Viele Anwender nutzen Entourage für die Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Adressen. Seit einiger Zeit unterstützt Entourage die Mac-OS-X-Systemservices. Über “Einstellungen > Synchronisierungsdienste” in Entourage kann man das Programm dazu veranlassen, seine Daten automatisch mit Adressbuch und iCal abzugleichen. Der Benutzer kann also weiter mit Entourage arbeiten, da ab sofort alle Daten auch in den beiden Apple-Programmen vorliegen und den Systemdiensten zur Verfügung stehen. Wer etwas auf sich hält, verwendete vor noch nicht allzu langer Zeit für die Verwaltung von Adressen, Terminen und Notizen einen Filofax, ein mehr oder weniger sinnreich aufgebautes Notizbuch mit Kalendarium und Adressbuch. Inzwischen zeigt man damit, wie weit man dem technischen Fortschritt hinterherhinkt, ein Blackberry oder, noch besser, iPhone muss es schon sein, PDAs etwa von Palm sind auch schon wieder out. Neben dem Vorteil, nicht jedes Jahr einen neuen Organizer kaufen zu müssen, kommen weitere hinzu: Man kann die Daten mit dem Mac abgleichen, jederzeit ändern und sich an Termine erinnern lassen. Doch auch damit ist man schon nicht mehr auf dem neuesten Stand der Möglichkeiten. Vernetzung lautet nicht nur im Berufsleben die Devise – es gilt auch für den eigenen Kalender. Ob man ihn nun im Internet veröffentlicht, ihn über das Firmennetz anderen zugänglich macht oder ihn nur mit seinen nächsten Freunden austauscht, entscheidend ist, dass aus der einst privaten Merkhilfe ein Instrument der Kommunikation geworden ist – mit allen Vor- und Nachteilen.
Offene Standards in Cal
Noch unter Mac-OS X 10.4 fristete iCal ein reichlich isoliertes Dasein. Termine mit einem mobilen Gerät abzugleichen, war, wenn es denn klappte, das höchste der Gefühle. Erst mit Mac-OS X 10.5 erhob Apple iCal zu einem kompletten System-Framework, das sich sowohl ins Mac-OS als auch in andere Systeme einfügt. Mit iCal Server steht nun auch eine Lösung bereit, mit der Arbeitsgruppen zentral Termine und Ressourcen verwalten können. iCal nutzt dafür einen Standard für die Datenverwaltung, iCalendar-Standard genannt, erkennbar am Datei-Suffix “.ics” eines exportierten Kalenders. Da iCalender ein industrieweiter, öffentlich verfügbarer Standard ist, verstehen sich auch viele andere Terminverwaltungssysteme auf das Format, auch plattformübergreifend. Daten lassen sich also einfach austauschen.
Termine eintragen
iCal unterstützt verschiedene Kalender, etwa einen für private und einen für berufliche Termine. Pro Kalender lassen sich neben den eigentlichen Terminen auch Aufgaben erfassen. Zur einfacheren Unterscheidung weist das System den einzelnen Kalendern und ihren Ereignissen Farben zu, die man aber auch selbst anpassen kann. Ein neuer Termin ist schnell erfasst. Ein Doppelklick in den Tag des Monats, an dem der Termin ansteht, genügt. Neben dem Titel zum Termin lassen sich auch der Ort, der Zeitraum, die Zeitzone und eine eventuelle Wiederholung des Termins eintragen. Zudem hat man die Möglichkeit, andere Personen zu dem Termin einzuladen, indem man einfach deren E-Mail-Adresse einträgt. Ist die betreffende Person im Adressbuch verzeichnet, reicht die Eingabe des Namens, iCal holt sich die E-Mail-Adresse aus Adressbuch. Daneben lassen sich zu einem Termin mit Einladung auch Dateien verknüpfen, idealerweise etwa eine Tagesordnung oder eine Präsentation. Der Terminvorschlag wird – wenn mindestens ein Teilnehmer eingeladen wurde – auf Wunsch automatisch samt Datei an Mail übergeben und versendet. Der Empfänger kann die Einladung im Programm Mail annehmen, dabei wird der Termin automatisch an iCal übergeben und eingetragen. Der Absender erhält dann entsprechend eine Zusage.
Kalender veröffentlichen
Anwender, die nicht nur einen Termin, sondern einen ganzen Kalender anderen zur Verfügung stellen wollen, können auch das tun. iCal bietet die Option, einen kompletten Kalender im Internet zu veröffentlichen (Menü “Kalender -> Veröffentlichen”). Voraussetzung dafür ist ein Web-DAV-Server. Einen solchen bieten neben Apple in Form seines kostenpflichtigen Dienstes .Mac auch zahlreiche Webhoster an. Die Kalenderdatei wird in ein spezielles Verzeichnis des Servers geschrieben, auf Wunsch per Benutzername und Passwort geschützt. In iCal lässt sich zudem einstellen, dass Änderungen am lokalen Kalender automatisch in die Kalenderdatei auf dem Server übertragen werden.
Kalender abonnieren
Umgekehrt bietet iCal auch die Option, einen veröffentlichten Kalender zu abonnieren (Menü “Kalender -> Abonnieren”). Dazu benötigt der Abonnent die Internet-Adresse der Kalenderdatei und – falls vom Kalendereigentümer festgelegt – auch Benutzername und Passwort. Der Kalender erscheint dann unter “Abonnements” in iCal. Einträge lassen sich ansehen, aber nicht ändern – das kann nur der Eigentümer des Kalenders. Praktisch sind solche Kalender vor allem für Ferien- und Feiertage, aber auch für den Spielplan der EM oder des örtlichen Fußballvereins. Eine Unzahl solcher Kalender sind im Internet verfügbar. Die bei Apple gelisteten, erreicht man aus iCal mit der Option “Gemeinsam genutzte Kalender suchen”, andere am ehesten über eine Google-Suche. Um einen Kalender zu abonnieren, genügt es, diesen aus dem Internet herunterzuladen und per Doppelklick zu starten. iCal erkennt, worum es sich handelt, und legt nach einer Rückfrage das Kalender-Abo automatisch an.
Gruppenarbeit
Seit Neuestem bietet Apple auch die Unterstützung von lokalen iCal-Servern; ein solcher ist zum Beispiel Bestandteil von Mac-OS X Server. Zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Firmen, lassen sich hier diverse Kalender, Räume und Ressourcen zentral verwalten. Nutzer können Termine einsehen und anlegen und haben daneben auch die Möglichkeit, sich die Verfügbarkeit von Personen und Konferenzräumen anzeigen zu lassen, bevor sie einen Terminvorschlag machen.
Das Einrichten von iCal Server ist vergleichsweise simpel, solange man die von Apple vorgesehene Standardinstallation wählt. Da iCal Bestandteil der Verzeichnisdienste ist, greift es für das Anlegen der Nutzer auf diese Verzeichnisse zurück. Ist iCal Server gestartet, erhalten Nutzer automatisch eine Nachricht mit der Option, den eigenen Mac und Programme für die Verzeichnisdienste zu konfigurieren. Das Mac-OS erledigt dies automatisch, sobald man den Dialog bestätigt und sich einmal aus- und wieder eingeloggt hat.
Anschließend stehen dem Mac-Nutzer in iCal für das Anlegen neuer Kalender zwei Optionen zur Verfügung: lokal und auf dem Server. Legt man einen Kalender auf dem Server an, können andere Teilnehmer sehen, wann man verfügbar ist. Das hat den Vorteil, dass man beim Planen von gemeinsamen Terminen gleich sieht, wann die geplanten Teilnehmer frei sind. Auf Wunsch sucht iCal sogar nach Terminen, an denen alle Teilnehmer gemeinsam Zeit haben.
Zusammenarbeit mit Mail
iCal bietet verschiedenen Programmen am Mac sowie externen Geräten seine Dienste über Systemservices an, ist aber auch Nutznießer. Schon genannt wurden die Adressübernahme aus Adressbuch. Auch Geburtstage, die in Adressbuch verzeichnet sind, lassen sich in iCal einblenden (“Einstellungen -> Allgemein”). Besonders weit geht die Interaktion mit Mail. So lassen sich aus Cal Erinnerungen per Mail verschicken, Personen zu Terminen einladen und deren Terminbestätigungen automatisch in Empfang nehmen. Ein weiteres Zusammenspiel besteht darin, dass Mail automatisch Datumsangaben in Mail-Texten erkennt. Fährt man mit dem Mauszeiger über ein Datum in einer Mail, erkennt man eine Markierung, die, wenn man sie anklickt, die Option bietet, für das genannte Datum ein Ereignis in iCal anzulegen. Das funktioniert recht zuverlässig und erspart die Abtipperei. Ebenfalls praktisch ist die Integration von Aufgaben in Mail. So kann man beispielsweise aus einer Mail eine Aufgabe erstellen, indem man den Text markiert und aus dem Kontextmenü (Klick mit rechter Maus- oder gedrückter Control-Taste) die Option “Neue Aufgabe” auswählt. Diese lässt sich noch mit einem Datum versehen (per Klick auf den eingekreisten Pfeil), anschließend erscheint die Aufgabe auch in iCal.
Fazit
Aus Apples einstigem Mauerblümchen iCal ist inzwischen eine recht respektables Instrument geworden, das sich auch für Arbeitsgruppen eignet. Der größte Vorteil: iCal verwendet offene Standards, die sich andere Programme mehr und mehr zu eigen machen. Deshalb ist iCal sicher die erste Wahl, wenn es an die Terminverwaltung am Mac geht.
Tipp Mac mit iCal automatisieren
iCal bietet die Möglichkeit, Aufgaben automatisch am Mac auszuführen. Sei es ein regelmäßiges Backup oder der Versand einer Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt, via iCal lassen sich alle möglichen Aufgaben steuern. Der Trick besteht darin, dass iCal statt eines Alarms auch ein Programm starten oder ein Applescript ausführen kann. Wer mit der Skriptsprache Applescript nicht zurecht kommt, kann sich mit Automator eine Applikation erstellen, die beispielsweise nach bestimmten Dateien sucht und diese auf ein externes Volume oder einen DVD-Rohling schreibt. So lassen sich leicht Backups erstellen. Oder man erstellt eine Automator-Applikation, die Mails mit einem bestimmten Inhalt verschickt, und startet diese per iCal zu einem vorgegebenen Zeitpunkt. Um ein Programm auszuführen, wählt man unter dem Punkt “Erinnerung” die Option “Datei öffnen” und wählt das Programm dort aus. Zu dem eingestellten Zeitpunkt startet iCal dann das Programm beziehungsweise führt den Automator-Workflow aus.
Tipp: Google
Apples kostenpflichtiger Online-Dienst .Mac bietet neben vielen nützlichen Funktionen die Option, Kalender zu veröffentlichen und anderen zur Verfügung zu stellen. Wer die 99 Euro sparen will, kann den kostenlosen Kalender von Google nutzen (www.google.com/calendar). Einen Account bei Google vorausgesetzt, lassen sich hier beliebig viele Kalender anlegen. Der Dienst beherrscht praktischerweise das iCal-Format: Ein aus iCal exportierter Kalender lässt sich einfach importieren. Der Google-Kalender kann dann von allen oder nur von berechtigten Personen per Webbrowser aufgerufen und genutzt werden. Google bietet seinen Benutzern auch eine Freigabe im iCal-Format. Das gibt einem die Möglichkeit, Gruppenkalender anzulegen, ohne einen iCal-Server betreiben zu müssen. Dritte können diesen auch abonnieren.
Info: iCal und Mobile Me
Unter Mac-OS X 10.5 lassen sich Kalender nicht nur via Sync mit iPhone und iPod abgleichen, über .Mac hat man auch die Möglichkeit, mehrere Macs mit den Terminen aus iCal zu versorgen. Apple hat im Juli den .Mac-Service durch Mobile Me ersetzt und damit die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Geräten erweitert. Mit Mobile Me werden Kalender automatisch im Internet abgespeichert und über eine Push-Funktion an alle Geräte des Accounts weitergegeben. So muss man die verschiedenen Kalender nicht mehr abgleichen, sondern erhält Änderungen direkt auf die jeweiligen Geräte geschickt. Stark überarbeitet hat Apple auch die Darstellung im Web, die man mit jedem Browser aufrufen kann. Dort lassen sich Kalender wie mit iCal bearbeiten, Termine mit der Maus verschieben, neue Kalender anlegen und so weiter. Änderungen werden ebenfalls auf alle autorisierten Geräte per Push-Technologie übertragen. Ein weiterer Vorteil: Mobile Me arbeitet mit Outlook unter Windows zusammen, so dass sich Termine auch mit einem PC abgleichen lassen.