Die mit Mountain Lion in Apple Mail 6 und iOS 6 eingeführte VIP-Funktion benachrichtigt den Benutzer, wenn E-Mails von wichtigen Freunden und Kollegen eingehen. Dies funktioniert am Mac, an iOS-Geräten und mit iCloud Mail.
VIPs in Mail festlegen
Die VIP-Funktion setzt am Mac Mountain Lion und am iPhone und iPad iOS 6 voraus. Bis zu 100 Kontakte kann der Mac-User auf seine VIP-Liste setzen. Alle E-Mail-Adressen eines Kontakts, der in den Kontakten als VIP gekennzeichnet ist, erhalten den VIP-Status.
Am Mac fügt man einen VIP über Mail hinzu. Dazu öffnet der Nutzer eine empfangene E-Mail und platziert den Mauszeiger auf dem Absender. Nun taucht ein Stern vor dem Namen des Absenders auf. Ein Klick auf den Stern setzt den Kontakt auf die VIP-Liste. Auch über die E-Mail-Adresse lässt sich eine Person zum VIP machen. Dazu klickt man auf den kleinen Pfeil und wählt “Zu VIPs hinzufügen” aus. Handelt es sich um den ersten VIP-Eintrag, legt Mail in der Seitenleiste ein neues VIP-Postfach an. Durch einen Klick auf das Dreieck klappt das Postfach auf und alle angelegten VIPs samt deren eingegangenen E-Mails erscheinen.
VIPs am iPhone einrichten
Möchte man unter iOS eine wichtige Person zur VIP-Liste hinzufügen, reicht ein Tap auf den Absender in einer E-Mail. Daraufhin erscheinen die Kontaktinformationen und der Menüpunkt “Zu VIP hinzufügen”. In der Postfachübersicht von iOS tauchen nun die VIPs im separaten VIP-Postfach auf.
Einen wichtigen Kontakt über die iCloud-Seite hinzufügen
Mac-Nutzer, die ihre E-Mails über die iCloud-Seite im Internet abrufen, können auch auf diesem Weg VIPs anlegen. Dazu genügt es, die E-Mail-Adresse im Eingang anzuklicken und ein Häkchen neben VIP im Pop-up-Fenster zu setzen. Um VIPs aus der Liste zu entfernen, macht man die oben aufgeführten Schritte einfach rückgängig. Am iPhone holt man per Tap die Kontaktinformationen hervor und wählt “Von VIP entfernen”.
Das VIP-Postfach nutzen
Durch einen Klick auf den Namen in Mails VIP-Postfach erscheinen alle empfangenen E-Mails des VIPs. Die gesendeten E-Mails tauchen dagegen nicht auf. Falls sich E-Mails in verschiedenen Ordnern befinden, kann der Benutzer das VIP-Postfach nach E-Mails sortieren, die sich ausschließlich im Posteingang befinden. Dazu wählt man eine konkrete Person im VIP-Postfach aus und geht auf “ Darstellung > Sortieren nach > Nur Posteingang “ . Die alphabetische Reihenfolge der VIP-Postfächer ist festgelegt. Durch einen Klick auf die gewünschte Person hat der Mac-Anwender aber die Möglichkeit, den Namen zu ändern.
Unterschiede zwischen iCloud und iOS
Die iCloud-Internetseite stellt die VIP-Postfächer fast so wie OS X dar. Jeder Absender hat sein eigenes VIP-Postfach und mit einem Klick erscheinen alle Nachrichten des Kontakts. Unter iOS ist die Ansicht anders: Hier erscheinen alle VIPs zusammen in einem gemeinsamen Postfach. Die E-Mails kommen in chronologischer Reihenfolge mit der neuesten zuerst. Eine Sortierungsmöglichkeit gibt es nicht.
VIP-Benachrichtigungen
Praktisch an der VIP-Funktion ist die einfache Einrichtung von Benachrichtigungen. Um sich in iOS benachrichtigen zu lassen, geht der iPhone-Besitzer auf “ Einstellungen > Mitteilungen > Mail “ . Hier finden sich alle Konfigurationsmöglichkeiten für die Benachrichtigungszentrale wie Banner, Hinweise und Töne. Mail behandelt VIPs anders als normale Kontakte. Selbst wenn bereits Benachrichtigungen für Mail festgelegt sind, kann der Benutzer gesonderte Hinweise für VIPs konfigurieren.
Regeln in OS X anlegen
Am Mac ist es einfach, in Mail eine Regel für VIP-Eingänge festzulegen. Dazu geht man auf “Mail > Einstellungen > Regeln” und “Regel hinzufügen”. Als erstes Kriterium wählt der Anwender “Absender ist wichtig” aus. Unter “Folgende Aktionen durchführen” stehen nun verschiedene Optionen zur Auswahl. Zum Beispiel “Ton abspielen”, sodass Mail über den Eingang einer wichtigen E-Mail informiert. Die angelegten Regeln überträgt Mail per iCloud auf andere Macs.
VIP-Benachrichtigungen in OS X einstellen
Anhand von Einstellungen in Mail und der Mitteilungszentrale von OS X hat man die Möglichkeit, die VIP-Benachrichtigungen weiter anzupassen. Die entsprechenden Einstellungen findet man unter “Systemeinstellungen > Mitteilungen” . Hier klickt man auf Mail und konfiguriert Banner oder Hinweise und Töne. Als Nächstes geht es über “Einstellungen > Allgemein” in die Einstellungen von Mail . Wer “Mitteilungen bei neuen Nachrichten” auf “VIPs” stellt, erhält nur noch bei eingegangenen VIP-Mails eine Benachrichtigung.
VIPs bieten eine gute Möglichkeit, E-Mails von wichtigen Kontakten besonders hervorzuheben. Dies gilt für dauerhafte E-Mail-Korrespondenz von Freunden sowie der Familie oder auch nur für befristete, aber besonders wichtige Projekte.