Die Anwender von Adobe Reader werden schnell belächelt. Denn mit der kostenlosen Software von Adobe lassen sich PDFs doch nur betrachten und eventuell vielleicht noch drucken – so die landläufige Meinung. Wenn die Voraussetzungen stimmen, lässt sich mit Reader jedoch einiges anstellen. Die Voraussetzungen schaffen kann allerdings nur ein Anwender mit Acrobat X, wenn er beim Erstellen des PDFs die gewünschten Funktionen für Reader aktiviert.
Eine Notiz hinzufügen, Text markieren, das Dokument freigeben und drucken – das kennt man als die Standardfunktionen des Readers. Doch auch das Kommentieren, das Ausfüllen und Speichern von Formulardaten sowie andere Funktionen sind möglich. Somit lässt sich auch das Set an Werkzeugen, das Adobe Reader im Angebot hat, erweitern. Wenn das PDF , das mit Reader geöffnet wird, entsprechend konfiguriert ist, hält Reader eine Menge Funktionalität bereit.
Formulare in Acrobat Reader speichern
Überall dort, wo Anwender Daten eintragen und ergänzen müssen, bieten sich vorgefertigte Formulare an. Diese erstellt ein Acrobat-Anwender und bietet sie zum Download an oder verschickt sie per Mail . Hat der Acrobat-Anwender keine besonderen Vorkehrungen getroffen, kann der Reader-Anwender das Formular ausfüllen und auch drucken. Das mühsam ausgefüllte Formular inklusive der Daten zu speichern, funktioniert in der Regel jedoch nicht. Zwar bietet Reader den Befehl “Speichern unter” an, warnt aber dann, dass lediglich eine leere Kopie des Formulars gespeichert werden kann; die eingetragenen Daten gehen dabei verloren. Noch unangenehmer verhält es sich beim Schließen des Formulars: Das PDF wird ohne Warnung über den Verlust der eingetragenen Daten geschlossen.
Wer hier dem Empfänger, also dem Anwender des Readers, einen Gefallen tun möchte, schaltet Zusatzfunktionen frei, und zwar in dem Moment, in dem er das Formular in Acrobat speichert. In diesem Fall wählt man zum Speichern des fertigen Formulars aus dem Menü ” Ablage ” den Befehl “Speichern unter > PDF mit erweiterten Reader-Funktionen > Zusätzliche Funktionen aktivieren”, klickt dann auf “Jetzt speichern” und sichert das Formular erneut. Wird das PDF jetzt im Reader des Empfängers geöffnet, erscheint automatisch die Information, dass man das Formular inklusive der eingegebenen Daten speichern kann.
PDF-Dateien versenden
Mit dem Befehl ” Datei > An E-Mail anhängen ” ist es ein Leichtes, aus Reader heraus ein gerade geöffnetes PDF zu verschicken. Ob das Formular allerdings inklusive der ausgefüllten Daten oder nur als leeres Formular verschickt wird, kann nicht der Kunde, sondern lediglich der Ersteller des Formulars festlegen. Soll das Versenden der Daten inklusive der Inhalte in den Formularfeldern möglich sein, muss das PDF, genauso wie in vorherigem Tipp beschrieben, inklusive der Zusatzfunktionen gesichert werden.
Arbeit mit Acrobat-X-Assistenten
Möchte man ein Formular weder manuell noch im Download anbieten, stellt das Verteilen per Assistent eine gute Alternative dar. Das Besondere dabei ist, dass die Formulare, die man per Assistent verteilt, automatisch mit erweiterten Reader-Funktionen ausgestattet werden.
Zum Verteilen per Assistent blendet man die Kategorie ” Werkzeuge ” und dann den Unterpunkt “Formulare” ein. Mit einem Klick auf ” Verteilen ” startet der Assistent, der verschiedene Optionen zum Verteilen der Formulare abfragt. So entscheidet man im ersten Schritt, ob man die Antworten der Empfänger über Acrobat.com, in einer E-Mail oder auf dem internen Server erfasst. Im zweiten Schritt bestimmt man, ob das aktuell geöffnete Formular jetzt mit Acrobat gesendet werden soll; die Eingabe der Absenderdaten sowie Betreffzeile und Ansprache werden danach eingegeben. Nach dem Versand informiert die Dialogbox des Trackers über sämtliche relevanten Daten wie Empfängeranzahl, aber auch darüber, wer bereits geantwortet, also das ausgefüllte Formular zurückgesendet hat.
Erweiterte Funktionen des Acrobat Reader
Der Befehl “Speichern unter > PDF mit erweiterten Reader-Funktionen > Hinzufügen von Text in Dokumenten aktivieren (die keine ausfüllbaren Formulare sind …)” erlaubt dem Reader-Anwender, Textfelder hinzuzufügen sowie vorhandene zu bearbeiten. Wählt man beim Speichern den Befehl “Kommentieren und Messen”, beschränken sich die Kommentarmöglichkeiten des Reader-Anwenders nicht mehr nur auf das Erstellen von Notizen und das Hervorheben von Text, sondern alle anderen Kommentar-Werkzeuge wie das Stempeln oder das Aufzeichnen von Audio-Kommentaren ist nun möglich. Zudem kann der Empfänger Werkzeuge zum Analysieren wie das Mess-Werkzeug einsetzen.
Funktionen beim Ausfüllen der PDF-Formulare
Erhält ein Anwender ein Formular, erscheint automatisch am oberen Rand eine Information, ob sich das PDF inklusive der Formulardaten sichern lässt oder nicht. Ob man Kommentare und Mess-Werkzeuge einsetzen kann, lässt sich daran erkennen, ob die Kategorie “Werkzeuge” rechts im Fenster überhaupt auftaucht. Erscheint sie, zeigt ein Klick darauf, welche Werkzeuge zur Verfügung stehen. Letztlich kann man als Reader-Anwender auch über “Datei > Eigenschaften > Sicherheit” einsehen, welche Vorgänge erlaubt und somit möglich sind und welche nicht.
Bearbeiten der PDF-Dokumenten in Acrobat Reader nicht mehr möglich
Die zugewiesenen, erweiterten Funktionen im Reader bewirken eine beschränkte Bearbeitung in Acrobat – Seiten ergänzen, Lesezeichen hinzufügen und andere Basisfunktionen sind nicht möglich. Hier hilft es, das PDF mit dem Befehl “Datei > Kopie speichern” erneut zu sichern. So werden die erweiterten Funktionen für Adobe Reader entfernt.
Lizenzregelung mit Acrobat Pro
Welche Variante auch immer angewendet wird – letztlich erhält man mit Acrobat Pro die Möglichkeit, Funktionen in Adobe Reader einzustellen.
Hinter dieser Möglichkeit stecken komplizierte Lizenzregelungen, die besagen, dass man als Acrobat-Anwender nicht mehr als 500 Rückläufer erhalten darf, Papierform inklusive. Wer also mit mehr als 500 Rückläufern arbeiten will, muss auf Adobe Livecycle Reader Extension ES2 umsteigen, die zudem erweiterte Möglichkeiten wie Datenbanken und Webserver-Anschlüsse mit sich bringt.