Unterwegs im Internet-Café noch schnell am Referat arbeiten, damit ein Studienkollege sich die Änderungen gleich herunterladen kann? Für Nutzer der Microsoft Office Live Web Apps ist das Alltag.
Die Registrierung für den Windows-Live-Dienst ist kostenlos. Wer schon eine Windows-Live-ID besitzt (beispielsweise aus alten Windows-Zeiten oder als Nutzer des E-Mail-Dienstes Hotmail), kann sich gleich damit einloggen. In der Menüleiste von Windows Live gibt es dann neben dem Zugriff auf die Hotmail- und Messenger-Dienste auch die Option “Office”.
Unter diesem Punkt “Office” verbergen sich die Online-Varianten von Word, Excel, Powerpoint und dem Notizbuch-Programm One Note . Microsoft unterstützt unter Mac-OS X offiziell die Browser Firefox 3.5 und Safari 4. Im Test funktioniert zusätzlich das meiste auch mit Googles Browser Chrome; nur die nahtlose Übernahme in die Mac-Variante (Office 2011) der Programme geht damit nicht. Der Online-Dienst arbeitet laut Microsoft mit allen Office-Varianten ab 2003, für die nahtlose Zusammenarbeit der Mac-Software und der Internet-Version wird aber mindestens Office 2010 für Windows beziehungsweise Office 2011 für Mac benötigt. Eine 30-Tage-Demo dieser Mac-Software kann man kostenlos herunterladen, die Lizenz “Home & Business” kostet danach allerdings 379 Euro pro Rechner, die Variante für Studenten und Privatpersonen immer noch 139 Euro.
Skydrive – Dokumente sammeln und freigeben
Skydrive ist die 25 GB große Online-Festplatte, auf der alle Office-Dokumente, die man online erstellt, automatisch gespeichert werden. Man erreicht Skydrive als eigenen Punkt über www.windowslive.de ; nach der Anmeldung auch über den Link “Office > Eigene Dokumente”. Kürzlich bearbeitete Dateien werden auch in der Office-Startansicht angezeigt.
Mit dem Link “Datei hinzufügen” lassen sich im Browser Dokumente bis 50 MB Größe hochladen, das funktioniert auch für Formate, die die Office-Suite nicht unterstützt, wie Open-Office-Dateien (.odt). Im Browser angezeigt werden dann aber nur die üblichen Office-Dateien, wie “.doc”, “.ppt” und Bilder beispielsweise im JPEG-Format.
Fährt man in der Skydrive-Ansicht mit dem Cursor über eine Datei, werden weitere Optionen sichtbar: Ein Link zum Öffnen direkt in der entsprechenden Office Live Web App oder in der auf dem Mac installierten Desktop-Variante des Microsoft-Office-Pakets. Über den Link “Mehr” kann man Kommentare hinterlegen (etwa Arbeitsanweisungen für Kollegen), die Versionsgeschichte des Dokuments nachlesen oder die Datei auf den Mac herunterladen. Dort lässt sich die Datei dann auch in einer anderen kompatiblen Software betrachten, etwa Libre Office . Im Test führt das Öffnen in einem anderen Programm allerdings zu massiven Änderungen am Layout.
Unter der Option “Freigabe” verstecken sich interessante Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Am einfachsten ist die Möglichkeit, einen Link zu einem Dokument zu versenden – hier erhält jeder beliebige Empfänger per Mail eine Internet-Adresse, mit der sich die Datei im Browser betrachten lässt.
Wer hier mehr Kontrolle wünscht, sollte die Option unter “Die Empfänger müssen sich mit ihrer Windows-Live-ID anmelden” aktivieren. Unter “Berechtigungen bearbeiten” kann man die Dateien für Benutzergruppen freigeben, beispielsweise für alle Freunde. Bei den Freunden handelt es sich um die Kontakte aus dem gleichnamigen Menü (“Windows Live > Alle Dienste > Kontakte”), diese Daten kann man auch aus Google Mail und Facebook importieren.
Bei der Einstellung “Einige Freunde” bleiben die Personen außen vor, deren Berechtigung man zuvor im Menü “Kontakte” unter “Zugriff verwalten” eingeschränkt hat. Schließlich kann man mit “Weitere Personen hinzufügen” auch Personen ohne Windows-Live-ID einladen. Dabei kann man für jede einzelne Person beziehungsweise Nutzergruppe entscheiden, ob diese das Dokument nur betrachten oder es auch bearbeiten darf. Eine weitere Möglichkeit, die Zusammenarbeit an einem Dokument zu vereinfachen, ist die Gründung einer Gruppe (“Office > Ihre Gruppen”). Hier können Freigaben vom Besitzer zentral für alle eingeladenen Mitglieder verwaltet werden, es gibt außerdem ein One-Note-Gruppennotizbuch.
Word, Excel, Powerpoint im Internet
Die Internet-Version von Word enthält die meisten Basisfunktionen – einfache Formatierungen und Tabellen, das Einfügen von Hyperlinks und von Bildern vom Schreibtisch sowie Symbolen und Grafiken aus der Microsoft-Sammlung – und sogar die Möglichkeit, die Sprache der Rechtschreibkorrektur zu ändern, jedoch nur für das ganze Dokument.
Da die Bearbeitungsansicht, und damit der Umbruch der Zeilen, immer von der Breite des Browserfensters abhängig ist, gibt es die Leseansicht. Man findet sie unter “Ansicht” und sie zeigt ziemlich exakt, wie das Dokument auf einem A4-Blatt ausgedruckt aussehen würde. Im Test funktioniert das ohne Schwierigkeiten, wenn man die entsprechende Papiergröße im Menü “Datei” wählt.
Leider fehlen online ein paar wichtige Möglichkeiten. So gibt es etwa keine Dokumentvorlagen, und auch das Menü “Diagramm” sowie das ganze Menü “Überprüfen” zur Nachverfolgung von Änderungen ist nicht vorhanden. Diese Funktionen gibt es nur in der Mac-Version von Word – nicht im Internet. Um das Dokument in Office 2011 für Mac zu bearbeiten, muss man zwar eigentlich nur auf “In Word öffnen” klicken, es kommt aber gelegentlich zu kryptischen Fehlermeldungen, manchmal muss man die Windows-Live-ID auch mehrmals eingeben. Letztlich lassen sich die Dateien im Test jedoch immer öffnen, viele der Änderungen werden nach dem Speichern in der Mac-Version zumeist in der Leseansicht auch im Internet angezeigt. Allerdings nicht unbedingt in der Bearbeitungsansicht, was die Arbeit mit Formatierungen beim Wechsel zwischen Mac und Internet-Version ziemlich sinnlos macht. Fügt man offline etwa einen Kommentar ein oder aktiviert die Nachverfolgung, so bekommt man das online in der Leseansicht zwar unter Umständen noch angezeigt, eine Fehlermeldung verweist einen zur Bearbeitung des Dokuments jedoch an den Mac zurück.
Excel – eine Arbeitsmappe, viele Bearbeiter
Wie bei Word sind auch bei Excel nur die wichtigsten Funktionen vorhanden: Formatieren, benutzerdefinierte Filter, Suchfunktion sowie die Möglichkeit, einfache Diagramme zu erstellen. Analyse-Tools, Pivot-Tabellen oder Smart-Ad-Grafiken fehlen, ebenso das komplette Menü “Überprüfen”. Selbst relativ einfache Vorlagen wie ein Haushalts-Budget-Planer ließen sich online nicht öffnen – stattdessen bekommt man eine lange Hilfeseite eingeblendet, in der alle unterstützten, sowie nicht oder nur teilweise unterstützten Funktionen aufgezählt werden. Wer nicht zu den Excel-Profis zählt, dürfte damit hoffnungslos überfordert sein und lieber keine Online-Änderungen an einem bestehenden Dokument vornehmen.
Das ist schade, denn eigentlich können im Internet mehrere Nutzer gleichzeitig an einer Excel-Datei arbeiten. Wer und wie viele es im Moment genau sind, zeigt ein kleiner Knopf unten rechts im Fenster. Zur gemeinsamen Nutzung müssen sich die Teilnehmer mit einer Windows-Live-ID einloggen. Alle Änderungen werden dann im Dokument sofort online angezeigt. Weniger einfach gestaltete sich im Test der direkte Upload beziehungsweise die Zusammenarbeit mit der Mac-Version von Excel: Hier kam es immer wieder zu Fehlermeldungen, beispielweise wegen fehlender Autorisierung.
Online mit Powerpoint Präsentationen basteln
Wer mit dem Klick auf den Knopf ” Powerpoint ” ein neues Online-Dokument erstellt, kann sich zwischen rund 50 Designvorlagen entscheiden. Die Wahl will allerdings sorgfältig getroffen werden, denn online ist eine nachträgliche Änderung nicht mehr möglich. Wer allerdings Powerpoint 2011 für den Mac besitzt, kann das Design später am Mac ändern.
Im einmal gewählten Layout lassen sich neue Folien mit verschiedenen Layouts hinzufügen, man kann Bilder vom Schreibtisch, Smart-Art-Grafiken und Cliparts aus der Microsoft-Sammlung sowie Notizen hinzufügen. Allerdings ist es nicht möglich, Bilder zu bearbeiten: Es gelang uns weder andere Ausschnitte zu wählen noch unterschiedliche Übergänge einzustellen. Neben der Ansicht “Lesen” und “Notizen” gibt es bei Powerpoint im Internet die Möglichkeit, auch eine Online-Bildschirmpräsentation abzurufen, die das neu geöffnete Browserfenster sogar automatisch auf Monitorgröße erweitert.
Besonders gestaltete Übergänge zwischen Folien sind allerdings nicht vorgesehen – die Online-Präsentation beschränkt sich auf einen einfachen Folienwechsel per Klick, auch wenn offline andere Übergänge eingestellt wurden. Die nahtlose Zusammenarbeit mit Office 2011 für den Mac wollte auch hier nicht immer so recht klappen, zum Teil wurde ein Dokument, das sich nach dem Herunterladen ohne Probleme öffnen, bearbeiten und wieder hochladen ließ, später im Internet als beschädigt gemeldet.
Fazit
Idee gut, Ausführung naja. Die Funktionen für die Gruppenarbeit der Microsoft Office Live Web Apps gefallen uns. Auch um ohne eigenen Computer letzte Änderungen an Dokumenten vorzunehmen, lässt sich der Dienst gut nutzen. Als vollwertiger Ersatz für Office 2011 für den Mac eignen sich die Web Apps allerdings nicht – zumindest für fortgeschrittene Nutzer. Denn was online möglich ist, geht über Basisfunktionen kaum heraus. Man darf annehmen, dass das angesichts der Lizenzpreise von Office 2011 für Mac auch kaum gewünscht ist.
In der Kombination von Web-App und Mac-Version fallen im Test die häufigen Fehlermeldungen auf. Auch wenn letztlich keine Datei verloren ging, sieht Benutzerfreundlichkeit anders aus. Dazu passt auch, dass die deutschprachigen Hilfen für die Office-Web-Apps eher dürftig sind. Da der gesamte Windows-Live-Dienst nicht im eigentlichen Sinne kostenlos, sondern werbefinanziert ist, muss man sich außerdem mit eingeblendeten Bannern abfinden.
Positiv ist die Option, sich die im Web hinterlegten Dokumente auch auf Smartphones anzeigen zu lassen, natürlich nur, wenn eine entsprechende Viewer-App installiert ist. Die Idee von Microsoft Office im Internet ist bestechend, und deshalb nicht neu: Zoho , aber auch Google Docs bieten schon länger ähnliche Funktionen. Die Microsoft Office Live Web Apps, stehen da noch ziemlich am Anfang.