Digitale Folien gehören heute zum guten Ton, wenn man etwas präsentiert – egal ob vor großem oder kleinem Publikum. Stichpunkte, Fotos, Grafiken und Animationen veranschaulichen die Fakten, sollen sie leicht verständlich und schnell erfassbar machen. Selbst Reden auf privaten Feiern lassen sich aufpeppen. Wer jedoch noch nie mit Powerpoint & Co. gearbeitet hat, steht bei seiner ersten Präsentation vor einer Herausforderung.
Mit Keynote aus Apples iWork-09-Paket klappt der Einstieg sehr leicht, da über 40 vorgefertigte Vorlagen, genannt Themen, die professionelle Gestaltung vereinfachen und das Aufwerten mit Animationen und Effekten gut von der Hand geht. iPad-Nutzer können die Dokumente unterwegs mit der gleichnamigen iPad-App von Apple bearbeiten. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie eine Präsentation mit Keynote gelingt.
Folien erzeugen und mit Inhalten füllen
1. Vorlage auswählen
Beim ersten Öffnen zeigt Keynote ein Fenster mit der Themenauswahl. Jedes enthält typische Musterseiten für Folien mit Text, Tabellen oder Diagrammen. Die Themen stellen sicher, dass Sie Gestaltungselemente wie Schriftart, Farben und Hintergrund einheitlich und sparsam verwenden – das bringt die Profioptik. Mit “Foliengröße” legen Sie darunter die Auflösung der Präsentation für Bildschirm oder Projektor fest. Auf Nummer sicher geht man mit “800 x 600” Pixel, was auch ältere Projektoren gut darstellen. Mit “Auswählen” oder per Doppelklick erzeugen Sie ein neues Dokument. Thema und Auflösung kann man jederzeit ändern.
2. Platzhalter ersetzen
Alle Vorlagen in Keynote sind mit Platzhaltern für Text und Grafiken ausgestattet, die sich leicht überschreiben oder mit eigenen Inhalten füllen lassen. Die erste Folie, die Sie nach dem Erstellen zu sehen bekommen, ist eine Titelfolie, die als Start für die Präsentation eine große Überschrift für das Thema des Vortrags und einen Untertitel, zum Beispiel für den Namen des Präsentators, enthält. Zum Überschreiben der Platzhalter aktivieren Sie sie per Doppelklick und fügen eigenen Text per Tastatur oder aus der Zwischenablage ein. Bei Präsentationen sollten Sie auf korrekte Rechtschreibung achten, sonst wird’s peinlich. Keynote überprüft alle Texte und unterstreicht unbekannte oder falsch geschriebene Wörter mit roten Punkten.
3. Folien hinzufügen und einrichten
Um eine weitere Folie hinzuzufügen, klicken Sie auf den Knopf mit dem Pluszeichen oben links oder wählen “Folie > Neue Folie”. Die neu eingefügte erscheint links in der Folienübersicht, deren Größe Sie mit dem Knopf unten links klein, mittel oder groß einstellen können. Jedes Thema kommt mit einem ganzen Set an Layouts für verschiedene Zwecke. Mit dem Knopf “Vorlagen” können Sie den Typ des aktuellen Layouts ändern.
4. Aufzählungen einfügen
Oft werden Inhalte als kurze Stichpunkte aufbereitet. Um so eine Aufzählung zu erzeugen, klicken Sie doppelt in den linken Kasten, der bereits einen Aufzählungspunkt enthält, und überschreiben den Platzhalter. Jedes Mal, wenn Sie die Zeilenschaltung drücken, wird automatisch ein neuer Aufzählungspunkt erzeugt. Mit Befehl-Plus/Minus justieren Sie schnell die Textgröße, falls der Text nicht passt.
5. Fotos einfügen
Um ein Foto einzusetzen, markieren Sie den Platzhalter und klicken oben in der Symbolleiste auf “Medien”. Es öffnet sich die Medienübersicht mit Zugriff auf die iPhoto -Bibliothek samt allen Alben, Fotos und Filmen. Das eingefügte Bild wird automatisch maskiert, das heißt, nur ein Ausschnitt davon wird gezeigt. Um diesen zu verändern, klicken Sie auf “Maske bearbeiten” und ziehen an den Anfassern. Gelbe Hilfslinien zeigen, ob die Ausrichtung zu anderen Elementen passt. Die Größe des Bilds verändern Sie mit dem Zoomregler.
Animationen und Effekte hinzufügen, Export für MS Office
1. Effekte anwenden
Elemente im Layout lassen sich in Keynote leicht und schnell mit Effekten wie Schatten oder Spiegelungen aufpeppen.
Markieren Sie dazu das Foto, und blenden Sie mit “Darstellung > Informationen einblenden” das Informationenfenster ein. Unter “Grafik” können Sie die Option “Spiegelung” aktivieren. Mit dem Schieberegler oder per Prozentwert stellen Sie die Deckkraft der Spiegelung ein. In der Palette lässt sich auch die Stärke und Farbe des Bildrahmens bearbeiten. Die gleichen Effekte stehen für Texte bereit.
2. Folien überblenden
Um zwischen zwei Folien zu überblenden, klicken Sie links in der Folienübersicht auf die erste Folie und im Info-Fenster auf “Informationen zu Animationen”. Unter “Übergang” können Sie einstellen, mit welchem Effekt die Folie zur nächsten wechselt. Das Vorschaufenster zeigt die Effekte in Aktion. Praktisch ist auch der Bereich “Letzte Effekte” ganz oben, der die zuletzt probierten Effekte für den Schnellzugriff bereithält. Für viele sind noch Optionen fürs Feintuning verfügbar. Unten stellen Sie ein, durch welche Aktion der Effekt ausgelöst wird, zum Beispiel ob die Präsentation auf einen Mausklick wartet oder der Übergang nach einer Verzögerung automatisch startet. Einen Probelauf im Vollbildmodus starten Sie über “Vorführen > Präsentation vorführen”.
3. Elemente animieren
Profis empfehlen, nicht gleich zu Beginn einer Folie alles zu zeigen – sonst lesen die Zuschauer den Text und schalten ab. Mit Übergängen und Animationen ist es möglich, Texte und Bilder nach und nach einzublenden. Zuerst erzeugen Sie eine Folie vom Typ “Titel und Aufzählung” und fügen die Texte ein. Dann markieren Sie die Aufzählung und wählen in der Info-Palette den Knopf “Informationen zu Animationen”. Unter “Aufbau” können Sie bei “Effekt” verschiedene Animationen wählen. Mit “Erscheinen” baut sich die Aufzählung Punkt für Punkt auf. Wenn Sie die Option “Zeitverhalten und Reihenfolge für jede Animation festlegen” aktivieren, können Sie “Weitere Optionen” und dann seitlich “Animation starten > Durch Klicken” wählen. So erscheint nach jedem Mausklick ein Unterpunkt. Außer Texte können Sie auch Fotos animiert einblenden. Klicken Sie auf das Foto, und rufen Sie die “Informationen zu Animationen” auf.
Export für MS Office und ins Web
1. Für Powerpoint exportieren
Auf Ihrem Mac erscheint die Präsentation genau so, wie Sie es unter “Vorführen > Präsentation vorführen” testen. Soll die Präsentation auf einem Windows-Rechner vorgeführt oder bearbeitet werden, steht ein Export ins Powerpoint-Format bereit. Sie starten ihn über “Ablage > Exportieren?…”, wählen “PPT” und klicken auf “Weiter”. Wenn Sie in Keynote Effekte verwendet haben, die Powerpoint nicht beherrscht, erscheint nach dem Export ein Fenster mit Warnungen. Dort beschreibt Keynote, mit welchen Effekten es Probleme geben könnte, und entfernt diese automatisch.
Auch wenn es nicht gelingt, sämtliche Effekte eins zu eins nach Powerpoint zu retten, klappt mit Keynote 09 der Export erheblich besser als mit früheren Versionen.
2. Als HTML + Grafiken exportieren
Für die Weitergabe von Präsentationen im Web gibt es mehrere Möglichkeiten. Über “Ablage > Exportieren?…” können Sie “HTML” wählen. Dabei werden Ihre Folien ins JPEG- oder PNG-Format gewandelt und eine HTML-Datei mit dem Titel Ihrer Präsentation erstellt. Zum Test können Sie die HTML-Datei in Safari laden und einmal durchklicken. Aufwändige Effekte und Animationen gehen hier verloren (außer Sie aktivieren die Option “Ein Bild für jede Animationsphase erstellen”, dann wird die sich aufbauende Aufzählung in Einzelbildern umgesetzt), simples Weiterklicken ist aber möglich. Anschließend können Sie die HTML-Datei samt dem Ordner mit den Bildern auf einen Webserver hochladen.
3. Per iWork.com oder Youtube veröffentlichen
Wer keinen eigenen Webserver hat, kann auch Apples Dienst iWork.com (“Bereitstellen > Über iWork.com bereitstellen?…”) nutzen. Für den iWork-Upload müssen Sie sich auf der Website einloggen und Ihren Account freischalten. Vor dem Hochladen können Sie noch bestimmen, ob nur Sie, Bekannte (die Sie per E-Mail einladen) oder jeder die Präsentation sehen darf. Mit “Bereitstellen” starten Sie den Upload, der einige Minuten dauern kann. Per iWork.com kann jeder, der über die Berechtigung verfügt, Ihre Präsentation ohne Abstriche im Webbrowser betrachten.
Beim Youtube-Export können Sie sich direkt auf Youtube anmelden. Keynote erzeugt einen Film nach Ihren Vorgaben und lädt ihn hoch. Effekte und Animationen bleiben erhalten, zudem ist es möglich, vorher einen Sprachkommentar aufzunehmen oder die Folien mit Musik zu unterlegen.