So verhält sich manch lieb gewonnene Funktion plötzlich ganz anders als in Vorversionen, oder ist, wie im Fall der Makros ganz verschwunden. Viele Anwender macht es zum Beispiel wahnsinnig, dass Word und Excel nicht nur beim Öffnen ein neues leeres Dokument auf den Bildschirm stellen, sondern auch jedes Mal, wenn man auf eines der Programmsymbole im Dock klickt. Doch dafür gibt es ebenso wenig Abhilfe wie für den zwanghaften Verzicht auf Makros. Da Microsoft in Office 2008 für Mac die Unterstützung von Visual Basic for Applications gestrichen hat, kann die Software keine Makros mehr ausführen. Bevor man allerdings die Makros beim Öffnen einer Datei dauerhaft löscht, sollte man die Datei lieber mitsamt den Makros öffnen. Wenn man sich solch eine Datei mit Kollegen teilt, die noch die Vorversion im Einsatz haben, bleiben denen wenigstens so die Makros erhalten.
Stilvorlagen
Ungewohnte Textdarstellung zurücksetzen
Etwas ungewohnt, allerdings sehr angenehm ist die neue Darstellung von Text in Word 2008.
Die Software setzt einzelne Textabschnitte nämlich durch einen etwas größeren Abstand voneinander ab. Wen diese Darstellung irritiert, der kann sie jedoch dauerhaft wieder zurücksetzen, indem er unter “Format” die “Formatvorlage” ändert. Dazu markiert er in der Dialogbox die Formatvorlage “Standard” und geht auf “Ändern…”. Nun geht eine neue Dialogbox auf, in der man im Aufklappmenü unten links auf “Absatz” geht. Es springt eine dritte Dialogbox auf, in der man den Abstand “Nach” von 10 pt auf null setzen kann. Zweimal mit “OK” und einmal mit “Übernehmen” bestätigen, und künftig öffnen sich alle Dokumente wieder in der gewohnten Darstellung.
Symbolleisten
Fest verankerte Symbolleisten frei auf dem Bildschirm platzieren
Mit einigen Ausnahmen lassen sich Symbolleisten frei auf dem Bildschirm platzieren. Welche das sind, erkennt man, wenn man sie im Menü “Ansicht” anwählt. Dort stehen “Standard” und je nach Office-Anwendung einige weitere Symbolleisten durch eine feine Linie von den anderen getrennt, was bedeutet, dass diese Symbolleisten normalerweise fest im Kopfbereich jedes Office-Dokuments verankert sind. Die Standardleiste lässt sich nicht verschieben. Wer jedoch beispielsweise die Formatoptionen lieber als eigene Palette am Bildschirm hat, geht auf “Ansicht > Symbolleisten und Menüs anpassen…” und klickt unter dem Reiter “Symbolleisten und Menüs” in der Spalte “Dock” alle Symbolleisten ab, die er frei platzieren möchte. Möglich ist das bei allen Optionen außer Standard.
Kompatibilität
Office-Dokumente für frühere Versionen sichern
Alle Dokumente, die in Office 2008 gesichert werden, nutzen ein neues Dateiformat. Erkennbar ist es an einem “x” am Dateiende, beispielsweise “docx” statt “doc”. Dies hat mehrere Folgen. Erstens tragen Dokumente, die man von älteren Versionen öffnet, in der Titelzeile den Begriff “Kompatibilitätsmodus” und zweitens sollte man zumindest alle Dokumente, die man weiterleitet über den Befehl “Sichern unter…” kompatibel zu Office 2007 sichern. Wer dies grundsätzlich tun möchte, geht im Menü “Word” auf “Einstellungen”, klickt auf das Symbol “Speichern” und wählt dann in der Aufklappliste das gewünschte Format. Dann verwendet Word das gewählte Format auch beim Befehl “Speichern”. Dies funktioniert ebenso in Powerpoint, in Excel muss man diese Einstellungen allerdings unter dem Symbol “Kompatibilität” vornehmen.
Mails editieren
Die Mail-Betreffzeile in Entourage editieren
Viele Anwender wundern sich, warum sich in Entourage 2008 die Betreffzeile eingegangener Mails nicht nachträglich editieren lässt. Unsere Kollegen der US-amerikanischen Macworld sind noch einen Schritt weitergegangen und haben ein kleines Skript veröffentlicht, das diesen Fehler behebt – übrigens auch in deutschen Office-Versionen.
Copy & Paste
Elemente aus Word oder Powerpoint in iChat kopieren
Microsoft hat leider in Office 2008 einen alten Fehler aus den frühen Tagen der Vorgängerversion 2004 wiederbelebt. Wer einem Kollegen beispielsweise schnell einen Textabschnitt in eine iChat-Konversation kopieren möchte, der wird sich ärgern. Der Textclip landet nämlich als Bilddatei im Chat. Damit les- und editierbarer Text im Chatfenster landet, muss man entweder den iChat-Befehl “Einsetzen und Stil anpassen” verwenden oder die nicht wirklich einfache Tastenkombination Wahl-Umschalt-Befehl-V. Das gleiche gilt übrigens auch für Text aus Powerpoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen.
Leisten weg
Symbolleisten auf einen Klick verschwinden lassen
Was den einen stört, ist dem anderen gerade recht, und so schätzen viele Anwender die Möglichkeit, sich Symbolleisten im Kopfbereich eines Dokuments anzeigen zu lassen. Wer gewohnt ist, erst einen Text zu verfassen und dann das Geschriebene zu gestalten oder mit weiteren Gestaltungselementen zu versehen, kann sämtliche Leisten beim Schreiben mit einem Klick auf den neuen Knopf rechts oben in der Fensterleiste ausblenden. Auf einen weiteren Klick erscheinen dann alle Leisten wieder im Dokument. Diese Funktion ist übrigens keine Microsoft-Erfindung, andere Programme wie Firefox bieten sie schon länger.
Doppelklick
Office-Dokumente öffnen sich nicht auf Doppelklick
Die neue Office-Version hat Probleme mit Dateien aus älteren Office-Programmen oder von Windows-Rechnern. Daher lassen sich viele von Ihnen nicht auf Doppelklick öffnen. Auch dieses Problem ist dem neuen Dateiformat geschuldet. Einzige Möglichkeit solche Dateien aufzubekommen, ist über den Befehl “Öffnen”. Wer jedoch bestimmte Dateien immer wieder öffnet und sie daher gerne auf dem Schreibtisch im direkten Zugriff halten möchte, kann versuchen, solche Dokumente zu öffnen und über “Speichern unter…” auf dem Schreibtisch zu sichern. Danach sollten Word, Powerpoint oder Excel die Dateien erkennen.
Fotos einbauen
Gleich große Fotos in ein Dokument einfügen
Wer standardisierte Dokumente erstellt, kann sich eine Funktion der neuen Formatierungspalette zunutze machen. Auf der Rückseite (erreicht man durch einen Klick auf den Pfeil in der rechten oberen Ecke der Box) wählt man in der unteren Hälfte die Objektpalette und wählt dort eines von drei vorgegebenen Formaten für einzufügende Fotos.
Spalten markieren
In einem Text untereinander stehende Zeichen markieren
Manchmal gibt es auch etwas gutes Neues: Wer in Word 2008 untereinander stehende Zeichen (etwa bei Aufzählungen) markieren möchte, kann das nun, indem er mit gedrückter Wahltaste ein Feld in genau der gewünschten Größe aufzieht. Und prompt ist alles markiert.
Vorgefertigte Elemente nutzen
Zugriff auf Gestaltungselemente aus Dateien
Nicht jeder schätzt die neuen Reiter der so genannten Element-Gallerie, die sich hartnäckig unterhalb der Symbolleisten im Kopfbereich eines Office-Dokuments präsentieren. Über sie gewährt Microsoft je nach Applikation Zugriff auf Gestaltungselemente wie Tabellen, Diagramme, Grafiken oder Wordart. Ein Doppelklick auf einen der Reiter öffnet eine Reihe verschiedener Vorlagen, die sich so schnell auf das offene Dokument anwenden lassen. Ausblenden lassen sich die Reiter nicht, also sollte man sie nutzen. Vor allem in Powerpoint lassen sich über die Reiter recht schnell und effizient Präsentationen gestalten.