Eine schriftliche Arbeit, in der man sich länger mit einem Thema beschäftigt, hat meistens eine gewisse Länge: 20 Seiten sind schon an Schulen keine Seltenheit, 100 und mehr dann an Hochschulen.
Die Vorgaben für eine solche Arbeit sind leider selten so gefasst, dass man sie direkt in die entsprechenden Optionen der Formatierungspalette von Word eintippen kann. Üblich sind Vorschriften wie “Schrift: Times (oder “Times New Roman”) in zwölf Punkt, Absätze mit 1,5fachem Zeilenabstand; außerdem drei Zentimeter Rand (links, oben unten) und fünf Zentimeter Rand rechts”. Damit ist ein Grundlayout machbar, das man aber mit einigen typografischen Kniffen verschönern sollte.
Die erste Formatvorlage
Mit den wenigen Angaben, die die meisten Schulen festlegen, lässt sich das Grundlayout einrichten. Außerdem kann Word damit die Seitenzahl berechnen – ein wichtiger Punkt.
Wenn das leere Dokument (oder die ersten Textfragmente) in Word offen ist, beginnt man mit der Arbeit in der ” Formatierungspalette ” – einem länglichen Fenster, das in Abschnitten ziemlich viele Einstellungen zum Aussehen von Buchstaben, Absätzen und Dokumenten enthält. In diese Palette gelangt man über den Befehl “Ansicht > Formatierungspalette”. Zweiter Punkt von unten sind die “Seitenränder des Dokuments”. Dort stellt man die Werte ein, die von Schule oder Hochschule vorgegeben werden. In unserem Beispiel, links, oben und unten jeweils drei Zentimeter und rechts fünf Zentimeter. Der Abstand der Kopfzeilen nach außen von 1,25 Zentimeter bleibt unverändert. Eingreifen muss man hier nur, wenn beim Ausdruck Fußzeilen abgeschnitten werden – dann experimentiert man mit 1,5 Zentimeter oder mehr, bis die Fußzeilen komplett auf Papier landen.
Beginnt man irgendwann mit einem neuen Dokument und übernimmt bestehende Texte, muss man daran denken, die Seitenränder einzustellen – Word verwendet immer Standardmaße (2,5 Zentimeter an allen Rändern außer unten zwei Zentimeter) und übernimmt diese Maße nicht, wenn man nur Text von einem Dokument in ein anderes kopiert.
Anschließend kommt der wichtigste Punkt, die Definition der ersten Formatvorlage: Entsprechend den genannten Vorschriften definiert man eine Formatvorlage für normalen Text (Name: “Normaltext”). Der Knopf dazu (“Neu …”) ist sichtbar, sobald man den Befehl “Format > Formatvorlage” aufruft (alternativ gibt des den Knopf “Neue Formatvorlage” in der Formatierungspalette).
Formatvorlage definieren
Für unser einfaches Beispiel genügt dieses eine Fenster; neben dem Namen (Beispiel “Normaltext”) muss man nur die Schrift auswählen ” Times New Roman ” und darunter in den Liniensymbolen das sechste von rechts anklicken, um den Zeilenabstand auf 1,5 zu setzen. Wir empfehlen außerdem, die Option “Automatisch aktualisieren” zu aktivieren – dann ändert Word das Aussehen aller Absätze, die mit dieser Formatvorlage verknüpft sind, wenn man die Formatvorlage ändert.
Wer das Aussehen weiter festlegen will, klickt links unten auf den Knopf ” Format “. Interessant ist beispielsweise die “Sprache”; sie sollte auf “Deutsch” stehen, damit Rechtschreib- und Grammatikkorrektur korrekt arbeiten. Empfehlenswert ist dort ein Klick auf “Absatz”, um dann einen Wert für “Abstand > Nach:” einzutragen. Wenn als Schriftgröße zwölf Punkt gewählt ist, sind sechs Punkt (“6 pt”) ein guter Wert für ein schönes Schriftbild; der Layouter spricht von einem “Halbgeviert”.
Überschriften in den Inhaltverzeichnis aufnehmen
Bis auf die hellblaue Farbe sind die Standardformatvorlagen für Überschriften brauchbar. Denn hinter diesen Überschriften verbergen sich automatisch ” Gliederungsebenen “. Soll heißen: Wer die Formatvorlage “Überschrift 1” (und ihre Schwestern mit höherer Nummer am Ende) verwendet, markiert damit zugleich den Inhalt des Inhaltsverzeichnisses.
Um sich mit der Funktion ” Inhaltsverzeichnis ” vertraut zu machen, empfehlen wir einen Test: Eine oder mehrere Zeilen mit der Formatvorlage “Überschrift 1” und “Überschrift 2” auszeichnen, anschließend auf eine neue, leere Seite wechseln und den Befehl “Einfügen > Dokumentelemente > Inhaltsverzeichnis” aufrufen. Dann klickt man auf eine der fünf großen Tasten, in denen eine Vorschau des Inhaltsverzeichnisses sichtbar ist. Wer experimentieren will, klickt einfach auf eine der anderen Tasten – so lange der Cursor im Inhaltsverzeichnis steht, fügt man kein zweites Inhaltsverzeichnis ein, sondern ändert lediglich das Aussehen des vorhandenen.
Um die blaue Farbe zu entfernen, muss man die Formatvorlage ändern – eine Aufgabe, die man mehrmals erledigen muss, weil Word alle Überschriftebenen blau einfärbt und auf eine Nummerierung verzichtet. Am schnellsten erledigt man diese Änderungen über die Formatierungspalette (“Ansicht > Formatierungspalette”). Dort wechselt man in den Abschnitt “Formatvorlagen” und bewegt die Maus auf die Zeile “Überschrift 1”. Dann wird rechts ein Pfeil sichtbar; ein Klick darauf öffnet ein Menü mit dem Befehl “Formatvorlage ändern”.
Änderungen an Überschriften
- Im Fenster ” Formatvorlage ändern” klickt man in der Zeile “Formatierung” rechts auf den Pfeil neben dem Knopf mit dem unterstrichenen “A” – damit wird der Farbwähler für die Schrift sichtbar, den man auf “Automatisch” stellt.
- Im Fenster “Formatvorlage ändern” wählt man für Überschriften dieselbe Schriftart wie für den restlichen Text; in unserem Beispiel “Times New Roman”.
- Bei den Schriftgrößen empfehlen wir eine Abstufung zwischen Überschriften ersten, zweiten und dritten Grades; wenn der nor-male Text zwölf Punkt groß ist, ergeben die Größen 18 Punkt, 14 Punkt und zwölf Punkt ein relativ harmonisches Schriftbild – dabei werden aber nur die Über-schriften ersten und zweiten Grades auf “fett” gestellt; die Überschrift dritten Grades bleibt “Normal”.
Nummerierung und Gliederung in Word verwenden
Word unterscheidet fein zwischen Nummerierung und Gliederung ; ersteres ist für Absätze mit fortlaufenden Nummern, letzteres für Hierarchien wie 1.1 und 1.2.1. In den meisten wissenschaftlichen Arbeiten wird für Überschriften eine Gliederung verlangt. Um die Überschriften in Word entsprechend zu formatieren, bewegt man in der Formatierungspalette den Cursor auf eine der Überschriften und klickt rechts auf den blauen Pfeil. Über den Befehl “Formatvorlage ändern” kommt man zum gleichnamigen Fenster. Dort klickt man links unten auf den Knopf “Format” und wählt den Eintrag “Nummerierung”.
Der entscheidende Eintrag steht im Fenster ” Nummerierung und Aufzählungszeichen “. Dort wechselt man in den Bereich “Gliederung” und wählt eines der Formate; meistens passt das erste oder das letzte Gliederungsformat – im Zweifelsfall muss man das Fenster mit einem Klick auf “OK” schließen, die Änderungen an der Formatvorlage speichern und das Dokument prüfen.
Die Nummerierung der Überschriften wird automatisch in das Inhaltsverzeichnis übernommen. Wer den Cursor in das Inhaltsverzeichnis setzt und durch die Zeilen bewegt, wird feststellen, dass Word im Inhaltsverzeichnis aber eigene Formatvorlagen verwendet (“Inhaltsverzeichnisüberschrift”, Verzeichnis 1″). Wenn das Inhaltsverzeichnis anders aussehen soll als vorgegeben, setzt man den Cursor in die entsprechende Zeile und ändert dann – wie hier beschrieben – diese Formatvorlagen. Da Word im Inhaltsverzeichnis automatisch die Schrift auf “Cambria” ändert, ist häufig die Änderung der Formatvorlagen nötig, da sonst im Inhaltsverzeichnis eine andere Schrift verwendet wird als im Rest.
Nummerierung in neuem Abschnitt ändern
Ein Sprung in Nummerierung ist nicht einfach; beispielsweise wenn eine Arbeit aus zwei oder mehr Teilen besteht und dort die Nummerierung wieder bei “1.” beginnt. Dazu muss man das Dokument in Abschnitte einteilen – der entsprechende Befehl lautet “Einfügen > Umbruch > Abschnittsumbruch”. Dort stellt Word vier Möglichkeiten zur Verfügung; in den meisten Arbeiten wird man wohl mit “Abschnittsumbruch (nächste Seite)” arbeiten. Damit beginnt der neue Abschnitt (und die neue Nummerierung) automatisch auf einer neuen Seite. Wer das nicht will, fügt stattdessen einen “Abschnittsumbruch (fortlaufend)” ein – der Seiten-umbruch entfällt.
Um die Nummerierung der Überschriften im neuen Abschnitt zu ändern, klickt man auf die Ziffer in der Überschrift (Word wählt dann die Ziffer und das Tabulatorzeichen aus) und öffnet das Kontextmenü für die Ziffer (Control-Taste halten und auf die Ziffer klicken). Im Kontextmenü gibt es den Befehl “Neu nummerieren”. Um wieder zu einer fortlaufenden Nummerierung der Überschriften zu wechseln, geht man den selben Weg, wählt aber “Nummerierung fortsetzen”.
Fazit
Wer komplexe Formeln oder Bilder mit genau definierten Farben veröffentlichen muss, sollte zu einer anderen Software greifen. Latex ist eine kostenlose Alternative, doch an die Auszeichnungssprache muss man sich gewöhnen. Quark Xpress und Adobe Indesign sind für Studierende günstig, brauchen aber Zeit zur Eingewöhnung – beide arbeiten ganz anders als Word.