Serien-E-Mail geht natürlich einfach, indem man in Mail mehrere Adressen als Ziel eingibt, aber dann können entweder die Empfänger alle Adressen sehen oder man muss sie unpersönlich im Feld “BCC” eingeben. Mit unserer Variante erhält jeder eine nur an sich adressierte Mail, optional sogar mit persönlicher Anrede.
Um ein eigenständiges Programm zu erstellen, das man später im Finder per Doppelklick starten kann, legen Sie einen neuen Ablauf mit der Vorlage “Programm” an. Die ausführbare Version lässt sich bearbeiten, indem man sie auf das Icon von Automator zieht. Hier geht es zu unserem Projekt “Serien-E-Mail” .
E-Mail schreiben
Als Erstes legen wir mit der Aktion “Neue E-Mail”, die Sie in der Bibliothek unter “Mail” finden, eine neue Nachricht an. Sie dient als Vorlage für eine Einladung und soll in den weiteren Schritten an diverse Empfänger geschickt werden. Hier tragen Sie nun die Betreffzeile und den gewünschten Text ein. Die Felder für An, Kopie und Blindkopie lassen Sie in der Vorlage leer. Unter den Eingabefeldern können Sie über ein Aufklappmenü festlegen, von welchem der in Mail eingerichteten Accounts die Nachricht verschickt werden soll. Wir wählen “Standardaccount”, den Sie übrigens in den Mail-Einstellungen unter “Verfassen” ändern können. Wie immer blendet ein Klick auf “Beschreibung” die wichtigsten Infos zur Aktion ein.
Anhänge hinzufügen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, also ergänzen wir unsere Einladung mit einer kleinen Straßenkarte in Form eines Screenshots. Um ihn der Mailvorlage hinzuzufügen, benutzen wir zwei Aktionen. Mit “Angegebene Finder-Objekte abfragen” wählen wir die Datei aus. Dafür kann man mit dem Knopf “Hinzufügen” einen Dateiauswahldialog öffnen, oder man zieht die gewünschte(n) Datei(en) einfach mit der Maus auf den Listenbereich der Aktion. Wenn Sie den Ablauf in unserem Projekt ausprobieren, müssen Sie hier eine eigene Datei auswählen. Es folgt die Aktion “Anhänge zur E-Mail im Vordergrund hinzufügen”. Wie der Name schon sagt, nimmt sie die gerade ausgewählten Objekte und hängt sie an die im ersten Schritt erzeugte Mailvorlage an. Damit ist die E-Mail für unsere Einladung präpariert.
Empfänger festlegen
Die Liste der Empfänger haben wir im Adressbuch vorbereitet, indem wir für unser Rundschreiben eine Gruppe namens “Einladung” angelegt haben. Diese wählen wir nun mit der Aktion “Adressbuch-Gruppen suchen” anhand des Namens aus. Als Ergebnis wird die erste Mailadresse jedes Gruppenmitglieds an die nächste Aktion übergeben. Nutzt man keine speziell angelegte Gruppe, kann die zweite Adressbuch-Aktion helfen. Mit “Adressbuch-Kontakte filtern” kann man Kontakte anhand diverser Kriterien wählen oder ausschließen. Wir filtern zum Beispiel einen bestimmten Nachnamen heraus.
E-Mails verschicken
Nun fehlt noch das Erzeugen der E-Mails. Mit “Sammel-E-Mails” erzeugen wir für jede ausgewählte Kontaktadresse eine Kopie der E-Mail-Vorlage samt Anhang. Die Aktion “E-Mails senden” schickt sie dann ab. Damit wäre unsere Einladung raus, wobei jeder Eingeladene eine eigene Mail bekommt, in der nur er als Empfänger eingetragen ist. Die Aktion für Sammel-E-Mails bietet auch die Möglichkeit einer persönlichen Anrede wie “Hallo Max” oder förmlich “Sehr geehrter Herr Mustermann”. Die ist jedoch mit Vorsicht zu genießen. Die Aktivierung der Checkbox “Anrede hinzufügen” führt nämlich dazu, dass der Anhang unterschlagen wird. Ohne Anhang funktioniert dagegen das Erzeugen der Sammel-E-Mails nicht richtig. Offensichtlich steckt in der Aktion ein Fehler, der dazu führt, dass man entweder Mails mit persönlicher Anrede oder mit Anhang verschicken kann. Halb so schlimm, wenn man es weiß.