Adressen fixieren

Problem:
Wenn man in Clarisworks 4.0 die Serienbrieffunktion verwendet, um eine Adresse in einen einzelnen Brief einzusetzen, ist diese beim nächsten Öffnen des Dokuments wieder verschwunden, und es erscheinen nur noch die Platzhalter. Ruft man anschließend die Serienbrieffunktion auf, erscheint im Brief der gerade aktuelle Datensatz der Datenbank und nicht mehr die ursprüngliche Adresse.

Lösung:
Man legt in der Datenbank zwei neue Formelfelder an. Das erste setzt Vorname und Name zusammen, das zweite Postleitzahl und Ort. Das ist natürlich nicht notwendig, wenn diese Angaben nicht in getrennten Feldern stehen. Im Briefdokument zieht man an der Stelle, an der die Adresse erscheinen soll, einen Rechenblattrahmen mit drei Zellen untereinander auf, schaltet die Darstellung der Spalten- und Reihentitel aus und setzt die Umrandungsstärke auf 0. In die oberste Zelle kommt per Serienbrieffunktion das Formelfeld mit Vorname und Name, in die zweite das Feld mit der Straße und in die dritte das Formelfeld mit Postleitzahl und Ort. Dann formatiert man den Text.
Gegenüber dem herkömmlichen Verfahren hat man damit aber noch keinen Vorteil. Deshalb wählt man alle drei Rechenblattzellen aus, kopiert den Inhalt und setzt ihn mit dem Befehl ”Bearbeiten > Einsetzen Spezial… > Nur Werte einsetzen” wieder ein – die Formeln sind damit verschwunden, und die Adresse wird beim nochmaligen Öffnen des Dokuments nicht mehr verändert. Um mehr Komfort zu erhalten, zeichnet man diesen Vorgang als Makro auf und speichert das Dokument danach als Vorlage.

Michael Gsänger