kann. Die Software läuft ab Mac-OS X 10.5.8, einen Test gibt es bereits auf der Macwelt-Seite.
Eine andere Möglichkeit steht erfahrenen HTML-Designern offen: Bauen Sie eine Internet-Seite mit einem Editor Ihrer Wahl und veröffentlichen Sie die Seite im Internet (lokale Dateien funktionieren nicht!). Rufen Sie diese Seite dann im Browser Safari auf und drücken Sie die Tastenkombination “Befehlstaste-I”. Safari kopiert dann diese HTML-Seite in ein neues Fenster von Mail. Dort lassen sich die Texte bequem ändern. Wenn der Designer Abschnitte (“DIV”) zur Strukturierung der Seite verwendet hat, blendet Mail sogar schwarze Rahmen um die einzelnen Abschnitte – mit Klick auf das Symbol “x” links oben, lässt sich ein solcher Abschnitt löschen.
Signatur ohne Bilder
Beim Thema Unterschriften (oder “Signaturen”) scheiden sich die Geister ähnlich wie bei HTML-E-Mails. Der Grund ist einfach: Wenn eine Unterschrift in einer E-Mail beispielsweise ein Logo oder das Bild einer Unterschrift enthalten soll, gibt es nur zwei Lösungsmöglichkeiten: Alles in einem Bild speichern und diese Bilddatei (Dateiformat JPEG) am Ende der E-Mail einfügen. Oder eine Signatur erzeugen, die aus HTML-Befehlen besteht. In einer solchen HTML-Signatur lassen sich aber nur Bilder einfügen, die im Internet verfügbar sind. Soll heißen: Ein Bild von der Festplatte des Mac muss erst im Internet veröffentlicht werden, bevor es sich in einer Signatur nutzen lässt.
Um eine solche Signatur zu erstellen, beginnt man in den Einstellungen von Mail (“Mail > Einstellungen”) im Bereich “Signaturen”. Dort wählt man zuerst links in der Liste den E-Mail-Account aus, für den diese Signatur genutzt wird. Dann klickt man auf das Symbol “+” unter der Liste und gibt der Signatur einen Namen. Anschließend gibt es zwei Möglichkeiten: Wer sich die Arbeit an HTML nicht zutraut, sollte Word verwenden. Dort formatiert man den Text wie gewünscht (zum Beispiel mit Rahmen und Hintergrundfarbe) und wählt am Schluss alles aus, kopiert den Text und fügt ihn in die Einstellungen von Mail in das leere Feld für die neue Signatur ein. Schwierig ist allerdings die Wahl der Farben: Word verwendet für die Farbdefinition nicht das HTML-Farbmodell, so dass beim Import in Mail die Farben nicht erhalten bleiben.
Wer dagegen HTML-Profi ist, sollte zuerst in den Einstellungen von Mail etwas Text in das Feld “Signatur” tippen und die Einstellungen beenden. Anschließend öffnet man im Benutzerordner den Unterordner “Library/Mail/Signatures”, der eine oder mehrere Dateien enthält, deren Namen auf “.webarchive” endet. Diese Dateien zieht man in ein Fenster von Safari, bis die gewünschte Signatur im Browser sichtbar ist. Dann wählt man in Safari den Befehl “Darstellung > Quelltext anzeigen” (“Befehl-Wahltaste-U”) und kopiert den Inhalt dieses Fensters in einen HTML-Editor. Dort ändert man die Formatierung und speichert das Ergebnis wieder als HTML-Datei ab. Diese Datei öffnet man zur Kontrolle in Safari und speichert es bei Gefallen als Webarchiv ab (“Ablage > Sichern unter”). Diese neue Webarchivdatei ersetzt dann die Datei, die Mail im Ordner “Library/Mail/Signatures” erzeugt hatte. Wichtig dabei ist, dass die neue Signaturdatei exakt den Namen erhält, den schon die Originaldatei hatte.
Fazit
Apple Mail kann mit seinen zahlreichen Funktionen viel. Manche sind gut versteckt, andere nur mit Handarbeit an versteckten Dateien machbar. Doch insgesamt erfüllt Mail fast alle Wünsche – auch die etwas ausgefalleneren.