Kalender kombinieren
Mehrere Kalender zu einem Kalender zusammenfassen
Um zwei Kalender in iCal miteinander zu kombinieren, exportiert man einen davon über “Ablage > Exportieren” als Kalenderdatei und zieht diese dann per Drag-and-drop aus dem Finder auf den anderen Kalender in iCal. Auf diese Weise lassen sich nach und nach alle Kalender vereinen. Es gibt aber noch eine andere Methode. Zuerst legt man über “Ablage > Neue Kalendergruppe” eine neue Gruppe an und sortiert dort alle Kalender ein, die man miteinander kombinieren möchte. Dann markiert man die Gruppe und ruft “Ablage > Als Kalender exportieren” auf. iCal fasst alle Kalender der Gruppe in einer Kalenderdatei zusammen, die man anschließend wieder per Drag-and-drop importiert. Abschließend löscht man die Gruppe mit den alten Kalendern über das Kontextmenü.
Mit iCal automatisieren
iCal bietet die Möglichkeit, Aktionen automatisch zu starten
Sei es ein regelmäßiges Backup oder der Versand einer Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt, via iCal lassen sich alle möglichen Aufgaben steuern. Der Trick besteht darin, dass iCal als Erinnerung an einen Termin statt eines Alarms auch ein Programm starten oder ein Applescript ausführen kann. Wer mit der Script-Sprache Applescript nicht zurechtkommt, kann sich mit Automator eine Applikation erstellen, die beispielsweise nach bestimmten Dateien sucht und diese auf ein externes Volume oder einen DVD-Rohling schreibt. So lassen sich leicht Backups erstellen. Oder man erstellt eine Automator-Applikation, die E-Mails mit einem bestimmten Inhalt verschickt, und startet diese per iCal zu einem vorgegebenen Zeitpunkt. Um ein Programm auszuführen, wählt man unter dem Punkt “Erinnerung” die Option “Datei öffnen” und wählt das Programm dort aus. Zu dem eingestellten Zeitpunkt startet iCal dann das Programm beziehungsweise den Automator-Workflow.
Kalender veröffentlichen
iCal stellt anderen Personen Kalender im Internet zur Verfügung
iCal bietet die Option, einen Kalender im Internet zu veröffentlichen, wozu man den Kalender markiert und dann “Kalender > Veröffentlichen” aufruft. Voraussetzung dafür ist ein Web-DAV-Server. Einen solchen bietet beispielsweise Apple mit Mobile Me an. Hat man ein Mobile-Me-Konto, so muss man im Dialogfenster nur “MobileMe” im Aufklappmenü auswählen und dann auf “Veröffentlichen” klicken. Ist man Kunde bei einem anderen Webhoster, stellt man “Privater Server” ein und gibt die URL sowie, falls erforderlich, Benutzername und Passwort ein. In iCal lässt sich zudem mit “Änderungen automatisch veröffentlichen” festlegen, dass Änderungen automatisch in die Kalenderdatei auf dem Server übertragen werden.
Kalender abonnieren
Ferientermine und Feiertage aus einem Kalender im Internet übernehmen
Über “Kalender > Abonnieren” kann man im Internet veröffentlichte Kalender anderer Anwender abonnieren und den eigenen Kalendern hinzufügen, wozu man die Internetadresse der Kalenderdatei benötigt und – falls vom Kalendereigentümer festgelegt – auch Benutzername und Passwort. Der Kalender erscheint dann unter “Abonnements” in iCal. Einträge lassen sich ansehen, aber nicht ändern – das kann nur der Eigentümer des Kalenders. Praktisch sind solche Kalender vor allem für Ferien- und Feiertage, aber auch für den Spielplan der Bundesliga oder des örtlichen Fußballvereins. Viele solcher Kalender sind im Internet verfügbar. Die bei Apple gelisteten Kalender (das sind überwiegend Ferienkalender verschiedener Länder sowie amerikanische Sportereignisse) erreicht man aus iCal mit der Option “Gemeinsam genutzte Kalender suchen”, andere am besten über eine Google-Suche. Um im Browser gefundene Kalender zu abonnieren, genügt es, diese auf den Rechner herunterzuladen und per Doppelklick zu öffnen. iCal erkennt, worum es sich handelt und legt nach einer Rückfrage das Kalenderabo automatisch an.
Duplikate entfernen
Doppelte Einträge löschen
Synchronisiert man iCal mit Entourage, sind danach manchmal in iCal alle Ereignisse doppelt vorhanden. Mit dem Programm iCal Dupe Deleter (auf der Leser-CD) lässt sich das Problem aber in den Griff bekommen, denn es entfernt alle doppelten Einträge wieder aus einem Kalender.
Ereignisse verschwunden
Nach einem System-Update fehlen in iCal Einträge
Fehlen nach einem System-Update Einträge in iCal, kann man Folgendes versuchen: Man beendet iCal und öffnet anschließend den Ordner “Library/Calendars” im eigenen Privatordner. Nun entsorgt man die Datei “Calendar Cache” (und sofern vorhanden auch “Calendar Cache~1, ~2, etc.”) in den Papierkorb und startet iCal neu. Dann aktualisiert das Programm die Kalender, und es sollten wieder alle Einträge vorhanden sein. Abschließend leert man den Papierkorb.
Ereignis aus Mail
Der Absender einer Mail lässt sich in das Kalenderfenster ziehen
Um aus einer Mail schnell ein Ereignis in iCal zu machen, zieht man das Absenderfeld aus dem Header der Nachricht in das iCal-Fenster an die Stelle, an der das Ereignis stattfinden soll. iCal legt dann ein neues Ereignis mit der E-Mail-Adresse des Absenders an und zwar in dem Kalender, der links im Fenster markiert ist. Alternativ kann man dies auch mit dem Empfänger der Nachricht machen. Um den Termin mit der E-Mail zu verbinden, öffnet man das Bearbeitungsfenster des Ereignisses und zieht dann die Nachricht aus Mail auf das Feld “URL”. Dann lässt sich die E-Mail in iCal per Klick auf die URL öffnen.
Kommunikation mit Mail
Ein Ereignis lässt sich aus einem Datum in einer E-Mail erstellen
Mail erkennt automatisch Datumsangaben in Mail-Texten. Fährt man mit dem Mauszeiger über ein Datum in einer Nachricht, blendet sich eine Markierung mit einem Dreieck ein. Klickt man dieses an und hält die Maustaste gedrückt, kann man aus dem Kontextmenü “Neues iCal-Ereignis erstellen” auswählen, woraufhin iCal startet. Mail erkennt nicht nur normale Datumsangaben, sondern beispielsweise auch die Namen der Wochentage und legt dann entsprechend ein Ereignis in iCal an. Ebenfalls praktisch ist die Integration von Aufgaben zwischen Mail und iCal. Legt man in Mail eine neue Aufgabe an, erscheint sie automatisch auch in iCal. Man benennt die Aufgabe und weist ihr über das Aufklappmenü in der Spalte “Termin”, wenn gewünscht, ein Datum zu und bestimmt über die Spalte “Kalender”, in welchem Kalender von iCal die Aufgabe erscheinen soll.
Geburtstagskalender
Den Geburtstagskalender in einen normalen Kalender umwandeln
iCal zeigt auf Wunsch Geburtstage an, die das Programm aus dem Adressbuch übernimmt. Die Funktion schaltet man in den Einstellungen von iCal ein (“Allgemein > Geburtstagskalender einblenden”), und fortan vergisst man keinen Geburtstag mehr. Voraussetzung ist natürlich ein gut geführtes Adressbuch. Der Geburtstagskalender hat, wie alle in iCal abonnierten Kalender, einen Nachteil: Es lassen sich den Ereignissen keine Aktionen hinzufügen. Man kann sich also nicht an einen Geburtstag erinnern lassen. Auch kann man einen abonnierten Kalender nicht in einen normalen umwandeln. Es sei denn, man behilft sich mit einem Trick. Abonnierte Kalender lassen sich nämlich exportieren. Dazu klickt man den Kalender an und wählt im Menü unter “Ablage” die Option “Exportieren”. Anschließend speichert man den Kalender und importiert ihn wieder (Menü “Ablage > Importieren”). Die Einträge lassen sich nun normal bearbeiten und mit Erinnerungen versehen. Automatisch aktualisiert wird der Kalender aber nicht mehr.
Adressbuch: Adressen exportieren
Für mehrere Adressen beim Export gesonderte vCards anlegen
Um Adressen mit anderen Programmen zu tauschen, exportiert man sie aus dem Adressbuch im Format vCard. Am einfachsten geht dies per Drag-and-drop auf den Schreibtisch. Markiert man mehrere Adressen und zieht sie aus dem Adressbuch, wird eine vCard angelegt, die alle Einträge umfasst. Nicht alle Programme verstehen sich jedoch auf dieses Format, Entourage kommt damit beispielsweise nicht zurecht. Man muss in diesem Fall aber nicht alle Adressen einzeln exportieren, sondern markiert zuerst die Namen, hält danach die Wahltaste gedrückt und zieht sie erst dann aus dem Adressbuch, das für jede Adresse eine eigene vCard anlegt.
Nicht synchronisiert
Mobile Me synchronisiert keine intelligenten Gruppen
Erscheinen einige der im Adressbuch angelegten Gruppen nach dem Synchronisieren nicht auf der Webseite von Mobile Me und auf dem iPhone, jedoch auf einem anderen, ebenfalls synchronisierten Mac, so handelt es sich um intelligente Gruppen. Diese lassen sich nur mit anderen Macs abgleichen, nicht jedoch mit der Webseite von Mobile Me und dem iPhone. Die einzige Lösung ist, normale Gruppen anzulegen und dann die Adressen aus den intelligenten Gruppen in die normalen Gruppen zu kopieren.
Aktionen starten
Für einen Kontakt lassen sich verschiedene Aktionen durchführen
Über das Kontextmenü der Adresse kann man zum Beispiel das Adressetikett kopieren und dann in einen Brief einsetzen oder sich die Umgebungskarte in Google Maps anzeigen lassen. Über das Menü der E-Mail-Adresse legt man eine neue Nachricht an die betreffende Person in Mail an oder verschickt mit “Aktualisierung senden” die eigenen Kontaktdaten. Mail versendet dann eine Nachricht und hängt die Kontaktdaten als vCard an. Besonders interessant ist der Befehl “Mit Spotlight suchen”. Dann startet Spotlight und listet alle zur E-Mail-Adresse passenden Objekte auf wie E-Mails, Dokumente und Kalendereinträge. Die Spotlight-Suche lässt sich außerdem im Menü “Bearbeiten” starten. Sie verwendet aber nicht die E-Mail-Adresse, sondern den Namen des momentan aufgerufenen Kontakts.
Wer gehört zu wem?
Die zu einem Adressbucheintrag gehörende Gruppe anzeigen
Im Adressbuch von Mac-OS X lassen sich Gruppen erstellen und dann Kontakte mit der Maus in diese Gruppen ziehen. Wer diese Funktion intensiv nutzt, stellt bald fest, dass die Software die Information umgekehrt nicht so leicht herausrückt – man kann zwar in der Spaltenansicht (Befehlstaste-1) die Gruppe auswählen und so deren Mitglieder sehen, doch umgekehrt ist das nicht so einfach. Wer herausfinden will, zu welcher Gruppe ein Kontakt gehört, hält die Wahltaste gedrückt und wählt in der Spalte “Name” die entsprechende Person aus. Gehört die Person zu einer Gruppe, wird der Gruppenname mit einer gelben Markierung hervorgehoben.
Gruppennachricht
Im Adressbuch lassen sich E-Mails an alle Gruppenmitglieder verschicken
Im Kontextmenü einer Gruppe gibt es den Eintrag “E-Mail an [Gruppenname] senden”. Damit lässt sich mit Mail eine Nachricht an alle Mitglieder der Gruppe versenden, ohne dass man die Adressen in der E-Mail eintippen muss. Haben Mitglieder der Gruppe mehrere E-Mail-Adressen, öffnet man vorher über den ebenfalls im Kontextmenü verfügbaren Befehl “Verteilerliste bearbeiten” ein Fenster, in dem sich festlegen lässt, welche E-Mail-Adresse beim Gruppenversand verwendet werden soll. Dazu klickt man bei Personen mit mehreren E-Mail-Adressen eine davon an. Sie wird dann fett hervorgehoben.
vCard
Über eine vCard tauscht man Adressen mit anderen Anwendungen.
vCard ist ein standardisiertes Format für personenbezogene Informationen. Dieses Format wird von vielen Adressverwaltungen wie dem Adressbuch, Entourage oder Palm Desktop und von den meisten E-Mail-Programmen verstanden, so dass man darüber Informationen austauschen kann. Bei einer E-Mail hängt man die vCard einfach als Anhang an die Nachricht an.