Die besten Tipps zu Indesign

Auch wenn man schon länger mit Indesign CS3 arbeitet, entdeckt man noch neue Möglichkeiten, die tägliche Arbeit zu optimieren. Entweder, weil sich die Funktion etwas versteckt, oder weil man es halt “schon immer so gemacht hat” und gar nicht darauf gekommen ist, dass es eine Alternative gibt.

Tastenkürzel sind prima – wenn man sich denn mehr als die Standardbefehle merken könnte. Da ist es hilfreich, einen Ausdruck der eher selten geforderten Funktionen gleich neben dem Rechner zu platzieren. Etwas versteckt hält Indesign eine solche Übersicht im Fenster “Bearbeiten > Tastaturbefehle” bereit. Standardmäßig verfügt das Programm über drei vorgefertigte Sätze mit Tastenkürzeln. Außerdem lassen sich die Tastenkürzel an die eigenen Wünsche anpassen und als eigener Satz speichern. Um sich jeweils eine Übersicht zu verschaffen, wählt man einen Satz aus und klickt auf “Satz anzeigen”. Dann listet Indesign alle Tastaturbefehle sortiert nach Menüs und Paletten in einer Textdatei auf, die man ausdrucken kann. Sehr übersichtlich ist die Liste aber nicht, da auch alle Befehle gelistet werden, für die keine Tastenkürzel vergeben sind.

Aufzählungen

Um in das Dialogfenster mit den Einstellungen für eine Aufzählung zu gelangen, klickt man in der Steuerungspalette mit gedrückter Wahltaste auf eines der beiden Listensymbole.

Ansichtswechsel

Um zwischen der Normalansicht und der Vorschauansicht zu wechseln, drückt man die Taste “W”, sofern nicht das Text-Werkzeug in einem Text aktiv ist.

Textwerkzeug deaktivieren

Ist das Text-Werkzeug aktiv, wechselt man über die Escape-Taste zum Auswahl-Werkzeug, ohne Gefahr zu laufen, etwas versehentlich in den Text einzutippen.

Ganzseitendarstellung

Wechselt man in der Seitenpalette zu einer anderen Seite, behält Indesign die aktuelle Ansichtsgröße bei. Um beim Seitenwechsel in die Ganzseitendarstellung zu wechseln, hält man beim Doppelklick auf eine andere Seite in der Seitenpalette die Wahltaste gedrückt. Um den gesamten Druckbogen in das Fenster einzupassen, macht man einen Doppelklick auf das Handsymbol in der Werkzeugpalette. Mit einem Doppelklick auf das Lupensymbol aktiviert Indesign die Ansicht “100%”, passt die Seiten aber nicht in das Fenster ein.

Musterseiten übernehmen

Musterseiten lassen sich in ein anderes geöffnetes Dokument übernehmen, indem man in der Musterseitenpalette eine einseitige oder eine doppelseitige Musterseite aktiviert und dann in das Fenster des anderen Dokuments zieht. Oder man markiert die Musterseiten in der Seitenpalette, ruft “Layout > Seiten > Musterseite verschieben” im Palettenmenü auf und wählt im Dialogfenster das geöffnete Zieldokument aus. Der Befehl erscheint bei doppelseitigen Musterseiten aber nur, wenn man sowohl rechte als auch linke Musterseiten in der Palette markiert hat. Alternativ übernimmt man Musterseiten mit dem Befehl “Musterseiten laden” im Menü der Seitenpalette aus einem anderen Dokument. Das funktioniert auch dann, wenn das andere Layout nicht geöffnet ist. Hat die zu importierende Musterseite denselben Namen wie eine schon vorhandene, kann man sie im sich öffnenden Hinweisfenster umbenennen oder die vorhandene Musterseite durch die neue ersetzen lassen.

Arbeitsbereich und Layout

Steuerungspalette konfigurieren

Die Steuerungspalette lässt sich über den Befehl “Anpassen” im Kontextmenü der Palette konfigurieren. Getrennt für Absatz, Zeichen, Tabellen und Objekte kann man verschiedene Optionen aus- und einschalten. Ebenfalls im Kontextmenü legt man fest, ob die Steuerung als eigenes Fenster dargestellt oder oben beziehungsweise unten am Bildschirmrand positioniert wird. (Bild 1)

Schnell anwenden

Das Fenster “Schnell anwenden” lässt sich entweder über die Steuerungspalette oder mit Befehlstaste-Zeilenschaltung aufrufen und listet nach Eingabe eines Suchbegriffs alle verfügbare Stilvorlagen für Text, Objekte und Tabellen sowie zum Suchbegriff passende Menübefehle auf. Über das Aufklappmenü oben im Fenster lässt sich festlegen, welche Objekte bei der Suche gefunden werden sollen.

Menüs bearbeiten

Welche Befehle in der Menüleiste, in den Menüs der Paletten und in den Kontextmenüs erscheinen, legt man über “Bearbeiten > Menüs” fest. Zusätzlich lassen sich Menüpunkte zum schnelleren Auffinden farblich hinterlegen. Sind in einem Menü eine oder mehrere Optionen ausgeschaltet, aktiviert man die deaktivierten Funktionen vorübergehend mit dem Befehl “Alle Menübefehle einblenden”, der sich jeweils unten im Menü befindet. Über “Fenster > Arbeitsbereich > Menüs zurücksetzen” nimmt man alle individuellen Menüvorgaben wieder zurück. (Bild 3)

Wichtige Paletten

Benötigt man nur wenige Paletten, lässt sich das Palettendock so einrichten, dass man schnell auf alle Paletteninhalte zugreifen kann. Dazu dockt man zuerst einige Paletten untereinander an, ohne sie miteinander zu gruppieren, und reduziert sie auf die Symbole. Anschließend eröffnet man eine zweite Reihe von Palettensymbolen, in der die Paletten ebenfalls nicht gruppiert, sondern nur untereinander angedockt sind. Nun kann man jeweils mit einem Klick auf die beiden Pfeile in der Titelleiste der Palettendocks die Paletteninhalte jeder Spalte mit einem Mausklick ein- und ausblenden. (Bilder 4 und 5)

Musterseitenelemente

Ist “Rahmenkanten einblenden” im Menü “Ansicht” aktiviert, haben alle von einer Musterseite stammenden Objekte anstatt der durchgehenden eine punktierte Linie. Übergeht man ein Musterseitenobjekt durch Anklicken mit gedrückter Befehl- und Umschalttaste, werden wieder die normalen Rahmenkanten gezeigt. Um alle Objekte auf einer Seite zu übergehen, markiert man die Seite in der Seitenpalette und ruft “Alle Musterseitenobjekte übergehen” im Kontextmenü aus. Nimmt man den gleichlautenden Befehl im Palettenmenü, wenn keine Seite markiert ist, übergeht Indesign alle Musterseitenobjekte im Layout.

Ohne neue Rechtschreibung

Bei Rechtschreibung und Silbentrennung versteht sich Indesign CS3 auch auf die Variante der Rechtschreibreform von 2006, die ältere Version der neuen Schreibregeln von 1996 sowie die alte Rechtschreibung gibt es aber weiterhin. Sofern man Layouts im Austauschformat für Indesign CS2 exportiert, sollte man auf die neuen Regeln verzichten, da die ältere Version des Layoutprogramms die Spracheinstellung “Deutsch: Rechtschreibreform 2006” nicht kennt und dann im Text keine Silbentrennung vornimmt.

Gut organisierte Texte

Hierarchische Listen

Ausgangspunkt für eine hierarchische Liste ist eine normale Liste, die man über “Schrift > Aufzählungs- und nummerierte Listen > Liste definieren” erstellt. Man gibt der Liste einen Namen und legt fest, ob sie über die Grenzen eines Textabschnitts hinausgehen soll oder nicht. Im ersten Fall wird die Nummerierung in allen Textrahmen fortgeführt, denen man das Listenformat zuweist. Nun legt man für jede Ebene der Liste ein eigenes Absatzformat an und nimmt dann die Einstellungen für die Nummerierung unter “Aufzählungszeichen und Nummerierung” vor. Wichtig ist, jeweils die zuvor erstellte Liste im Aufklappmenü “Liste” einzustellen und bei “Ebene” die Hierarchiestufe zu definieren. Bei “Format” wählt man das Zahlenformat für die Stufe aus. Soll in der zweiten Stufe auch die Zahl der ersten Stufe bei der Nummerierung aufgeführt werden (1.1, 1.2, et cetera), klickt man im Feld “Anzahl” vor den ersten Eintrag und fügt über das Aufklappmenü einen Zahlenplatzhalter für die erste Ebene sowie einen Punkt ein. Für die weiteren Stufen verfährt man analog. Bei “Modus” muss “Nummerierung fortführen” ausgewählt sein, damit Indesign fortlaufend nummeriert, bis eine neue Hierarchiestufe gewählt wird, wozu man außerdem “Neubeginn der Nummerierung auf Ebene nach” markiert. Die einzige Option im daneben stehenden Aufklappmenü ist “Beliebige vorherige Ebene”. Dann beginnt Indesign die Nummerierung ab Ebene 2 jeweils neu, wenn ein Ebenenwechsel stattfindet. Für die Ebene 1 ist diese Option automatisch deaktiviert. Weist man die Absatzformate nun den Absätzen der Liste zu, sorgt Indesign für die korrekte Nummerierung und ändert diese, falls man Absätze einfügt oder löscht.

Kolumnentitel

Mit Hilfe einer Textvariablen lassen sich lebende Kolumnentitel erstellen. Dazu müssen die Überschriften im Text entweder mit einer Absatz- oder einer Zeichenstilvorlage formatiert sein. Bevor man die Variable im Dokument einfügen kann, definiert man sie über “Schrift > Textvariablen > Definieren”. Im Dialogfenster klickt man auf “Neu” und wählt im obersten Aufklappmenü die Art aus. Für den Kolumnentitel ist dies “Laufende Kopfzeile”, wobei Indesign zwischen Absatz- und Zeichenstil unterscheidet. Dann wählt man die Stilvorlage aus und legt fest, ob das erste oder das letzte Vorkommen der Stilvorlage auf der Seite verwendet werden soll. Über die Optionen zur Schreibweise und eigene Texte lässt sich die Variable weiter gestalten. Anschließend fügt man die Variable über “Schrift > Textvariablen > Variable einfügen” an der gewünschten Stelle in einen Textrahmen ein.

Formate gruppieren

In allen Paletten mit Formatvorlagen (Absatz, Zeichen, Tabellen, Tabellenzellen und Objektstile) lassen sich Ordner anlegen und die Formatvorlagen in diese Ordner einsortieren. Man hat die Wahl, zuerst einen Ordner zu erstellen und zu benennen und dann die Stile per Maus einzusortieren, oder man wählt mehrere Stilvorlagen aus und ruft aus dem Kontextmenü den Befehl “Neue Gruppe aus Formaten” auf. Löscht man einen Ordner per Klick auf den Papierkorb oder über das Kontextmenü, entfernt Indesign nach einem Warnhinweis auch dessen Inhalt. Dabei kann man für jeden Stil jeweils einen Ersatzstil angeben. Markiert man “Auf alle anwenden”, ersetzt Indesign alle Stile im zu löschenden Ordner durch den gewählten Ersatzstil.

Formate wiederholen

Verschachtelte Formate für einen Absatz sind nichts Neues in Indesign CS3. Wie schon in der Vorgängerversion kann man für einen Absatzstil festlegen, dass mehrere unterschiedliche Zeichenstilvorlagen innerhalb des Absatzes angewendet werden sollen. Man legt zuerst die Zeichenstile an und bestimmt dann für die Absatzstilvorlage über “Neues verschachteltes Format”, bis zu welchem Sonderzeichen oder für wie viele Wörter das Format gelten soll. Neu hinzugekommen ist jedoch die Option “Wiederholen”. Mit ihr lässt sich festlegen, dass sich die zuvor festgelegten Formate innerhalb eines Absatzes wiederholen.

Abweichende Formate

Hat man einem Absatz eine Absatzstilvorlage zugewiesen und anschließend manuell noch Änderungen vorgenommen, lassen sich diese über die Steuerungspalette wieder aus dem Text entfernen. Dazu aktiviert man die Absatz-optionen und öffnet dann das Aufklappmenü des Absatzsymbols neben dem Menü mit den Stilvorlagen. In diesem Menü wählt man nun den Punkt “Abweichungen löschen”. Möchte man dagegen die Änderungen in das Format übernehmen, wählt man im Menü die Option “Format neu definieren”. Beide Befehle sowie die anderen Optionen findet man ebenfalls im Palettenmenü der Palette “Absatzformate”. Analog gilt dieses Vorgehen für Zeichenstilvorlagen.

Optischer Randausgleich

Der optische Randausgleich, den man in der Palette “Textabschnitt” einstellt, wirkt sich standardmäßig auf den gesamten Text einer Textkette aus. Man kann ihn jedoch für einzelne Absätze ausschalten, wozu man in der Palette “Absatz” im Palettenmenü “Optischen Rand ignorieren” auswählt. Bei einer Absatzstilvorlage findet man diese Option unter “Einzüge und Abstände”.

Bildinhalt anpassen

Zieht man im Layout Rahmen auf, um sie anschließend mit Bildern zu füllen, kann man über “Anpassen > Rahmeneinpassungsoptionen” im Kontextmenü oder im Menü “Objekt” vor dem Import festlegen, ob und wie die Bilder im Rahmen platziert werden sollen. Der Bezugspunkt bestimmt jeweils, von wo aus die Anpassung erfolgt. Bilder lassen sich entweder einfach an den Rahmen anpassen, was zu Verzerrungen führen kann, oder proportional einpassen. Außerdem kann Indesign Rahmen proportional füllen, wobei das Bild gegebenenfalls beschnitten wird (Bild 1). Die Einstellungen für die Bildeinpassung lassen sich außerdem in einem Objektstil definieren.

Bild ersetzen

Platziert man mehrere Bilder gleichzeitig in einem Layout, lässt sich ein schon platziertes Bild durch ein anderes ersetzen, wenn man die Wahltaste gedrückt hält und mit dem Platzierungs-Cursor in ein Bild klickt.

Bilder platzieren

Rahmen anpassen

Ein Rahmen lässt sich per Maus an ein Bild (oder einen Text) anpassen, wozu ein Doppelklick mit dem Auswahl-Werkzeug auf einen Eckanfasser des Rahmens genügt. Doppelklicks auf einen Seitenanfasser passen den Rahmen nur in der jeweiligen Richtung an. Per Doppelklick in ein Bild wechselt man zudem zwischen dem Auswahl-Werkzeug und dem Direktauswahl-Werkzeug hin und her.

Kompaktfenster

Um Bilder aus Adobe Bridge bequem in Indesign zu platzieren, aktiviert man in Bridge zuerst den Kompaktmodus, indem man in der Symbolleiste auf das Symbol ganz rechts klickt. Im Kompaktfenster ruft man nun noch im Aufklappmenü der Symbolleiste den Punkt “Kompaktes Fenster immer im Vordergrund” auf, damit das Fenster immer über dem Layout geöffnet bleibt. Nun kann man die Bilder per Drag-and-drop in das Layout ziehen.

Effekt zuweisen

Hat man für ein Objekt Effekte wie einen Schlagschatten oder eine weiche Verlaufskante definiert, lassen sich diese anderen Objekten zuweisen. Dazu erstellt man entweder einen neuen Objektstil, wenn das Objekt markiert ist, und deaktiviert im Dialogfenster “Objektstiloptionen” alle Attribute, die durch den Stil nicht geändert werden sollen. Oder man weist die Effekte manuell einem anderen Objekt zu. Dazu markiert man das Objekt, dem man die Effekte zugewiesen hat, öffnet die Palette “Effekte” und zieht das Symbol “fx” auf ein anderes Objekt im Layout. Analog verfährt man, wenn man nicht dem Objekt sondern der Fläche, der Kontur oder dem Text einen Effekt zugewiesen hat. Um dem Inhalt eines Bildrahmens einen Effekt zuzuweisen und diesen dann auf andere Bilder zu übertragen, muss das Direktauswahl-Werkzeug aktiviert sein.

Texthintergrund aufhellen

Legt man einen Textrahmen vor ein Bild mit kräftigen Farben, ist dieser meist schlecht lesbar. Um den Text besser lesen zu können, definiert man für den Hintergrund des Bildrahmens eine Transparenz. Dazu weist man dem Textrahmen zuerst eine weiße Hintergrundfarbe zu. Nun öffnet man die Palette “Effekte”, stellt das Aufklappmenü auf “Normal”, klickt in der Liste auf “Fläche” und regelt die Deckkraft dann bis auf einen Wert herunter, bei dem der Text gut lesbar bleibt.

Weiche Verlaufskante

Möchte man auf ein Bild einen transparenten Verlauf anwenden, muss man dazu nicht zuerst das Fenster “Effekte” über die Steuerung oder das Kontextmenü aufrufen, sondern kann auch das Werkzeug “Weiche Verlaufskante” benützen. Dazu markiert man das Bild zuerst mit gedrückter Befehlstaste und zieht dann mit dem Werkzeug in der gewünschten Richtung über das Bild. Am Startpunkt ist das Bild opak, am Endpunkt transparent.

Markierungswechsel

Ist in einer Tabellenzelle Text markiert oder steht die Einfügemarke in einer Zelle, wird durch Drücken der Escape-Taste die Zelle aktiviert und man kann Formatierungen für die Zelle vornehmen. Nochmaliges Drücken der Escape-Taste hebt die Zellenmarkierung wieder auf und aktiviert den Text.

Spaltenbreite verändern

Zieht man in einer Tabelle an einer Spaltentrennlinie mit gedrückter Umschalttaste, werden nur die beiden benachbarten Spalten in der Breite verändert, die anderen Spalten der Tabelle und die Außenmaße der Tabelle verändern sich nicht. Analog gilt dies für die Veränderung der Zeilenhöhe.

Tabelle markieren

Bewegt man den Mauszeiger an die linke obere Ecke einer Tabelle, erscheint ein nach schräg rechts unten gerichteter Pfeil. Klickt man nun einmal mit der linken Maustaste, wird die gesamte Tabelle aktiviert. Um ganze Spalten oder Zeilen zu aktivieren, bewegt man den Mauszeiger an den oberen oder den linken Rand der Tabelle, bis jeweils ein schwarzer Pfeil erscheint. Dann wird durch einen linken Mausklick die Spalte beziehungsweise die Zeile aktiviert. Hält man zusätzlich die Umschalttaste gedrückt, lassen sich durch Mausklick und Ziehen mehrere Spalten beziehungsweise Zeilen markieren.

Dezimaltabulatoren

Um in einer Tabellenspalte die Zahlen am Dezimaltrenner auszurichten, muss man vor die Zahlen keinen Tabulator eingeben. Es genügt, die Spalte zu markieren und den Dezimal-Tabstopp zu setzen. Die Zahlen richten sich dann automatisch richtig aus, sofern für die Zellen die linksbündige Ausrichtung gewählt ist. Man kann auch mehrere Spalten markieren und den Tabstopp einrichten, er gilt dann für alle Spalten. Sofern nicht genügend Platz nach rechts vorhanden ist, um die Dezimaltrenner korrekt untereinander auszurichten, hebt Indesign die Zellen farbig hervor.

Transparenzvorschau

Um vor der Ausgabe zu kontrollieren, wie Indesign die Transparenzen und Schlagschatten im Layout umsetzen wird, ruft man die Palette “Reduzierungsvorschau” auf. Im Aufklappmenü bei “Markieren” wählt man nun diejenigen Elemente aus, die Indesign im Layout hervorheben soll. So lassen sich beispielsweise in Pfade umgewandelte Texte und Konturen oder Texte mit Pixelfüllung aufspüren, alle anderen Elemente werden leicht abgeblendet dargestellt. Im Aufklappmenü “Vorgabe” wählt man eine Vorgabe für die Transparenzreduzierung aus, was dann jeweils die Reduzierungsvorschau beeinflusst. Ändert man etwas im Layout, wird die Vorschau per Klick auf “Aktualisieren” in der Palette angepasst.

Farbkontrolle

Über die Palette “Separationsvorschau” lassen sich die Farbauszüge (Separationen) sowie der Gesamtfarbauftrag kontrollieren. Außerdem zeigt die Palette jeweils die Farbbestandteile des Objekts an, das sich momentan unter dem Mauszeiger befindet.

Überdrucken

Hat man über die Palette “Attribute” Elemente auf Überdrucken eingestellt, lässt sich dies in der normalen Ansicht eines Layouts visuell nicht erkennen. Um die tatsächliche Ausgabe solcher Elemente zu kontrollieren, schaltet man im Menü “Ansicht” die Option “Überdruckenvorschau” ein.