Auch häufig benötigte Datenbankabfragen lassen sich mit Hilfe von Makros erheblich vereinfachen und beschleunigen. Wer noch nie “Abfrage…” benutzt hat (Menü “Organisation”), sollte zunächst einige Abfragen von Hand gestalten. Nach ein wenig Übung eine Suchformel markieren, kopieren und die Suche starten. Wenn alles geklappt hat, ein neues Textdokument öffnen und als erstes die Abfrageformel, also den Inhalt der Zwischenablage, hier einfügen. Datei unter einem geeigneten Namen speichern (etwa “Abfragen”). Wieder zur Datenbank wechseln und ein Makro mit folgenden Arbeitsschritten aufzeichnen:
1. Über das Menü “Fenster” zum Textdokument “Abfrage” wechseln
2. Aus dem Menü “Bearbeiten” den Punkt “Alles Auswählen” selektieren
3. “Kopieren” (Menü “Bearbeiten”)
4. Über das Menü “Fenster” wieder zum Datenbankdokument wechseln
5. “Abfrage…” (Menü “Organisation”)
6. “Einsetzen” (Menü “Bearbeiten”), dann auf Taste “Start” klicken
7. “Nur Auswahl zeigen” (Menü “Organisation”), danach Aufzeichnung stoppen
Vor dem Start einer Abfrage mit Hilfe dieses Makros die im Dokument “Abfragen” befindlichen Suchkriterien entsprechend bearbeiten. Hierbei unbedingt darauf achten, daß nicht versehentlich eines oder mehrere der verschiedenen Hochkommas, die für die Textabfrage beziehungsweise zur Abgrenzung von Feldnamen erforderlich sind, gelöscht werden.
Autor: Peter Müller, Stellv. Chefredakteur
Peter Müller ist seit 1998 bei der Macwelt und schreibt über alles, was einen Apfel drauf hat – oder wo Apple drin ist.