Manche halten sie für einen wahren Segen, andere für unausgereifte Betasoftware: Die Suchmaschine Spotlight verfügt zwar über ein sehr ausgeklügeltes Konzept, in der Praxis mangelt es ihr allerdings an Zuverlässigkeit und einer eindeutigen Verwendung von Metadaten. Insbesondere Letzteres macht es schwer, eine der größten Stärken von Mac-OS X 10.4 einzusetzen.
Volltext vs. Metadaten
Gegenüber der Volltextsuche haben Metadaten einige entscheidende Vorteile: Auch wenn ein gesuchter Begriff gar nicht im Dokument vorkommt, lässt es sich auffinden. Bilder, Fotos, Tondateien, Filme und vieles mehr lassen sich anhand von Metadaten auffinden und kategorisieren – hier kommt man mit einer Volltextsuche nicht weiter. Metadaten enthalten zusätzliche Informationen zu Dateien, etwa das Datum der Erstellung, den Namen des Autors, die Zugehörigkeit zu anderen Daten und so weiter.
Allerdings haben Metadaten auch einen großen Nachteil: Man muss sie jedem Dokument einzeln hinzufügen und die Daten pflegen. Immerhin nimmt der Mac einem teilweise die Arbeit ab und versieht Dateien mit Datum, Größe, Erstellerprogramm und ähnlichem. Möchte man mit darüber hinausgehenden Daten arbeiten, muss man aber meist selbst Hand anlegen. Und hier kommt ein weiterer Nachteil ins Spiel: Für das Verwalten von Metadaten gibt es so gut wie keine Standards. Eine rühmliche Ausnahme sind digitale Fotos, die nach dem EXIF-Standard von der Kamera mit Metadaten versehen werden. Wer aber mit Word- und Excel-Dateien, mit PDFs und Indesign-Daten und so weiter arbeitet, der wird feststellen, dass jedes Programm eine andere Vorstellung davon hat, welche Metadaten wie verwaltet werden sollen.
Metadaten in Spotlight
Trotz fehlender Standards und umständlicher Handhabung kann man sich die Metadaten in Spotlight zunutze machen, um Dateien zu sortieren und anhand verschiedener Kriterien aufzufinden. Eine Übersicht der Spotlight bekannten Metadaten findet man, wenn man im Finder eine Suche anstößt (Befehlstaste-F) und das erste Aufklappmenü „Art“ öffnet. Hier stehen die gängigen Suchkriterien wie „Erstellt“, „Geändert“ und so weiter untereinander. Wählt man „Andere“ ganz unten im Menü aus, dann erhält man eine lange Liste der Spotlight bekannten Metadaten. Diese richtet sich nach den installierten Applikationen beziehungsweise den installierten Spotlight-Plug-ins. Manche der Suchkriterien sind selbsterklärend, andere eher kryptisch. Zudem gibt es Einträge doppelt, die aber zu unterschiedlichen Ergebnissen führen – eine Folge der Plug-in-Architektur. Immerhin ist es sinnvoll, ein wenig mit den verschiedenen Datenfiltern herumzuspielen, um einen Eindruck zu bekommen, welche Metadaten sich schon im eigenen System befinden.
Spotlight-Kommentare verwenden
Ein sinnvoller Weg, sich der Metadatensuche zu bedienen, sind die Spotlight-Kommentare. Sie haben den Vorteil, dass Dateibeschreibungen nicht im Programm vorgenommen werden müssen, sondern man sie im Finder eingeben kann. Zudem sind Spotlight-Kommentare eindeutig im Finder definiert. In Microsoft Office beispielsweise lassen sich Dateien auch mit Kommentaren versehen (unter „Datei > Eigenschaften > Zusammenfassung“), diese lassen sich aber in Spotlight nur unter „Kommentare“ finden, nicht aber über „Spotlight Kommentare“. Zudem verwenden Applikationen unterschiedliche Bezeichnungen: Schlüsselwörter, Kommentare, Stichwörter und so weiter – was dazu führt, dass man mit der Suche nach „Kommentare“ nur Office-Dokumente erhält. Zuweilen kann es auch passieren, dass Dokumente, beispielsweise PDFs, dagegen geschützt sind, mit Metadaten versehen zu werden. Aus all diesen Gründen empfiehlt es sich, auf Finder-Ebene mit Spotlight-Kommentaren zu arbeiten.
Kommentare hinzufügen
Spotlight-Kommentare eignen sich besonders gut, um Dateien bestimmten Zusammenhängen zuzuordnen. Wer in Projekten denkt beziehungsweise arbeitet, kann über die Kommentare Dateien bestimmten Projekten zuordnen. Doch auch Autoren oder Ortsnamen oder ähnliches lassen sich hier eintragen. Spotlight-Kommentare weist man einer Datei über die Informations-Box zu. Man markiert die Datei im Finder und drückt Befehlstaste-I. Ganz oben in der Infobox findet man den Eintrag „Spotlight Kommentare“. Hier lassen sich die eigenen Stichworte hinzufügen. Hat man allerdings Projekte mit mehreren zig oder hundert Dateien, ist diese Vorgehensweise nicht sehr effizient. Schneller gelangt man zum Ziel, wenn man sich mit Automator eine kleine Applikation baut.
Hilfe von Automator
Sich mit Automator eine kleine Applikation zu erstellen, mit deren Hilfe man im Handumdrehen Dateien mit Spotlight-Kommentaren versieht, ist eine Sache von wenigen Sekunden. Man öffnet Automator (im Ordner „Programme“), wählt unter der Rubrik „Finder“ die Aktion „Ausgewählte Finder Objekte abfragen“ und zieht diese in das Fenster für die Arbeitsabläufe. Anschließend wählt man unter der Rubrik „Spotlight“ die Aktion „Spotlight Kommentare zu Finder Objekten hinzufügen“ und zieht diese in das Fenster für die Arbeitsabläufe. Unter „Optionen“ aktiviert man die Funktion „Aktion beim Ausführen anzeigen“ und trägt, falls erwünscht, schon mal einen Spotlight-Kommentar ein. Das Ganze speichert man ab als Plug-in (Menü „Ablage > Als Plug-in sichern…“) für Finder ab.
Mehr ist nicht zu tun. Ab sofort muss man im Finder nur noch eine Datei bei gedrückter Control-Taste anklicken und aus dem Kontextmenü unter „Automator“ das gesicherte Plug-in auswählen. In der folgenden Dialogbox gibt man seinen Kommentar ein und bestätigt die Eingabe mit „OK“. Das Beste daran ist, dass man dies auch mit mehreren Dateien tun kann. Man wählt im Finder einfach alle Dateien aus, die zu einem Projekt gehören, drückt die Control-Taste und wählt aus dem Kontextmenü das Automator-Plug-in aus, trägt den Projektnamen als Spotlight-Kommentar ein und hat so alle Dateien dem Projekt zugeordnet.
Autorendaten verwenden
Während es mit den gezeigten Methoden recht einfach ist, Dateien mit Metadaten für Spotlight zu versehen, lassen sich über Applikationen selbst auch noch nützliche Informationen anfügen. In Arbeitsgruppen wie einer Redaktion beispielsweise ist es sinnvoll, in Word den jeweiligen Autoren eintragen zu lassen. Dies geschieht automatisch, wenn man in den Einstellungen seinen Benutzernamen eingetragen hat. Bei anderen Applikationen wie zum Beispiel Indesign gibt man den Autorennamen einzeln für jedes Dokument ein, was eher mühsam ist. Eine besonders komfortable Art, sich ein PDF-Archiv wichtiger Dokumente zuzulegen, führt ebenfalls über die Spotlight-Suche nach Autorennamen.
PDF-Archiv anlegen
PDFs haben eine Fülle an Vorteilen: Sie sind universell lesbar, man kann sie beliebig tauschen und sie lassen sich nachträglich nur schwer verändern. Somit eignen sich PDFs ideal für die Archivierung von Dokumenten. Wer sich selbst nicht als großen Archivar sieht, kann diese Aufgabe auch Spotlight überlassen.
Ideal ist das Spotlight-PDF-Archiv für alle, die Projekte bearbeiten und Rechnungen schreiben müssen. Ist ein Projekt abgeschlossen, geht es daran, die Rechnung zu schreiben, beispielsweise in Microsoft Word. Ist die Rechnung fertig, sollte man sich ein PDF fürs Archiv anlegen. Dafür verwendet man die Druckfunktion von Mac-OS X 10.4. Im Druckdialog wählt man unter „PDF“ die Option „Als PDF sichern…“ und speichert die Rechnung in seinem Projektordner ab. Sinnvollerweise benennt man die Datei auch noch „Rechnung XYZ“.
Mehr ist nicht zu tun, um ein Rechnungsarchiv anzulegen. Die Druckfunktion von Mac-OS X speichert nämlich den Autorennamen mit ab. Ein Archiv ist so schnell erstellt. Man ruft mit Befehlstaste-F die Suche auf, wählt als „Art“ unter „Andere…“ die Option „Erstellt von…“ aus und trägt den eigenen Namen ein. Dieser sollte mit dem Benutzernamen am Mac übereinstimmen („Systemeinstellungen > Benutzer“). Als weitere Suchkriterien gibt man noch „Name > Enthält > Rechnung“ sowie „Art > PDF“ an, und Spotlight findet alle Rechnungen, die man mit der Druckfunktion als PDF selbst erstellt hat. Natürlich kann man die Suche weiter eingrenzen, etwa indem man wie oben beschrieben noch Spotlight-Kommentare an die Rechnungen anhängt oder die Suche zeitlich begrenzt. Speichert man die Suche als intelligenten Ordner ab, hat man mit einem Mausklick jederzeit Zugriff auf alle bisher so erstellten Rechnungen. Auch eine Sicherungskopie auf CD ist so mit zwei Mausklicks erstellt.
Metadaten in iPhoto
iPhoto besitzt eine nützliche Funktion, um Bilder mit Kommentaren und Schlüsselwörtern zu versehen. Schlüsselwörter vergibt man, indem man Bilder auf die entsprechenden Felder in der Schlüsselwortleiste zieht. Kommentare vergibt man einzeln oder für mehrere Bilder, indem man die Option „Stapel ändern“ im Menü „Fotos“ wählt. Das Problem besteht darin, dass Spotlight sich meist weigert, die vergebenen Schlüsselwörter und Kommentare zu erkennen. Das Problem ist seit längerem bekannt, gelöst hat es Apple bislang nicht.
In den wenigsten Fällen helfen die im Web zahlreich veröffentlichten und diskutierten Tipps weiter: Neuaufbau der iPhoto-Datenbank (beim Start von iPhoto Befehls- und Wahltaste gedrückt halten) oder Hinzufügen von Leerzeichen an alle Bildkommentare beziehungsweise Schlüsselwörter für alle Bilder vergeben und wieder löschen. Bis Apple das Problem mit einem Update löst, muss man sich mit einem Trick behelfen, indem man die Kommentare aus iPhoto in Spotlight-Kommentare umwandelt. Auch dazu verwendet man Automator und setzt einen einfachen Workflow auf. Zuerst wählt man aus der Bibliothek „iPhoto“ aus und darin die Aktion „Fotos in iPhoto suchen“. Hier wählt man die Suche nach „Fotos“ und gibt als Suchkriterium „Kommentar > enthält“ an. Nun trägt man noch seinen gesuchten Kommentar ein. Als zweite Aktion verwendet man aus „Spotlight“ die Aktion „Spotlight Kommentare zu Finder Objekten hinzufügen“. Hier gibt man das gleiche Wort ein und lässt Automator den Arbeitsablauf durchführen.
Automator sucht nun in iPhoto nach allen Bildern mit dem angegebenen Kommentar und hängt an die Datei den entsprechenden Spotlight-Kommentar an. Dieser lässt sich danach auch im Finder bei einer Suche finden.
Vorsicht beim Brennen
Wer öfter mit Finder eine CD als Backup brennt, sollte aufpassen. Spotlight-Kommentare bleiben nämlich nur dann erhalten, wenn man die CD (oder eine DVD) im Format „HFS“ brennt. Dies ist mit der Brennfunktion des Finder jedoch nicht möglich, da dabei wegen der Kompatibilität zu Windows das Format HFS nicht zum Einsatz kommt. Um die Spotlight-Kommentare zu erhalten, muss man entweder ein Brennprogramm verwenden oder die Daten zuerst in einem Disk-Image speichern und dieses auf das Medium brennen.
Suche einschränken
Die Suche im Spotlight-Menü und im Spotlight-Fenster hat einen Nachteil: Apple hat die Oberfläche so einfach gestaltet, dass man sich erst mit mehreren Mausklicks zur Möglichkeit hangeln muss, nach bestimmten Dateitypen zu suchen. Wesentlich komfortabler und schneller geht es, den Dokumenttyp gleich bei der Sucheingabe mit einzutragen. Um nach einem PDF zu suchen, das den Begriff „Tiger“ enthält, gibt man im Suchfenster „tiger art:pdf“ ein, um nach einem Bild zu suchen „tiger art:bild“ (jeweils ohne die Anführungszeichen). Weitere Spotlight-Begriffe sind Dokument (art:dokument), E-Mail (art:mail), Filme (art:film), iCal-Aufgaben (art:aufgabe), iCal-Termine (art:ereignis), Kontakte (art:kontakt), Lesezeichen (art:lesezeichen), Musik (art:musik), Ordner (art:ordner), Präsentationen (art:präsentation), Programme (art:programm), Schriften (art:schrift) und Systemeinstellungen (art:systemeinstellung).
Statt nach Dateiarten lässt sich mit Spotlight auch gezielt nach Metainformationen suchen. Gibt man in das Suchfeld von Spotlight einen Begriff ein, sucht Spotlight normalerweise nach Dateinamen, Metainformationen sowie nach dem Inhalt von Dokumenten. Um die Suche auf Dateinamen und Metainformationen einzuschränken, tippt man vor dem Suchbegriff ein Anführungszeichen ein.
Intelligente Ordner
Hat man im Finder eine Suche als intelligenten Ordner gespeichert und benötigt man eine ähnliche Suche später nochmals als weiteren intelligenten Ordner, geht man folgendermaßen vor: Zuerst öffnet man den vorhandenen intelligenten Ordner und nimmt nach einem Klick auf „Bearbeiten“ die Einstellungen vor. Hält man nun die Wahltaste gedrückt, ändert sich die Schaltfläche „Sichern“ in „Sichern unter“ und man kann den intelligenten Ordner unter einem neuen Namen mit den geänderten Einstellungen sichern.
Fazit
Zwar ist die Arbeit mit Metadaten in Mac-OS X 10.4 weit davon entfernt, perfekt zu sein. Die Verbindung zwischen intelligenter Suche, Automator und Metadaten ist dennoch ein guter Weg, sich die Datenhaltung und Arbeitsabläufe am Mac stark zu vereinfachen.
Tipp: Kommentar automatisch
Statt Dateien „per Hand“ Spotlight-Kommentare anzufügen, kann man diese Aktion auch dem Mac überlassen. Dazu erstellt man wie beschrieben einen Arbeitsablauf für Spotlight-Kommentare per Automator, deaktiviert die Option „Aktion beim Ausführen anzeigen“ und gibt seinen Spotlight-Kommentar ein. Den Arbeitsablauf speichert man dann als Ordneraktion („Ablage > Als Plug-in sichern“, im Ausklappmenü „Ordneraktionen“ auswählen) und fügt ihn einem beliebigen Ordner per Kontextmenübefehl „Ord-neraktion anhängen…“ hinzu. Jede Datei, die man anschließend in diesen Ordner bewegt, erhält dann automatisch den angegebenen Spotlight-Kommentar.
Info: Mac-OS X 10.5
In Mac-OS X 10.5 wird der Umgang mit Spotlight praktischer. Denn mit der neuen Version des Betriebssystems wird man endlich boolesche Operatoren verwenden können. Sprich: Man kann zum Beispiel im PDF-Archiv der Macwelt nach „Test Monitore Ausgabe8 oder Ausgabe9“ suchen. Bisher werden alle Begriffe bei der Spotlight-Suche mit einer Und-Verknüpfung aneinandergereiht, so dass die Suche nach „Ausgabe8 Ausgabe9“ immer ergebnislos bleibt, weil ein Artikel nicht in zwei Macwelt-Ausgaben erscheint.
Quicklook Viel Hilfe erwarten wir uns außerdem von Quicklook, jener neuen Technik, mit der man eine echte und verlässliche Vorschau des Inhalts einer Datei bereits im Finder erhält. Wer mit Spotlight das gesuchte unter mehreren PDFs auswählen will, startet in Mac-OS X 10.5 dafür die Funktion Quicklook und kann dann durch die einzelnen Seiten des PDFs blättern, ohne es in den Hilfsprogrammen Vorschau oder Adobe Reader öffnen zu müssen.
Tipp: Eingabehilfe für Dateikommentare
Wer bereit ist, 35 US-Dollar zu investieren, kann dafür eine Eingabehilfe für Spotlight-Kommentare bekommen. Die Shareware Default Folder erweitert die Fenster zum Öffnen und Sichern von Dateien in allen Programmen. Am seitlichen Rand des Fensters bekommt man zusätzliche Knöpfe, die die zuletzt benutzten Ordner, Favoriten und vieles mehr zeigen. Seit Mac-OS X 10.4 zeigt die Software unter dem Fenster eine zusätzliche Eingabebox an, in der man die Spotlight-Kommentare eintippt. In der aktuellen Version 3.0.6 funktioniert das sehr stabil und praktisch, da Default Folder die zehn zuletzt vergebenen Kommentare anzeigt und außerdem bei der Eingabe der Kommentare schon bekannte Begriffe automatisch vervollständigt. Default Folder ist lokalisiert; Befehle und Menüs sowie das dazugehörige Kontrollfeld stehen in deutscher Sprache zur Verfügung. Einziger Wermutstropfen bei der Eingabe der Kommentare: Man muss das Feld zuerst mit der Maus auswählen, bevor man lostippen kann.