Eine E-Mail ist keine rechtlich bindende Äußerung. Zu hoch ist die Gefahr von Fälschungen oder verspäteter Zustellung. Außerdem ist es nicht einfach, eine E-Mail fälschungssicher zu unterschreiben. Solange diese Probleme nicht gelöst sind, empfehlen wir für wirklich wichtige Dinge, die gute alte Kommunikation auf Papier. Oft gewünscht, aber trotzdem nicht im E-Mail-Verkehr machbar ist zum Beispiel die Lesebestätigung. Das ist eine E-Mail-Erweiterung von Microsoft, die es in den E-Mail-Protokollsprachen (IMAP, POP3 und SMTP) nicht gibt. Technisch ist die Lesebestätigung eine Antwort, die die Software des Empfängers abschickt, sobald dieser die E-Mail öffnet. Eine zweischneidige Sache: Einerseits weiß der Absender damit, dass seine Nachricht geöffnet wurde; andererseits wollen sich vielleicht nicht alle Empfänger derart in die Karten sehen lassen. Apples Software Mail unterstützt diese Funktion nicht, deshalb kann man beim Versand keine Lesebestätigung verlangen und umgekehrt reagiert Mail auf solche Bestätigungsanfragen nicht.
Paradedisziplin schönes Aussehen
Vorlagen für E-Mails basieren in Apples Mail-Software auf einem HTML-Design und einigen frei wählbaren Parametern (Siehe: Schönere E-Mails mit Apple Mail ). Die Übersicht über alle Vorlagen bekommt man, wenn man eine neue E-Mail schreibt, über den gleichnamigen Knopf rechts oben im Fenster. Er öffnet eine zusätzliche Leiste unter der Zeile „Betreff“, in der man links die Kategorien der Vorlagen und rechts ein kleines Beispielbild für jede Vorlage sieht. Wenn man in einer solchen Vorlage Bilder einfügen darf, kann man diese wahlweise über iPhoto auswählen (dazu dient der Knopf „Fotoübersicht“ beziehungsweise der Befehl „Fenster > Fotoübersicht“) oder direkt vom Finder in die E-Mail ziehen. Anschließend klickt man doppelt auf das Bild, um den Ausschnitt und die Vergrößerung zu bestimmen. Nicht möglich sind dagegen Änderungen an der Rotation oder der Überlappung der Bilder.
Notizen und Aufgaben mit IMAP
Bei Notizen und Aufgaben bedient sich Apple eines kleinen Tricks: Wenn man eine Notiz oder Aufgabe erstellt, erzeugt Mail eine neue Nachricht im Postfach des Benutzers und kennzeichnet sie mit einem speziellen Eintrag im Nachrichtenvorspann als Notiz (für Profis: „X-Uniform-Type-Identifier: com.apple.mail-note“). Notwendig dafür ist aber ein E-Mail-Server, der IMAP-Befehle versteht. Das funktioniert unter anderem mit Apples kostenpflichtigem Dienst .Mac, aber auch mit kostenlosen E-Mail-Diensten wie Web.de oder Google Mail.
Wer sein IMAP-Postfach (zum Beispiel .Mac) mit dem Browser betrachtet, sieht, dass eine Notiz wirklich nur eine E-Mail wie jede andere ist: Im Browser wird die Notiz als E-Mail angezeigt, die erste Zeile des Notiztextes überträgt Mail dabei automatisch in die Betreff-Zeile. Ein Effekt, den man auch sieht, wenn man eine Notiz öffnet und oberhalb des Textes auf den Knopf „Senden“ klickt.
In den Voreinstellungen definiert man, in welchem IMAP-Postfach diese Notizen gespeichert werden. Ab Werk ist eingestellt, dass die Notizen im zuletzt genutzten Postfach landen; über ein Aufklappmenü kann man aber ein bestimmtes IMAP-Postfach auswählen.
In unserem Beispiel haben wir eine neue Notiz erzeugt („Control-Wahltaste-N“) und den Text eingegeben. Anschließend haben wir die letzte Zeile des Textes mit einem Klick auf den Knopf „Aufgabe“ umgewandelt. Allerdings erkennt Mail dabei nicht automatisch das eingegebene Datum. Deshalb sollte man bei Aufgaben, die zu einem bestimmten Termin fertig sein müssen, auf den roten Pfeil neben der Aufgabe klicken und in den Optionen den Termin aktivieren und das korrekte Datum eintragen.
Eine Aufgabe wird parallel in Apples Kalendersoftware iCal eingetragen. Sie ist dort in der Aufgabenliste sichtbar („Befehl-Wahltaste-T“).
RSS-Nachrichten als E-Mail
Viele Internetseiten (unter anderem auch Macwelt.de) veröffentlichen Überschrift und einige beschreibende Worte zu allen neuen Nachrichten in einem RSS-Nachrichtenstrom (Englisch: „RSS feed“ = „really simple syndication“). Diese RSS-Daten sieht man zum Beispiel im Browser Safari, wenn neben der Adresse der Internetseite das blaue Logo „RSS“ eingeblendet wird und man mit der Maus auf dieses Logo klickt. Mail ist von Apple so eingestellt, dass es für RSS-Daten links in der Seitenleiste einen eigenen Eintrag anzeigt und – falls eine Internetverbindung vorhanden ist – die Zahl der ungelesenen Nachrichten im RSS-Format. Ein Klick auf den Eintrag zeigt dann im Hauptfenster die einzelnen Überschriften; die zusätzliche Beschreibung sieht man, wenn man eine Überschrift auswählt. In den Einstellungen zu einem RSS-Datenstrom (Eintrag „RSS“ aufklappen, RSS-Nachrichtenstrom auswählen und ganz unten im Mail-Fenster auf das Symbol mit dem Zahnrad klicken) kann man alternativ die Nachrichten auch im Posteingang anzeigen lassen. Wir raten von dieser Einstellung aber ab, da sich damit die Zahl der Nachrichten im Posteingang in enorme Höhe schrauben lässt.
TIPP Hinter den Kulissen arbeiten Mail und Safari beim Umgang mit RSS-Daten mit dem selben Hilfsprogramm „PubSubAgent“. Wer die Firewall von Mac-OS X auf bestimmte Programme und Dienste beschränkt (Systemeinstellungen > Sicherheit > Firewall), muss deshalb diesem Programm den Zugriff auf das Internet erlauben. Andernfalls werden keine RSS-Nachrichten angezeigt.
Wenn es mit Mail hakt
Eine E-Mail zu verschicken, dauert normalerweise nur Sekunden: Text tippen, Betreff und Empfängeradresse eintragen und abschicken. Wenn alle beteiligten Server einwandfrei funktionieren, sollte die E-Mail ein bis zwei Minuten später (manchmal auch schneller) beim Empfänger sein. Da E-Mail aber ein relativ altes System im Internet ist, kann es gelegentlich etwas länger dauern oder ganz scheitern. Ärgerlicherweise sind die Fehlermeldungen im Falle eines Falles nur selten aussagekräftig. Hinzu kommt eine Einstellung, die Apple seit Jahren unverändert lässt, obwohl sie immer wieder zu Ärger führt – der „time out“. Darunter versteht man die Zeitspanne, an der Mail nicht länger auf eine Antwort des E-Mail-Servers wartet, sondern den Vorgang abbricht. Das bedeutet, dass Mail beispielsweise nur 60 Sekunden wartet, bevor es den Versuch abbricht, E-Mails vom Server zu laden. Bricht die Verbindung ab, ohne dass E-Mails gelesen werden konnten, vermutet Mail, dass ein falsches Kennwort für den Posteingangs-Server eingegeben wurde und zeigt eine entsprechende Rückfrage. In 9 von 10 Fällen ist das Kennwort völlig korrekt – Mail hat einfach einen falschen Schluss gezogen. Würde die Software länger warten, hätte der E-Mail-Server mehr Zeit für die Rückmeldung. Solch ein Abbruch der Verbindung geschieht häufiger, als man denkt. Wenn der Posteingangs-Server stark belastet ist oder das Postfach sehr viele neue Nachrichten enthält, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass nach der Anmeldung mit Benutzername und Kennwort eine geraume Zeit verstreicht, bevor der Server antwortet. Denn am Anfang der Kommunikation zwischen E-Mail-Software auf dem Mac und dem E-Mail-Server liefert der Server die Information, wie viele ungelesene Nachrichten im Postfach sind und (meistens) zusätzlich die Dateigröße dieser Nachrichten. Das bedeutet aber, dass der Server jede ungelesene Nachricht im Postfach ermitteln und die Nachrichtenlänge berechnen muss. Bei viel beschäftigten Servern kann das mehrere Minuten dauern.
TIPP Wenn sich nach längerer Abwesenheit ein Postfach nicht mehr öffnen lässt und Mail mehrmals nach langer Wartezeit behauptet, dass das Kennwort ungültig sei, bleibt nur der Ausweg, die E-Mails mit einer anderen Software zu lesen oder – wenn der E-Mail-Provider – diese Option bietet, die E-Mails über eine Internetseite zu lesen und die überflüssigen auszusortieren. Es ist in Mail nicht möglich, die Zeitspanne bis zum Abbruch der Server-Verbindung einzustellen.
Wertvolle Hilfe über den Grundzustand der E-Mail-Server liefert Mail über den Verbindungsassistent („Fenster > Verbindung prüfen“). Er stellt für jede E-Mail-Adresse, die in Mail in den Voreinstellungen eingetragen ist, eine Verbindung zum Posteingangs-Server und zum Postversand-Server her. Außerdem zeigt das Fenster in der obersten Zeile an, ob die Internetverbindung einwandfrei ist. Wenn alle Einträge in diesem Fenster mit einem grünen Punkt beginnen, sollten Empfang und Versand eigentlich funktionieren.
Wenn das Postfach überläuft
Manchmal aber hakt es an ganz anderer Stelle: Wenn Freunde E-Mails schicken, Mail aber keine neuen E-Mails anzeigt, gibt es eigentlich nur zwei mögliche Gründe: Entweder das Postfach ist überfüllt oder die E-Mail wurde auf dem Server oder in Mail als Werbemüll klassifiziert und aus dem Posteingang entfernt. Der Überlauf des Postfaches ist besonders tückisch: Bei den meisten E-Mail-Providern erhält man keine Warnung. Stattdessen sind ab einem bestimmten Zeitpunkt keine neuen E-Mails im Posteingang. Mail ist ab Werk eigentlich so eingestellt, dass dieser Fall nicht eintreten kann – in den Einstellungen von Mail ist definiert, dass die Software alle Mails auf dem Posteingangs-Server löscht, die älter als einen Monat sind („Mail > Einstellungen > Accounts > [E-Mail-Account] > Erweitert > Option: Nach Erhalt einer E-Mail Kopie vom Server löschen“).
TIPP Sollte der Posteingang tatsächlich überlaufen, startet man Mail, öffnet die Einstellungen, klickt unter „Accounts“ auf das entsprechende Postfach und wechselt dann rechts in den Bereich „Erweitert“. Dort ist der Knopf „Jetzt löschen“, der alle bereits gelesenen E-Mails vom Server löscht. Verhängnisvoll ist dieser Befehl nur, wenn man die E-Mails mit zwei verschiedenen Rechnern liest und beide nicht auf dem selben Stand sind: Löscht man mit dieser Methode die E-Mails vom Server, fehlen möglicherweise einige der Nachrichten auf dem zweiten Rechner.
E-Mails, die versehentlich ausgefiltert wurden
Schwieriger zu finden sind E-Mails, die beim Provider oder in Mail ausgefiltert werden, weil sie die Prüfsoftware für unerwünschte Werbung hält. Einziger Tipp ist deshalb, sich mit dem Prüfmechanismus vertraut zu machen. Manche Provider (zum Beispiel Web.de oder GMX) verschieben solche Werbung in spezielle Ordner im Postfach; andere wie Apples Dienst .Mac markieren die Werbung nur. Bei allen Diensten, die E-Mails automatisch verschieben, empfehlen wir einen täglichen Blick in die Ordner, die die Werbe-E-Mails enthalten – in der Regel dürfte man bereits an der Überschrift oder dem Absender erkennen, ob die E-Mail brauchbare Informationen oder nur Werbung enthält.
Fazit
E-Mails sind schnell geschrieben und übermittelt. Lesen und sinnvoll antworten dagegen kostet oft deutlich mehr Zeit. Deshalb sind schön anzusehende E-Mails mit Apples neuen Vorlagen eine Hilfe, die aber versagt, wenn die geschriebene Nachricht wirr bleibt. Wie heißt es doch so schön: „Auf den Inhalt kommt es an.“